Dokumente digital unterschreiben

E-Signatur-Software, auch bekannt als Software für elektronische Signaturen, ist eine digitale Lösung, die entwickelt wurde, um den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten zu optimieren, zu automatisieren und eine Fernsignatur zu ermöglichen. Die FES ist der rechtssichere Signaturtyp für Verträge ohne Formvorschrift.

Es gibt verschiedene Anwendungsfälle. Auch die Unterzeichnung der Arbeitsverträge kann durch eine Software für elektronische Signaturen beschleunigt und erleichtert werden. Die Software erleichtert die Anwendung elektronischer Signaturen und ermöglicht es den Nutzern, Dokumente digital zu unterzeichnen, anstatt sich auf die traditionellen Methoden mit Stift und Papier zu verlassen. Software für elektronische Signaturen umfasst oft verschiedene Funktionen wie Dokumentvorlagen, Workflows, Authentifizierungsmechanismen und Integrationen mit anderen Anwendungen und Plattformen.

Bei den meisten Lösungen für elektronische Signaturen kann der Benutzer Unterschriftsanforderungen verschicken. Der Empfänger oder Unterzeichner kann das Dokument lesen, gegebenenfalls Fragen stellen, die erforderlichen Felder ausfüllen und dann das Dokument unterschreiben und zurücksenden, ohne dass er es ausdrucken oder abschicken muss. Wenn nötig kann auch eine elektronische Identifizierung angefordert werden.

Der Einsatz von Software für eine qualifizierte elektronische Signatur bietet zahlreiche Vorteile. Erstens verbessern sie die Effizienz und die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe, indem sie es den Benutzern ermöglichen, Dokumente digital zu unterzeichnen, wodurch die zeitaufwändigen Schritte reduziert werden, die bei herkömmlichen, papierbasierten Unterzeichnungsprozessen erforderlich sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Produktivität, insbesondere für kleine Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren wollen.

Darüber hinaus bieten qualifizierte Signaturen mehr Benutzerfreundlichkeit. Die Software bietet häufig Echtzeit-Benachrichtigungen, die den Unterschriftsprozess beschleunigen und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben gewährleisten. Die Bequemlichkeit elektronischer Signaturen erstreckt sich auch auf die Möglichkeit, Unterschriften aus der Ferne zu erhalten, wodurch die Notwendigkeit einer persönlichen Unterzeichnung entfällt und die Anforderungen globaler Unternehmen erfüllt werden.

Software für elektronische Signaturen umfasst in der Regel Funktionen wie benutzerdefiniertes Branding, Vorlagen und die Integration mit gängigen Plattformen wie Microsoft Word, Dropbox, Google Drive und CRM-Systemen wie Salesforce. Diese Integrationsfähigkeit ermöglicht einen nahtlosen und vernetzten Ansatz für die Verwaltung und Unterzeichnung von Dokumenten.

Die Preismodelle von E-Signatur-Lösungen variieren und bieten Optionen für maßgeschneiderte Pläne auf der Grundlage spezifischer Unternehmensanforderungen. Zu den bekannten Anbietern von E-Signatur-Software gehören DocuSign, SignNow, HelloSign, Adobe Sign und PandaDoc, die jeweils einzigartige Funktionen und Integrationen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen anbieten.

Ja, Signaturen für elektronische Dokumente können sogar zu einer verbesserten Sicherheit beitragen, mit Funktionen wie Prüfpfaden, Authentifizierungsmechanismen und der Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA und SOC 2. Die Verwendung digitaler Signaturen verringert auch das Risiko des Verlusts ,oder der Beschädigung von Dokumenten, da signierte Dokumente häufig sicher in der Cloud gespeichert werden und somit zuverlässige und zugängliche Speicherlösungen bieten.

