Ja und Nein. Diese Frage hängt von einer Vielzahl an Faktoren ab. Personalarbeit wird in jedem Unternehmen betrieben. Dafür muss es aber keine eigene Personalabteilung geben. In kleineren Organisationen ist es üblich, dass Mitarbeiter:innen mehr als eine Rolle im Unternehmen innehaben.

Essenziell sind die Core-HR Tätigkeiten, ohne die kein Unternehmen funktionieren kann. Dazu zählt die Personalverwaltung, die Entgeltabrechnung und auch das Bewerbermanagement. Diese notwendigen HR-Prozesse sind auch in jedem Beratungsunternehmen verpflichtend zu etablieren.

Ohne passende Bewerber:innen, wird es an Talenten mangeln, die für den Unternehmenserfolg essentiell sind. In klein- und mittelständischen Unternehmen sind in der Regel die Führungskräfte für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter:innen verantwortlich. Personalverwaltung wird häufig unstrukturiert von allen ein bisschen betrieben.

Entgeltabrechnung findet in der Praxis häufig outgesourced statt. Damit wird die Belegschaft anderer Abteilungen entlastet und HR-Experten mit Know-How können sich der Thematik annehmen. Für wen das preislich (oder aus anderen Gründen) nicht in Frage kommt, der landet schnell bei der Durchführung mittels Softwarelösung.

Im Personalwesen geht es in erster Linie um die Menschen. Eine HR-Softwarelösung kann HR-Prozesse immer nur unterstützen, und Menschen niemals gänzlich ersetzen. Vor allem wenn es um kreative und wertschöpfende Personalprozesse geht, macht selbst die effektivste Software halt.

Nichtsdestotrotz sind passende Lösungen im Human Resources bereits seit einigen Jahren am Markt verbreitet. Auch Personalabteilungen werden von Softwares natürlich nicht 1:1 unterstützt. Personalarbeit wird durch die Nutzung professioneller HR-Systeme aber sehr wohl entlastet und effizienter umgesetzt.

Um auf die Eingangsfrage zurückzukommen: Consultancies brauchen nicht unbedingt eine Personalabteilung, solange sie eine Softwarelösung haben, die ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Zusätzlich braucht es natürlich Mitarbeiter:innen, die diese HR-Software richtig bedienen können.

Es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten von HR-Software, die ebenso viele HR-Prozesse abdecken. Seit einigen Jahren gibt es ein Boom im Bereich von HR-Systemen. Trotz vielen tollen Angeboten, muss der Blick zuerst nach innen gerichtet werden. Welchen Herausforderungen stehst Du in Deinem Beratungsunternehmen gegenüber? In welchen Bereichen kann Dich eine HR-Software unterstützen?

Kennst Du die Antworten auf diese Fragen, wirst Du schnell zu der Überzeugung gelangen, dass sich die Implementierung einer HR-Software lohnt. Die Einführung einer Softwarelösung trägt nachhaltig zur Prozessoptimierung im Personalwesen bei. Folgende Einsatzbereiche im HR-Management kann eine passende Softwarelösung abdecken:

Digitale Personalakte

In vielen Unternehmen herrscht ein Chaos rund um Personalakten. Mit einer Software können Daten und Dokumente von Mitarbeiter:innen einfach und übersichtlich verwaltet werden. Dies erspart Dir in Deiner Consultancy viel Zeit und Fehler. Unter Beachtung von Datenschutzeinstellungen, ist es dem Verantwortlichen möglich, verschiedene Zugriffsrechte auf die Daten zu erteilen.

Lohnabrechnung

Altmodische Buchhaltung war gestern. Softwarelösungen, wie flair helfen Dir dabei, Routinetätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren, damit mehr Zeit bleibt für die Beratung Deiner Kunden. Automatisiert und übersichtlich schaffen es HR-Lösungen die Lohnabrechnung zum Kinderspiel zu machen.

Abwesenheiten und Schichtpläne

Für Deine Beratungstätigkeiten musst Du wissen welche:r Mitarbeiter:in wann verfügbar ist. Auch dafür eignet sich eine HR-Software sehr gut. Stündliche- und tägliche Abwesenheiten können einfach verwaltet und je nach Wunsch angepasst werden. So behältst Du die Übersicht über alle Mitarbeiter:innen und kannst sie einsetzen, wie es für Dich optimal passt.

Zeiterfassung und Zeitwirtschaft

Zeit ist Geld. Das gilt im Consulting mehr als in anderen Industrien. Deshalb ist die Zeiterfassung der Mitarbeiter:innen und den von ihnen erbrachten Leistungen unabdingbar. Zeitwirtschaft kann mittels Software überall und in Sekundenschnelle ablaufen. Starten, pausieren, stoppen - wann und wie es Dir passt. Damit bleibt Dir mehr Zeit für Deine Kund:innen.

