Elektronische Signatur

Dokumente digital unterschreiben

Nutze die elektronische Signatur von flair zum rechtskräftigen, digitalen Unterzeichnen von Verträgen und anderen Mitarbeiterdokumenten und spare so effektiv Zeit und senke deine Kosten.

Sichere digitale Signaturen für deine HR-Dokumente

Durch die Integration von elektronischen Signaturen in deinen Dokumenten-Workflow sparst Du Zeit und Kosten, die sonst durch Drucken, Versenden und Zurücksenden von Dokumenten anfallen und erfüllst gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen.

Zeitsparend - Verkürze die Zeit zwischen Dokumentenerstellung und Unterschriftseingang.

Konform - Erfülle die Anforderungen von Vorschriften wie eIDAS, ESIGN und ETA.

Rückverfolgbar - Bewahre eine vollständige digitale Aufzeichnung von Verträgen und Unterschriften auf.

Beschleunige dein Recruiting

Fordere digitale Unterschriften von Bewerber:innen auf Angebotsschreiben und Arbeitsverträge an, um die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.

Effiziente Verwaltung von Dokumenten

Benachrichtige Mitarbeitende, wenn zusätzliche Unterschriften erforderlich sind, um Zeit zu sparen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und der geltenden lokalen Gesetze zu gewährleisten.

Verfolge den Unterschriftsprozess

Verschaffe dir einen klaren Überblick über den gesamten elektronischen Unterschriftsprozess, um zu sehen, wer unterschrieben hat. Sende Erinnerungen an Mitarbeitende, die noch nicht unterschrieben haben.

"Wir nutzen flair während des gesamten Rekrutierungszyklus - vom Gespräch mit den Kandidat:innen bis zur Einstellung. Das ist ein nahtloser, gut umgesetzter Prozess mit flair."
Harald Mayer

CPO und Co-Founder

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Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Software für elektronische Signaturen?

E-Signatur-Software, auch bekannt als Software für elektronische Signaturen, ist eine digitale Lösung, die entwickelt wurde, um den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten zu optimieren und zu automatisieren. Sie erleichtert die Anwendung elektronischer Signaturen und ermöglicht es den Nutzer:innen, Dokumente digital zu unterzeichnen, anstatt sich auf die traditionellen Methoden mit Stift und Papier zu verlassen. Software für elektronische Signaturen umfasst oft verschiedene Funktionen wie Dokumentvorlagen, Workflows, Authentifizierungsmechanismen und Integrationen mit anderen Anwendungen und Plattformen.

Bei den meisten Lösungen für elektronische Signaturen kann der/die Benutzer:in Unterschriftsanforderungen verschicken. Der/die Empfänger:in oder Unterzeichner:in kann das Dokument lesen, gegebenenfalls Fragen stellen, die erforderlichen Felder ausfüllen und dann das Dokument unterschreiben und zurücksenden, ohne dass er/sie es ausdrucken oder abschicken muss.

Welche Vorteile bietet eine elektronische Signatur?

Der Einsatz von Software für elektronische Signaturen bietet zahlreiche Vorteile. Erstens verbessern sie die Effizienz und die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe, indem sie es den Benutzer:innen ermöglichen, Dokumente digital zu unterzeichnen, wodurch die zeitaufwändigen Schritte reduziert werden, die bei herkömmlichen, papierbasierten Unterzeichnungsprozessen erforderlich sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Produktivität, insbesondere für kleine Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren wollen.

Darüber hinaus bieten elektronische Signaturen mehr Benutzerfreundlichkeit. Die Software bietet häufig Echtzeit-Benachrichtigungen, die den Unterschriftsprozess beschleunigen und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben gewährleisten. Die Bequemlichkeit elektronischer Signaturen erstreckt sich auch auf die Möglichkeit, Unterschriften aus der Ferne zu erhalten, wodurch die Notwendigkeit einer persönlichen Unterzeichnung entfällt und die Anforderungen globaler Unternehmen erfüllt werden.

