Elektronische Handtekening

Documenten efficiënt tekenen

Met flair's e-signature-functie bespaar je tijd, verlaag je de kosten en zorg je voor naleving bij het tekenen van aanbiedingsbrieven, contracten en andere documenten.

Veilige digitale tekeningen voor je HR-documenten

Door e-handtekeningen in je documentworkflow te integreren, hoef je minder tijd te besteden aan het afdrukken, posten en terugsturen van papierwerk, terwijl je toch aan de wettelijke vereisten voldoet.

Tijdbesparend - Verkort de tijd tussen het maken van het document en de ontvangst van de handtekening

Conform - Voldoet aan de eisen van regelgevingen zoals eIDAS, ESIGN en ETA

Traceerbar - Contracten en handtekeningen volledig digitaal bijhouden

Recruiting versnellen

Vraag digitale handtekeningen van kandidaten op aanbiedingsbrieven en arbeidscontracten om de time to hire te versnellen.

Stroomlijne workflows

Breng medewerkers op de hoogte wanneer extra tekeningen nodig zijn om naleving van het bedrijfsbeleid en toepasselijke lokale wetten te garanderen.

Volg het proces

Krijg een duidelijk overzicht van het hele proces van e-signatures om te zien wie er heeft ondertekend en om herinneringen te sturen naar medewerkers die nog niet hebben ondertekend.

"We gebruiken flair gedurende de hele recruitment levenscyclus - van het bespreken van kandidaten tot het aannemen van personeel. En dat is een naadloos, goed geïmplementeerd proces met flair."
Harald Mayer

CPO en Co-Founder

Meer informatie

Ontdek meer flair functies

Integraties die je HR verbeteren

Veelgestelde vragen

Wat is software voor e-signature?

Software voor elektronische handtekeningen is een digitale oplossing die ontworpen is om het ondertekeningsproces van documenten te stroomlijnen en te automatiseren. Het vergemakkelijkt de toepassing van elektronische handtekeningen, waardoor gebruikers documenten digitaal kunnen ondertekenen in plaats van met pen en papier. Software voor elektronische handtekeningen bevat vaak verschillende functies zoals documentsjablonen, workflows, verificatiemechanismen en integraties met andere applicaties en platforms.

Met de meeste oplossingen voor elektronische handtekeningen kan de gebruiker handtekeningverzoeken versturen. De ontvanger, of ondertekenaar, kan het document lezen, vragen stellen indien nodig, verplichte velden invullen en vervolgens het document ondertekenen en terugsturen zonder papierwerk af te hoeven drukken of op te sturen.

Wat zijn de voordelen van een elektronische handtekening?

Het gebruik van software voor elektronische handtekeningen heeft talloze voordelen. Ten eerste verbeteren ze de efficiëntie en snelheid van werkstromen doordat gebruikers documenten digitaal kunnen ondertekenen, waardoor de tijdrovende stappen van traditionele, papieren ondertekeningsprocessen worden verminderd. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de productiviteit, vooral voor kleine bedrijven die hun activiteiten willen stroomlijnen.

Daarnaast bieden elektronische handtekeningen een gebruiksvriendelijkere ervaring. De software biedt vaak realtime meldingen, wat het ondertekenproces versnelt en ervoor zorgt dat taken op tijd worden voltooid. Het gemak van elektronische handtekeningen strekt zich uit tot de mogelijkheid om handtekeningen op afstand te verzamelen, zodat er niet meer persoonlijk getekend hoeft te worden en tegemoet wordt gekomen aan wereldwijde bedrijfsbehoeften.

Software voor elektronische handtekeningen bevat meestal functionaliteiten zoals aangepaste branding, templates en integratie met populaire platforms zoals Microsoft Word, Dropbox, Google Drive en CRM-systemen zoals Salesforce. Deze integratiemogelijkheden zorgen voor een naadloze en onderling verbonden benadering van documentbeheer en ondertekening.