Bewerber- und Talent Management

Das Leistungsspektrum macht auch in diesem Bereich nicht halt. Die Consulting Industrie ist sich ein schnell veränderndes Umfeld. Und so ist es auch die Mitarbeiterfluktuation. Damit Du am Ball bleibst und Dir nachhaltig die besten Talente sicherst, kann eine HR-Software die Lösung sein. So kannst Du auch endloslange Bewerberlisten einfach und übersichtlich verwalten, das am Ende nur das Beste vom Besten für Dich herausspringt.

Einige Einsatzbereiche einer HR-Software findest Du weiter oben. Nun schauen wir uns aber die wichtigsten Funktionen für Consultancies an. Im HR-Bereich gibt es umfangreiche Prozessketten, die je nach Arbeitsspektrum mehr oder weniger für Unternehmen relevant sind. Im Consulting sind es vor allem folgende Features:

Projektbezogene Zeiterfassung

Als Consultancy arbeitest Du mit vielen Kund:innen in zahlreichen Projekten zusammen. Dabei ist es essenziell, die Übersicht über den geleisteten Arbeitsaufwand zu behalten. Mit projektbezogener Zeiterfassung kannst Du einfach nachvollziehen, wo Du wieviel Zeit investiert hast. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit. Davon profitiert zumeist auch der Geldbeutel.

Abwesenheiten

Transparenz und Übersicht über Zuständigkeiten sind der Grundstein eines jeden erfolgreichen Projekts. Um die Verfügbarkeit von Personen und Teams zu verwalten, helfen Dir Abwesenheiten den Überblick zu bewahren. Egal wer, wann, oder wo Du bist - die Einsicht und Verwaltung von Abwesenheiten wird durch softwaregestützte Lösungen effizient umgesetzt.

Integration von Buchhaltungs- und Abrechnungs-Apps von Salesforce

Eine essentielle Funktion von HR-Softwares für Consultancies ist die Buchhaltung und Abrechnung. Mittels Salesforce kannst Du Kundenrechnungen direkt auf Basis der geleisteten Stunden, automatisch abrechnen. Dieses Features erspart Dir nicht nur eine Menge Zeit, sondern ebenfalls mögliche Fehler.

Gehaltsabrechnung

Ebenfalls keine Fehler dürfen im Zuge der Gehaltsabrechnung bei den eigenen Mitarbeiter:innen geschehen. Mittels automatisierter Gehaltsabrechnung im HR-Consulting, bekommen eben auch die Angestellten, das was sie verdienen - transparente und nachvollziehbare Entlohnung.

Datenbank für Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen

Wer in Consulting Industrie arbeitet, wird mit größter Wahrscheinlichkeit schon mit Kundendatenbanken in Berührung gekommen sein. Aber nicht nur für externe Stakeholder ist eine Datenbank sinnvoll. Zur Verwaltung von personenbezogenen Daten eignen sich Softwarelösungen. Neue Datensätze hinzufügen, sie verwalten und Verantwortlichkeiten verteilen - all das sollte eine passende Lösung abdecken. __ Dokumentenmanagement

Ein oft vernachlässigtes- und nicht unbedingt populäres Thema bei Consultancies ist das Dokumentenmanagement. Ohne einer passenden Lösung kann mit zunehmendem Wachstum ein riesengroßer Berg an unsortierten Dokumenten entstehen. Um dem vorzubeugen, lohnt es sich frühzeitig eine HR-Software zu implementieren, die alle Informationen an Ort und Stelle hält. In nur wenigen Klicks sind Rechnungen & Co. übersichtlich zugänglich.

Brauchen Beratungsunternehmen nun eine HR-Software oder nicht? Wenn ja, in welchem Umfang ist eine passende Lösung sinnvoll? Diese Fragen müssen sich Geschäftsführer von Consultancies stellen. Eine Antwort kann letztendlich nur individuell erfolgen. Bei der Frage nach dem Nutzen müssen die Ziele und die Strategie des Unternehmens klar sein.

So viel kann allerdings gesagt werden: Mit der Implementierung und Nutzung einer professionellen Softwarelösung stehen Unternehmen dem digitalen Wandel offener und positiver gegenüber. Welche HR-Prozesse eine Software in Deinem Unternehmen im Endeffekt wie effizient abdeckt, wird im Einzelfall davon abhängen, ob Du Dich für oder gegen die Nutzung einer HR-Software entscheidest.

Die Kosten-Nutzen-Rechnung kommt an diesem Punkt zur Sprache. Eine HR-Solution soll neben dem Management und der Führungsebene auch für die Mitarbeiter:innen in Beratungsunternehmen Vorteile mit sich bringen. In der Praxis gibt es oft eine (oder mehrere) verantwortliche Person(en), die ein paar Software Lösungen vergleichen und deren Passung für das eigene Unternehmen abwägt.

Das Fehlen einer richtigen Personalabteilung kann mit umfangreichen HR Software kompensiert werden. So werden HR-Prozesse benutzerfreundlich und in Echtzeit von der Software abgedeckt und übersichtlich dargestellt. Um zeiteffizient und ressourcenschonend arbeiten zu können, setzen zunehmend mehr Consultancies auf die Unterstützung durch eine SaaS basierte HR Software wie die von flair.