Software für elektronische Signaturen umfasst in der Regel Funktionen wie benutzerdefiniertes Branding, Vorlagen und die Integration mit gängigen Plattformen wie Microsoft Word, Dropbox, Google Drive und CRM-Systemen wie Salesforce. Diese Integrationsfähigkeit ermöglicht einen nahtlosen und vernetzten Ansatz für die Verwaltung und Unterzeichnung von Dokumenten.

Die Preismodelle von E-Signatur-Lösungen variieren und bieten Optionen für maßgeschneiderte Pläne auf der Grundlage spezifischer Unternehmensanforderungen. Zu den bekannten Anbietern von E-Signatur-Software gehören DocuSign, SignNow, HelloSign, Adobe Sign und PandaDoc, die jeweils einzigartige Funktionen und Integrationen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen anbieten.

Sind elektronische Signaturen sicher?

Ja, elektronische Signaturen können sogar zu einer verbesserten Sicherheit beitragen, mit Funktionen wie Prüfpfaden, Authentifizierungsmechanismen und der Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA und SOC 2. Die Verwendung digitaler Signaturen verringert auch das Risiko des Verlusts ,oder der Beschädigung von Dokumenten, da signierte Dokumente häufig sicher in der Cloud gespeichert werden und somit zuverlässige und zugängliche Speicherlösungen bieten.

Sind elektronisch signierte Dokumente legal?

Ja, elektronisch signierte Dokumente sind in vielen Ländern rechtlich anerkannt, vorausgesetzt, die elektronischen Signaturen entsprechen bestimmten Standards und den geltenden Vorschriften. Einige Beispiele für regionale Vorschriften sind eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) in der EU, der United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und der Electronic Transactions Act (ETA) in Australien.

Für Unternehmen ist es wichtig, E-Signatur-Lösungen zu wählen, die den rechtlichen Anforderungen ihrer jeweiligen Region und Branche entsprechen, um die Durchsetzbarkeit elektronisch signierter Dokumente zu gewährleisten.

Wie funktionieren elektronische Signaturen in flair?

Elektronische Signaturen sind in die flair-App auf Salesforce integriert. Dies bietet Personalvermittler:innen, Personalleiter:innen und HR-Expert:innen mehrere Vorteile.

So können Personalverantwortliche mit flair beispielsweise Angebotsschreiben und Verträge, die sie an Bewerber:innen senden, mit elektronischen Signaturen versehen. Mit einer einfachen Unterschriftsanforderung kann dies die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um die Bestätigung zu erhalten, dass ein:e neue:r Mitarbeiter:in dem Team beitritt.

Das E-Signatur-Tool von flair kann auch verwendet werden, um Unterschriften von Mitarbeitenden für Dokumente wie Datenschutzvereinbarungen, Unternehmensrichtlinien sowie Beförderungen und Versetzungen anzufordern. Der/die verantwortliche Manager:in kann über den flair Employee Hub eine Unterschriftsanforderung an mehrere Mitarbeitende senden, verfolgen, wer bereits unterschrieben hat, und Erinnerungen an diejenigen senden, die noch nicht unterschrieben haben.

flair kann auch mit anderen elektronischen Signaturlösungen wie PDF Butler und DocuSign integriert werden.

Welche weiteren Dokumentenmanagement-Funktionen bietet flair?

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Tools, die den Großteil des Lebenszyklus von Dokumenten abdecken. Der flair Document Builder ermöglicht es HR-Teams, wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Prozesse zu erstellen. Unser Document Generator automatisiert die Erstellung von HR-Dokumenten, indem er aktuelle Daten aus den Unternehmensdaten in Salesforce bezieht. Dies beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung, gewährleistet Konsistenz und reduziert das Fehlerrisiko.

Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem von flair den Benutzer:innen die sichere Freigabe und den Zugriff auf arbeitsbezogene Dokumente. Sie können rollenbasierte Berechtigungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeitende auf die Dokumente zugreifen können.

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