Was gehört in eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit, welches Arbeitgeber:innen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausfüllen müssen, um der Arbeitsagentur alle Daten und Fakten, die für die Entscheidung über die Gewährung von Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld relevant sind, mitzuteilen. Die Arbeitsbescheinigung der Arbeitsagentur beginnt mit einer Auflistung von betrieblichen Daten des Arbeitgebers sowie personenbezogenen Daten, welche über den ehemaligen Mitarbeiter Auskunft geben.

Weiterhin muss die Bescheinigung insbesondere Angaben über die Art der Tätigkeit, den Beginn und das Ende der Tätigkeit und alle Unterbrechungen ohne Entgeltfortzahlung, wie zum Beispiel Kurzarbeit, Mutterschutz oder Elternzeit enthalten. Außerdem müssen der Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, wie zum Beispiel der Kündigungsgrund, Angaben zur Kündigungsfrist, Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit und Angaben zur Beitragspflicht gemacht werden.

Zudem verlangt die Bundesagentur für Arbeit eine Auskunft über das Arbeitsentgelt und alle weiteren, regelmäßigen Geldleistungen, so wie sie auf der Lohnabrechnung ersichtlich sind. Zusätzlich muss Auskunft über Zahlungen, welche nach § 23a Abs. 3 - 5 SGB IV über das Arbeitsentgelt hinausgegangen sind und beitragspflichtig waren, wie zum Beispiel die Zahlung einer Abfindung oder Urlaubsabgeltung, erteilt werden. Wenn ein Streik oder Arbeitskampf die Ursache für die Arbeitslosigkeit war, müssen Arbeitgeber:innen dies in der Arbeitsbescheinigung dokumentieren und zusätzlich eine Stellungnahme der Betriebsvertretung, also des Betriebsrates oder des Personalrates beifügen.

Die Arbeitsbescheinigung kann der Arbeitsagentur entweder in Papierform oder mit einer elektronischen Übermittlung zugänglich gemacht werden. Häufig wird von Arbeitgeber:innen eine Lohnbuchhaltungssoftware verwendet, um die elektronische Mitteilung abzugeben, aber auch die Meldeplattform der Sozialversicherung sv.net bietet diese Möglichkeit.

Falls die Arbeitsbescheinigung elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht wird, wird den Arbeitnehmer:innen von der Arbeitsagentur ein Dokument zur Überprüfung zugestellt. Während das Ausstellen der Arbeitsbescheinigung in Papierform ist in § 312 SGB III geregelt ist, ist die Übermittlung einer elektronischen Arbeitsbescheinigung in § 313a SGB III geregelt. Ergänzend sind die §§ 319, 321 SGB III und § 404 SGB III zu beachten. Was genau diese Vorschriften regeln und was es ansonsten bei der Arbeitsbescheinigung sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber:innen zu beachten gibt, erfährst Du im Folgenden.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Dokument, das ein Arbeitsverhältnis bescheinigt, welches in der Regel bereits beendet wurde und somit vom ehemaligen Arbeitgeber an die Arbeitsagentur zu übermitteln ist. Die Informationen in der Arbeitsbescheinigung können entscheidend sein, wenn es darum geht, ob man als Arbeitnehmer:in einen Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld geltend machen kann oder nicht.

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsbescheinigungen von der Bundesagentur für Arbeit, und zwar die Arbeitsbescheinigung für den Antrag auf Arbeitslosengeld, die Arbeitsbescheinigung für die Beantragung von Arbeitslosengeld II (auch bekannt als Hartz 4), die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts und die Arbeitsbescheinigung für Gefangene. Eine Arbeitsbescheinigung darf nicht mit einer Arbeitsbestätigung verwechselt werden, denn diese gibt lediglich Auskunft über die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in.

Wofür wird eine Arbeitsbescheinigung benötigt?

Will man Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld beantragen, ist dafür eine Arbeitsbescheinigung nötig. Die Agentur für Arbeit entscheidet auf Grundlage der Arbeitsbescheinigung, ob ein Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld besteht und wie hoch dieser ausfällt. Die Arbeitsbescheinigung soll über die Versicherungszeiten in der Arbeitslosenversicherung Auskunft geben, um die Anwartschaftszeit und die Anspruchsdauer zu klären.

Weiterhin benötigt die Bundesagentur für Arbeit Angaben zum beitragspflichtigen Entgelt als Basis für die Berechnung der Höhe des Arbeitslosengelds. Nicht zuletzt sind die Umstände der Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant. Auch die Art der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses spielt im Rahmen des Antrags auf Arbeitslosengeld eine Rolle. Wurde das Beschäftigungsverhältnis beispielsweise durch eine fristlose Kündigung beendet, haben Arbeitnehmer:innen meist schlechtere Erfolgsaussichten bei der Beantragung, als wenn es sich bei der Beendigung um einen Aufhebungsvertrag handelte.

Durch die Arbeitsbescheinigung möchte die Arbeitsagentur daher möglichst viele und möglichst genaue Daten über das ehemalige Beschäftigungsverhältnis sammeln, um eine korrekte Entscheidung über die Gewährung von Arbeitslosen- oder Teilarbeitslosengeld treffen zu können.

