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Zeiterfassungs Software für den Einzelhandel

Die korrekte Zeiterfassung kann im Einzelhandel in unterschiedlichen getrennten Bereichen und mit vielen Angestellten eine echte Herausforderung sein. flair bietet als All-in-one Tool die Lösung!
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Erfüllen gesetzlicher Vorschriften

Im Einzelhandel geht es häufig stressig zu. Da kann es passieren, dass Du mal das Pause machen vergisst und einfach weiterarbeitest. Das ist weder für Arbeitnehmer noch für Arbeitgeber förderlich. Deshalb erinnert Dich flair stets mit Push-Benachrichtigungen an regelmäßige Pausen und startet sie auch automatisch, sobald die lokalen Vorschriften es fordern.
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Unkomplizierte Digitale Zeiterfassung

Mit flair bist Du nicht mehr an eine altmodische Stempeluhr gebunden. Mittels Apps für Android, iOS und Mac kann man vollkommen frei einstechen und ausstechen. Keine unnötigen Wege und unzuverlässige alte Technik mehr!
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Vollautomatische Berechnung von Überstunden

Sollten Mitarbeiter:innen gelegentlich länger als geplant arbeiten, kann dies zu komplizierten Rechnungen führen. Damit Zahlungen und Stundenausgleich den Vorschriften entsprechen, brauch es viel Expertise. flair übernimmt diese Aufgabe gänzlich. So kannst Du Dir sicher sein, dass es zu keinen Probleme mit gesetzlichen Vorschriften kommt.
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Benachrichtigungen und Genehmigungen

Im Einzelhandel passieren häufig viele Dinge simultan. Da kannst Du schnell die Übersicht verlieren. flair hilft Dir dabei stets im Blick zu haben, wer gerade arbeitet und wo es vielleicht Probleme geben könnte. Mit flair bekommst Du die wichtigsten Informationen direkt via Benachrichtigung und kannst postwendend Anfragen beantworten.
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Salesforce Integration

Dank flair’s nativer Salesforce Integration sind alle Daten in der Datenbank abgelegt und können von dort direkt weiterverwendet werden. So sind folgende Automatisierungen genau wie weitere Integrationen einfach möglich. Dabei kannst Du dir stets sicher sein, dass alle Daten korrekt übernommen werden.
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Fragen und Antworten

Entsprechen Zeiterfassung und Lohnabrechnung mit flair den regionalen Vorschriften?

Durch die vollkommen freie Konfigurierbarkeit von flair, kannst du dich an jegliche Vorschirften anpassen. Du kannst in der Lohnabrechnung einstellen, dass die Stundensätze dem Mindestlohngesetz entsprechen.


Genauso kannst du Zuschläge sowie den Umgang mit Überstunden individuell anpassen. Ob die Mehrarbeit mit oder ohne Zuschüssen ausgezahlt werden oder an den Urlaub angerechnet werden soll, hängt dabei von dir bzw. den Vorschriften ab.


Wenn bei der Einstellung jeglicher Vorlagen in flair geschultes Fachpersonal die Korrektheit kontrolliert und sicherstellt, dass die Implementierung den Vorgaben entspricht, werden zukünftig nur geringe Kenntnisse benötigt.

Beachtet flair auch Abwesenheiten und die allgemeine Dienstplanung?

Wenn der integierte Schichtplaner von flair verwendet wird, arbeiten auch hier beide Feature Hand in Hand und erzeugen spürbare Synergien.


Die Schichtpläne werden bei der Zeiterfassung unmittelbar beachtet. Mitarbeitende, die einstechen obwohl sie in keine Schicht eingetragen sind, werden darauf aufmerksam gemacht.


Genauso erhalten nicht erscheinde Arbeitskräfte eine Erinnerung, sollten sie eigentlich in der Schichtplanung berücksichtigt worden sein.


Genehmigte Urlaubsanträge, die einen direkten Einfluss auf die Schichtplanung haben, werden bei der Gehaltsabrechnung dann genauso beachtet, wie die Pausenzeiten.


So macht sich die Vielfalt der Feature von flair wieder bezahlt und HR spart sich massiv Arbeitszeit.

Ist bei flair die Zeiterfassung mit der Gehaltsabrechnung verbunden?

flair ist eine All-In-One Lösung. Dazu gehören auch interne Schnittstellen wie die zwischen Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.


