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09 Jul 2021

EU Pflicht zur Zeiterfassung

hands holding a clock

Verpflichtende Zeiterfassung in der EU

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein neues Urteil gefällt, das erhebliche Veränderungen in der Geschäftswelt bewirkt hat. Dieses neue Urteil besagt, dass alle Arbeitgeber in der EU ein System einführen müssen, das die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfasst. Diese neuen Richtlinien decken eine Reihe von Faktoren und spezifischen Regelungen ab und sie sind wie folgt: 

Arbeits- und Ruhezeit

Nach diesen neuen Richtlinien sind die Arbeitszeiten für Arbeitnehmer auf durchschnittlich 48 Stunden pro Woche begrenzt, einschließlich Überstunden. Und den Arbeitnehmern muss eine Ruhezeit von 11 geraden Stunden täglich gewährt werden, sowie 24 Stunden ununterbrochene Ruhezeit pro Woche für die Grundrechte der Arbeitnehmer. 

Pausen

Pausen müssen den Arbeitnehmern gewährt werden, die mehr als 6 Stunden arbeiten. Die Länge der Pause hängt von den Vereinbarungen ab, die du getroffen hast, oder von den Zeiten, die das nationale Recht vorschreibt.

Jahresurlaub

Zusätzlich haben die Arbeitnehmer das Recht auf 4 Wochen bezahlten Jahresurlaub pro Jahr.

Nun ist es wichtig zu bedenken, dass dies noch nicht in jedem einzelnen EU-Land gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings beginnen die verschiedenen Nationen, dies nach und nach umzusetzen. Die Zeiterfassung ist wichtig, denn sie ermöglicht es dir, wichtige Informationen über die Arbeitsgewohnheiten deiner Mitarbeiter zu sammeln und diese zu deinem Vorteil zu nutzen. Und nur weil die Arbeitszeiten reduziert werden, heißt das nicht, dass sich das negativ auf die Produktivität auswirkt, also ist das etwas, dessen du dir bei der Implementierung bewusst sein musst.

In den USA ist die Zeiterfassung und Zeiterfassung schon seit einiger Zeit gesetzlich vorgeschrieben, in der EU erst seit kurzem. Dennoch bleibt es ein wichtiger Teil des Prozesses, ein Unternehmen zu führen, und lässt dich eine Reihe von Faktoren betrachten, einschließlich geleisteter Arbeitsstunden, Rechnungsstellung, etc.

Die neue EU-Richtlinie zur Zeiterfassung

Es ist wichtig zu verstehen, dass dies alles einen Kontext hat und dass es eine Menge Dinge gibt, die du als Unternehmen mit EU-Arbeitgebern beachten musst. Ein wenig Hintergrundwissen darüber zu haben, wann dieses Ereignis stattfand, warum es geschah und was das Ergebnis davon war, ist wirklich entscheidend. Es gibt viele gute Gründe, warum eine Zeiterfassungsrichtlinie für Unternehmen nützlich sein kann, und es ist auch wichtig, sich anzuschauen, wie das passiert ist und warum.

Wann ist es passiert? 

Der 14. Mai 2019 ist der Tag, um den es geht. An diesem Tag hat der Europäische Gerichtshof sein Urteil gefällt und eine verpflichtende Zeiterfassungsrichtlinie für Unternehmen in der gesamten EU verabschiedet. Es ist etwas, das noch relativ neu ist, also gibt es immer noch Länder in der EU, die dabei sind, dies schrittweise einzuführen, und natürlich haben Ereignisse wie COVID-19 und das Votum des Vereinigten Königreichs, die Europäische Union zu verlassen, das Wasser etwas getrübt. 

Warum ist das passiert?

