Optimaliseer je verzuimproces

Afwezigheidsbeheer is de strategie die wordt gebruikt voor het omgaan met en reageren op afwezigheid van personeel en vakantieaanvragen. Het gaat om het ontwikkelen van een verlofbeleid en procedures die bepalen op hoeveel betaald verlof (PTO) werknemers recht hebben, hoe ze hun verlofaanvragen indienen en wie hun werk moet overnemen tijdens hun afwezigheid. Het is een van de belangrijkste administratieve taken van elk HR-team.

Verzuimbeheer moet ervoor zorgen dat de verstoring van de werkplek tot een minimum wordt beperkt en dat de productiviteit op peil blijft terwijl het personeel afwezig is. Een effectieve verzuimstrategie kan de bedrijfsvoering veiligstellen, het welzijn van werknemers verbeteren, het ziekteverzuim terugdringen en de bijbehorende kosten verlagen.

Het verzuimbeleid moet ook voldoen aan lokale voorschriften. Deze bepalen meestal het minimumaantal vakantiedagen waarop werknemers recht hebben, evenals andere soorten verlof, zoals ziekteverlof en ouderschapsverlof. Voorbeelden hiervan zijn de Family and Medical Leave Act (FMLA) in de Verenigde Staten, die werknemers beschermd verlof geeft als ze een kind of een ernstige gezondheidsprobleem hebben.

Zonder een afwezigheidsbeheersysteem kunnen HR-professionals kostbare tijd verliezen aan het verwerken en indienen van afwezigheidsaanvragen. Op basis van onze ervaring schatten we dat handmatige verzuimbeheerprocessen kunnen leiden tot gemiddeld 300 uur productiviteitsverlies per jaar voor een bedrijf met 100 werknemers. Dit leidt niet alleen tot ongeorganiseerde processen en ontevreden werknemers, maar bedrijven kunnen ook het risico lopen op boetes als ze niet voldoen aan de arbeidswetgeving met betrekking tot wettelijk verlof.

Software voor absentiebeheer, zoals flair, helpt bij het automatiseren van bedrijfsprocedures en verbetert de manier waarop verlof wordt gecommuniceerd, beantwoord, berekend, bijgehouden en beoordeeld. Dit kan een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren voor de administratie en helpt bedrijven om te voldoen aan de arbeidswetgeving.

Als alles-in-één HR-managementsysteem integreert flair functies voor afwezigheidsbeheer, zoals het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers en afwezigheidskalenders, met andere relevante informatie, zoals urenregistratie, talentbeheer en ploegenplanning. Dit zorgt voor een holistische managementtool waarmee je alle gegevens die je nodig hebt op één plek hebt.

Het vervangen van spreadsheets en silo's door een geïntegreerd verlofbeheersysteem maakt je leven eenvoudiger en verbetert de ervaring van je werknemers. Je kunt eenvoudig toezicht houden op afwezigheden met onze gebruiksvriendelijke Mac-app of onze mobiele app voor iOS en Android. Voor werknemers is het eenvoudig om afwezigheidsaanvragen in te dienen via onze zelfbedienings Employee Hub.

Met flair is het aanvragen van een vakantie, ziekteverlof of een ander soort afwezigheid heel eenvoudig. Door in te loggen op de Employee Hub, ons cloudgebaseerde selfserviceplatform voor werknemers, kunnen gebruikers alle informatie indienen die vereist is volgens het afwezigheidsaanvraagbeleid van je bedrijf. Dit omvat het definiëren welke medewerkers het werk overnemen, het uploaden van ziekmeldingen of andere afwezigheidsdocumenten en het achterlaten van opmerkingen voor aanvullende informatie.

Werknemers en managers kunnen het resterende verlofsaldo bekijken voordat ze een aanvraag indienen of goedkeuren. Zodra een aanvraag is verzonden, kunnen managers ook in realtime afwezigheidsmeldingen ontvangen via e-mail, Slack of in de Employee Hub, zodat ze indien nodig dekking kunnen regelen en diensten kunnen verzetten.

Naast een volledig overzicht van eerdere en komende afwezigheden, bevat de Employee Hub nog veel meer functies die essentieel zijn voor personeelsbeheer. Managers kunnen informatie over werknemers bekijken, onboarding taken delen met nieuwe werknemers, een overzicht krijgen van bijgehouden werktijd van werknemers en nog veel meer. Het resultaat is een uitgebreide self-service softwareoplossing.

