Gesetzliche Arbeitszeiten – die rechtlichen Grundlagen

Bei der Vereinbarung von Arbeits- und Pausenzeiten müssen sich Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen in Deutschland nach bestimmten gesetzlichen Vorschriften richten, die sich historisch über einen langen Zeitraum entwickelt haben. Sie dienen in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer:innen vor übermäßiger Belastung, indem sie ihnen einen Anspruch auf Pausen von angemessener Dauer zubilligen. Eine überblicksmäßige Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Thema Arbeitszeiten und Pausenregelungen sowie zu möglichen Ausnahmen und drohenden Sanktionen bei Verstößen findest Du im folgenden Beitrag.

Was gilt als Arbeitsunterbrechung?

Wenn es um Pausenregelungen geht, stellt sich zunächst einmal die Frage, was eigentlich unter dem Begriff Pause im arbeitsrechtlichen Sinn zu verstehen ist. Umgangssprachlich werden Unterbrechungen unterschiedlichster Prozesse, Handlungsabläufe oder Tätigkeiten als Pause bezeichnet. Daraus folgt allerdings nicht, dass auch jede Unterbrechung der Arbeit als Pause bezeichnet werden kann. Vielmehr gilt es, den Begriff der Arbeitsunterbrechung von dem der Pause sorgfältig zu unterscheiden. In einer Publikation der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) heißt es dazu beispielsweise, Arbeitsunterbrechungen könnten als durch eine externe Quelle verursachte Aussetzung einer ausgeführten Arbeitsaufgabe definiert werden.

Arbeitsunterbrechungen seien in vielen Berufen eher die Regel als die Ausnahme, sie würden von außen veranlasst und seien weder zeitlich steuerbar noch vorhersehbar. Die BAUA unterscheidet Arbeitsunterbrechungen in diesem Sinne von internen Unterbrechungen, die man selbst bewusst auslöse, wie zum Beispiel den Anruf bei einer anderen Person, während man gerade an einem Bericht schreibt. Diese und ähnliche Fälle stellen zwar Unterbrechungen der jeweils gerade erledigten Arbeit, jedoch keine Pausen dar. Neben solchen eher kurzzeitigen Unterbrechungen der Arbeit werden auch unbezahlter Urlaub, Streiks, Aussperrungen oder Arbeitsbummelei als Arbeitsunterbrechungen – aber eben nicht als Pausen – bezeichnet. Eine „echte“ Pause stellt eine planmäßige Unterbrechung der Arbeit zum Zweck der Erholung dar, wenn sie mindestens 15 Minuten dauert. Dauert eine Arbeitsunterbrechung weniger als 15 Minuten, so zählt sie zur Arbeitszeit.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen für Pausen in Deutschland?

Die zentrale gesetzliche Regelung zum Thema Arbeitszeit – und somit auch die wichtigste gesetzliche Pausenregelung – ist in Deutschland das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dieses zum 1. Juli 1994 in Kraft getretene Gesetz löste die zuvor für diesen Themenbereich maßgebliche Arbeitszeitordnung ab, die in Deutschland seit dem 1. Januar 1924 gegolten hatte. Paragraf 4 ArbZG verbrieft das Recht aller Arbeitnehmer:innen auf 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden. Dabei darf es sich nicht um eine beliebige Unterbrechung der Arbeitszeit handeln, sondern die mindestens eine halbe Stunde dauernde Ruhepause muss vorab feststehen. An Arbeitstagen mit mehr als neun Stunden Arbeitszeit hast Du Anspruch darauf, deine Arbeitszeit für insgesamt mindestens 45 Minuten zu unterbrechen. Bei der konkreten Ausgestaltung der Pausenzeiten gibt es jedoch gewisse Spielräume.

