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Lohnabrechnungs Software für den Einzelhandel

Mit flair regelst Du die Lohnabrechnung für Dein Unternehmen im Handumdrehen! Best-in-class Datenstrukturen und freie Konfigurierbarkeit stellen sicher, dass jede:r stets korrekt bezahlt wird.
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Individuelle Entgeltmodelle

Es gibt heutzutage unterschiedlichste Anstellungsmodelle. Von Werksstudenten mit 20 Wochenstunden über Praktikanten, Lehrlinge bis hin zu Vollzeit-Arbeitskräften - Besonders im Einzelhandel wird das schnell zur Herausforderung. Mit flair kannst du all die unterschiedlichen Modelle ganz individuell abdecken und immer passend zahlen.
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Konfigurierbare Exportfunktion

Viele Arbeitskräfte, die in unterschiedlichsten Formen entlohnt werden, sorgen bei der Buchhaltung schnell für rauchende Köpfe. Damit dabei nichts durcheinander gerät, lässt Dich flair ganz einfach relevante Daten exportieren. Die Daten sind somit mit allen üblichen Steuer- und Payrollsoftwares kompatibel.
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Anpassungen der Zahlungen

Im Einzelhandel ist eine hohe Fluktuationsrate nicht ungewöhnlich. Außerdem ändern sich regelmäßig die wöchentlichen Stunden und Arbeitszeiten. Unabhängig, ob Du eine Zahlung einmalig oder dauerhaft anpassen möchtest - mit den Payroll Features von flair ist beides kein Problem mehr.
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Automatische Boni

Gute Leistungen sollten belohnt werden. Deshalb bietet flair eine Möglichkeit diesen Bonus automatisch zu berechnen. Da flair eine All-in-one HR Software ist, wird das natürlich auch direkt bei den Auszahlungen an die Mitarbeiter:innen berücksichtigt.
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Fragen und Antworten

Entsprechen Zeiterfassung und Lohnabrechnung mit flair den regionalen Vorschriften?

Durch die vollkommen freie Konfigurierbarkeit von flair, kannst du dich an jegliche Vorschirften anpassen. Du kannst in der Lohnabrechnung einstellen, dass die Stundensätze dem Mindestlohngesetz entsprechen.


Genauso kannst du Zuschläge sowie den Umgang mit Überstunden individuell anpassen. Ob die Mehrarbeit mit oder ohne Zuschüssen ausgezahlt werden oder an den Urlaub angerechnet werden soll, hängt dabei von dir bzw. den Vorschriften ab.


Wenn bei der Einstellung jeglicher Vorlagen in flair geschultes Fachpersonal die Korrektheit kontrolliert und sicherstellt, dass die Implementierung den Vorgaben entspricht, werden zukünftig nur geringe Kenntnisse benötigt.

Beachtet flair auch Abwesenheiten und die allgemeine Dienstplanung?

Wenn der integierte Schichtplaner von flair verwendet wird, arbeiten auch hier beide Feature Hand in Hand und erzeugen spürbare Synergien.


Die Schichtpläne werden bei der Zeiterfassung unmittelbar beachtet. Mitarbeitende, die einstechen obwohl sie in keine Schicht eingetragen sind, werden darauf aufmerksam gemacht.


Genauso erhalten nicht erscheinde Arbeitskräfte eine Erinnerung, sollten sie eigentlich in der Schichtplanung berücksichtigt worden sein.


Genehmigte Urlaubsanträge, die einen direkten Einfluss auf die Schichtplanung haben, werden bei der Gehaltsabrechnung dann genauso beachtet, wie die Pausenzeiten.


So macht sich die Vielfalt der Feature von flair wieder bezahlt und HR spart sich massiv Arbeitszeit.

Ist bei flair die Zeiterfassung mit der Gehaltsabrechnung verbunden?

flair ist eine All-In-One Lösung. Dazu gehören auch interne Schnittstellen wie die zwischen Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.


So gibt die Zeiterfassung die erfassten Stunden zu den entsprechenden Mitarbeitenden zugeordnet im passenden Format an die Lohnbuchhaltung weiter.


Dabei können auch problemlos Zuschläge und Boni beachtet werden. In deinem Land gibt es Vorschriften bezüglich Nacht- oder Sonn- und Feiertagszuschlägen? Kein Problem! Mit flair kannst du diese ganz einfach definieren und sie werden direkt bei dem Transfer von Zeiterfassung zu Gehaltsabrechnung übernommen.


Dabei bist du jedoch nicht auf die lokalen Vorgaben beschränkt, sondern kannst auch ausführlichere Zuschläge als Employer Branding Maßnahme einsetzen.


Bei all diesen extra Bedingungen muss sich die Lohnbuchhaltung jedoch nicht den Kopf zerbrechen - nach dem alles einmal in flair definiert ist, übernimmt unsere Software all die Rechenarbeit.


