Ablauforganisation: Definition, Formen und Ziele auf einen Blick

Die Strukturierung und Organisation von Arbeitsabläufen ist nicht nur in produzierenden Unternehmen von zentraler Bedeutung. Eine gut strukturierte und strategisch ausgerichtete Ablauforganisation kann dazu beitragen, dass Prozesse reibungsloser ablaufen, die Produktivität gesteigert und die Kosten gesenkt werden. Diese Punkte können zu einem erheblichen Wettbewerbsvorsprung führen, weshalb es wichtig ist Prozesse in diversen Unternehmensbereichen aufzusplittern und unter die Lupe zu nehmen. Wir haben uns mit der Frage beschäftigt, was genau eine Ablauforganisation ist, wie sie sich von der Aufbauorganisation unterscheidet und was für Vorteile sie mit sich bringt.

Definition Ablauforganisation

Die Ablauforganisation ist ein Konzept aus der Organisationstheorie, das sich mit der Strukturierung von Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens befasst. Dabei geht es darum, die verschiedenen Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen, zu analysieren, zu planen und zu optimieren. Ziel ist es, die Abläufe, sowie den Arbeitsinhalt so zu gestalten, dass sie möglichst effizient sind und dadurch Kosten und Zeit gespart werden. Arbeitsschritte werde auf ihre Funktion und ihren Ablauf hin untersucht und anschließend optimiert.

In der Praxis spricht man heute oft von Prozessmanagement oder Workflow-Management. Um dieses Ziel zu erreichen werden verschiedene Methoden angewandt wie das Lean Management oder Six Sigma. Die Ablauforganisation und die damit einhergehenden Techniken können nicht nur in Unternehmen angewandt werden, sondern auch in anderen Bereichen wie Schule, Behörden oder Krankenhäusern einen Mehrwert stiften. Eigentlich ist sie überall da von Vorteil, wo Prozesse in die einzelnen Arbeitsschritten aufgegliedert werden können und auf ihre Kapazitätsauslastung, sowie die Arbeitsvorgänge untersucht werden können, um sie anschließend zu optimieren.

Die Aufgaben der Ablauforganisation

Eine erfolgreiche Ablauforganisation erfordert eine systematische Herangehensweise und ein Verständnis für die unterschiedlichen Prozesse und Abläufe, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden. Hierbei ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen in die Optimierung der Ablauforganisation einbezogen werden, da sie oft diejenigen sind, die in die einzelnen Teilaufgaben involviert sind und am besten wissen, wo es Schwierigkeiten oder Bottlenecks gibt, aus denen Optimierungsbedarf resultiert.

Die Optimierung der Prozessorganisation kann sich auf verschiedene Bereiche eines Unternehmens beziehen. So können Verbesserungen einen geordneten Ablauf im Rechnungswesen, Personalwesen oder Einkauf herbeiführen, aber auch Produktionsprozesse oder Logistikabläufe können optimiert werden. Durch genaue Überprüfung von Punkten wie zeitliche Abfolge von Prozessschritten, Qualifikation der Mitarbeiter:innen, sowie durch Untergliederung in Teilprozesse kann man im Ergebnis zu einer Minimierung der Durchlaufzeiten kommen, Engpässe beseitigen und Ressourcen effizienter nutzen.

Ein wichtiger Aspekt der Ablauforganisation ist auch die Nutzung moderner Technologien und Softwarelösungen. Diese können dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu vereinfachen, was wiederum zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Eine HR-Software wie flair kann beispielsweise dazu führen, dass Workflows im Personalwesen einheitlich, digital gestaltet werden und den einzelnen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden können. Beispielsweise können typische Aufgaben des Onboardings als Workflow jede:r Mitarbeiter:in im sogenannten Employee Hub zugänglich gemacht werden. So weiß jede:r neue Mitarbeiter:in was die ersten Schritte in einem neuen Unternehmen sind.

Ein weiteres Beispiel sind die Zielvereinbarungen, die innerhalb von flair digital umgesetzt und getrackt werden können. So sind Erwartungshaltungen von beiden Seiten (Management und Mitarbeiter:innen) klar abgesteckt und können in späteren Meetings als Gesprächsgrundlage herangezogen werden.

Auch die Organisation von Arbeitsschichten kann einfach digital organisiert werden. So kann man als Mitarbeiter:in freie Schichten einsehen und sich dafür freiwillig melden. Aber auch die Einreichung von Urlaubs- oder Krankheitstagen wird digital abgewickelt und muss von dem/der verantwortlichen Manager:in nur noch genehmigt werden. Das spart wertvolle zeitliche Ressourcen, die dann für andere Arbeitsprozesse eingesetzt werden können. Damit werden ganze Arbeitsstufen eingespart und Aufgabenbereiche klar zugewiesen. Dabei können die Datenschutzeinstellungen so verwaltet werden, dass nur die jeweiligen Manager:innen Zugriff auf die benötigten Mitarbeiterdaten haben.

Für die dynamischen Arbeitsprozesse ist eine klare Ausdifferenzierung in die einzelnen Aufgaben nicht immer leicht, jedoch können Arbeitsteile in einzelne Module eingeteilt und verschieden kombiniert werden.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Optimierung der Ablauforganisation ist die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Prozesse. Hierbei werden Prozesskennzahlen wie z.B. Durchlaufzeiten oder die Fehlerquote gemessen und ausgewertet. Auf Basis dieser Daten können dann weitere Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden, um eine funktionsorientierte Ablauforganisation zu erschaffen.

