Optimiertes Dokumenten-management

Ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS) ist eine Software, die Benutzer:innen hilft, elektronische Dokumente zu speichern, zu organisieren, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen. Durch die Digitalisierung von Papierakten und die Speicherung der Kopien in einem Dokumentenverwaltungssystem können Unternehmen Papierstapel vermeiden und Verwaltungsaufgaben beschleunigen.

Dokumentenmanagementsysteme sind auch sicherer. Durch die Zuweisung von Berechtigungen an bestimmte Personen in deinem Unternehmen kannst Du steuern, wer auf digitale Dateien zugreifen, sie verschieben oder bearbeiten darf. Die Benutzer:innen benötigen für die Freigabe von Dokumenten entsprechende Berechtigungen und können sie nur mit Personen teilen, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

Ein Cloud-basiertes DMS kann besonders für Unternehmen mit räumlich verteilten Belegschaften nützlich sein. Es ist nicht nur papierlos, sondern ermöglicht den Mitarbeiter:innen auch den Zugriff auf Dateien von jedem beliebigen Standort aus. Dies kann kollaborative Prozesse optimieren und die Verwaltungsarbeit vereinfachen.

HR-Dokumentenverwaltungssoftware ist ein DMS, das speziell für Personalverantwortliche entwickelt wurde. Sie ähnelt einem Personalverwaltungssystem (HRIS), da sie der Personalabteilung einen zentralen Speicherort für alle benötigten Dokumente bietet. Cloud-basierte HR-Software setzt sich immer mehr durch, da sie mehr Sicherheit und Skalierbarkeit bietet als papierbasierte Mitarbeiterunterlagen.

Eine Dokumentenmanagementlösung kann für die Personalabteilung von großem Vorteil sein. Normalerweise muss die Personalabteilung während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters eine große Menge an Papierkram bewältigen. Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Software für die Personalabteilung müssen die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung nicht mehr in Aktenschränken suchen, sondern können ihre digitalen Dokumente leicht finden und organisieren.

Eine Dokumentenverwaltungslösung kann die Personalabteilung beispielsweise dabei unterstützen, Dokumente wie Arbeitsverträge, Lebensläufe, Mitarbeiterhandbücher und andere hilfreiche Ressourcen für neue Mitarbeiter:innen gemeinsam zu nutzen und zu organisieren.

Mit einer digitalen Lösung können HR-Teams neuen Mitarbeiter:innen leichter hilfreiche Dokumente zur Verfügung stellen, um den Einführungsprozess zu verbessern. HR-Dokumentenmanagement-Software kann auch für Leistungsbeurteilungen nützlich sein. Manager:innen können die besprochenen Punkte und die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung aufzeichnen und diese Informationen beim nächsten Beurteilungszyklus leicht abrufen.

Die wichtigsten HR-Prozesse sind auf einen schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten angewiesen. Die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in Papierform ist ineffizient und kann zu unnötigem Zeitaufwand bei der Suche nach bestimmten Informationen führen.

Gleichzeitig wollen Bewerber:innen und neue Mitarbeiter:innen nicht länger riesige Papierstapel während des Bewerbungs- und Onboarding-Prozesses erhalten. Die Digitalisierung von Papierakten kann den Bewerbungsprozess beschleunigen, das Onboarding vereinfachen und die Erfahrungen der Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen verbessern. Elektronische Unterschriften machen das Ausdrucken und Unterschreiben von Verträgen und Vereinbarungen überflüssig, was die Verwaltungsarbeit weiter beschleunigt.

In vielen Ländern gibt es bestimmte Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen für Bewerbungs- und Mitarbeiterdokumente. Ein HR-Dokumentenmanagementsystem hilft dir, diese Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten und die Unterlagen bei Bedarf zu löschen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiterunterlagen zu 100 % sicher aufbewahrt und nur an relevante Interessengruppen weitergegeben werden. Mit flair kannst Du Berechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur Manager:innen und Mitarbeiter:innen, die es benötigen, Zugriff erhalten. Du kannst auch Verwaltungsrechte auf der Grundlage des Standorts zuweisen, so dass z. B. Personalleiter:innen in Großbritannien nur auf die Datensätze von Mitarbeiter:innen aus Großbritannien zugreifen können.

Darüber hinaus werden alle deine Mitarbeiterdaten in Salesforce gespeichert. Das bedeutet, dass Du von denselben robusten Sicherheitsstandards profitierst, die über 150.000 Salesforce-Kunden nutzen.

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Funktionen zur Unterstützung deiner Personalabteilung.

Mit flair kannst Du automatisch Dokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf der Grundlage von Vorlagen erstellen. Diese Dokumente kannst Du dann im Employee Hub für bestimmte Mitarbeiter:innen freigeben. Unser Dokumentengenerator ist in unseren Enterprise- und Culture-Tarifen verfügbar – weitere Informationen findest Du auf unserer Seite Preise.

Andere HR-Dateien, wie z. B. Onboarding-Dokumente, Krankmeldungen, Bescheinigungen und Dokumente im Zusammenhang mit Hintergrundprüfungen, können ebenfalls über das Employee Hub hochgeladen werden.