So können gesetzliche Pausenzeiten entweder am Stück oder aufgeteilt in Abschnitte von mindestens 15 Minuten genutzt werden. Allerdings muss spätestens nach sechs Stunden Arbeit eine Unterbrechung der Arbeitszeit für eine gesetzliche Pause von wenigstens 15 Minuten erfolgen. Abgesehen von diesen allgemeinen Regelungen für Pausen innerhalb der täglichen Arbeitszeit existieren spezielle Regelungen für bestimmte Personengruppen, die sich aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) ergeben. Auch für Arbeitnehmer:innen, die im Schichtbetrieb tätig sind, gelten besondere Regelungen. Zu beachten ist bei all diesen Reglungen, dass es sich um gesetzliche Mindestvorgaben handelt, von denen der/die Arbeitgeber:in nicht nach Belieben und unter Verweis auf das Direktionsrecht abweichen kann. Selbstverständlich steht Unternehmen jedoch die Möglichkeit offen, ihre Beschäftigten längere Pausen als die gesetzlich vorgeschriebenen zu gewähren.

Arbeitszeiten und Pausen digital erfassen

Nachdem das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 festgestellt hatte, dass Arbeitgeber:innen in Deutschland zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer:innen gesetzlich verpflichtet seien (1 ABR 22/21), bestand zunächst Unklarheit über den genauen Umfang der Aufzeichnungspflicht und über eventuellen Handlungsbedarf für die betreffenden Unternehmen. Das Bundesarbeitsministerium hat daraufhin am 19. April 2023 einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der sowohl die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs als auch die des Bundesarbeitsgerichts zum Thema Arbeitszeiterfassung berücksichtigt und eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vorsieht. Mit einem modernen digitalen Zeiterfassungssystem wie flair können die damit zusammenhängenden Aufgaben schnell und unkompliziert erledigt und personenbezogene Daten entsprechend den Datenschutzvorschriften verarbeitet werden.

Die Aufzeichnungspflicht erstreckt sich zwar auf die Arbeitszeit und nicht auf Pausen, doch ergibt sich daraus zumindest indirekt, dass auch ein Erfassen der Pausenzeiten notwendig ist, um die tatsächlich angefallene Arbeitszeit anhand der elektronischen Zeitstempel für Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn und Pausenende exakt ermitteln zu können. Die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten erstreckt sich übrigens nicht nur auf eine am betrieblichen Arbeitsplatz ausgeübte Tätigkeit, sondern ebenso auf das Arbeiten im Homeoffice. Arbeitgeber:innen sind nicht nur berechtigt, sondern vielmehr verpflichtet, auch bei Beschäftigten im Homeoffice die Einhaltung der Arbeitszeiten zu kontrollieren. Steht dafür noch kein elektronisches Zeiterfassungssystem zur Verfügung, können die Arbeits- und Pausenzeiten behelfsweise auch von Hand in Excel-Tabellen eingetragen werden.

Was ist der Unterschied zwischen Ruhepausen und Ruhezeit?

Paragraf 2 ArbZG definiert die Arbeitszeit als Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Bei den in Paragraf 4 ArbZG vorgeschriebenen Ruhepausen handelt es sich gemäß der gesetzlichen Vorgabe um vorab feststehende Unterbrechungen der Arbeitszeit. Ruhepausen können demnach nur innerhalb des Zeitraumes zwischen dem Arbeitsbeginn und dem Ende der Arbeitszeit liegen. Demgegenüber handelt es sich bei einer Ruhezeit im Sinne des Paragrafen 5 ArbZG um die arbeitsfreie Zeit, die einem/einer Arbeitnehmer:in nach der Beendigung der täglichen Arbeitszeit bis zum erneuten Arbeitsbeginn zur Verfügung steht. Diese Ruhezeit muss ohne Unterbrechung mindestens elf Stunden dauern; sie entfällt praktisch auf das Privatleben der betreffenden Personen. Die Ruhepausen oder Arbeitspausen werden dagegen allgemein als Arbeitsunterbrechungen verstanden, welche im Interesse des/der Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin stattfinden.