So kann man sicher sein, dass stets der korrekte Betrag zur richtigen Zeit überwiesen wird. Damit sind sowohl Mitarbeiter:innen, Lohnbuchhaltung als auch Staat zufrieden.

Braucht man eine Software als Zeiterfassungssystem?

Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, in welcher Form die Zeiterfassung stattfinden soll. Diesbezüglich war der Europäische Gerichtshof bei seinem Urteil nicht präzise.


Daher ist eine Zeiterfassungssoftware zunächst von der rechtlichen Seite nicht verpflichtend. Dennoch gibt es viele Gründe, auf die modernen Softwarelösungen zu setzen.


Die einfache Zeiterfassung mit Stundenzettel ist sicher einfach. Trotzdem bringt sie viele Probleme mit sich. So können Stundenzettel auch gerne mal verloren gehen.


Selbst digitale Stundenzettel mittels Excel haben noch das Problem, dass die Integration in die Lohnabrechnung häufig noch zu großen Teilen manuell stattfinden muss.


Das bringt nicht nur einen großen Aufwand mit sich, der wieder in extra Personalstunden resultiert, sondern kann auch Fehler zur Folge haben, die die Mitarbeiterzufriedenheit beinträchtigen und zu weiteren ernsthaften Konsequenzen führen können.


Außerdem hat eine Zeiterfassungssoftware wie flair viele weitere Vorteile. So kann man mobil und zu jeder Zeit, wenn man arbeitet direkt einstechen und die Zeiten korrekt erfassen.


Dafür braucht man nur die eigene Mail-Adresse und schon kann man sich im Browser oder ganz bequem in iOS, Android oder Desktop App einloggen und die Zeiterfassung starten.


Hier hören die Vorteile immer noch nicht auf. Besonders die automatische Erfassung statistischer Daten macht sich langfristig bezahlt. So kann man aus den gearbeiteten Stunden in Kombination mit den erzielten Resultaten einfach Schlüsse für die zukünftige Personalplanung ziehen.


Ohne Software bedeutet das viel repetetive Arbeit, die es händisch zu erledigen gilt und bei der mit Sicherheit fehler anfallen werden. Mit Software sind das wenige Klicks und schon hat man bei korrekter Pflege der Zeiterfassung anschaulische Diagramme und aussagekräftige Analysen.


Außerdem sind einfache Tools wie ein Arbeitszeitkonto mit der digitalen Lösung vollkommen automatisch und ohne Mehraufwand lösbar. Arbeitskräfte können dies entsprechend erfassen, sollte der Arbeitsbeginn früher stattfinden und dafür auch wieder früher aufhören.


Dies findet statt, ohne dass bei der Lohnbuchhaltung etwas abgeklärt werden oder HR miteinbezogen werden muss.


Es steht also jedem frei, wie in der eigenen Organisation die Zeit erfasst wird. Trotzdem gibt es eine ganze Bandbreite an Gründen für die digitale Lösung, die hier nur beispielhaft genannt wurden.

Funktioniert flair’s Zeiterfassung auch bei unterschiedlichen Anstellungsformen?

Wir wissen, dass es im Einzelhandel häufig viele unterschiedliche Anstellungsformen gibt. Aushilfen, Werksstudierende, Teilzeitkräfte sowie Vollzeitkräfte arbeiten hier zusammen. Mit flair bedeutet das keinen Mehraufwand bei der Lohnabrechnung.


flair ist vollkommen frei konfigurierbar und das gilt auch für Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. So kannst du ganz einfach die Vorlagen für unterschiedlichste Anstellungsformen erstellen. Diese musst du dann nur auf die betroffenen Arbeitskräfte anwenden.


Bei diesen Vorlagen kannst du individuelle Anforderungen und Zuschüsse definieren. Beispielhaft zu nennen wären hier: angepasste tägliche Stundenziele, andere Pausenvorschriften und sonstige Einhaltungen des Arbeitsrechts.


Die Erstellung dieser Vorlagen findet am besten einmalig durch geschultes Fachpersonal oder Berater:innen statt. Anschließend braucht man keine bestimmten Kenntnisse, um diese anzupassen oder anzuwenden.

Entspricht flair den Vorgaben vom EUGH-Urteil?

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 in der gesamten Europäischen Union eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erlassen. Es gibt zwar noch viel Unklarheit, in welchen Ländern dieses Arbeitszeitgesetz bereits gilt, trotzdem ist man auf der sicheren Seite, wenn man ihm bereits Folge leistet.


Das Arbeitszeitgesetz definiert dabei nicht, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung stattfinden soll. Somit sind Stundenzettel und Stempeluhren genauso möglich wie die Zeiterfassung in Excel.


flair erfüllt die Bedingungen des EUGH-Urteils genauso. So entspricht man unabhängig der Gültigkeit des Arbeitszeitgesetzes bereits den Vorgaben.

Ist flair DSGVO konform?

Datenschutz ist ein Thema, dass man bei Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung nicht vergessen darf. Mängel resultieren hierbei nicht nur in fallender Mitarbeiterzufriedenheit, sondern landen auch schnell vor Gericht.


