Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der altbekannten Personalakte. Beim Inhalt handelt es sich genau wie in der Papierform, um alle wichtigen Dokumente und Informationen über einen Arbeitnehmer.

Zettelwirtschaft gehört damit der Vergangenheit an, da alle Daten sicher digital gespeichert sind und nur für befugte Personen jederzeit und überall genutzt werden können. Zudem können ihre Mitarbeiter über den Employee Self Service ihre Daten z.Bsp. bei Umzug selbst ändern, neue Dokumente hochladen und ihnen so helfen, dass ihre digitale Personalakte immer auf dem neusten Stand ist. Selbstverständlich geben Sie Änderungen als Manager frei und überwache diese in einem Versionsverlauf.

Die digitale Personalakte ist so sinnvoll, da sie die lange Sucherei nach Dokumenten dem Personaller abnimmt. Mit nur einem Klick kann von überall auf die Daten zugegriffen werden. Das spart nicht nur stark Kosten für die manuelle Pflege, Bearbeitung und Lagerung der Akten sondern erhöht auch die Qualität der Personakten, da Sie stets einfach aktuell gehalten werden können und viele Prozesse digital automatisiert werden können.

Auch vereinfacht die digitale Personalakte Analysen. Da alle Daten wie Fehlzeiten, erfasste Arbeitszeit und Überstunden in der elektronischen Personalakte gesammelt werden. So kannst du kontinuierlich

Ein weiterer wichtiger Vorteil der digitalen Personalakte ist die hohe Datensicherheit. Neben dem Rechtemanagement mit dem du immer individuell sicherstellst, wer welche Daten aufrufen kann, sind elektronisch gespeicherte Personalakten deutlich sicherer aufgewahrt als in Papierform. Wie viel leichter fällt es einem Mitarbeiter an den Schlüssel zu euerem Aktenschrank zu kommen oder sich anderweitig Zutritt zu verschaffen, im Vergleich zum hacken einer Datenbank wie die von Salesforce, die jedes Jahr Millionen an Dollar in Sicherheitsmaßnahmen steckt?

Eine elektronische Personalakte bringt viele Vorteile im Vergleich zu Papierakten mit sich:

• Zugriff von überall möglich, daher auch ideal in Zeiten von Homeoffice
• Durch das hohe Maß an Zeitersparnissen können Kosten Unternehmen gespart werden
• Zudem werden Räume für die Archivierung überflüssig, was zu einem Raumgewinn im Büro führt
• Nachhaltiger Verzicht auf Papier
• Digitale Gehaltsabrechnungen vereinfache deine Buchhaltung
• Personenbezogene Daten: DGVO gerechtes archivieren
• Einfache Analysen
• Einhalten von Aufbewahrungsfristen, da menschliche Fehler vermieden werden
• Automatisierungen & Feedback Funktionen können einfach integriert werden

In einer Personalakte finden sich alle Personaldokumente eines Mitarbeiters, diese darf er jederzeit einsehen. Im Folgenden ein paar typische Akten:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitszeugnisse
• Schriftverkehr
• Abmahnungen
• Arbeitsverträge
• Stammdaten
• Zertifikate von Weiterbildungsmaßnahmen

Eine digitale Personalakte spart dir mittelfristig eine Menge an Zeit und Kosten. Um auch die Implementierungsphase so einfach wie möglich zu gestaltet, solltest du folgenden Schritten folgen.

1. Analyse des Ist-Zustandes

Der erste Schritt bei der Einführung der digitalen Personalakte sollte eine gründliche Bestandsanalyse sein. Wie ist der Stand des aktuellen Workflows für die Aufbewahrung und Archivierung von Mitarbeiterdaten in deinen Personalabteilungen? Oder auch welche Daten sind womöglich schon digitalisiert? Gerade im Bereich der Lohnbuchhaltung kann dies der Fall sein.

2. Plannung & Entscheidung für Software

Nach der Analyse sollte man planen wer der Projektverantwortliche ist und welche Software verwendet werden soll.

Eine komplett Lösung zur Erstellung und Nutzung deiner digitalen Personalakte bietet dir unsere HR Software flair. Zahlreiche Unternehmen nutzen bereits flair, um ihre HR Prozesse kostengünstig und skalierbar zu automatisieren. Gerne bieten wir dir einen kostenlosen und unverbindlichen Demo Call an.

Außerdem solltest du beachten, welche Beweispflichtige Dokumente weiterhin als Papierakte aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel:

• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
• Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)
• Arbeitsrechtliche Kündigung (§ 623 BGB)

3. Digitalisierung der Akten

Danach geht es an die eigentliche Digitalisierung der bereits bestehenden Papierdokumente. Gerade bei größeren Unternehmen kann es etwas Zeit brauchen, alle Akten zu scannen. Auch kannst du dafür einen professionellen Anbieter mit dem nötigen Know-How nutzen.

Beim Digitalisieren der Personaldaten solltest du auch ein Berechtigungskonzept einführen, um sicher zu stellen das nur die Mitarbeiter die Daten sehen und bearbeiten können, die dafür berechtigt sind. Flairs Berechtigungssystem ist intuitiv, automatisiert und revisionssicher.

Bei einer Digitalen Personalakte muss den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung sowie arbeitsrechtlichen Regelungen Folge geleistet werden. Dabei muss vor allem sicher gestellt werden, dass nur ausgewählte Mitarbeiter auf gewisse Daten Zugriff haben.

Flair Hr Software schafft für alle Personalprozesse DSGVO konforme Vorraussetzungen. Mit unserem Rechte Management entscheidest du immer welcher Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten hat.

Doch der weitaus wichtigere Punkt, der Flair auch stark von Konkurenten wie HRworks und Personio unterscheidet ist, das wir deine Daten nicht selbst speichern. Da Flair Salesforce nutzt, bleiben deine Daten sicher in Deutschland und werden durch Salesforce zahlreiche Security Features geschützt. Salesforce investiert jedes Jahr Millionen € für Data-Security. Mehr dazu findest du auf ihrer eigenen Data-Security Website.

Nur weil das Speichern von Daten in einer digitalen Personalakte einfach und schnell funktioniert, sollte dein Unternehmen nicht alle Daten speichern. Im Folgenden einmal eine Liste an Personalinformationen die in einer digitalen Akte nichts verloren haben:

• Liste der Krankheitstage sowie der Krankheitsgründe
• Politische Einstellung
• Hobbys
• Religiöse Orientierung (Ausnahme: Für steuerliche Zwecke)
• Private Reisen, Fotos und Social Media Posts