Digitaler Dokumentenverwaltung

Dokumente zentral, sicher verwalten

Unsere native Salesforce-Lösung ist mit sämtlichen Funktionen ausgestattet, die für die sichere Speicherung und effiziente Verwaltung von Dateien unerlässlich sind.

Übersichtliche Verwaltung von Personalunterlagen

Mit flair digitalisierst du mühelos Personaldaten und automatisierst die Erstellung sowie elektronische Unterzeichnung von Dokumenten.

Zeit sparen durch Automatisierung

Beschleunige die Verwaltungsarbeit und lass automatisiert Dokumente und E-Mails erstellen.

Einfache Datenfreigabe

Sofortige Übertragung von Dokumenten aus Salesforce in das Mitarbeiterportal für schnellen Zugriff.

Salesforce Sicherheit

flair gewährleistet höchste Dokumentensicherheit dank der Partnerschaft mit Salesforce.

Gesetzeskonforme Datenorganisation

Berechtigungszugriff für Dokumente einschränken und Daten DSGVO-konform speichern.

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Florian Gehring

Co-Founder & Managing Director

Kunde seit 2019

500+ Mitarbeiter

Beratung

Zur Success Story

"Mit flair haben wir viel mehr Transparenz in unserer Personalabteilung. Die Prozesse werden organisiert und beschleunigt, und wir haben immer Zugriff auf die benötigten Daten - egal, ob man im Büro ist oder nicht."

Dokumentengenerator

Automatische Erstellung von Dokumenten und Verträgen

Optimiere die Erstellung von Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Angebotsschreiben, Unternehmensrichtlinien und mehr mit dem flair Dokumentengenerator in Salesforce.

  • Sicheres Hochladen von Dokumenten
  • Anzeigen und Herunterladen von Gehaltsabrechnungen oder Verträgen
  • Automatische Verknüpfung neuer Dokumente mit Mitarbeiterprofilen
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Dokumente kategorisieren

Dokumente Kategorien zuordnen

Zentralisiere die Dateiablage und kategorisiere Dokumente, um den Zugriff zu verbessern. Nutze den Employee Hub zur Übermittlung von vertraulichen Mitarbeiterdateien.

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E-Signatur

Digitale Dokumente unterzeichnen und versenden

Die papierlose elektronische Unterzeichnung von flair macht die manuelle Unterzeichnung überflüssig und verkürzt die Zeit für den Abschluss von Geschäften und Dokumenten.

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Mobiles Dokumentenmanagement

Zugriff und Download auf Dokumente von unterwegs

Ermögliche es Managern und Mitarbeitenden, ihre persönlichen Dateien bequem von unterwegs aus zu verwalten, mit Android und iOS-Geräten in der App.

  • Sicheres Hochladen von Dokumenten
  • Anzeigen und Herunterladen von Gehaltsabrechnungen oder Verträgen
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Smartes Dokumentenmanagement teamübergreifend

Die Organisation von Personaldokumenten trägt zur Optimierung der Verwaltung bei und gewährleistet die Einhaltung von Branchenstandards.

Gesundheitswesen

Mit flair organisiert im Gesundheitswesen

flair ermöglicht es medizinischen Unternehmen, den Überblick über Mitarbeiterverträge und Zertifizierungen zu behalten.

Beratungen

Eine zentrale Informationsquelle

Beratungsunternehmen nutzen flair zur Verwaltung und Pflege eines zentralen Systems zur Speicherung von Mitarbeiterdaten.

Technologie

Mehr Effizienz durch digitalisierte Dokumente

Aufstrebende Technologieunternehmen nutzen flair, um ihre Daten zu ordnen und zu kategorisieren.

