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HR Software für den Einzelhandel

In der Handelsbranche besteht hohes Potential zur Automatisierung von HR-Prozessen. flair hilft Dir dabei, Personalwesen ganzheitlich zu denken.
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Recruiting

Die Mitarbeiterfluktuation im Einzelhandel ist in der Regel höher als in anderen Branchen. Besondere Anforderungen, erfordern simple Lösungen. Mit Funktionen wie dem CV-Parsing oder Job-Multiposting, hilft Dir flair bei Deiner Suche nach geeigneten Talenten. Wir legen Wert darauf, dass sich jede:r Kandidat:in einzigartig fühlt!
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Onboarding

Im Einzelhandel werden laufend viele neue Mitarbeiter:innen eingestellt. Ein verlässliches Onboarding-System, kann Dir dabei viel Arbeit abnehmen. Automatisierte Abläufe und digitale Listen von Neueinstellungen, können mittels Dashboards übersichtlich verwaltet werden. Mit flair schaffst Du Transparenz für Dich und Deine Newbies!
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Schichtplaner

Im Einzelhandel stehen die Mitarbeiter:innen vor Ort im Mittelpunkt. Damit sie sich nicht im Weg herumstehen, müssen die Schichten genau geplant sein. Wer arbeitet wann und welche Abwesenheiten, sind wie zu melden? Die All-In-One Lösung von flair bietet übersichtliches Abwesenheitsmanagement und transparente Schichtpläne - für den Arbeitgeber, sowie für die gesamte Belegschaft.
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Lohnabrechnung

Viele unterschiedliche Arbeits- und Anstellungsmodelle sorgen im Einzelhandel häufig für Kopfschmerzen bei der Lohnabrechnung. flair leistet Abhilfe! Du kannst bei den Auszahlungen einfach Templates definieren, mit denen du dann automatisch die korrekten Auszahlungen berechnest. Einfach zu exportieren und natürlich mit jeder relevanten Payroll- und Buchhaltungssoftware kompatibel.
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Zeiterfassung

An einem hektischen Arbeitstag im Einzelhandel, kann der ein oder andere schon mal auf die Zeit vergessen. Damit das nicht zum Verhängnis wird, stattet Dich flair mit einer einfach zu bedienenden App aus. So können Arbeitszeiten nachvollziehbar geregelt werden. Ob Pausen Überstunden oder Urlaube - wir wollen, dass Du keine Sekunde verlierst. Und somit mehr Zeit für Deine Kund:innen hast.
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Onboarding

Im Einzelhandel werden laufend viele neue Mitarbeiter:innen eingestellt. Ein verlässliches Onboarding-System, kann Dir dabei viel Arbeit abnehmen. Automatisierte Abläufe und digitale Listen von Neueinstellungen, können mittels Dashboards übersichtlich verwaltet werden. Mit flair schaffst Du Transparenz für Dich und Deine Newbies!
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author

Manuel Inauen

Co-Founder & CEO at Kollabo

Die beste Salesforce HR Management Software!

flair's intuitive Nutzererfahrung und die große Auswahl an Funktionen macht das Tool unersetztlich für jeden der Mitarbeiter auf Salesforce managen möchte. Tolles Team und herausragender Kundensupport, starke Empfehlung!

So haben wir anderen HR Professionals im Einzelhandel geholfen

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Fragen und Antworten

Braucht man im Einzelhandel eine HR-Software?

Der Einzelhandel ist wohl eine der ältesten Industrien. Schon seit vielen Jahren bieten Kaufleute ihre Ware in Läden direkt an die Endabnehmer an. Das zeigt, dass es prinzipiell auch ohne Software geht. Doch so effizient und den Vorschriften entsprechend zu arbeiten, ist inzwischen unmöglich.

Neben den klassischen Kassensystemen und Inventar-Management Software erleichtern inzwischen viele technische Hilfen das Leben vieler Einzelhändler. Auf diese Weise kann man sich wieder darauf konzentrieren, worum es im Einzelhandel wirklich geht: Beratung und Verkauf.

Inwiefern Software in den Human Resources wirklich notwendig ist, hängt natürlich von der Größe des Betriebs ab. Wenn man als Einzelperson ohne Angestellte einen kleinen Laden an der Ecke hat, braucht man natürlich keine HR-Software. Doch sobald angestellte dazu kommen, wir HR-Software immer sinnvoller und ab einer bestimmten Größe eigentlich zur Pflicht.

Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Krankmeldung und so weiter. Das alles sind potenzielle Stolperfallen, in denen man sehr präzise arbeiten muss, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen. Die richtige Softwarelösung kümmert sich darum und man spart nicht nur Zeit, sondern erspart sich auch unruhige Nächte, weil man sich sorgt, dass die Abrechnungen doch mal genauer kontrolliert werden oder Ähnliches.

Doch nicht nur bei der Gesetzeskonformität unterstützt HR-Software. Mit der richtigen Cloud Lösung hat man immer und überall Zugriff auf die richtigen Daten und Analysen. So kann man die Mitarbeiter:innen perfekt unterstützen und ihnen stets bestmöglich bei ihrer Entwicklung helfen.

Und nicht nur so, wird die Erfahrung der Mitarbeiter:innen im Arbeitsalltag verbessert. Durch eine cloudbasierte Software mit mobile App können sie ganz bequem ihren nächsten Urlaub Urlaub beantragen oder auch ihre Schicht wechseln.

Somit ist es jedem Einzelhändler mit Angestellten nur zu empfehlen sich die passende HR-Software zuzulegen. Das investierte Geld rentiert sich schnell durch die eingesparte Zeit und die besserer Leistung aller Mitarbeiter:innen.

Was sind die wichtigsten Funktionalitäten im Einzelhandel?

Man kann nicht jeden Einzelhandel pauschal betrachten, trotzdem gibt es Funktionalitäten, die für die meisten Unternehmen relevant sind und den größten Einfluss haben.

Die klassischen Kandidaten dafür sind Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Mit diesen beiden Features ist stets gegeben, dass die Mitarbeiter:innen immer die korrekte Menge Geld überwiesen bekommen und das ohne großen Zeitaufwand.

Besonders bei wachsender Anzahl der Angestellten rentieren sich diese Funktionalitäten unmittelbar, da die Kosten der Software mit Sicherheit unter der Gehaltskosten einer Person liegen würden, die nur dafür angestellt werden würde. Dabei ist das noch nicht alles, was eine gute HR-Software im Einzelhandel löst.

Die digitale Personalakte hilft dabei, dass stets alle Daten und Dokumente einfach zu finden und zu erreichen sind, doch nur die Leute darauf Zugriff haben, denen Einblicke erlaubt sein sollten.

Alles rund um die Personalverwaltung ist auch ein Hebel, der großen Einfluss auf den Erfolg einer Organisation hat.

Zunächst wird das Finden neuer Mitarbeiter:innen durch Bewerbermanagement und Talent Management bestmöglich vereinfacht. Dann hilft E-Learning dabei, die Neueinstellungen bestmöglich in den Betrieb zu integrieren und die Arbeitsabläufe zu lehren.

Wenn neue Angestellte gefunden wurden und ihr Onboarding durchlaufen haben, hilft Schichtplanung in der Personaleinsatzplanung dabei, die Arbeitskraft bestmöglich zu nutzen und zu erkennen, wenn weitere Stellen belegt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.

Mit dem digital unterstützten Performance Management werden alle Angestellten auf die beste Weise unterstützt und man kann sicher sein, dass man die Entwicklung aller gut im Auge behalten kann.

Wie hilft HR-Software für Einzelhändler?

Eine Software im HCM (Human Capital Management) unterstützt im Einzelhandel auf viele Arten.

So hilft künstliche Intelligenz im Workforce Management dabei, dass die Arbeitskraft bestmöglich eingesetzt wird. Mit den richtigen Daten gefüttert, kann kein Mensch besser planen als eine gute HR-Software.

Doch nicht nur in der kurzfristigen Schichtplanung hilft die Software. Auch in der längerfristigen Personalplanung unterstützt sie und prognostiziert bestmöglich, wo es zukünftig an Arbeitskraft mangeln könnte.

Beim Füllen genau dieser Lücke wird die HR-Software wieder tätig. Mit Bewerbermanagement, Unterstützung beim Veröffentlichen von Stellenausschreibungen und vielem mehr wird nicht nur Bewerben, sondern auch den Arbeitskräften im HR der Prozess möglichst vereinfacht, sodass die beste Talente für dich beraten und verkaufen.

Doch diese Talente machen sich nur richtig bezahlt, wenn sie richtig geschult wurden. Da kommt die Softwarelösung im Bereich E-Learning ins Spiel. Ohne großen Personalaufwand, vollkommen flexibel und gerne auch spielerisch werden Neuzugänge in die Arbeit eingeführt und bestmöglich auf die anstehende Arbeit vorbereitet.