Dies scheint aus einer Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank hervorgegangen zu sein. Die Gewerkschaft verlangte vom spanischen Obersten Gerichtshof eine Erklärung, dass die Bank verpflichtet sei, Aufzeichnungen über die täglichen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu führen. Die Bank verfügte über ein System zur Aufzeichnung von Überstunden, Abwesenheiten und krankheitsbedingten Fehlzeiten, aber nichts zur Erfassung der täglichen Arbeitszeiten. Das Ziel war es, sicherzustellen, dass die grundlegenden Arbeitnehmerrechte eingehalten werden und dass die Angestellten die Behandlung bekommen, die sie verdienen. 

Was war das Ergebnis?

Das spanische Oberste Gericht fragte den EuGH, ob die bestehenden Gesetze die Arbeitgeber dazu verpflichten, die täglichen Arbeitszeiten zu erfassen. Nach einer Beratung kam der EuGH zu der Entscheidung, dass die Mitgliedstaaten nun verpflichtet sind, dafür zu sorgen, dass die Unternehmen verlässliche und objektive Verfahren einrichten, um die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu messen. 

Konsequenzen einer fehlenden Zeiterfassung

Das ganze Konzept der Zeiterfassung wurde von den einen positiv, von den anderen negativ aufgenommen. Es gibt jedoch keinen Zweifel daran, dass es Konsequenzen hat, wenn man sich gegen eine Zeiterfassung entscheidet, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Natürlich werden Unternehmen, die diese Regelung nicht umsetzen, vom Gesetz bestraft, oft in Form von Geldstrafen. In Spanien können Unternehmen mit Geldstrafen konfrontiert werden, die von der Größe des Unternehmens abhängen, da es in ihrer Verantwortung liegt, die Arbeitszeiten zu erfassen. Bußgelder sind sehr nachteilig und können sich negativ auf das zukünftige Wachstum des Unternehmens auswirken, daher ist es unerlässlich, das Beste daraus zu machen und Bußgelder so weit wie möglich zu vermeiden. 

Was das EU-Zeiterfassungsgesetz für Unternehmen bedeutet

Dieses Urteil bedeutet, dass Unternehmen in der EU ihre Herangehensweise an die Zeiterfassung ändern und sicherstellen müssen, dass sie Prozesse einrichten, die ihnen helfen, die Anzahl der von ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden effektiv zu erfassen. Nun gibt es keine allgemeingültigen Regeln für die besten und effektivsten Methoden, dies zu tun. Und es scheint, als ob die EU und insbesondere der EuGH den Mitgliedsstaaten erlaubt, ihre eigenen spezifischen Vorgaben zu machen, was bedeutet, dass es in Ordnung ist, wenn die Unternehmen die spezifischen Regeln ihres Landes befolgen. Ein Zeiterfassungssystem ist etwas, das die Unternehmen unbedingt einführen sollten, und jedes Land innerhalb der EU unternimmt schrittweise Schritte, um sicherzustellen, dass dies geschieht. 

Wie viele Stunden sollte eine Person in den verschiedenen EU-Ländern arbeiten?

Es ist auch wichtig, die unterschiedlichen Arbeitszeiten zu verstehen, die je nach EU-Mitgliedsstaat von den Arbeitnehmern erwartet oder verlangt werden. Wir werfen einen Blick auf drei der wichtigsten Akteure in der EU und darauf, wie sich die Gesetze zur Zeiterfassung in Deutschland, Spanien und den Niederlanden unterscheiden können. 

Deutsches Arbeitsrecht

Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer maximal 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche arbeiten. Alle Überstunden, die über diese 8 Stunden hinausgehen, müssen dokumentiert und für mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. 

10 Stunden ist das Maximum, das pro Schicht erlaubt ist, und nach 6 Stunden haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine 15-minütige Pause, während Arbeitgeber, die 9 Stunden arbeiten, eine 45-minütige Pause erhalten sollten.

Wenn Arbeitgeber diese Informationen nicht aufbewahren und dokumentieren, kann dies zu einer Geldstrafe von bis zu 15.000 € führen.