Um die Frage kurz zu beantworten: Ja, flair ist DSGVO konform. Jegliche Personenbezogene Daten sind vor unbefugtem Zugriff sowohl interner als auch externer Natur geschützt.


Die Salesforce Architektur sowie moderne Sicherheitsvorkehrungen schützen vor ungewollten externen Eingriffen.


Intern sorgen smarte Zugriffrechte dafür, dass nur befugtes Personal nach Einwilligung des:der Betroffenen Einblicke erhalten kann.

Beachtet flair Boni und Zuschüsse?

flair kombiniert Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung mit individueller Konfigurierbarkeit. Somit sind Boni genauso wie Nacht- und Feier- und Sonntagszuschüsse nicht nur frei einstellbar, sondern werden auch direkt bei der Lohnabrechnung berücksichtigt.


Unabhängig davon, ob es regionale Vorschriften gibt oder Du es als Employer Branding Maßnahme betrachten möchtest, ist dabei ganz egal. Du kannst die Einsatzzeiten der Zuschüsse sowie die Höhe dieser frei einstellen.

Werden bei flair in der Abrechnung Überstunden berechnet?

Ja, angefallene Überstunden werden der Konfiguration entsprechend verrechnet. Du kannst also ganz einfach definieren, was mit Überstunden geschehen soll und wie man sie verrechnet. Dann beachtet flair das zukünftig für alle Auszahlungen.


So sparst du nicht nur Zeit, sondern kannst auch sicher sein, dass die Arbeit deiner Mitarbeiter:innen stets fair bezahlt wird.


Auf diese Weise passen am Ende sowohl Bruttolohn als auch Nettolohn und alle Parteien sind zufrieden.

Weshalb braucht man Software für die Gehaltsabrechnung?

Besonders im Einzelhandel hat man oft mehrere unterschiedliche Anstellungsformen zur gleichen Zeit. Mit einem komplexen Steuersystem und diversen Abzügen wird die Gehaltsabrechnung schnell zum Alptraum.


Besonders in kleinen Unternehmen fehlt da häufig noch die Expertise mangels kompetenter HR-Kraft. Dann findet die Lohnbuchhaltung noch in Excel statt und was genau vom Brutto abfällt ist nicht immer klar. Häufige Nachkalkulationen, Probleme sowohl mit der Steuer als auch mit den Angestellten - das möchte niemand haben.


Eine Payroll Software sorgt da für Abhilfe. Entweder es gibt bereits passende Templates, die Freibeträge, Krankenversicherung, Sozialversicherungsbeiträge und ähnliches automatisch beachten und den lokalen Gegebenheiten entsprechen oder man kann diese einmal mit guter Recherche selbst individuell erstellen und spart sich so künftig viel Zeit.


Doch bei der Zeitersparnis bleibt es nicht. Mit der korrekten Entgeltabrechnung stellt man nicht nur die Mitarbeiter:innen zufrieden, sondern auch unmittelbar etwas für die Organisation selbst. Denn sollte ein falsches Nettogehalt ausgezahlt werden, kann das unschöne Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Dabei muss der Arbeitgeber nicht nur viele klärende Formulare ausfüllen, sondern es kann auch zu hohen Strafzahlungen kommen.


Mit der richtigen Software muss man bei Neueinstellungen nur noch Krankenversicherung, Steuerklassen, Kirchenangehörigkeit und Ähnliches in Erfahrung bringen, schon macht die Software aus dem Bruttogehalt unter Beachtung von Beitragsbemessungsgrenzen, Kinderfreibeträgen, Kirchensteuer etc. das korrekte Nettogehalt.


Durch einfache Exporte, kann die Finanzbuchhaltung sich dann auch viel Aufwand sparen und zeiteffizient die passenden Beiträge überweisen. So spart man mit einer Gehaltabrechnungssoftware direkt Kosten für unnötig investierte Stunden.


Neben all diesen Vorteilen, kann man mit flair in Kombination mit Salesforce auch noch herausragende Analyse durchführen. Die statistischen Daten lassen sich leicht in anschaulichen Diagrammen darstellen. So hat man eine schnelle Übersicht über die Kosten Struktur der Organisation und kann darauf basieren planen.


So wie es bei kleinen Unternehmen Sinn ergibt, unterstützende Software zu nutzen, um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, führt bei großen Unternehmen auch kein Weg darum herum.


Bei mehreren 100 Angestellten, die jeden Monat bezahlt werden, kann man sich sicher sein, dass mit Excel oder komplett händisch sich viele Fehler einschleichen werden, die es danach zeitaufwendig und Nerven aufreibend zu lösen gilt.


Somit spart man auf Lange sich mit einer Payroll Software relevant viel Geld und kann sich sicher sein, dass die Lohnabrechnung kein Grund sein wird, weshalb Mitarbeiter:innen unzufrieden sind.

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