Das Workflow-Management-System

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Workflow-Management-Systeme spielen eine entscheidende Rolle in der modernen Geschäftswelt. Sie helfen dabei, repetitive Prozesse und Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen, effizient zu verwalten. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und so einen reibungslosen und strukturierten Arbeitsablauf sicherzustellen.

Ein effektives Workflow-Management-System unterstützt die Planung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen. Dabei werden zunächst Ideen gesammelt, Ressourcen zugewiesen und Prioritäten gesetzt. Anschließend werden die Aufgaben im Rahmen der Ausführungsphase weiterentwickelt und überprüft. Die Vorteile eines solchen Systems liegen in der Zeit- und Kostenersparnis sowie einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen und Abteilungen.

Die Auswahl des richtigen Workflow-Management-Systems ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Es gibt zahlreiche Software-Lösungen auf dem Markt, die je nach Bedarf und Branche unterschiedliche Funktionen und Möglichkeiten bieten. Es ist wichtig, die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden, die den Arbeitsfluss effizient und effektiv gestaltet.

Grundlagen von Workflow-Management-Systemen

Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist ein System, das die Automatisierung und Effizienz von Geschäftsprozessen verbessert. Es nutzt Software, um Arbeitsabläufe zu definieren, zu erstellen und zu verwalten. Ein WfMS besteht aus einer Workflow-Engine, die Prozessdefinitionen interpretiert und mit verschiedenen Workflow-Teilnehmer:innen interagieren kann.

Ein WfMS integriert mehrere Aufgaben und verschiedene Anwendungen in einen einzigen Verarbeitungsablauf, um einen Geschäftsprozess zu unterstützen. Dabei werden alle organisatorischen Aspekte, wie wer was wann in einem Geschäftsprozess erledigt, erfasst und in einem WfMS verwendet.

Der Begriff Workflow bezieht sich auf die geordnete Abfolge von Aufgaben, die in einem Prozess durchgeführt werden. Workflows werden oft als Diagramme dargestellt, die die einzelnen Schritte und den Fluss der Informationen visualisieren. Dabei wird unterschieden zwischen sequentiellen Workflows bei denen jede Aufgabe nacheinander abgearbeitet und abgeschlossen wird, bevor die nächste Aufgabe beginnt und parallel Workflows wobei mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, oft mit verschiedenen Prozessbeteiligten.

Die Grundbausteine eines Workflows sind die verschiedenen Aufgaben, die zu erledigen sind. Diese Aufgaben können sowohl manuell als auch automatisiert sein. Wichtige Aufgaben sind das erfassen und verarbeiten von Daten, Entscheidungen zu treffen, Genehmigungen zu erteilen, Dokumente bearbeiten und erzeugen sowie die Kommunikation mit anderen Systemen.

Vorteile der Verwendung einer Workflow-Management-Software sind die Zeitersparnis durch die Automatisierungen und Standardisierung von Prozessen, die effizientere Entscheidungsfindung und die Entwicklung qualitativerer Ergebnisse durch eine klare Aufgabenverteilung, die Minimierung von Fehler und eine bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen aber auch ein simpleres Monitoring und Reporting.

Zusammengefasst bieten Workflow-Management-Systeme Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse effizienter und kontrollierter zu gestalten. Die Verwendung von Workflow-Software kann dazu beitragen, doppelte Arbeit und Verzögerungen zu minimieren und so die Produktivität zu steigern.

Warum ein WfMS integrieren?

Ein WfMS fügt Ihrem Workflow eine Struktur- und Transparenzebene hinzu, damit Ideen in Produkte und Konzepte in Prozesse umsetzen können.

Durch den Einsatz eines WfMS können Unternehmen Aufgaben in Echtzeit überwachen, was den Aufwand für manuelle Nachverfolgung verringert und Projektfortschritte beschleunigt. Durch die Prozessautomatisierung von Routinen wird wertvolle Arbeitszeit gespart, da menschliche Fehler minimiert werden. Ebenfalls ein Vorteil ist, dass die Zusammenarbeit durch ein verbessertes Informationsmanagement gefördert wird und somit der Kommunikation innerhalb des Teams hilft.