Spanisches Arbeitsrecht

Spanien war das erste Land in der EU, das dieses Zeiterfassungsgesetz eingeführt hat, höchstwahrscheinlich als Folge des Gerichtsverfahrens zwischen CCOO und der Deutschen Bank. In Spanien sind alle Unternehmen verpflichtet, Stundenaufzeichnungen über ihre Mitarbeiter zu führen, und sie müssen diese Zeitaufzeichnungen für einen Zeitraum von 4 Jahren aufbewahren.

Die Unternehmen müssen diese Aufzeichnungen der Öffentlichkeit zugänglich machen, so dass sie von den Mitarbeitern, den Gewerkschaften und der Regierung eingesehen werden können. Und für jeden Mitarbeiter muss zu Beginn eines jeden Arbeitstages, einschließlich der Pausen, ein Nachweis geführt werden.

Bei Nichteinhaltung dieser Richtlinien können spanische Unternehmen mit einer Geldstrafe zwischen 626 € und 6.250 € belegt werden, abhängig von der Größe des Unternehmens. 

Niederländisches Arbeitsrecht

In den Niederlanden dürfen Arbeitnehmer maximal 60 Stunden pro Woche arbeiten, und eine Schicht darf maximal 12 Stunden dauern. Außerdem müssen die Mitarbeiter nach einer Schicht 11 Stunden ohne Unterbrechung arbeiten. 

Die Zeiterfassung muss mindestens 12 Monate lang aufbewahrt werden, und Unternehmen, die sich nicht daran halten, müssen mit Geldstrafen zwischen 100 und 10.000 Euro rechnen.

Vorteile der Zeiterfassung

Es gibt eine Menge Dinge, über die man nachdenken muss, wenn es um die Zeiterfassung geht, und es gibt eine Menge Vorteile, über die man hier nachdenken kann. Du musst sicherstellen, dass du so viel wie möglich tust, um die Vorteile davon zu verstehen. Es gibt Vorteile bei der Zeiterfassung, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, und wir werden uns diese jetzt ansehen. 

Vorteile für Arbeitnehmer

Die Arbeitnehmer profitieren von der Zeiterfassung, weil sie eine klare Aufzeichnung der geleisteten Stunden haben, was bedeutet, dass es keine Streitigkeiten über den Lohn gibt! Es bedeutet auch, dass sie wissen, auf welche Pausen und Freistellungen sie einen gesetzlichen Anspruch haben. Außerdem bietet es rechtlichen Schutz vor Arbeitgebern, die ihre Mitarbeiter ausbeuten wollen, und es bedeutet auch, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ordnungsgemäß abzuschalten, wenn sie die Arbeit verlassen, ohne ständig belästigt zu werden. 

Vorteile für den Arbeitgeber 

Von Seiten der Unternehmen hat die Zeiterfassung auch Vorteile. Zum einen erlaubt sie dem Unternehmen, organisierter zu sein, was keine schlechte Sache ist! Die erhöhte Transparenz stärkt die Beziehungen und das Vertrauen zwischen den Unternehmen und ihren Mitarbeitern. Außerdem bedeutet es, dass deine Mitarbeiter wahrscheinlich gesünder und zufriedener sind, was zu einer höheren Produktivität führt und somit das Geschäft ankurbelt.

Wie du die Zeiterfassung in deinem Unternehmen implementierst

Es gibt ein paar Dinge zu beachten, die dir helfen werden, die Zeiterfassung in deinem Unternehmen einzuführen. Zunächst einmal musst du dich mit den spezifischen Gesetzen deines Landes vertraut machen und wie sie sich auf die Zeiterfassungspflichten beziehen. Nun gibt es Zeiterfassungssoftware für Unternehmen, die Erfassungssysteme anbieten, die dabei helfen können, wie z.B. Flair. Und das wäre auf jeden Fall ratsam, und das ist eine großartige Möglichkeit, eine genauere und effizientere Zeiterfassung zu implementieren. Es ist auch eine gute Idee, absolut alles zu erfassen, auch wenn du es nicht unbedingt brauchst, nur um sicher zu gehen.

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