Wenn die neue Arbeitskraft dann eine Weile arbeitet, werden durch das Performance Management nicht nur anschauliche Analysen erstellt, sondern auch Termine für einen festen Feedback-Zyklus erstellt, sodass jeder und jede sich stets weiterentwickeln kann.

Am Ende will jedoch auch jede:r Mitarbeiter:in für ihre:seine Leistungen bezahlt werden. Dabei hilft die elektronische Zeiterfassung per mobile App beim Sammeln der Stunden und die Integration der Gehaltsabrechnung dabei, dass auch in diesem Bereich alles seine Richtigkeit hat und jeder rundum zufrieden ist.

Natürlich gibt es auch noch gewisse Branchenlösungen, die dann ganz spezifisch weitere Unterstützungen bieten wie das automatisierte Ausschütten von Boni beim Erreichen gewisser Meilensteine.

In welchen Bereichen hilft HR-Software im Einzelhandel?

HR-Lösungen helfen potenziell tatsächlich in allen Bereichen, die man dem HR zuordnen würde. Man unterteilt das klassischer Weise in Personalverwaltung und Personalführung.

Personalverwaltung

Zur Personalverwaltung gehört eine der größten Herausforderungen im Einzelhandel, das Hiring oder auch die Personalbeschaffung. Deshalb helfen HR-Systeme auch dort im großen Stile.

Mittels Bewerbermanagement und ATS (Applicant Tracking System) hat man stets den Überblick und kein:e Bewerber:in wird vergessen. Durch Templates, automatisierte E-Mails und gute Nutzererfahrung hat der oder die Bewerber:in das bestmögliche Erlebnis und man wird als Arbeitgeber noch attraktiver.

Durch Funktionalitäten wie Multiposting wird es vereinfacht möglichst viele potenzielle Arbeitskräfte mit minimalem Zeitaufwand zu erreichen. So genügt das Angeben weniger Eckdaten und ein Klick, dass eine Stellenausschreibung auf allen relevanten Jobportalen aber auch Social Media Netzwerken erscheint. So erreicht man die richtigen Talente ganz sicher.

Mit Personalcontrolling und Personalorganisation werden weitere Bereiche abgedeckt, in denen eine Softwarelösung riesige Vorteile mit sich bringt.

Das richtige HR-System bietet ohne großen Organisationsaufwand eine Übersicht über alle Personalthemen in der Organisation. Dabei werden automatisch Analysen erstellt, mit denen sich auf einfachste Weise Kosten und Leistungen gegenüberstellen lassen.

Selbst das Beantragen von Förderungen, Anmelden neuer Arbeitskräfte sowie viele weitere Formalitäten wird in großen Teilen von der Software übernommen. Mit der digitalen Personalakte bleibt auch stets alles organisiert und datenschutzkonform.

Auch das Berechnen und Auszahlen des Entgelts muss einmal aufgesetzt werden und dann fließt kaum noch Zeitaufwand in diesen Aufgabenbereich.

Selbst so ursprünglich händisch erledigte Aufgaben wie die Schichtplanung können inzwischen automatisiert werden. So kosten sie nicht nur weniger Zeit, sondern werden auch besser umgesetzt als es ein Mensch je könnte.

Personalführung

In der Personalführung liegt eher der "Management" Teil des "Human Resource Managements". Mit der Personalplanung soll gegeben sein, dass das Unternehmen personaltechnisch stets für die Zukunft gewappnet ist und es keine Lücken gibt.

Mit einfach zu verstehenden Übersichten und ausführlichen Analysen und Prognosen wird jeder HR-Kraft das Leben vereinfacht und man kann sich sicher sein, dass man entstehende Lücken frühzeitig erkennt und füllen kann.

Doch auch die Personalentwicklung ist essenzieller Teil der Personalführung. Das richtige Performance Management System ist dabei eine große Hilfe. Es werden automatisch Feedbackzyklen erstellt, in denen man sich regelmäßig bespricht und so sowohl Potenziale aufdeckt als auch Probleme verhindert. Bei diesen Terminen kann man dann dank guter Reports datenbasiert arbeiten.

Außerdem gibt es auch Möglichkeiten zur tatsächlichen Karriereplanung der Arbeitskräfte im Unternehmen. So kann ein potenzielle Weg im Unternehmen vorgezeichnet und klare Entwicklungsmöglichkeiten dargestellt werden.

