HR Experteninterview mit Marlena Patyna und Florian Hoffmann

Das Hamburger Kontora Family Office bietet eine Reihe von Programmen und Leistungen an, um die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter zu erhöhen. Wir sprachen mit der HR-Referentin Marlena Patyna und dem Geschäftsführer Florian Hoffmann über die strategische Rolle der Personalabteilung im Unternehmen und den Einfluss der Technologie auf die Zukunft der Arbeit.

Wie wird sich Ihrer Meinung nach die HR-Technologie in den nächsten fünf Jahren entwickeln, insbesondere im Hinblick auf die Rekrutierungsprozesse?

Marlena Patyna (MP): In den nächsten Jahren werden sich Technologien wie KI-Systeme signifikant weiterentwickeln und auch im HR-Bereich eine immer größere Bedeutung einnehmen; bspw. wird die Arbeit mit Workflows weiter voranschreiten, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und manuelle Fehler zu minimieren. Es gibt auch Bestrebungen, Technologien zur Erhebung von Gesundheitsdaten zu entwickeln und einzusetzen, um die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass Mitarbeitende gesund und produktiv arbeiten können.

Florian Hoffmann (FH): Im Hinblick auf Rekrutierungsprozesse können Technologien eine objektive und vorurteilsfreie Auswahl von internen und externen Kandidat*innen durch das Screening von Bewerbungsunterlagen, das Durchführen von Erstgesprächen und das Skill-Management unterstützen. Dennoch wird es entscheidend bleiben, sich intensiv mit den Menschen zu beschäftigen, da bspw. Abschlussnoten nicht immer aussagekräftig sind.

Darüber hinaus werden Gesetze angepasst, um z. B. das digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen zu ermöglichen. Gleichzeitig wird die HR-Technologie mit zunehmender Digitalisierung zum Schutz von sensiblen Daten und für die Informationssicherheit eingesetzt werden.

Können Sie die Rolle der Analytik in der HR-Software erläutern und wie sie die Entscheidungsfindung in Unternehmen verändert?

MP: Mithilfe von HR-Analytics werden umfassende Daten gesammelt und ausgewertet, um fundierte, strategische Entscheidungen in einem dynamischen Umfeld zu treffen wie z. B. bei der Personalplanung, bei der Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen und bei der zur Steigerung der Produktivität. HR-Analytics geben aber auch wertvolle Daten zur Unternehmenskultur und zur Zufriedenheit, anhand derer geeignete Maßnahmen zur Steigerung der Bindung der Mitarbeitenden initiiert werden können.

Welche Trends zeichnen sich beim Onboarding neuer Mitarbeiter ab, und wie wirken sich diese Trends auf die Zukunft der Mitarbeiterbindung aus?

FH: Das Onboarding ist entscheidend für die Bindung der Mitarbeitenden. Wenn sich neue Mitarbeitende von Beginn als Teil der Gemeinschaft fühlen und begeistert sind, steigt ihr Engagement und ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Dabei spielen die Unternehmenskultur und HR-Technologien eine wichtige Rolle.

Die Macht des Pre-Onboardings sollte nicht unterschätzt werden. Der Einstieg wird erleichtert und das Wohlbefinden von neuen Mitarbeitenden gefördert, wenn diese schon vor dem ersten Arbeitstag positive Erfahrungen machen, weil die Prozesse reibungslos und digital ablaufen und weil ihnen eine angenehme, verbindliche Willkommenskultur entgegengebracht wird.

MP: Wenn mobiles Arbeiten angeboten wird, sollte auch das Onboarding hybrid gestaltet werden, damit die neuen Mitarbeitenden die Unternehmenskultur nicht nur im Büro, sondern auch digital kennenlernen und Verbindungen zu vielen Kolleg*innen aufbauen können, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken. Gamification und interaktive Onboarding-Methoden machen den Prozess interessanter und motivierender. Zudem zeigt ein individuelles Onboarding, das auf den Kompetenzen und Erfahrungen der neuen Mitarbeitenden aufbaut, dass die persönlichen Stärken wertgeschätzt werden.

Laut DDI ist der Anteil von Frauen in Führungspositionen in der Technologiebranche rückläufig. Wie könnte dies Ihrer Meinung nach durch HR oder HR-Tech angegangen werden?

