Abwesenheiten effizient verwalten

Das Abwesenheitsmanagement ist die Strategie, mit der Abwesenheiten, Krankheitstage, Urlaubsanträge und Sonderurlaub von Mitarbeitern gehandhabt und bearbeitet werden. Dazu gehört die Entwicklung von Urlaubsrichtlinien und -verfahren, in denen festgelegt wird, wie viel bezahlte Freistellung den Mitarbeitenden zusteht, wie sie ihre Anträge auf Freistellung einreichen und wer ihre Arbeit während ihrer Abwesenheit übernehmen soll. Es handelt sich um eine der wichtigsten Verwaltungsaufgaben eines jeden HR-Teams.

Das Abwesenheitsmanagement zielt darauf ab, Störungen am Arbeitsplatz zu minimieren und die Produktivität aufrechtzuerhalten, während die Mitarbeiter abwesend sind. Eine wirksame Abwesenheitsstrategie kann den Betrieb eines Unternehmens sichern, das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern, Fehlzeiten reduzieren und die damit verbundenen Kosten senken.

Abwesenheitsrichtlinien müssen auch mit den örtlichen Vorschriften übereinstimmen. Diese legen in der Regel die Mindestanzahl von Urlaubstagen fest, auf die Mitarbeiter Anspruch haben, sowie andere Arten von Urlaub, wie z. B. Krankheitsurlaub und Elternurlaub.

Wer schonmal einen Dienstplan manuell per Excel erstellt hat weiß, wie viel Arbeit so etwas in Anspruch nehmen kann. Ohne ein Abwesenheitsmanagementsystem können Personalverantwortliche wertvolle Zeit mit der Bearbeitung und Einreichung von Abwesenheitsanträgen und bei der Urlaubsplanung verlieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass manuelle Abwesenheitsmanagementprozesse in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden zu einem durchschnittlichen Produktivitätsverlust von 300 Stunden pro Jahr führen können. Dies führt nicht nur zu unorganisierten Prozessen und unzufriedenen Mitarbeitenden, sondern Unternehmen riskieren auch Bußgelder, wenn sie die arbeitsrechtlichen Bestimmungen zum gesetzlichen Urlaub nicht einhalten.

Abwesenheitsmanagement-Software wie flair hilft bei der Automatisierung von Unternehmensabläufen und verbessert die Art und Weise, wie der Urlaub von Mitarbeitenden kommuniziert, beantwortet, berechnet, nachverfolgt und bewertet wird. Dies kann zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Verwaltung führen und gleichzeitig den Unternehmen helfen, die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Zudem können so Ad-hoc auch Arztbesuche oder ein Arbeitsunfall erfasst werden und durch eine optimierte Planung Engpässe im Personal vermieden werden. Das steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit und zufriedene Mitarbeiter haben nachweislich einen geringeren Krankenstand.

Als All-in-One-Personalverwaltungssystem integriert flair Abwesenheitsmanagement-Funktionen wie die Verfolgung der Anwesenheit von Mitarbeitern und Abwesenheitskalender mit anderen relevanten Informationen, einschließlich Stundenzetteln, Talentmanagement und Schichtplanung. So erhältst Du ein ganzheitliches Management-Tool, das dir alle benötigten Daten zu den verschiedenen Arten der Abwesenheit an einem Ort zur Verfügung stellt.

Das Ersetzen von Tabellenkalkulationen und Einzellösungen durch ein integriertes Abwesenheitsmanagementsystem macht dir das Leben bei der Abwesenheitsplanung leichter und verbessert die Arbeitsbedingungen deiner Mitarbeitenden. Mit unserer benutzerfreundlichen Mac-App oder unserer mobilen App für iOS und Android kannst Du Abwesenheiten, sowie die Abwesenheitsarten (Krankheit, Urlaub, Mutterschutz, Bildungsurlaub, Sabbatical etc.) mühelos überwachen. Auch Resturlaub aus dem Vorjahr wird für Mitarbeiter und Manager gekennzeichnet. Für Mitarbeitende ist es einfach, Abwesenheitsanträge über unseren Self-Service Employee Hub einzureichen.

Besonders praktisch ist auch, das diese Informationen in die Lohnabrechnung mit eingebunden werden können, da flair auch Payroll Anbindungen integriert, zu vorherrschenden Dienstleistern, in Deutschland zum Beispiel DATEV.

Mit flair ist die Beantragung von Urlaub, Krankheit oder einer anderen Art von Abwesenheit sehr einfach. Durch die Anmeldung im Employee Hub, unserer cloudbasierten Mitarbeiter-Selbstbedienungsplattform, können Benutzer alle Informationen übermitteln, die in den Richtlinien deines Unternehmens für Abwesenheitsanträge vorgeschrieben sind. Dazu gehört die Festlegung, welche Mitarbeitende die Arbeit übernehmen, das Hochladen von Krankmeldungen oder anderen Abwesenheitsdokumenten und das Hinterlassen von Kommentaren für zusätzliche Informationen.

Mitarbeitende und Manager können den verbleibenden Urlaubssaldo einsehen, bevor sie einen Antrag einreichen oder genehmigen. Sobald ein Antrag gesendet wurde, können Manager auch Abwesenheitsbenachrichtigungen in Echtzeit per E-Mail, Slack oder im Employee Hub erhalten, so dass sie bei Bedarf eine Vertretung organisieren und Schichten neu planen können.