Durch Workflows können Prioritäten für personalbezogene Aufgaben und eine effizientere Aufgabenzuteilung gewehrleistet werden. Neben des besseren Ressourcenmanagements hilft eine WfMS sich einer schnelllebigen Umgebung anzupassen und verändere Geschäftsprozesse können ohne großen Aufwand angepasst werden.

Im Folgenden fassen wir noch einmal zusammen, welche Funktionen bei einem Workflow-Management-System besonders sinnvoll sind:

  • Workflow-Management-Systeme automatisieren Geschäftsprozesse und reduzieren manuelle Aufgaben. Die Automatisierung erleichtert die Durchführung von Prozessen und steigert die Effizienz. Mithilfe von Workflow Management Tools können Benutzer digitale Workflows erstellen und anpassen, um den Bedürfnissen der Organisation gerecht zu werden. Durch die Workflow-Automatisierung können verschiedene Prozesse, wie z.B. Genehmigungen und Freigaben von Rechnungen oder Urlaubsanträgen, schneller abgewickelt werden.
  • Ein effektives Workflow-Management-System bietet Funktionen zur Überwachung und Berichterstattung. Es ermöglicht den Stakeholdern, den Fortschritt von Projekten und Prozessen in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind. Darüber hinaus können Berichte erstellt werden, die detaillierte Informationen über die Leistung des Systems liefern, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Hierbei sind Methoden der künstlichen Intelligenz von Vorteil, um Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen und Prozessoptimierungen vorzuschlagen.
  • Die Kollaboration ist ein wichtiger Aspekt von Workflow-Management-Systemen, da sie die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und verschiedenen Abteilungen erleichtert. Die Plattformen bieten Funktionen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern, z. B. gemeinsame Dokumentenbearbeitung oder Aufgabenverteilung. Dadurch können Teams effizienter arbeiten und die Qualität ihrer Ergebnisse verbessern.

Insgesamt unterstützen Workflow-Management-Systeme den gesamten Prozess von der Automatisierung bis zur Überwachung und Kollaboration. Mit entsprechenden Tools und Funktionen können Stakeholder effizient zusammenarbeiten und Prozesse optimieren.

Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine Methode, um die Geschäftsprozesse einer Organisation systematisch zu analysieren und zu verbessern. Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten, die ein Unternehmen ausführt, um ein bestimmtes organisatorisches Ziel zu erreichen. BPM trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität von Arbeitsabläufen zu erhöhen und agiler auf Veränderungen zu reagieren.

Ein wesentlicher Aspekt des Geschäftsprozessmanagements ist die Verwendung von Business Process Management Systemen (BPMS). Ein BPMS ist eine Plattform, die gut definierte Geschäftsprozesse verwaltet und automatisiert. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Dadurch können Arbeitsabläufe schneller und einfacher gestaltet werden.

In vielen Fällen ist Geschäftsprozessmanagement eng mit Projektmanagement verknüpft. Beide Methoden zielen darauf ab, Abläufe und Ergebnisse von Unternehmen zu optimieren. Während Geschäftsprozessmanagement dauerhafte Verbesserungen von wiederkehrenden Prozessen anstrebt, ist Projektmanagement auf zeitlich befristete und einzigartige Projekte ausgerichtet, die bestimmte Ziele in festgelegter Zeit erreichen sollen.

Es gibt verschiedene Typen von Geschäftsprozessmanagement-Systemen, die auf unterschiedliche Zwecke ausgerichtet sind. Ein Beispiel ist das integrationszentrierte BPM, das sich auf Prozesse konzentriert, die hauptsächlich zwischen bestehenden Systemen (z.B. HRMS, CRM, ERP, etc.) ablaufen und nicht viel manuelle Eingriffe erfordern.

