Veilig bestanden beheren

Een documentbeheersysteem (DMS) is software die gebruikers helpt bij het opslaan, organiseren, openen en delen van elektronische documenten. Door papieren bestanden te digitaliseren en kopieën op te slaan in een documentbeheersysteem, kunnen bedrijven stapels papier voorkomen en administratieve taken versnellen. Systemen voor documentbeheer zijn ook veiliger. Door machtigingen toe te kennen aan specifieke mensen in uw organisatie, kunt u bepalen wie digitale bestanden kan openen, verplaatsen of bewerken. Gebruikers hebben de juiste rechten nodig om documenten te delen en kunnen ze alleen delen met mensen die de benodigde toegangsrechten hebben. Een DMS in de cloud kan bijzonder nuttig zijn voor bedrijven met geografisch verspreide werknemers. Het is niet alleen papierloos, maar geeft werknemers ook vanaf elke locatie toegang tot bestanden. Dit kan samenwerkingsprocessen stroomlijnen en administratief werk vereenvoudigen.

HR-software voor documentbeheer is een DMS dat speciaal is ontworpen voor HR-managers. Het is vergelijkbaar met een HR-informatiesysteem (HRIS) in die zin dat het de HR-afdeling voorziet van een centrale opslagplaats voor alle benodigde documenten.

Cloud-gebaseerde HR-software wordt steeds populairder omdat het meer veiligheid en schaalbaarheid biedt dan papieren personeelsdossiers. Een oplossing voor documentbeheer kan van groot voordeel zijn voor de HR-afdeling. Meestal moet de HR-afdeling een grote hoeveelheid papierwerk beheren gedurende de hele levenscyclus van een werknemer. Door een software voor documentbeheer voor HR te implementeren, hoeven HR-medewerkers niet langer archiefkasten door te spitten, maar kunnen ze hun digitale documenten gemakkelijk vinden en organiseren.

Een oplossing voor documentbeheer kan HR bijvoorbeeld helpen bij het delen en organiseren van documenten zoals arbeidscontracten, cv's, personeelshandboeken en andere nuttige hulpmiddelen voor nieuwe werknemers.

Belangrijke HR-processen zijn afhankelijk van snelle toegang tot personeelsgegevens. Het opslaan van documenten en bestanden op papier is inefficiënt en kan ertoe leiden dat onnodig veel tijd wordt besteed aan het zoeken naar specifieke informatie. Tegelijkertijd willen sollicitanten en nieuwe werknemers niet langer enorme stapels papier ontvangen tijdens het sollicitatie- en inwerkproces. Het digitaliseren van papieren bestanden kan het sollicitatieproces versnellen, het inwerken vereenvoudigen en de ervaring van kandidaten en werknemers verbeteren. Elektronische handtekeningen maken het afdrukken en ondertekenen van contracten en overeenkomsten overbodig, waardoor het administratieve werk nog sneller verloopt. Veel landen hebben specifieke minimum- en maximumtermijnen voor het bewaren van sollicitatie- en werknemersdocumenten. Een beheersysteem voor HR-documenten helpt je om deze bewaarperioden bij te houden en de documenten te verwijderen als dat nodig is.

Het is van vitaal belang dat personeelsgegevens 100% veilig zijn en alleen worden gedeeld met relevante belanghebbenden. Met flair kun je rechten toewijzen om ervoor te zorgen dat alleen managers en werknemers die dat nodig hebben toegang hebben. Je kunt ook beheerrechten toewijzen op basis van locatie, zodat bijvoorbeeld HR-managers in het VK alleen toegang hebben tot de gegevens van werknemers in het VK. Bovendien worden al uw personeelsgegevens opgeslagen in Salesforce. Dit betekent dat u profiteert van dezelfde robuuste beveiligingsstandaarden die door meer dan 150.000 Salesforce-klanten worden gebruikt.

flair biedt verschillende functies voor documentbeheer om je HR-afdeling te ondersteunen. Met flair kun je documenten zoals arbeidscontracten en salarisstroken automatisch aanmaken op basis van sjablonen. Deze documenten kun je vervolgens delen met specifieke medewerkers in de Employee Hub. Onze documentgenerator is beschikbaar in onze Enterprise- en Cultuurplannen - zie onze prijspagina voor meer informatie. Andere HR-bestanden, zoals inwerkdocumenten, ziekmeldingen, certificaten en documenten met betrekking tot antecedentenonderzoek, kunnen ook worden geüpload via de Employee Hub.