Neben einer vollständigen Aufzeichnung vergangener und bevorstehender Abwesenheiten enthält der Employee Hub viele weitere Funktionen, die für das Personalmanagement wichtig sind. Manager können Mitarbeiterinformationen einsehen, Onboarding-Aufgaben mit neuen Mitarbeitenden teilen, sich einen Überblick über die erfasste Mitarbeiterzeit verschaffen und vieles mehr. Das Ergebnis ist eine umfassende Self-Service-Softwarelösung.

Darüber hinaus bietet unsere Slack-Integration eine weitere benutzerfreundliche Option für die Verwaltung von Fehlzeiten. Mitarbeitende können Abwesenheitsanträge schnell und direkt von Slack aus einreichen. Ihr Vorgesetzter wird in der Messaging-App benachrichtigt und kann mit nur einem Klick auf die Anfrage reagieren, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Das Urlaubserfassungssystem von flair ist mit jeder Art von Abwesenheit kompatibel, ob bezahlt oder unbezahlt. Du kannst ganz einfach deine eigenen Abwesenheitskategorien und Kumulierungsrichtlinien erstellen und sie verschiedenen Rollen, Teams und Standorten zuweisen.

Neben krankheitsbedingten Fehlzeiten und bezahltem Urlaub kannst Du Zuschüsse für die Arbeit von zu Hause aus, Urlaub aus familiären Gründen, Wellness-Tage für Mitarbeitende und zusätzlichen Urlaub für besondere Anlässe oder Trauerfälle hinzufügen. Auf diese Weise kannst Du jede erdenkliche Art von Urlaub anbieten, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und dir hilft, wertvolle Talente zu gewinnen und zu halten.

Du kannst auch Richtlinien für die Ansammlung von Urlaub konfigurieren, um zusätzlichen Urlaub zu gewähren, nachdem ein Mitarbeitender eine bestimmte Anzahl von Jahren in deinem Unternehmen gearbeitet hat. Und bei Bedarf kannst Du Mitarbeitenden automatisch einen Urlaubsausgleich gewähren, wenn sie Überstunden geleistet haben.

flair ist ein auf Salesforce basierendes Abwesenheitsmanagementsystem, das dir eine größere Anzahl von Optionen bietet, um deine Abwesenheitsrichtlinien an die lokalen Anforderungen der Länder anzupassen, in denen Du tätig bist. Unsere Abwesenheitseinstellungen umfassen Optionen, die auf eine Vielzahl von länderspezifischen Standards zugeschnitten sind.

Du kannst zum Beispiel wählen, ob die Abwesenheit jährlich, monatlich oder wöchentlich angesammelt wird, und konfigurieren, wann die angesammelten Abwesenheitstage verfallen. Für Mitarbeitende, die während des Jahres in Ihr Unternehmen eintreten oder es verlassen, kannst Du mit unseren Abgrenzungseinstellungen die korrekte Menge an Urlaub gewähren. Du kannst auch festlegen, wie aufgelaufene Abwesenheitstage gerundet werden, so dass Du sicherstellen kannst, dass die Mitarbeitenden immer den richtigen Abwesenheitsanspruch erhalten.

Ja. Durch die Einrichtung eines flexiblen Arbeitspensums kannst Du sicherstellen, dass Mitarbeitende, die Teilzeit arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben, auch die entsprechende Anzahl an freien Tagen erhalten.

Eine Kumulierungsrichtlinie legt fest, wie der Abwesenheitsanspruch berechnet wird. Sie legt fest, wie und wann die Mitarbeitende Tage wie Urlaubstage sammeln.

So kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden beispielsweise 28 bezahlte Urlaubstage im Laufe eines Jahres gewähren. Durch die Festlegung einer Abgrenzungspolitik wissen die Mitarbeitenden genau, wie es um ihre Ansprüche wie Krankheitsurlaub und Urlaubsanträge bestellt ist.

Gleichzeitig können die Unternehmen die Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden effektiv überwachen.Eine Kumulierungsrichtlinie legt fest, wie die Abwesenheitsansprüche berechnet werden. Sie legt fest, wie und wann die Mitarbeitenden Tage wie Urlaub erhalten.

So kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden beispielsweise 28 bezahlte Urlaubstage im Laufe eines Jahres gewähren. Durch die Festlegung einer Abgrenzungspolitik wissen die Mitarbeitenden genau, wie es um ihre Ansprüche wie Krankheitsurlaub und Urlaubsanträge bestellt ist.

Gleichzeitig können die Unternehmen die Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden effektiv überwachen.

Aber sicher. flair verfügt über eine integrierte Zeiterfassung mit der Du die Arbeitszeiten jedes Mitarbeitenden zuverlässig erfassen kannst. Bei jeder genehmigten Freistellung wird die Sollzeit des Mitarbeitenden automatisch um den entsprechenden Betrag reduziert, so dass Du einen genauen Überblick über die tatsächliche Arbeitszeit erhältst.

Du kannst flair auch für die Schichtplanung nutzen. Unser Schichtplaner bietet dir eine intuitive Kalenderansicht der Schichten. Definiere die Anforderungen für jede Schicht, weise sie den Mitarbeitenden zu oder teile offene Schichten, die Mitarbeitende freiwillig übernehmen können. In Kombination mit der Abwesenheitsverwaltung kannst Du mit diesen Funktionen Personal und Ressourcen wesentlich effizienter einsetzen.

Unser integriertes Dokumentenmanagement ist eine weitere nützliche Funktion für Abwesenheitsanträge. Mitarbeitende können Krankmeldungen und andere abwesenheitsbezogene Dokumente hochladen, wenn sie eine Auszeit benötigen. Alles im selben System, damit Sie den Überblick über jede Abwesenheit behalten.