Mit diesen Hilfsmitteln sind alle Arbeitskräfte nicht nur zufrieden, sondern werden auch stetig besser.

Auch die Personalkommunikation kann über den Kanal der HR-Lösung gehen und so vereinfacht werden. Allgemeine Nachrichten an gewisse Teams oder Abteilungen werden werden automatisiert und Interaktionen werden durch einfache Reaktionsvorschläge noch weiter vereinfacht.

Ist im Einzelhandel eine HR-Abteilung notwendig?

Diese Frage lässt sich natürlich wieder nicht pauschal beantworten. Bei einem Unternehmen mit keinen oder wenigen angestellten Arbeitskräften ist eine reine HR-Manager Stelle unsinnig und damit auch eine HR-Abteilung. Bei großen Unternehmen ist sie dann wiederum unausweichlich. Deshalb muss hier stark unterschieden werden.

Sollte man nur wenige Arbeitskräfte im Unternehmen haben, braucht man kein eigenständiges Personalwesen. Trotzdem müssen viele Personalthemen erledigt werden. Da hilft ein HR-System besonders. So kann nicht nur viel Zeit gespart werden, sondern man kann auch ohne große Kenntnisse im HR bereits selbstständig viel leisten.

Falls man noch weniger Zeit und Aufwand selbst in HR stecken möchte, eine Fachkraft in dem Bereich jedoch noch nicht sinnvoll ist, bietet sich auch an, eine externe Personalabteilung anzuheuern.

Sollte man eine gewisse Größe erreicht haben, lässt sich der Aufwand jedoch nicht mehr mit einer externen HR-Abteilung stemmen. Dann braucht man das Personalwesen Inhouse.

Es wird täglich Probleme mit Abrechnungen, Kündigungen, Krankheitsfällen und vielem mehr geben, dass man Fachkräfte braucht, die nah am Unternehmen und den Angestellten sind. So kann alles möglichst schnell und passend gelöst werden und alle Mitarbeitenden haben ihre Ansprechpartner, was sie auch nochmal glücklicher stimmt.

Auch Themen wie Personalplanung oder -entwicklung sind durch externe Dienstleister auch nicht zu leisten. Da diese Themen jedoch essentiell sind und ab einem gewissen Punkt nicht mehr vollkommen eigenständig von den eigentlichen Führungskräften erledigt werden können, ist eine Personalabteilung ab einer gewissen Größe nicht mehr zu vermeiden.

Was sind die größten Herausforderungen für HR im Einzelhandel?

Personalkräfte haben im Einzelhandel viele Herausforderungen. Klassischerweise gibt es eine hohe Fluktuationsrate im Personal. Das heißt, viele Arbeitskräfte gehen und viele neue Arbeitskräfte müssen angestellt werden. Das bringt viele Aufgaben mit sich.

Zum einen müssen wie bereits beschrieben viele neue Kräfte gesucht und angestellt werden. Dafür muss zunächst erkannt werden, an welchen Stellen es genau mangelt und welche Arbeitskräfte dazu passen.

Dann müssen exakt diese potenziellen Arbeitskräfte auf den richtigen Kanälen erreicht werden. Falls man dort als Unternehmen sichtbar ist, muss man auch noch neben all der Konkurrenz am attraktivsten sein.

Sobald sich jemand beworben hat, muss man ihr oder ihm die bestmögliche Erfahrung bieten, damit man als Arbeitgeber interessant bleibt.

Wenn man es tatsächlich geschafft hat viele neue Arbeitskräfte zu finden und einzustellen, müssen sie noch in ihre Arbeit eingeführt werden. Dazu dient ein gutes Onboarding. Wenn das schlecht ist, kostet es nicht nur viel Zeit, sondern verschwendet auch viele Potenziale.

Doch neben all diesen Herausforderungen, die das Hiring in großen Zahlen mit sich bringt, gibt es weitere Aufgaben, die zu bewältigen sind.

Damit man nicht noch viel mehr Mitarbeiter:innen anstellen muss, sollten die vorhandenen Arbeitskräfte sich so wohlfühlen wie möglich. Dazu dienen Integration und Transparenz, aber auch Vorteilsprogramme und Entwicklungsmöglichkeiten.

Außerdem bringen all die Formalia, die durch große Personalzahlen entstehen, viel Aufwand mit sich. So müssen all die Dokumente ordentlich organisiert sein, korrekt ausgezahlt werden während Warenwirtschaft und Zeitwirtschaft auch passt. Da genügt Microsoft Excel auf keinen Fall.

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