Dokumente zentral, sicher verwalten

Ein Dokumentenverwaltungssystem (auch DMS-Software genannt) ist eine Software, die Benutzern hilft, elektronische Dokumente zu speichern, zu organisieren, darauf zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen. Durch die Digitalisierung von Papierakten und die Speicherung der Kopien in einem Dokumentenverwaltungssystem können Unternehmen Papierdokumente vermeiden und Verwaltungsaufgaben beschleunigen. Dokumentenmanagementsysteme sind zudem auch sicherer. Bei einigen Geschäftsprozessen ist eine Archivierung erforderlich, wobei ein digitales Dokumentenmanagement äußerst hilfreich sein kann.

Durch die Verschlagwortung und Versionierung von Dokumenten kannst Du effizient nach Informationen suchen und sicherstellen, dass immer die richtige Version eines Dokuments vorliegt. Dies wird durch Funktionen wie Texterkennung und Volltextsuche zusätzlich unterstützt.

Durch die Zuweisung von Berechtigungen an bestimmte Personen in deinem Unternehmen kannst Du steuern, wer auf digitale Dateien zugreifen, sie verschieben oder bearbeiten darf. Die Benutzenden benötigen für die Freigabe von Dokumenten entsprechende Berechtigungen und können sie nur mit Personen teilen, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

Ein Cloud-basiertes DMS kann besonders für Unternehmen mit räumlich verteilten Belegschaften nützlich sein. Es ist nicht nur papierlos, sondern ermöglicht den Mitarbeitenden auch den Zugriff auf Dateien von jedem beliebigen Standort aus. Dies kann kollaborative Prozesse optimieren und die Verwaltungsarbeit vereinfachen.

HR-Dokumentenverwaltungssoftware ist ein DMS, das speziell für Personalverantwortliche entwickelt wurde. Sie ähnelt einem Personalverwaltungssystem (HRIS), da sie der Personalabteilung einen zentralen Speicherort für alle benötigten Dokumente bietet. Die Verwaltung von Dokumenten in Softwarelösungen kann einem lästiges Scannen und Archivieren ersparen. Zudem wird von flair die Datensicherheit gewährleistet, sodass die DSGVO vollumfänglich berücksichtigt wird.

Cloud-basierte HR-Software setzt sich immer mehr durch, da sie mehr Sicherheit und Skalierbarkeit bietet als papierbasierte Mitarbeiterunterlagen. Eine Dokumentenmanagementlösung kann für die Personalabteilung von großem Vorteil sein. Normalerweise muss die Personalabteilung während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden eine große Menge an Papierkram bewältigen.

Durch die Implementierung einer Dokumentenmanagement-Software für die Personalabteilung müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht mehr in Aktenschränken suchen, sondern können ihre digitalen Dokumente leicht finden und organisieren. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann die Personalabteilung beispielsweise dabei unterstützen, Dokumente wie Arbeitsverträge, Lebensläufe, Mitarbeiterhandbücher und andere hilfreiche Ressourcen für neue Mitarbeiter gemeinsam zu nutzen und zu organisieren, indem sie alles digitalisieren.

Für die wichtigsten HR-Prozesse ist man auf einen schnellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten angewiesen. Die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in Papierform ist ineffizient und kann zu unnötigem Zeitaufwand bei der Suche nach bestimmten Informationen führen.

Gleichzeitig wollen Bewerber und neue Mitarbeiter nicht länger riesige Papierstapel während des Bewerbungs- und Onboarding-Prozesses erhalten. Die Digitalisierung von Papierakten kann den Bewerbungsprozess beschleunigen, das Onboarding vereinfachen und die Erfahrungen der Bewerbenden und Mitarbeitenden verbessern.

Elektronische Unterschriften machen das Ausdrucken und Unterschreiben von Verträgen und Vereinbarungen überflüssig, was die Verwaltungsarbeit weiter beschleunigt.