Alles Wichtige zum Formular vom Arbeitsamt

Früher war es erforderlich, dass der Arbeitgeber:innen die Arbeitsbescheinigung ohne Aufforderung ausfüllten und den Arbeitnehmer:innen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergaben. Ab 1. Januar 2016 ist es mittlerweile nur noch erforderlich, die Arbeitsbescheinigung nach Aufforderung der Bundesagentur für Arbeit oder der Arbeitnehmer:innen auszufüllen. Falls Arbeitgeber:innen das Formular nicht ausfüllen, droht gemäß § 404 SGB III ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Auch wenn beim zuständigen Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage im Gange ist, ist es erforderlich, die Arbeitsbescheinigung zeitnah auszufüllen. Bei der Art der Übermittlung kann grundsätzlich zwischen der elektronischen und der papierhaften Form gewählt werden. Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit, der Übermittlung elektronisch zu widersprechen. Um ihm diese Möglichkeit zu geben, muss der Arbeitgeber ihn allgemein schriftlich auf das Recht auf Widerspruch hinweisen. Dieser Hinweis kann beispielsweise in einem Kündigungsschreiben oder einem Aufhebungsvertrag untergebracht werden. Falls Arbeitnehmer:innen eine Papierversion verlangen, müssen sie auch die ausgefüllte Arbeitsbescheinigung zusammen mit dem Antrag auf Arbeitslosengeld selbst an die Arbeitsagentur übermitteln.

Auf der Homepage der Bundesagentur für Arbeit gibt es den offiziellen Vordruck der Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III. Diesen muss der Arbeitgeber entweder ausdrucken, ausfüllen und postalisch an die Bundesagentur für Arbeit versenden oder online bearbeiten und elektronisch übermitteln. Das Verfahren zur elektronischen Übertragung der Arbeitsbescheinigung wird als BEA-Verfahren ("Bescheinigungen elektronisch annehmen") bezeichnet. Auf der Homepage „sv-net-sozialversicherung“ gibt es hierfür eine Ausfüllhilfe für Arbeitgeber:innen. Die Arbeitsagentur speichert diese Arbeitsbescheinigung in ihrer elektronischen Leistungsakte. Falls die Arbeitsbescheinigung elektronisch übermittelt wurde, muss die Bundesagentur für Arbeit den Arbeitnehmer:innen umgehend einen Ausdruck der Bescheinigung zukommen lassen. Dadurch werden diese über die gemeldeten Informationen informiert und bekommen die Möglichkeit, falsche Informationen korrigieren zu lassen. Wenn Arbeitgeber:innen die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigung wählen, müssen aus Datenschutzgründen gewisse Vorschriften beachtet werden. Es ist erforderlich, dass die Informationen über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung transferiert werden.

Die Übertragung muss mit systemüberprüften Programmen oder mit einer Ausfüllhilfe im eXTra-Standard erfolgen. Auch die Rückmeldungen an die Arbeitgeber:innen muss durch Datenübertragung erfolgen und dabei nach Datensätzen mit Schlüsselzahlen durchgeführt werden, die von der Bundesagentur für Arbeit bestimmt werden.

Was Du zu den Angaben auf dem Formular beachten solltest

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung rechtzeitig und gewissenhaft auszufüllen, was sich aus der Fürsorgepflicht schlussfolgern lässt, welche auch über das Arbeitsverhältnis hinaus ihre Geltung behält. Zudem haben Arbeitgeber:innnen nach § 57 SGB II eine Auskunftspflicht gegenüber der Agentur für Arbeit. Es gibt jedoch keine explizite Frist zur Übermittlung im Gesetz. In der Praxis gibt die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber:innen häufig eine Frist von zwei oder vier Wochen vor. Wenn Arbeitnehmer:innen die Bescheinigung selbst anfordern, sollten sie ebenfalls eine angemessene Frist festlegen.

Die Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit ist im Regelfall von Arbeitgeber:innen auszufüllen. Jedoch gibt es ein paar Ausnahmen. Bei Entlassung eines/einer Gefangenen ist es erforderlich, dass die zuständige Justizvollzugsanstalt die Arbeitsbescheinigung für die letzten sieben Jahre ausfüllt, jedoch nur für Zeiträume, in denen eine Versicherungspflicht bestand. Für Heimarbeiter gilt die Regelung, dass der jeweilige Zwischenmeister die Arbeitsbescheinigung ausfüllen muss.

Falls Arbeitnehmer:innen ausgefallen sind, beispielsweise aufgrund einer Organspende oder dem Bezug von Krankentagegeld, muss die Arbeitsbescheinigung vom zuständigen Leistungsträger ausgefüllt werden. Neben der gewissenhaften und wahrheitsgemäßen Beantwortung aller Fragen, dürfen Arbeitgeber:innen nicht vergessen, alle Angaben am Ende der Arbeitsbescheinigung mit ihrem Firmenstempel zu bestätigen und damit zu versichern, dass alles der Richtigkeit entspricht.

Was tun bei Fehlern in der Arbeitsbescheinigung?

Falls der/die Arbeitgeber:in falsche Angaben in der Arbeitsbescheinigung geäußert hat, besteht die Möglichkeit, diese im Nachhinein noch zu korrigieren. Wenn Arbeitnehmer:innen den Fehler bereits bemerken, bevor sie den Fragebogen an die Bundesagentur für Arbeit weiterleiten, ist es möglich, sofort eine neue Bescheinigung auszufüllen. Falls nicht, genügt die Richtigstellung dem zuständigen Sachbearbeiter gegenüber.

Im Falle eines Zweifels muss dieser selbst die richtigen Informationen bei den ehemaligen Arbeitgeber:innen erfragen und bestimmen und ist nicht an den tatsächlichen Inhalt der Arbeitsbescheinigung gebunden. Falls Arbeitnehmer:innen aufgrund von falschen Angaben in der Arbeitsbescheinigung eine unwiderrufliche Sperrfrist mit endgültiger Zahlungsverweigerung des Arbeitslosengelds auferlegt wird, müssen Arbeitgeber:innen gegebenenfalls nach § 321 SGB III für die entstandenen Schäden aufkommen.

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