Dabei besteht Konsens darüber, dass Arbeitnehmer:innen während dieser Zeitabschnitte nicht zu Arbeitsleistungen herangezogen werden dürfen und die Pausen nach ihren eigenen Vorstellungen verbringen können. Ein Thema, bei dem es mitunter zu Meinungsverschiedenheiten kommt, ist die arbeitsrechtliche Einordnung von Zeiten, in denen die betreffenden Arbeitnehmer:innen zwar nicht arbeiten, aber bei Bedarf kurzfristig „einspringen“ müssen. Entscheidend ist hierbei die Abgrenzung zwischen Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft. Wenn Du Bereitschaftsdienst hast, musst Du dich in der Regel an Deinem Arbeitsplatz aufhalten, um bei Bedarf sofort tätig werden zu können. Eine Rufbereitschaft dagegen beinhaltet lediglich die Möglichkeit, dass Du bei Bedarf aufgefordert werden kannst, zur Arbeit zu kommen. Da Du in dieser Zeit nicht verpflichtet bist, dich am Arbeitsplatz aufzuhalten und die betreffende Zeit frei gestalten kannst, zählt eine Rufbereitschaft zunächst als Ruhezeit. Nur dann, wenn Du wirklich zur Arbeit gerufen wirst, handelt es sich von da an um Arbeitszeit mit entsprechendem Anspruch auf Vergütung und Pausen.

Ausnahmen von den gesetzlichen Regelungen

Gemäß Paragraf 18 ArbZG gibt es bestimmte Bereiche und Personengruppen, auf welche die Vorschriften dieses Gesetzes nicht angewandt werden. Dazu zählen neben Beschäftigten von Verkehrsbetrieben insbesondere leitende Angestellte, Chefärzte, Leiter/innen öffentlicher Dienststellen sowie ihre Vertreter/innen. Auch Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst mit der Befugnis, selbständig Entscheidungen in Personalangelegenheiten zu treffen, unterliegen nicht den Vorschriften des ArbZG.

Weitere Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmer:innen, die mit ihnen anvertrauten Personen in häuslicher Gemeinschaft zusammenleben und diese eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen. Ebenfalls nicht angewandt wird das ArbZG auf Personen, die im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften arbeiten. Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt zudem das Jugendarbeitsschutzgesetz, und falls Du zur Besatzung eines Kauffahrteischiffes gehörst, richten sich deine Arbeits- und Pausenzeiten nach dem Seearbeitsgesetz. Abgesehen von diesen Ausnahmen und von Personenkreisen, für deren Arbeitszeit- und Pausenregelungen andere Gesetze maßgeblich sind, enthält Paragraf 7 ArbZG Vorgaben für bestimmte abweichende Regelungen, die beispielsweise in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einer Dienstvereinbarung enthalten sein können.

Welche Konsequenzen drohen Arbeitgeber:innen bei Verstoß gegen die Vorschriften?

Wer als Arbeitgeber:in seinen/ihren Beschäftigten vorsätzlich oder fahrlässig nicht die vorgeschriebenen Pausen gewährt oder sie über die erlaubte Höchstarbeitszeit hinaus arbeiten lässt, begeht damit eine Ordnungswidrigkeit. Bei den meisten möglichen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz beziehungsweise gegen die Pausenpflicht kann gegen den/die Arbeitgeber:in ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Das betrifft beispielsweise Fälle, in denen gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen entweder nicht, nicht rechtzeitig oder nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer gewährt, Mindestruhezeiten nicht eingehalten oder Arbeitnehmer:innen gesetzwidrig an Sonn- oder Feiertagen beschäftigt wurden.

Mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 5.000 Euro können darüber hinaus Verstöße gegen die in Paragraf 16 ArbZG 1 verankerte Pflicht zur Auslage- beziehungsweise Aushangpflicht geahndet werden. Diese besagt, dass der/die Arbeitgeber:in einen Abdruck des Arbeitszeitgesetzes sowie der Rechtsverordnungen, die auf dessen Basis erlassen wurden und für den betreffenden Betrieb gelten, an einer geeigneten Stelle im Betrieb zur Einsichtnahme auslegen oder aushängen muss. Außerdem muss der Arbeitgeber in derselben Weise die für den Betrieb geltenden Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen mit besonderen betrieblichen Regelungen zugänglich machen. Grundsätzlich ist jede:r Arbeitgeber:in selbst dafür verantwortlich, dass geltende Gesetze in seinem/ihrem Betrieb eingehalten werden und dieser entsprechend organisiert wird. Für die Überwachung der Einhaltung im Arbeitszeitgesetz und im Arbeitsschutzgesetz enthaltener Vorschriften sind jeweils die Bundesländer sowie die nach Landesrecht bestimmten Arbeitsschutzbehörden zuständig, beispielsweise die Gewerbeaufsichtsämter.

Werden Pausenzeiten vergütet?