Daarnaast biedt onze Slack-integratie nog een gebruiksvriendelijke optie voor tijdmanagement. Werknemers kunnen snel afwezigheidsaanvragen rechtstreeks vanuit Slack indienen. Hun manager wordt hiervan op de hoogte gesteld in de berichten-app en kan met slechts één klik reageren op de aanvraag, zonder hun workflow te verstoren.

Het verlofvolgsysteem van flair is compatibel met elk type afwezigheid, betaald of onbetaald. Je kunt eenvoudig je eigen afwezigheidscategorieën en opbouwbeleid maken en deze toewijzen aan verschillende rollen, teams en locaties.

Naast ziekteverlof en betaalde vakantie kun je thuiswerkvergoedingen, verlof om gezinsredenen, welzijnsdagen voor werknemers en extra verlof voor speciale gelegenheden of rouwverwerking toevoegen. Hierdoor kun je elk soort verlof aanbieden dat je maar kunt bedenken, waardoor je gemakkelijker aan de regelgeving kunt voldoen en je waardevolle talenten kunt aantrekken en behouden.

Je kunt ook een opbouwbeleid configureren om extra verlof toe te kennen nadat een werknemer een bepaald aantal jaren bij je bedrijf heeft gewerkt. En als het nodig is, kun je werknemers automatisch compensatieverlof geven als ze overuren hebben gemaakt.

flair is een verlofbeheersysteem gebaseerd op Salesforce, waardoor je een groter aantal opties hebt om je verlofbeleid aan te passen aan de lokale vereisten van de landen waarin je actief bent. Onze verlofinstellingen bevatten opties die zijn afgestemd op een groot aantal landspecifieke normen.

U kunt bijvoorbeeld kiezen of verlof jaarlijks, maandelijks of wekelijks wordt opgebouwd en instellen wanneer opgebouwde verlofdagen aflopen. Voor werknemers die in de loop van het jaar bij je bedrijf komen werken of je bedrijf verlaten, kun je de juiste hoeveelheid verlof toekennen met onze proratie-instellingen. Je kunt ook definiëren hoe opgebouwde verlofdagen worden afgerond, zodat je ervoor kunt zorgen dat werknemers altijd het juiste aantal verlofdagen ontvangen.

Ja, door een flexibele werkbelasting in te stellen, kun je ervoor zorgen dat werknemers die parttime werken of flexibele werktijden hebben, ook het overeenkomstige aantal vrije dagen krijgen.

Een opbouwbeleid bepaalt hoe het recht op afwezigheid wordt berekend. Het bepaalt hoe en wanneer personeelsleden dagen zoals vakantieverlof opbouwen.

Een bedrijf kan zijn personeel bijvoorbeeld 28 betaalde vakantiedagen geven in de loop van een jaar. Door een opbouwbeleid op te stellen, weten werknemers precies waar ze aan toe zijn wat betreft hun rechten op bijvoorbeeld ziekteverlof en vakantieaanvragen.

Een opbouwbeleid bepaalt hoe het recht op afwezigheid wordt berekend. Het bepaalt hoe en wanneer personeelsleden dagen zoals vakantieverlof opbouwen.

Een bedrijf kan zijn personeel bijvoorbeeld 28 betaalde vakantiedagen geven in de loop van een jaar. Door een opbouwbeleid op te stellen, weten werknemers precies waar ze aan toe zijn wat betreft hun rechten op bijvoorbeeld ziekteverlof en vakantieaanvragen.

flair has an integrated time recording, which allows you to reliably record the working hours of each employee. With every approved time off, the target time of the employee is automatically reduced by the corresponding amount, so that you get an exact overview of the actual working time.

You can also use flair for shift planning. Our shift planner offers you an intuitive calendar view of the shifts. Define the requirements for each shift, assign them to employees or share open shifts that employees can volunteer for. Combined with absence management, these features allow you to use staff and resources much more efficiently.

Our integrated document management is another useful feature for absence requests. Employees can upload sick leave and other absence-related documents when they need time off. All in the same system, so you can keep track of every absence.