So gibt die Zeiterfassung die erfassten Stunden zu den entsprechenden Mitarbeitenden zugeordnet im passenden Format an die Lohnbuchhaltung weiter.


Dabei können auch problemlos Zuschläge und Boni beachtet werden. In deinem Land gibt es Vorschriften bezüglich Nacht- oder Sonn- und Feiertagszuschlägen? Kein Problem! Mit flair kannst du diese ganz einfach definieren und sie werden direkt bei dem Transfer von Zeiterfassung zu Gehaltsabrechnung übernommen.


Dabei bist du jedoch nicht auf die lokalen Vorgaben beschränkt, sondern kannst auch ausführlichere Zuschläge als Employer Branding Maßnahme einsetzen.


Bei all diesen extra Bedingungen muss sich die Lohnbuchhaltung jedoch nicht den Kopf zerbrechen - nach dem alles einmal in flair definiert ist, übernimmt unsere Software all die Rechenarbeit.


So kann man sicher sein, dass stets der korrekte Betrag zur richtigen Zeit überwiesen wird. Damit sind sowohl Mitarbeiter:innen, Lohnbuchhaltung als auch Staat zufrieden.

Braucht man eine Software als Zeiterfassungssystem?

Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, in welcher Form die Zeiterfassung stattfinden soll. Diesbezüglich war der Europäische Gerichtshof bei seinem Urteil nicht präzise.


Daher ist eine Zeiterfassungssoftware zunächst von der rechtlichen Seite nicht verpflichtend. Dennoch gibt es viele Gründe, auf die modernen Softwarelösungen zu setzen.


Die einfache Zeiterfassung mit Stundenzettel ist sicher einfach. Trotzdem bringt sie viele Probleme mit sich. So können Stundenzettel auch gerne mal verloren gehen.


Selbst digitale Stundenzettel mittels Excel haben noch das Problem, dass die Integration in die Lohnabrechnung häufig noch zu großen Teilen manuell stattfinden muss.


Das bringt nicht nur einen großen Aufwand mit sich, der wieder in extra Personalstunden resultiert, sondern kann auch Fehler zur Folge haben, die die Mitarbeiterzufriedenheit beinträchtigen und zu weiteren ernsthaften Konsequenzen führen können.


Außerdem hat eine Zeiterfassungssoftware wie flair viele weitere Vorteile. So kann man mobil und zu jeder Zeit, wenn man arbeitet direkt einstechen und die Zeiten korrekt erfassen.


Dafür braucht man nur die eigene Mail-Adresse und schon kann man sich im Browser oder ganz bequem in iOS, Android oder Desktop App einloggen und die Zeiterfassung starten.


Hier hören die Vorteile immer noch nicht auf. Besonders die automatische Erfassung statistischer Daten macht sich langfristig bezahlt. So kann man aus den gearbeiteten Stunden in Kombination mit den erzielten Resultaten einfach Schlüsse für die zukünftige Personalplanung ziehen.


Ohne Software bedeutet das viel repetetive Arbeit, die es händisch zu erledigen gilt und bei der mit Sicherheit fehler anfallen werden. Mit Software sind das wenige Klicks und schon hat man bei korrekter Pflege der Zeiterfassung anschaulische Diagramme und aussagekräftige Analysen.


Außerdem sind einfache Tools wie ein Arbeitszeitkonto mit der digitalen Lösung vollkommen automatisch und ohne Mehraufwand lösbar. Arbeitskräfte können dies entsprechend erfassen, sollte der Arbeitsbeginn früher stattfinden und dafür auch wieder früher aufhören.


Dies findet statt, ohne dass bei der Lohnbuchhaltung etwas abgeklärt werden oder HR miteinbezogen werden muss.


Es steht also jedem frei, wie in der eigenen Organisation die Zeit erfasst wird. Trotzdem gibt es eine ganze Bandbreite an Gründen für die digitale Lösung, die hier nur beispielhaft genannt wurden.

Funktioniert flair’s Zeiterfassung auch bei unterschiedlichen Anstellungsformen?