Entdecke weitere flair Funktionen

Zeiterfassung
Alle Arbeitsstunden im Blick behalten
Erfahre mehr
Payroll
Lohnabrechnung optimal vorbereiten
Erfahre mehr
Schichtplanung
Einfache und skalierbare Schichtplanung
Erfahre mehr

flair bietet ein breiteres Spektrum an Integrationen

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenverwaltungssystem (DMS) ist eine Software, die Benutzern hilft, elektronische Dokumente zu speichern, zu organisieren, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen. Durch die Digitalisierung von Papierakten und die Speicherung der Kopien in einem Dokumentenverwaltungssystem können Unternehmen Papierdokumente vermeiden und Verwaltungsaufgaben beschleunigen. Dokumentenmanagementsysteme sind zudem auch sicherer. Bei einigen Geschäftsprozessen ist eine Archivierung erforderlich, wobei ein digitales Dokumentenmanagement äußerst hilfreich sein kann.

Durch die Zuweisung von Berechtigungen an bestimmte Personen in deinem Unternehmen kannst Du steuern, wer auf digitale Dateien zugreifen, sie verschieben oder bearbeiten darf. Die Benutzenden benötigen für die Freigabe von Dokumenten entsprechende Berechtigungen und können sie nur mit Personen teilen, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Ein Cloud-basiertes DMS kann besonders für Unternehmen mit räumlich verteilten Belegschaften nützlich sein. Es ist nicht nur papierlos, sondern ermöglicht den Mitarbeitenden auch den Zugriff auf Dateien von jedem beliebigen Standort aus. Dies kann kollaborative Prozesse optimieren und die Verwaltungsarbeit vereinfachen.

Wofür nutzt man HR-Dokumentenmanagement?

HR-Dokumentenverwaltungssoftware ist ein DMS, das speziell für Personalverantwortliche entwickelt wurde. Sie ähnelt einem Personalverwaltungssystem (HRIS), da sie der Personalabteilung einen zentralen Speicherort für alle benötigten Dokumente bietet. Die Verwaltung von Dokumenten in Softwarelösungen kann einem lästiges Scannen und Archivieren ersparen. Zudem wird von flair die Datensicherheit gewährleistet, sodass die DSGVO vollumfänglich berücksichtigt wird.

Cloud-basierte HR-Software setzt sich immer mehr durch, da sie mehr Sicherheit und Skalierbarkeit bietet als papierbasierte Mitarbeiterunterlagen. Eine Dokumentenmanagementlösung kann für die Personalabteilung von großem Vorteil sein. Normalerweise muss die Personalabteilung während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden eine große Menge an Papierkram bewältigen.

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Software für die Personalabteilung müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht mehr in Aktenschränken suchen, sondern können ihre digitalen Dokumente leicht finden und organisieren. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann die Personalabteilung beispielsweise dabei unterstützen, Dokumente wie Arbeitsverträge, Lebensläufe, Mitarbeiterhandbücher und andere hilfreiche Ressourcen für neue Mitarbeiter gemeinsam zu nutzen und zu organisieren, indem sie alles digitalisieren.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Dokumenten?

Für die wichtigsten HR-Prozesse ist man auf einen schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten angewiesen. Die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in Papierform ist ineffizient und kann zu unnötigem Zeitaufwand bei der Suche nach bestimmten Informationen führen.

Gleichzeitig wollen Bewerber und neue Mitarbeiter nicht länger riesige Papierstapel während des Bewerbungs- und Onboarding-Prozesses erhalten. Die Digitalisierung von Papierakten kann den Bewerbungsprozess beschleunigen, das Onboarding vereinfachen und die Erfahrungen der Bewerbenden und Mitarbeitenden verbessern.

Elektronische Unterschriften machen das Ausdrucken und Unterschreiben von Verträgen und Vereinbarungen überflüssig, was die Verwaltungsarbeit weiter beschleunigt.

In vielen Ländern gibt es bestimmte Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen für Bewerbungs- und Mitarbeiterdokumente. Ein HR-Dokumentenmanagementsystem hilft dir, diese Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten und die Unterlagen bei Bedarf zu löschen.

Sind meine Mitarbeiterdokumente bei flair sicher?