Insgesamt bietet Geschäftsprozessmanagement einen strukturierten Ansatz zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Durch die Verwendung von BPM-Systemen können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten und besser auf Veränderungen reagieren.

Teamarbeit und Fehlerreduktion

Ein effizientes Workflow-Management-System trägt maßgeblich zur Verbesserung der Teamarbeit, Fehlerreduktion und Erkennung von Engpässen bei. Durch die Digitalisierung von Prozessen und automatisierte Workflows werden Mitarbeiter:innen entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Auch die Zusammenarbeit von Teammitgliedern optimiert sich durch Workflow-Management-Systeme. Die Plattformen bieten eine zentrale Schnittstelle, über die alle Teammitglieder auf relevante Informationen, Dokumente und Aufgaben zugreifen und miteinander kommunizieren können. Dies fördert den Austausch und das gemeinsame Arbeiten an Projekten. Die vollständige Transparenz im System unterstützt bei der Identifikation von Problemstellen und ermöglicht es, schnell Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

Die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter:innen steigt durch die Nutzung der Systeme. Durch die Automatisierung von Prozessen wird ermöglicht, schneller und präziser zu arbeiten, da wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben im Hintergrund ablaufen und Freigabeprozesse schneller abgewickelt werden können.

Eine Verringerung von Fehlern und Mehrarbeiten resultiert aus der Nutzung eines WfMS. Durch die Festlegung von standardisierten Prozessen und die automatische Zuweisung von Aufgaben an die zuständigen Teammitglieder werden Doppelarbeit und fehlerhafte Arbeitsschritte ausgeschlossen. Dies führt zu einer höheren Qualität der erbrachten Leistungen und zu einer Reduktion von Kosten. Ein weiterer Engpass ist eine klare Rollenverteilung und Zuordnung von Verantwortlichkeiten, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitarbeiter:innen zu erleichtern

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Workflow-Management-System die Teamarbeit auch auf operativer Ebene unterstützt und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ermöglichen effizienteres Arbeiten, erhöhtes Tempo in standardisierten Prozessen und eine bessere Zusammenarbeit der Teammitglieder. Außerdem können Mitarbeiter:innen durch die Implementierung eines anschaulichen Systems ihre einzelnen Arbeitsschritte besser nachvollziehen.

Beliebte Software-Tools

Workflow-Management-Lösungen sind besonders nützlich für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Beschaffung. Sie ermöglichen eine effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe, indem sie die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben und Prozessen berücksichtigen und automatisieren. Durch den Einsatz von intuitiv zu bedienenden Tools zur Gestaltung der Workflows können redundante Aufgaben reduziert und die Effizienz gesteigert werden.

Die Integration einer Workflow-Anwendung in den Beschaffungsprozess bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören die Überwachung von Bestellungen, die Verfolgung der Lieferungen und die Automatisierung von Genehmigungen. Diese Funktionen erleichtern nicht nur die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, sondern auch die Kommunikation mit Lieferanten und ermöglichen so eine bessere Kontrolle und Sichtbarkeit der gesamten Lieferkette.

Bei einer Software für das Management von Workflows sollte darauf geachtet werden, dass dieses Technologiekompatibel ist und in bestehende Systeme integriert werden kann. Zudem sollte es die Fähigkeit besitzen, die Leistung von Arbeitsabläufen zu überwachen und zu messen. Das Monitoring und die Metriken ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und letztendlich sollte das System regelmäßige Berichte verfassen, die der/dem Manager:in dabei helfen Entscheidungen zu treffen. Die Integration eines Workflow-Management-Systems hängt ebenfalls von der Nutzung von APIs ab. Die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Eine Workflow Engine unterstützt die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows.