In vielen Ländern gibt es bestimmte Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen für Bewerbungs- und Mitarbeiterdokumente. Ein HR-Dokumentenmanagementsystem hilft dir, diese Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten und die Unterlagen bei Bedarf zu löschen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Mitarbeiterunterlagen zu 100 % sicher aufbewahrt und nur an relevante Interessengruppen weitergegeben werden.

Mit flair kannst Du Berechtigungen zuweisen, um sicherzustellen, dass nur Manager:innen und Mitarbeitende, die es benötigen, Zugriff erhalten. Du kannst auch Verwaltungsrechte auf der Grundlage des Standorts zuweisen, so dass z. B. Personalleiter:innen in Großbritannien nur auf die Datensätze von Mitarbeitenden aus Großbritannien zugreifen können.

Darüber hinaus werden alle deine Mitarbeiterdaten in Salesforce gespeichert. Das bedeutet, dass Du von denselben robusten Sicherheitsstandards profitierst, die über 150.000 Salesforce-Kunden nutzen.

flair bietet eine Reihe von Dokumentenmanagement-Funktionen zur Unterstützung deiner Personalabteilung und um Arbeitsprozesse in automatisierte Workflows umzuwandeln und die Archivierung von Dokumenten und die Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern. Cloudbasierte DMS-Systeme wie flair haben den Vorteil, dass man von überall darauf zugreifen kann, beispielsweise aus dem Homeoffice, und eine revisionssichere Archivierung gewährleistet wird. Der Funktionsumfang von flair geht jedoch weit über die eines einfachen DMS-Anbieters hinaus. Neben der Verwaltung von digitalen Akten hilft flair dabei, die gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf Datensicherheit, aber auch anderen arbeitsrechtliche Richtlinien umzusetzen.

Mit flair kannst Du dein Workflow-Management perfektionieren und automatisch Dokumente wie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf der Grundlage von Vorlagen erstellen. Diese Dokumente kannst Du dann im Employee Hub für bestimmte Mitarbeitende freigeben. Kein lästiges hin- und versenden der Microsoft Word Anhänge mehr, sondern alles an einem Ort. Unser Dokumentengenerator ist in unseren Enterprise- und Culture-Tarifen verfügbar – weitere Informationen findest Du auf unserer Seite Preise. Andere HR-Dateien, wie z. B. Onboarding-Dokumente, Krankmeldungen, Bescheinigungen und Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeitenden, können ebenfalls über das Employee Hub hochgeladen werden.

flair verhilft mit der Lösung für elektronische Dokumentenmanagement somit ein papierloses Büro zu etablieren und Nachvollziehbarkeit im gesamten Personalwesen zu sichern. Wichtige Dokumente können in Sekundenschnelle hochgeladen werden und durch Suchfunktionen auch schnell wiedergefunden werden.

Ja, flair bietet einen Cloud-Lösung oder webbasierten Zugang, der es den Benutzern ermöglicht, von jedem Ort mit Internetanschluss sicher auf Dokumente und die digitale Personalakte der Mitarbeiter zuzugreifen, sie zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. Wir sind Enterprise Content Management, Records Management und eine HR-Lösung in einem. Egal, ob Du einen Windows-PC, einen Mac-Computer oder ein Android-Mobilgerät verwendest, Du kannst mühelos auf deine Dokumente zugreifen.

Mit der intelligenten Benutzeroberfläche der flair Mobile App ist der Zugriff auf deine Dokumente von unterwegs aus nahtlos und bequem. Ganz gleich, ob Du auf Reisen bist, dich in einem Meeting befindest oder einfach nicht an deinem Schreibtisch sitzt, Du bleibst in Verbindung und bist über wichtige Updates informiert. Die mobile App sorgt dafür, dass dir nichts entgeht, denn sie ermöglicht es dir, Dokumente von deinem Handy aus, zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten. Die DMS-Lösung von flair ist mehr als nur eine digitale Dokumentenablage, sondern hilft darüber hinaus ein Management-System für alle Personalprozesse.