Inventar effizient verwalten

Inventar-Management-Software, auch bekannt als Gerätemanagement-Software, Geräteverwaltung-Software oder Asset Management Software, hilft Unternehmen bei der digitalen Erfassung des Inventars, wie Laptops, Arbeitshandys und andere elektronische Geräte. Sie deckt auch andere Arten von physischen Vermögenswerten ab, einschließlich Büroausstattung, und kann sogar auf digitale Vermögenswerte wie Softwarelizenzen ausgedehnt werden.

Je nach Geschäftsanforderungen gibt es verschiedene Arten von Inventar-Software. IT-Asset-Management-Software (ITAM) beispielsweise konzentriert sich auf die Verwaltung von Softwarelizenzen und von Hardware-Assets. Diese können mit der digitalen Geräteverwaltung kombiniert werden, um sicherzustellen, dass die IT-Geräte gesichert sind und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien verwendet werden. Es gibt auch spezielle IT-Service-Management-Tools, die von IT-Abteilungen in größeren Unternehmen eingesetzt werden können.

Inventar-Software für HR-Teams hingegen konzentriert sich in der Regel auf die Aufzeichnung von wichtigen Informationen zu Assets und Endgeräten, die den Mitarbeitern zugewiesen wurden, um sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Dabei kann es sich beispielsweise um Laptops, Arbeitshandys, externe Monitore, Schreibtische und Bürostühle für die Arbeit von zu Hause aus handeln.

Andere Lösungen für die Geräteverwaltung konzentrieren sich auf größere Anlagen, wie Fahrzeugflotten und Maschinen. Mit diesen Tools lassen sich in der Regel Daten wie Anlagenleistung, Prüfberichte und Wartungstermine verfolgen und wichtige Aufgaben wie Wartungspläne und Prüftermine automatisieren, um unnötige Ausfallzeiten zu vermeiden.

Cloud-basierte Inventarisierungssoftware ermöglicht es Personalleitern, zeitaufwändige Excel-Listen durch eine zentrale digitale Aufzeichnung der Bestandsdaten zu ersetzen. So können sie nachverfolgen, welches Unternehmensinventar den Mitarbeitern zugewiesen wurde, wie hoch der verbleibende Bestand ist und wo sich die einzelnen Geräten befinden. Dies hilft den für die Beschaffung zuständigen Managern bei der Vorhersage anstehender Kosten und des Ausrüstungsbedarfs, so dass sie fundierte Entscheidungen für die Budgetierung treffen können.

Für einen reibungslosen Onboarding-Prozess ist es entscheidend, dass neue Mitarbeiter über alle notwendigen Hilfsmittel verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Mit einer Inventur-Software können Unternehmen relevante Daten wie Anschaffungspreise, Garantien, Seriennummern und Vorbesitzer hinterlegen. Auch die Aus- und Rückgaben von Geräten kann zuverlässig und mit wenigen Klicks erfasst werden.

flair ermöglicht die digitale Verwaltung und Inventarisierung von unternehmensinternen Assets, wie z. B. Mobilgeräten und Büromöbeln. Wie alle Funktionen von flair basiert es auf Salesforce, d. h. es ist sicher, DSGVO-konform, skalierbar und cloudbasiert. Im Gegensatz zu anderen Softwarelösungen für die Nachverfolgung von Inventar wurde flair speziell für HR-Teams entwickelt, wodurch es einfach zu bedienen ist und die Entscheidungsfindung im gesamten Team verbessert.

Unsere Inventarverwaltungsfunktion bietet die Möglichkeit, vollständige Datensätze mit relevanten Daten auszufüllen, die Historie eines Inventarartikels zu protokollieren und einfache Workflows für die Zuweisung von Assets an Mitarbeiter zu erstellen. Dank unseres webbasierten Employee-Self-Service-Portals können Mitarbeiter und Teamleiter die ihnen zugewiesenen Geräten problemlos einsehen. Bei Bedarf können sie über unsere Ticketing-Funktion, die als Service Desk für personalbezogene Fragen fungiert, Unterstützung anfordern.

Unsere Inventarverwaltungsfunktion kann ebenfalls dazu beitragen, die Anzahl der Support-Tickets zu reduzieren. Für jedes Inventarobjekt kannst Du einen Support-Kontakt zuweisen, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Hilfe benötigen. Du kannst auch Benutzerhandbücher, Einrichtungsanleitungen und Lernvideos anhängen, um den Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie die Geräte gemäß den Unternehmensrichtlinien verwenden.

Da alle Gerätedaten in Salesforce gespeichert sind, musst Du außerdem nicht mehr unzählige Excel-Tabellen durchsuchen, um einen Kaufpreis zu finden. Sie können individuelle Berichte erstellen, um deine Beschaffungsstrategie besser zu überwachen und zu optimieren.

Für HR-Teams sind die wichtigsten Funktionen einer Inventarverwaltungssoftware die Möglichkeit, zu sehen, wo und wem Inventar zugewiesen wurde, und die Möglichkeit, unterstützende Dokumente anzuhängen, um Tickets zu reduzieren. Die meisten HR-Teams benötigen keine vollwertige, eigenständige Asset-Management-Plattform mit GPS-Tracking und Barcode-Scanner. Solche Lösungen haben eine steile Lernkurve und viele Funktionen, die HR-Manager im Alltag nicht nutzen werden.

Die Verwaltung von Geräten mit Microsoft Excel mag für sehr kleine Teams von zehn oder weniger Personen in Ordnung sein, wird aber schnell ineffizient, wenn die Teams und Bestände wachsen. Besonders in Unternehmen mit mehreren Standorten kann ein zentrales SaaS-Tool, das mit anderen Kernfunktionen der Personalabteilung verbunden ist, die täglichen Inventur-Aufgaben vereinfachen.

Mit flair profitieren HR-Manager von einer schlanken, benutzerfreundlichen Lösung, die mit anderen HR-relevanten Daten verknüpft ist. So können Personalverantwortliche beispielsweise Unternehmensressourcen, Onboarding, persönliche Daten von Mitarbeitern und vieles mehr an einem Ort verwalten. Das bedeutet, dass die Zuweisung von Geräten an neue Mitarbeiter direkt in den Onboarding-Prozess integriert werden kann, so dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Softwareprogrammen nicht mehr erforderlich ist.