Viele Wochenstunden und lange Abende zählen in der Beratungsbranche zur Normalität. Damit die Personalarbeit nicht noch zusätzlich Kopfzerbrechen bereitet, lohnt es sich in der Regel definitiv, eine HR-Software als Unterstützung heranzuziehen. Vor allem lästige Verwaltungs- und Routineaufgaben des administrativen Personalwesens werden mit Hilfe einer Software verlässlich abgedeckt.

Sowohl Sales als auch Customer Relationship Management (CRM) Systeme sind heutzutage schwer aus erfolgreichen Beratungsunternehmen wegzudenken. Wieso also neben Interessenten, Leads und Kunden ebenso eine Datenbank für die eigenen Mitarbeiter:innen haben? Transparenz, Übersichtlichkeit und Flexibilität sind Attribute die mit der Implementierung einer HR Software neben der Verwaltung des externen Umfelds, auch intern auf Zuspruch stoßen.

Nicht nur aus Zeit- und Effizienzgründen macht die Einführung einer Software Sinn. Es geht dabei sehr stark um die Zufriedenheit und Motivation der eigenen Mitarbeiter:innen. Diese kann hochgehalten werden, indem Du mithilfe einer HR-Software Deiner Belegschaft den Arbeitsalltag erleichterst. Und das geschieht indem sie sich auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren können und sich bei Routineaufgaben von einer Software unterstützen lassen.

Die richtige Softwareauswahl kann ein langwieriger und teils komplizierter Prozess sein. Angenommen die Entscheidung zugunsten einer HR-Software ist gefallen. Der Zeitpunkt der Implementierung steht fest. Es ist klar, wer in Deiner Beratung für die Einführung verantwortlich ist. Nun gibt es zum Implementierungs-Zeitpunkt bereits zahlreiche Informationen und HR Prozesse, die bisher ohne Hilfe einer Software Solution stattgefunden haben.

Wie integrierst Du die vorhandenen Daten rund um die Personalakte, Gehaltsstrukturen, Bewerberdaten und andere Abläufe in die neu eingeführte Software? In flair kannst Du zum Beispiel mit einer einfachen Integrationsfunktion vorhandene Daten in die neu eingeführte Software hochladen. Mit Übertragungsmöglichkeiten können in wenigen Minuten alte Mitarbeiterlisten, Prozesse und andere Daten in kürzester Zeit in die neue HR Software übertragen.

Sobald alle alten Daten einmal integriert sind, wirst Du überrascht sein wie einfach sich auch große Datenmengen verwalten lassen. In vielen Beratungsunternehmen sind Mitarbeiterdaten und -akten überall verteilt. Mit dem "Wizard" Assistenten von flair kannst Du diese losen Daten einfach und unkompliziert via .csv und Excel Datein in die HR Software importieren. Dabei bekommst Du Hilfe von unserem Implementierungsteam, das Dich gerne unterstützt das Setup einzurichten und die bereits vorhandenen Informationen in die neu eingerichtete Softwarelösung zu integrieren.

In weiterer Folge werden verantwortliche und geschulte Mitarbeiter:innen dem Rest der Belegschaft die Nutzung der Software näherbringen. Nach und nach wird das gesamte Team somit mit der neu eingeführten Software-Lösung vertraut gemacht. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten wie die Du die sichere Nutzung einer neuen HR Software an Deine Kollegen bringst. Im Vordergrund stehen dabei immer Vorteile der Software, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern sollen.

Um diese Vorteile vollumfänglich zu nutzen, muss man sich mit der implementierten Software auseinandersetzen und sie verstehen lernen. Auch wenn Dashboards heutzutage einfach verständlich und benutzerfreundlich aufgebaut sind, kann es zu Fragen seitens der Mitarbeiter:innen kommen. Eine Ansprechperson für diese Fragen ermöglicht ein einheitliches Verständnis zur Nutzung der HR Software.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten eine neue Software in Dein Unternehmen zu integrieren. Eine Schritt-für-Schritt-Einführung, in der ein HR-Tool nach dem anderen eingeführt wird oder ein "Big Bang" wo alle Verwendungszwecke zum gleichen Zeitpunkt integriert werden. Die Entscheidung ist unternehmensspezifisch und hängt von Faktoren wie Ressourcen, Know-How und Mitarbeiterverfügbarkeit ab.

Um das Personalwesen in Deiner Beratung zu unterstützen, macht es dir eine HR-Software leicht, die Implementierung so einfach wie möglich zu halten. Einmal eingeführt und in Verwendung ist eine Software wie flair nicht mehr aus dem Arbeitsalltag Deines Beratungsunternehmens wegzudenken. Der Change zur Nutzung eines neuen Tools oder einer neuen Software sind Prozesse, die häufig auch auf Widerspruch stoßen. Mit den fünf Fragen in diesem Eintrag sollten aber auch die lautesten Kritikerstimmen verstummt sein.