Wir wissen, dass es im Einzelhandel häufig viele unterschiedliche Anstellungsformen gibt. Aushilfen, Werksstudierende, Teilzeitkräfte sowie Vollzeitkräfte arbeiten hier zusammen. Mit flair bedeutet das keinen Mehraufwand bei der Lohnabrechnung.


flair ist vollkommen frei konfigurierbar und das gilt auch für Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. So kannst du ganz einfach die Vorlagen für unterschiedlichste Anstellungsformen erstellen. Diese musst du dann nur auf die betroffenen Arbeitskräfte anwenden.


Bei diesen Vorlagen kannst du individuelle Anforderungen und Zuschüsse definieren. Beispielhaft zu nennen wären hier: angepasste tägliche Stundenziele, andere Pausenvorschriften und sonstige Einhaltungen des Arbeitsrechts.


Die Erstellung dieser Vorlagen findet am besten einmalig durch geschultes Fachpersonal oder Berater:innen statt. Anschließend braucht man keine bestimmten Kenntnisse, um diese anzupassen oder anzuwenden.

Entspricht flair den Vorgaben vom EUGH-Urteil?

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 in der gesamten Europäischen Union eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erlassen. Es gibt zwar noch viel Unklarheit, in welchen Ländern dieses Arbeitszeitgesetz bereits gilt, trotzdem ist man auf der sicheren Seite, wenn man ihm bereits Folge leistet.


Das Arbeitszeitgesetz definiert dabei nicht, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung stattfinden soll. Somit sind Stundenzettel und Stempeluhren genauso möglich wie die Zeiterfassung in Excel.


flair erfüllt die Bedingungen des EUGH-Urteils genauso. So entspricht man unabhängig der Gültigkeit des Arbeitszeitgesetzes bereits den Vorgaben.

Ist flair DSGVO konform?

Datenschutz ist ein Thema, dass man bei Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung nicht vergessen darf. Mängel resultieren hierbei nicht nur in fallender Mitarbeiterzufriedenheit, sondern landen auch schnell vor Gericht.


Um die Frage kurz zu beantworten: Ja, flair ist DSGVO konform. Jegliche Personenbezogene Daten sind vor unbefugtem Zugriff sowohl interner als auch externer Natur geschützt.


Die Salesforce Architektur sowie moderne Sicherheitsvorkehrungen schützen vor ungewollten externen Eingriffen.


Intern sorgen smarte Zugriffrechte dafür, dass nur befugtes Personal nach Einwilligung des:der Betroffenen Einblicke erhalten kann.

Beachtet flair Boni und Zuschüsse?

flair kombiniert Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung mit individueller Konfigurierbarkeit. Somit sind Boni genauso wie Nacht- und Feier- und Sonntagszuschüsse nicht nur frei einstellbar, sondern werden auch direkt bei der Lohnabrechnung berücksichtigt.


Unabhängig davon, ob es regionale Vorschriften gibt oder Du es als Employer Branding Maßnahme betrachten möchtest, ist dabei ganz egal. Du kannst die Einsatzzeiten der Zuschüsse sowie die Höhe dieser frei einstellen.

Wie hilft die Zeiterfassung mit flair bei der Personalplanung?

Die Zeiterfassung mittels flair dient nicht nur zur Einhaltung von Vorschirften wie dem EUGH-Urteil und der korrekten Auszahlung am Ende des Monats, sondern auch der langfristigen Personaleinsatzplanung und dem strategischen Workforce Management.


Durch die geschickte Integration in Salesforce sind ausführliche Reports, anschauliche Visualisierungen und gewinnbringende Analysen möglich.


Du kannst auf einen Blick sehen, mit wie viel Personalstunden du in welchen Zeiträumen gearbeitet hast. Durch einen Abgleich mit den erzielten Ergebnissen kannst du so abschätzen, wie viel Personal Du für die nächsten gesteckten Ziele benötigen wirst.


Besonders leicht lässt sich das bei der Projektzeiterfassung darstellen. Hier kann man konkret die Stunden innerhalb dieses Projekts mit dem daraus resultierenden Ergebnis vergleichen. Wenn man dabei noch die Notizfunktion der einzelnen Zeiterfassungen nutzt, um Tätigkeiten festzuhalten, lässt sich die Produktivität einfach analysieren.


Somit ist der Einfluss von Zeiterfassung auf Personaleinsatzplanung und Workforce Management sehr relevant. Ohne entsprechende Daten, können keine aussagekräftigen Analysen erstellt werden.

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