De prijsmodellen van oplossingen voor e-handtekeningen variëren, met opties voor op maat gemaakte plannen op basis van specifieke bedrijfsbehoeften. Enkele bekende leveranciers van software voor e-handtekeningen zijn DocuSign, SignNow, HelloSign, Adobe Sign en PandaDoc, die elk unieke functionaliteiten en integraties bieden om tegemoet te komen aan uiteenlopende bedrijfsbehoeften.

Zijn e-signatures veilig?

Ja, elektronische handtekeningen kunnen zelfs bijdragen aan een betere beveiliging, met functies zoals audit trails, verificatiemechanismen en naleving van voorschriften zoals HIPAA en SOC 2. Het gebruik van digitale handtekeningen vermindert ook het risico op verlies of beschadiging van documenten, omdat ondertekende documenten vaak veilig worden opgeslagen in de cloud, wat betrouwbare en toegankelijke opslagoplossingen biedt.

Zijn elektronisch ondertekende documenten legaal?

Ja, elektronisch ondertekende documenten worden in veel rechtsgebieden wettelijk erkend, mits de e-handtekeningen aan bepaalde standaarden voldoen en in overeenstemming zijn met de toepasselijke regelgeving. Enkele voorbeelden van regionale regelgeving zijn eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) in de EU, de Amerikaanse Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act en de Electronic Transactions Act (ETA) in Australië.

Het is belangrijk voor bedrijven om oplossingen voor e-handtekeningen te kiezen die voldoen aan de wettelijke vereisten van hun specifieke regio en sector om de afdwingbaarheid van elektronisch ondertekende documenten te garanderen.

Hoe werken e-signatures in flair?

Elektronische handtekeningen zijn geïntegreerd in de flair app op Salesforce. Dit biedt recruiters, aanwervingsmanagers en HR-professionals verschillende voordelen.

Recruiters kunnen flair bijvoorbeeld gebruiken om e-handtekeningen toe te voegen aan aanbiedingsbrieven en contracten die naar kandidaten worden gestuurd. Met een eenvoudig verzoek om een handtekening kan dit de tijd verkorten die nodig is om een bevestiging te ontvangen dat een nieuwe medewerker het team komt versterken.

De e-handtekeningentool van flair kan ook worden gebruikt om handtekeningen van medewerkers te vragen voor documenten zoals gegevensbeschermingsovereenkomsten, bedrijfsbeleid en promoties en overplaatsingen. De verantwoordelijke manager kan een handtekeningverzoek naar meerdere medewerkers sturen via de flair Employee Hub, bijhouden wie er al getekend heeft en herinneringen sturen naar degenen die nog niet getekend hebben.

flair kan ook worden geïntegreerd met andere oplossingen voor elektronische handtekeningen, zoals PDF Butler en DocuSign.

Welke andere functies voor documentbeheer biedt flair?

flair biedt een reeks tools voor documentbeheer die het grootste deel van de levenscyclus van een document bestrijken. Met de flair Document Builder kunnen HR-teams herbruikbare sjablonen maken voor terugkerende processen. Onze Document Generator automatiseert de creatie van HR-documenten, waarbij actuele gegevens worden ontleend aan bedrijfsrecords in Salesforce. Dit versnelt het creatieproces van documenten, zorgt voor consistentie en vermindert de kans op fouten.

Bovendien stelt het documentbeheersysteem van flair gebruikers in staat om werkgerelateerde documenten veilig te delen en te openen. Je kunt rolgebaseerde rechten configureren om ervoor te zorgen dat documenten alleen toegankelijk zijn voor bevoegde medewerkers.

Boek jouw persoonlijke demo

Ben je klaar om te zien hoe jouw organisatie zal floreren met flair? Neem contact met ons op om jouw behoeften te bespreken en te zien hoe flair je kan helpen HR harmonie te bereiken.

Ontdek een flair op maat van jouw prioriteiten

Vraag naar flair: We ondersteunen je tijdens het hele proces

Book a demo