MP: HR sollte als Partner der Unternehmensleitung und der Führungskräfte die Unternehmenskultur mitgestalten. Ein geeignetes Umfeld für Vielfalt – das kann sich auf das Geschlecht, aber auch auf jede andere Vielfaltsdimension beziehen – ist eine zentrale Grundlage, um ein diverses Team aufzustellen und auch Frauen für Führungspositionen in der Technologiebranche zu gewinnen. Dazu gehören nicht nur die Werte des Unternehmens sowie die Grundeinstellung und die Vorbildfunktion jedes Unternehmensmitglieds, sondern auch die Sensibilisierung für und das Sichtbarmachen von Vielfaltsdimensionen sowie die Berücksichtigung in allen Unternehmensbereichen.

Frauen sollten in der Technologiebranche z. B. durch duale Studiengänge oder Werkstudierenden-Plätze gefördert und durch individuelle Lösungen wie z. B. flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Jobsharing und konkrete Entwicklungsmaßnahmen gebunden werden.

Wie sehen Sie den Einfluss von KI und maschinellem Lernen auf die künftige Entwicklung von HR-Software?

FH: KI-Systeme und maschinelles Lernen werden die Entwicklung von HR-Software stark beeinflussen, um die Produktivität und Präzision von HR-Prozessen erheblich zu steigern und datengestützte strategische Entscheidungen zu treffen. Dazu zählen u. a. die Automatisierung administrativer Aufgaben durch KI-Systeme und die Verwendung von HR-Chatbots, die Standard-Fragen beantworten.

Was ist die größte Herausforderung, vor der Ihr HR-Team heute steht, und was brauchen Sie, um sie zu lösen?

MP: Die Aufgaben von HR verändern sich; es geht nicht mehr nur darum, Arbeitsverträge zu erstellen und die Gehaltsabrechnung sauber durchzuführen. HR ist ein wichtiger Sparringspartner für die Unternehmensleitung bei strategischen und kulturellen Fragestellungen, interne und externe Gestaltungseinheit der Arbeitgebermarke und individuelle Ansprechperson für Mitarbeitende. Damit der Verwaltungsaufwand verringert wird und HR mehr Zeit für diese Themen hat, müssen verstärkt neue Technologien in die HR-Prozesse integriert und wiederkehrende HR-Aufgaben automatisiert werden. Die effiziente und effektive Nutzung einer modernen, sich stetig weiterentwickelnden HR-Software inklusive der Prozessoptimierung ist hierbei entscheidend.

Wie fördern Sie Engagement und Zufriedenheit, und welche innovativen technologischen Ansätze können Unternehmen nutzen, um die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu stärken?

MP: Wir kombinieren eine moderne Arbeitswelt mit individueller Personalentwicklung und Maßnahmen für die physische und mentale Gesundheit unserer Mitarbeitenden. Das bedeutet, dass wir neben flexiblen Arbeitszeiten, mobilem Arbeiten und einem Office direkt an der Alster in Hamburg auch persönliche Entwicklungspläne, Karriereprogramme, externe Fortbildungen und interne Workshops sowie Resilienztraining, Dienstradleasing, betriebliche Altersvorsorge und kostenloses Obst anbieten.

FH: Um Engagement und Zufriedenheit zu fördern, nutzen wir auch technologische Ansätze. Dazu gehören u. a. die digitalen Kommunikationskanäle, um Transparenz und Zusammenhalt zu schaffen. Über die Kanäle werden z. B. News geteilt, Mitarbeitende willkommen geheißen, Teamevents durchgeführt, Feedback und Dank ausgesprochen, Erfolge gefeiert und interne Weiterbildungsangebote umgesetzt.

Der Begriff "die Zukunft der Arbeit" wird heutzutage sehr häufig verwendet. Wie sehen Sie den Arbeitsplatz der Zukunft? Was sind Ihre wichtigsten Wünsche oder Prioritäten für die Gestaltung der Zukunft?

FH: Arbeit sollte Menschen stärken. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz der Zukunft auf die individuellen Bedürfnisse von Personen eingehen muss. Das betrifft nicht nur die Arbeitszeiten und den Arbeitsort, sondern auch, dass der Gesundheit ein hoher Stellenwert zugeschrieben wird und dass die Stärken der Mitarbeitenden eingesetzt werden, um Gestaltungsspielräume zu nutzen.

Dafür müssen Digitalisierung und Automatisierung vorangetrieben werden, um repetitive und administrative Tätigkeiten zu reduzieren. Wichtig ist auch, dass die Werte von Unternehmen und Mitarbeitenden zusammenpassen und dass die Mitarbeitenden einen Sinn in ihrer Tätigkeit empfinden.