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiterunterlagen zu 100 % sicher aufbewahrt und nur an relevante Interessengruppen weitergegeben werden.

Mit flair kannst Du Berechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur Manager:innen und Mitarbeitende, die es benötigen, Zugriff erhalten. Du kannst auch Verwaltungsrechte auf der Grundlage des Standorts zuweisen, so dass z. B. Personalleiter:innen in Großbritannien nur auf die Datensätze von Mitarbeitenden aus Großbritannien zugreifen können.

Darüber hinaus werden alle deine Mitarbeiterdaten in Salesforce gespeichert. Das bedeutet, dass Du von denselben robusten Sicherheitsstandards profitierst, die über 150.000 Salesforce-Kunden nutzen.

Welche Funktionen hat das flair Dokumentenmanagement?

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Funktionen zur Unterstützung deiner Personalabteilung und um Arbeitsprozesse in automatisierte Workflows umzuwandeln und die Archivierung von Dokumenten und die Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern. Cloudbasierte DMS-Systeme wie flair haben den Vorteil, dass man von überall darauf zugreifen kann, beispielsweise aus dem Homeoffice, und eine revisionssichere Archivierung gewährleistet wird. Der Funktionsumfang von flair geht jedoch weit über die eines einfachen DMS-Anbieters hinaus. Neben der Verwaltung von digitalen Akten hilft flair dabei, die gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf Datensicherheit, aber auch anderen arbeitsrechtliche Richtlinien umzusetzen.

Mit flair kannst Du dein Workflow-Management perfektionieren und automatisch Dokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf der Grundlage von Vorlagen erstellen. Diese Dokumente kannst Du dann im Employee Hub für bestimmte Mitarbeitende freigeben. Kein lästiges hin- und versenden der Word Anhänge mehr, sondern alles an einem Ort. Unser Dokumentengenerator ist in unseren Enterprise- und Culture-Tarifen verfügbar – weitere Informationen findest Du auf unserer Seite Preise. Andere HR-Dateien, wie z. B. Onboarding-Dokumente, Krankmeldungen, Bescheinigungen und Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeitenden, können ebenfalls über das Employee Hub hochgeladen werden.

flair verhilft mit der Lösung für elektronische Dokumentenmanagement somit ein papierloses Büro zu etablieren und Nachvollziehbarkeit im gesamten Personalwesen zu sichern. Wichtige Dokumente können in Sekundenschnelle hochgeladen werden und durch Suchfunktionen auch schnell wiedergefunden werden.

Kann auf die Dokumentenverwaltungsfunktionen von flair aus der Ferne zugegriffen werden?

Ja, flair bietet einen Cloud-Lösung oder webbasierten Zugang, der es den Benutzern ermöglicht, von jedem Ort mit Internetanschluss sicher auf Dokumente und die digitale Personalakte der Mitarbeiter zuzugreifen, sie zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. Wir sind Enterprise Content Management, Records Management und eine HR-Lösung in einem. Egal, ob Du einen Windows-PC, einen Mac-Computer oder ein Android-Mobilgerät verwendest, Du kannst mühelos auf deine Dokumente zugreifen.

Mit der intelligenten Benutzeroberfläche der flair Mobile App ist der Zugriff auf deine Dokumente von unterwegs aus nahtlos und bequem. Ganz gleich, ob Du auf Reisen bist, dich in einem Meeting befindest oder einfach nicht an deinem Schreibtisch sitzt, Du bleibst in Verbindung und bist über wichtige Updates informiert. Die mobile App sorgt dafür, dass dir nichts entgeht, denn sie ermöglicht es dir, Dokumente von deinem Handy aus, zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. Die DMS-Lösung von flair ist mehr als nur eine digitale Dokumentenablage, sondern hilft darüber hinaus ein Management-System für alle Personalprozesse.

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Entdecke die Vorteile von flair! Lasse dich von unseren Experten in einer kostenlosen, unverbindlichen Demo durch die HR-Software führen und erfahre, wie flair deine Personalprozesse optimieren kann.

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