Da die Pausen grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit gehören, müssen sie auch nicht vergütet werden. Allerdings dürfen Arbeitgeber:innen nicht außer Acht lassen, dass die Pausenzeit nur dann von der Arbeitszeit abgezogen werden kann, wenn sie nachweisen können, dass die Pausen tatsächlich mit einer entsprechenden Dauer gewährt wurden. Wer die Pausenzeit seiner Arbeitnehmer:innen ohne einen solchen Nachweis pauschal von der Arbeitszeit abzieht, riskiert, dass dies rechtswidrig und die gesamte Zeit als Arbeitszeit zu vergüten ist.

Welche Arbeitsunterbrechungen zählen nicht als Ruhepausen?

Nicht jede Arbeitsunterbrechung kann als Ruhepause im Sinne von Paragraf 4 ArbZG gewertet werden. So stellt beispielsweise eine sogenannte Betriebspause keine unbezahlte Ruhepause dar, weil sich der/die Arbeitnehmer:in während dieser Zeit für die Wiederaufnahme der Arbeit bereithalten muss. Sie darf deshalb auch nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. In der Regel handelt es sich bei Betriebspausen um unvorhergesehene Unterbrechungen der Arbeit aus technischen oder organisatorischen Gründen.

Daneben gibt es sogenannte Kurzpausen aus unterschiedlichsten Gründen, die ebenfalls nicht von der entgeltlichen Arbeitszeit abgezogen werden. Typische Beispiele dafür sind kurze Bildschirmpausen oder das Aufsuchen der Toilette. Einen Sonderfall stellen Raucherpausen dar, für die in vielen Unternehmen explizite Regelungen bestehen. Häufig sind Raucherpausen auf dem Betriebsgelände gänzlich untersagt oder auf bestimmte Räume oder Außenbereiche beschränkt. Teilweise wird sogar ein Aus- und Einstempeln verlangt, damit Raucherpausen nachgearbeitet werden müssen und Nichtrauchern keine Nachteile entstehen.

Was ist bei der Ausgestaltung von Arbeitspausen zu beachten?

Bei einer 15-minütigen Pause stellt sich die Frage nach der konkreten Nutzung in der Regel nicht, weil sie meist für einen kleinen Imbiss, zum Kaffeetrinken oder auf ähnliche Weise genutzt wird und ihre relativ kurze Dauer kaum alternative Nutzungen infrage kommen lässt. Anders verhält es sich mit den längeren Mittagspausen. Da Du dir die Pausenzeit grundsätzlich frei einteilen kannst, steht es dir im Prinzip auch frei, während der Mittagspause das Büro oder das Betriebsgelände zu verlassen, um beispielsweise einzukaufen oder essen zu gehen. Falls Wohn- und Arbeitsort nahe genug beieinander liegen, kannst Du deine Mittagspause natürlich auch zu Hause verbringen. Falls der/die Arbeitgeber:in das Recht der Arbeitnehmer:innen zum Verlassen des Firmengeländes in der Mittagspause einschränken möchte, sind dabei die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu berücksichtigen.

Fazit

Als Arbeitnehmer:in bist Du in Deutschland rechtlich gegen übermäßig lange Arbeitszeiten geschützt und hast einen gesetzlich verbrieften Anspruch auf angemessene Pausen und Ruhezeiten. Arbeitgeber:innen in Deutschland sind dazu verpflichtet, die entsprechenden Bestimmungen einzuhalten und die Abläufe in ihren Betrieben so zu organisieren, dass jede:r Arbeitnehmer:in die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten in Anspruch nehmen kann. Verstöße gegen die einschlägigen Vorschriften, die zum überwiegenden Teil im Arbeitszeitgesetz zusammengefasst sind, können mit beträchtlichen Bußgeldern geahndet werden. Für bestimmte Situationen, Branchen und Personenkreise sind jedoch Ausnahmen von den allgemeinen Regelungen möglich. Falls Du dich mit deinem/deiner Arbeitgeber:in über Fragen der Arbeitszeit- und Pausengestaltung nicht einigen kannst, solltest Du dich dazu am besten von einem Rechtsanwält:in mit Schwerpunkt Arbeitsrecht beraten lassen.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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