Bei der Verrichtung unterschiedlicher Arbeitsobjekte muss jeder Arbeitsgang und alle einzelnen Arbeitsreihen unter die Lupe genommen werden, da sonst der Datenoutput nicht ohne Weiteres vergleichbar ist. Die Verwendung von Sachmitteln und die Leistungsabstimmung kann in Form von einem Flussdiagramm dargestellt werden, sodass sowohl Transportwege, termintreue Leistungserbringung und Nutzung der Sachmittel und Arbeitsraum genau definiert sind.

Ziele der Ablauforganisation

Ziel der ganzen Anstrengungen ist, dass ein hoher Auftragsbestand problemlos abgewickelt werden kann und Leerlauf weitestgehend vermieden wird. Hierfür ist ein gut strukturierter Ablaufplan notwendig, der eine Arbeitszuordnung, sowie die einzelnen Stellen der Prozessschritte möglichst schlank gestaltet. Die visuelle Darstellung eines Ablaufplans kann in einem sogenannten Flow Chart münden und dient dazu, komplexe Abläufe übersichtlich für Jedermann aufzuschlüsseln.

Zudem lassen sich einige Arbeitsschritte durch neue technologische Möglichkeiten automatisieren. Nicht nur in der Produktion durch Maschinen und Roboter, sondern beispielsweise auch in puncto Personalverwaltung mit einer Softwarelösung wie flair.

Der Lean-Gedanke spielt bei der Ablauforganisation eine große Rolle. Um eine effiziente und effektive Wertschöpfungskette zu gestalten, wird der Fokus auf den Bereich Kundenorientierung gelegt und auf die strikte Vermeidung von Verschwendung, wodurch Prozesse verschlankt und Kosten gespart werden. Ein wichtiger Bestandteil des Lean-Prinzips ist die Kreislaufartige Verbesserung. Neue Erkenntnisse werden implementiert, gemessen, verändert, beobachten und dann geht der Prozess wieder von vorne los. Da sowohl die äußeren Anforderungen als auch das Kundensegment sich verändern kann ist es wichtig, einen Stillstand unbedingt zu vermeiden und stetig Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen. Eine Prozessoptimierung ist nicht nach einem Durchgang abgeschlossen. Auch hier gilt das Prinzip von analysieren - testen - anwenden - beobachten und dann wieder analysieren. Durch diese stetige Analyse Prozesse und damit auch Arbeitsergebnisse optimiert werden und Kosten und Zeit können effizient eingespart werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den eine strukturierte Ablauforganisation ausgerichtet ist, ist die Terminsicherung. Da einzelne Prozessschritte beobachtet werden, kann man genaue Zeiträume für die einzelnen Produktionsschritte berechnen. So kann man als Unternehmer sicherstellen, dass die Fertigstellung des Produktes und seine Auslieferung oder der Verkauf termingerecht erfolgt. Zudem kann durch eine strategisch optimierte Ablauforganisation die Durchlaufzeit einzelner Prozessschritte minimiert werden, sodass der Nachfrage entsprechend genügend Produkte produziert werden können. Durch diese bessere Planbarkeit kann auch die Kapazitätsauslastung von Maschinen und zur Bedienung benötigtem Personal optimiert werden. Stillstand von Maschinen kann so vermieden werden und damit auch Verluste die dadurch erlitten werden würden.

Unterschied Ablauforganisation vs. Aufbauorganisation

Die Ablauforganisation und die Aufbauorganisation sind zwei Konzepte im Organisationsmanagement, die sich auf unterschiedliche Aspekte der Organisationsstruktur beziehen, sich jedoch gegenseitig nicht ausschließen. Die Aufbauorganisation legt die formale Struktur eines Unternehmens beschreibt und die Verantwortlichkeiten, die Abteilungen und die Aufgabenbereiche innerhalb der Organisation fest und definiert die Beziehung zwischen den einzelnen Ebenen und Abteilungen des Unternehmens als Grundlage für die Zusammenarbeit.

Die Ablauforganisation hingegen beschreibt, wie bereits dargelegt, wie die Prozesse und Aktivitäten innerhalb der Organisation ablaufen. Sie bezieht sich auf die Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen, Verfahren und Prozessen, um die Effizienz, Effektivität und Qualität der Arbeit zu verbessern. Die Ablauforganisation betrachtet also die Arbeitsprozesse und die Interaktionen zwischen den verschiedenen Abteilungen und Personen, um sicherzustellen, dass die Arbeit reibungslos und effizient abläuft.

Fazit

Das Thema Ablauforganisation hängt eng mit der Aufbauorganisation zusammen und schließt sich gegenseitig nicht aus. Ganz im Gegenteil. Bestenfalls sollten beide Perspektiven bedacht und in Verbindung miteinander angewandt werden. Bedient man sich der gegebenen Handwerkzeuge, um die Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren, kann das zu gesunkenen Produktionskosten, Zeitersparnis und letztlich dann auch einem Wettbewerbsvorteil führen.

Es ist wichtig, dass man die einzelnen Prozessschritte sowohl für sich genommen, als auch im ganzen betrachtet, um Engpässe sowie Verbesserungspotenzial zu identifizieren und anschließend dementsprechend Optimierungen vorzunehmen. Alle Veränderungen sollten langfristig beobachtet und bei Bedarf immer wieder angepasst werden. Die Ablauforganisation ist demnach eher von der Handhabe her als Kreislauf anzusehen, der niemals vollständig beendet ist, da die Anforderungen an das Unternehmen selbst auch einem dynamischen Wandel unterliegen. Duch Strukturierung und Automatisierung können alle Bereiche des Unternehmens, auch das Personalwesen, verschlankt, digitalisiert und optimiert werden.

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