Dokumente sicher verwalten

Ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS) ist eine Software, die Benutzer:innen hilft, elektronische Dokumente zu speichern, zu organisieren, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen. Durch die Digitalisierung von Papierakten und die Speicherung der Kopien in einem Dokumentenverwaltungssystem können Unternehmen Papierstapel vermeiden und Verwaltungsaufgaben beschleunigen. Dokumentenmanagementsysteme sind auch sicherer.

Durch die Zuweisung von Berechtigungen an bestimmte Personen in deinem Unternehmen kannst Du steuern, wer auf digitale Dateien zugreifen, sie verschieben oder bearbeiten darf. Die Benutzenden benötigen für die Freigabe von Dokumenten entsprechende Berechtigungen und können sie nur mit Personen teilen, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Ein Cloud-basiertes DMS kann besonders für Unternehmen mit räumlich verteilten Belegschaften nützlich sein. Es ist nicht nur papierlos, sondern ermöglicht den Mitarbeitenden auch den Zugriff auf Dateien von jedem beliebigen Standort aus. Dies kann kollaborative Prozesse optimieren und die Verwaltungsarbeit vereinfachen.

HR-Dokumentenverwaltungssoftware ist ein DMS, das speziell für Personalverantwortliche entwickelt wurde. Sie ähnelt einem Personalverwaltungssystem (HRIS), da sie der Personalabteilung einen zentralen Speicherort für alle benötigten Dokumente bietet.

Cloud-basierte HR-Software setzt sich immer mehr durch, da sie mehr Sicherheit und Skalierbarkeit bietet als papierbasierte Mitarbeiterunterlagen. Eine Dokumentenmanagementlösung kann für die Personalabteilung von großem Vorteil sein. Normalerweise muss die Personalabteilung während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden eine große Menge an Papierkram bewältigen.

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Software für die Personalabteilung müssen die Mitarbeitenden der Personalabteilung nicht mehr in Aktenschränken suchen, sondern können ihre digitalen Dokumente leicht finden und organisieren. Eine Dokumentenverwaltungslösung kann die Personalabteilung beispielsweise dabei unterstützen, Dokumente wie Arbeitsverträge, Lebensläufe, Mitarbeiterhandbücher und andere hilfreiche Ressourcen für neue Mitarbeitende gemeinsam zu nutzen und zu organisieren.

Für die wichtigsten HR-Prozesse ist man auf einen schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten angewiesen. Die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in Papierform ist ineffizient und kann zu unnötigem Zeitaufwand bei der Suche nach bestimmten Informationen führen.

Gleichzeitig wollen Bewerbende und neue Mitarbeitende nicht länger riesige Papierstapel während des Bewerbungs- und Onboarding-Prozesses erhalten. Die Digitalisierung von Papierakten kann den Bewerbungsprozess beschleunigen, das Onboarding vereinfachen und die Erfahrungen der Bewerbenden und Mitarbeitenden verbessern.

Elektronische Unterschriften machen das Ausdrucken und Unterschreiben von Verträgen und Vereinbarungen überflüssig, was die Verwaltungsarbeit weiter beschleunigt.

In vielen Ländern gibt es bestimmte Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen für Bewerbungs- und Mitarbeiterdokumente. Ein HR-Dokumentenmanagementsystem hilft dir, diese Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten und die Unterlagen bei Bedarf zu löschen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiterunterlagen zu 100 % sicher aufbewahrt und nur an relevante Interessengruppen weitergegeben werden.

Mit flair kannst Du Berechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur Manager:innen und Mitarbeitende, die es benötigen, Zugriff erhalten. Du kannst auch Verwaltungsrechte auf der Grundlage des Standorts zuweisen, so dass z. B. Personalleiter:innen in Großbritannien nur auf die Datensätze von Mitarbeitenden aus Großbritannien zugreifen können.

Darüber hinaus werden alle deine Mitarbeiterdaten in Salesforce gespeichert. Das bedeutet, dass Du von denselben robusten Sicherheitsstandards profitierst, die über 150.000 Salesforce-Kunden nutzen.

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Funktionen zur Unterstützung deiner Personalabteilung.

Mit flair kannst Du automatisch Dokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf der Grundlage von Vorlagen erstellen. Diese Dokumente kannst Du dann im Employee Hub für bestimmte Mitarbeitende freigeben. Unser Dokumentengenerator ist in unseren Enterprise- und Culture-Tarifen verfügbar – weitere Informationen findest Du auf unserer Seite Preise. Andere HR-Dateien, wie z. B. Onboarding-Dokumente, Krankmeldungen, Bescheinigungen und Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeitenden, können ebenfalls über das Employee Hub hochgeladen werden.