Mit flair wird es ganz einfach für dich als Manager:in Workflows für deine Mitarbeiter:innen zu erstellen. Für die Nutzung unserer low code bzw. no code Software werden keinerlei Programmierkenntnisse benötigt. Neben Workflows hilft flair dir das Prozessmanagement zu verbessern und durch ein weiteres Feature, dem Dokumentenmanagementsystem (DMS), die wichtigsten Dokumente zu ordnen, immer (unter Berücksichtigung des DSGVO) griffbereit zu haben und an bestimmte Personen zu verschicken. Auch für das Onboarding kannst Du für neue Mitarbeiter:innen Workflows erstellen und das Aufgabenmanagement verbessern. Für diese wird die übersichtliche Darstellung hilfreich sein um die einzelnen Prozessschritte und Prozessabläufe zu verstehen.

Workflow Onboarding
Beispielhafter Workflow für das Onboarding in flair.

Herstellung

In der Fertigungsbranche spielen Workflow-Management-Systeme eine wichtige Rolle bei der Verbesserung von Produktionsabläufen. Sie ermöglichen die effektive Automatisierung von Arbeitsabläufen und gewährleisten so eine optimale Nutzung der Ressourcen. Indem sie den Fertigungsprozess auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zuschneiden, können sie dessen Produktivität steigern und den Ressourcenverbrauch optimieren.

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen lassen sich in der Fertigung die Beziehungen zwischen verschiedenen Produktionsstufen im Prozessverlauf und Abteilungen deutlich verbessern. Sie bieten eine klare Übersicht über alle Prozesse und einzelne Schritte in komplexen Workflows, sodass die Verantwortlichkeiten und Aufgaben innerhalb des Unternehmens besser verteilt werden können.

Weitere Vorteile von Workflow-Management-Systemen in der Fertigung liegen in ihren Fähigkeiten, Informationen über den gesamten Produktionsprozess - von der Planung bis zur Auslieferung der Produkte - zu sammeln und auszuwerten. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung, ermöglicht eine schnellere und präzisere Anpassung an veränderte Marktbedingungen oder Kundenanforderungen und verkürzt die Durchlaufzeiten.

Zukünftige Entwicklungen

In den kommenden Jahren werden wir eine Vielzahl von Entwicklungen im Bereich der Workflow-Systeme sehen. Eine der größten Veränderungen wird die Transformation von herkömmlichen Arbeitsabläufen hin zu einer Automatisierung auf Basis neuer Technologien sein. Diese Transformation ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren und effizienter sowie effektiver zu gestalten.

Eine der wesentlichen Neuerungen im Bereich der Workflow-Management-Systeme ist die Verbesserung der Benachrichtigungsfunktionen. Durch fortschrittliche Benachrichtigungsmechanismen, wie beispielsweise Echtzeit-Updates und personalisierte Meldungen, wird die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen und Abteilungen deutlich einfacher und transparenter. Die Benachrichtigungen werden unmittelbar an die Verantwortlichen weitergetragen.

Die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in Workflow-Management-Systeme wird ebenfalls eine wichtige Rolle spielen. KI ermöglicht es, komplexe Datenmuster zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und Entscheidungen zu automatisieren. Dadurch können Arbeitsabläufe dynamisch angepasst und optimiert werden, was letztendlich zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt.

Der Einsatz von Streamlining ist ein weiterer zentraler Bestandteil zukünftiger Workflow-Management-Systeme. Durch das Vereinfachen und Standardisieren von Arbeitsprozessen können Unternehmen ihre Abläufe schneller und reibungsloser gestalten. Dies führt nicht nur zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch zu einer verbesserten Gesamtperformance.

Insgesamt zeigt sich, dass die Zukunft der Workflow-Management-Systeme von zahlreichen Innovationen und Entwicklungen geprägt sein wird. Die Kombination von Transformation, verbesserten Benachrichtigungsfunktionen, künstlicher Intelligenz und Streamlining ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren und an die stetig wechselnden Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen.

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