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Implementierung & Migration

flair implementieren: vom Projektstart zum Alltag

Sie planen den Wechsel von Excel, Personio oder einem anderen HR-System? Klären Sie Daten, Zuständigkeiten und Schulungsbedarf vor dem Start. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Einführung mit Ihrem Projektteam vorzubereiten.

Einführung besprechen

Was Sie für den Start brauchen

Sie können flair mit einer bestehenden Salesforce-Umgebung nutzen. Wenn Sie Salesforce noch nicht einsetzen, richtet flair eine Salesforce-Instanz für Sie ein. Besprechen Sie vor dem Start, welche Umgebung Sie nutzen und wer sie administriert. Mehr zu den Voraussetzungen unter Salesforce HR.

Für Ihre Planung: Benennen Sie eine verantwortliche Person in HR und eine Ansprechperson in der IT. Halten Sie Ihre wichtigsten Prozesse, Datenquellen und offenen Fragen fest. Den kommerziellen Rahmen besprechen Sie anhand der Preise und Module.

Ihre Einführung in fünf Planungsschritten

Nutzen Sie diese Schritte als Checkliste für Ihr Projektgespräch. Der vereinbarte Leistungsumfang bestimmt die konkrete Umsetzung.

  1. Ziele klären: Welche HR-Prozesse sollen zuerst starten? Welche Anforderungen haben Ihre Standorte und Gesellschaften?
  2. Umgebung vorbereiten: Salesforce-Umgebung, Zugänge und Zuständigkeiten abstimmen.
  3. Daten vorbereiten: Quellen erfassen, Felder zuordnen und den Übernahmeumfang vereinbaren.
  4. Prüfen und schulen: Testfälle und erwartete Ergebnisse festhalten; Admin-Schulungen einplanen.
  5. Start abstimmen: Offene Punkte, Freigaben und den anschließenden Support klären.

Setup, Anpassung, Admin-Schulung und Projektmanagement können Teil der vereinbarten Leistungen sein. Maßgeblich ist Ihr Auftrag; siehe Implementierungsbedingungen.

Daten aus Excel, Personio oder anderen HR-Tools

Erstellen Sie zunächst eine Übersicht: Welche Stammdaten, Dokumente und historischen Daten möchten Sie übernehmen? Lassen Sie Exportformat, Feldzuordnung und Zielobjekte für jede Datenart im Projekt prüfen. Vereinbaren Sie insbesondere, wie neue Datensätze angelegt werden und welche Historie übernommen wird.

Für bestehende Mitarbeiterdatensätze dokumentiert flair die Aktualisierung per CSV mit dem Salesforce Data Import Wizard. Dabei werden Felder zugeordnet und Importfehler geprüft. Manager sowie Start- und Enddatum werden über die zugehörigen Positionen bzw. Beschäftigungsbedingungen geändert. Zur Anleitung für Mitarbeiterdaten.

Für Dokumente beschreibt die Knowledge Base Uploads mit Zuordnung zu Mitarbeitenden und den Import von einem SFTP-Server. Prüfen Sie die Zuordnung und öffnen Sie die Dateien nach dem Import. Zur Anleitung für Dokumente.

Planen Sie Ihren Wechsel von Personio anhand Ihrer tatsächlichen Datenbestände. Die Gegenüberstellung mit Personio und die Personio-Alternativen helfen bei der vorgelagerten Auswahl.

Verantwortung und Schulung abstimmen

Auf Anbieterseite ist der Implementierungsmanager die Ansprechperson für Projektfragen, Informationen und die Überwachung des vereinbarten Rahmens. Auf Ihrer Seite werden Ansprechpersonen und Vertretungen benannt; Sie stellen Anforderungen, Daten und geeignete Mitarbeitende bereit. Planen Sie HR für die fachliche Prüfung und IT für technische Fragen ein.

Admin-Schulungen können zum vereinbarten Umfang gehören. Legen Sie Zielgruppe und Inhalte im Projekt fest. Ergänzend bietet die Knowledge Base zum Employee Hub Anleitungen für den Alltag.

Für die Einführung im Mittelstand finden Sie weitere Orientierung auf unserer Seite HR-Software für den Mittelstand.

Fragen zur Implementierung

Nein. Wenn Sie noch kein Salesforce einsetzen, richtet flair eine Salesforce-Instanz für Sie ein. Stimmen Sie die Umgebung vor Projektbeginn ab.

Erfassen Sie Datenarten und gewünschte Historie. Stimmen Sie Exportformat, Feldzuordnung und Anlage neuer Datensätze im Projekt ab. Die dokumentierte CSV-Anleitung behandelt die Aktualisierung bestehender Mitarbeiterdatensätze; sie beschreibt keine vollständige Personio-Migration.

Auf Anbieterseite ist der Implementierungsmanager die Ansprechperson. Auch Ihr Unternehmen benennt Ansprechpersonen und Vertretungen und stellt Anforderungen, Daten und geeignete Mitarbeitende bereit.

Admin-Schulungen können Bestandteil der vereinbarten Implementierungsleistungen sein. Klären Sie Zielgruppe, Inhalte und Umfang in Ihrem Auftrag. Die Knowledge Base ergänzt die Schulung mit Anleitungen.

Der Zeitraum wird im Auftrag festgelegt. Besprechen Sie Umfang, Datenvorbereitung und verfügbare Ansprechpartner im Projektgespräch, um den Ablauf für Ihr Unternehmen zu planen.