Ein rein digitales Zertifikat unterscheidet sich vom qualifizierten Zertifikat, da bei zweiter folgende Anforderungen erfüllt sein müssen: Die Angabe, dass das Zertifikat als qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wird, Angabe des Ausstellers und Ortes, Name des Inhabers, Seriennummer des Zertifikats und gegebenenfalls Beschränkungen des Geltungsbereichs.

Ja, elektronisch signierte Dokumente sind in vielen Ländern rechtlich anerkannt (auch in Deutschland), vorausgesetzt, die elektronischen Signaturen entsprechen bestimmten Standards und den geltenden Vorschriften. Einige Beispiele für regionale Vorschriften ist die Eidas-Verordnung (Eidas-vo)(electronic IDentification, Authentication and trust Services) in der Europäischen Union, der United States Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und der Electronic Transactions Act (ETA) in Australien. Das Vertrauensdienstegesetz, was weitere Ausführungen für den deutschen Raum regelt, wurde in Deutschland 2017 eingeführt und basiert auf der eIDAS-Verordnung.

Eine eingescannte Unterschrift, die einem digitalen Dokument hinzugefügt wird, ist nicht als sichere Unterschrift anzusehen und deshalb auch keine Alternativlösung. Deshalb sollten PDFs mit einer eingescannten Unterschrift keine Rechtswirkung haben.

Für Unternehmen ist es wichtig, E-Signatur-Lösungen zu wählen, die den deutschen oder europäischen rechtlichen Anforderungen ihrer jeweiligen Region und Branche entsprechen, um die Durchsetzbarkeit elektronisch signierter Dokumente zu gewährleisten.

Wichtig ist, dass eine Authentifizierung sichergestellt ist, sodass im Härtefall eine Beweiskraft zu bestätigen ist, genauso wie die handschriftliche Unterschrift ihre Rechtsgültigkeit hat.

Generell ist zu unterscheiden, es gibt die einfache elektronische Signatur und die fortgeschrittene elektronische Signatur. Erstere ist jede elektronische Signatur, welche die Anforderungen für die höheren Standards nicht erfüllt. Für die fortgeschrittene elektronische Signatur können im Hintergrund zusätzlich Daten, wie Zeitstempel, erfasst, oder auch elektronische Siegel hinzugefügt werden.

Elektronische Signaturen sind in die flair-App auf Salesforce integriert. Dies bietet Personalvermittlern, Personalleiter und HR-Experten mehrere Vorteile.

So können Personalverantwortliche mit flair beispielsweise Angebotsschreiben und Verträge, die sie an Bewerbern senden, mit elektronischen Signaturen versehen. Mit einer einfachen Unterschriftsanforderung kann dies die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um die Bestätigung zu erhalten, dass ein neuer Mitarbeiter dem Team beitritt.

Das E-Signatur-Tool von flair kann auch verwendet werden, um Unterschriften von Mitarbeitenden für Dokumente wie Datenschutzvereinbarungen, Unternehmensrichtlinien sowie Beförderungen und Versetzungen anzufordern. Der verantwortliche Manager kann über den flair Employee Hub eine Unterschriftsanforderung an mehrere Mitarbeitende senden, verfolgen, wer bereits unterschrieben hat, und Erinnerungen an diejenigen senden, die noch nicht unterschrieben haben.

flair kann auch mit anderen elektronischen Signaturlösungen wie PDF Butler und DocuSign integriert werden.

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Tools, die den Großteil des Lebenszyklus von Dokumenten abdecken. Der flair Document Builder ermöglicht es HR-Teams, wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Prozesse zu erstellen. Unser Document Generator automatisiert die Erstellung von HR-Dokumenten, indem er aktuelle Daten aus den Unternehmensdaten in Salesforce bezieht. Dies beschleunigt den Prozess der Dokumentenerstellung, gewährleistet Konsistenz und reduziert das Fehlerrisiko.

Darüber hinaus ermöglicht das Dokumentenmanagementsystem von flair den Benutzern die sichere Freigabe und den Zugriff auf arbeitsbezogene Dokumente. Sie können rollenbasierte Berechtigungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können.