Personalfragebogen - alle wichtigen Punkte im Überblick

Der Personalfragebogen gehört vor allem in mittelständischen und größeren Unternehmen zu den wesentlichen Bestandteilen beim Bewerbungsprozess. Allerdings nur unter Voraussetzung, dass es sich bei dem/der Bewerber:in um einen/eine potenziellen Kandidat:in für die vakante Stelle handelt. Der Einsatz von einem Einstellungsfragebogen ist nicht zwingend vorgeschrieben, allerdings macht es Sinn, sich dieser Methode zu bedienen, da die Daten geordneter und vollständig in den Personalakten zur Verfügung stellen.

In diesem Artikel möchten wir dir alles an die Hand geben, damit Du den Einsatz vom Personalfragebogen nachvollziehen kannst. Du erfährst, welche Fragen zulässig sind und welche Fragen Du auf keinen Fall stellen darfst. Zudem zeigen wir dir, wie Du Personaldaten auch digital verwalten kannst.

Was ist ein Personalfragebogen?

Unter einem Personalfragebogen wird ein Dokument verstanden, welches sich aus einer Auswahl von Fragen des/der Arbeitgeber:in besteht und darauf abzielt, Informationen zu erhalten, die für die ausführende Tätigkeit relevant sind. Der Personalfragebogen kann sowohl vor der Einstellung eingesetzt werden als auch nach Überreichung des Arbeitsvertrages.

Welche Inhalte sollte der Personalfragebogen enthalten?

Jede:r Arbeitgeber:in, der sich für den Einsatz des Personalfragebogens interessiert, möchte natürlich wissen, welche Fragen zulässig sind und welche Fragen nicht gestellt werden sollten. Diese Frage kann jedoch nicht pauschal beantwortet werden, da es immer von der Situation abhängig ist und ob für das Unternehmen ein berechtigtes Interesse besteht. Allgemein lässt sich festhalten, dass Arbeitgeber:innn das Persönlichkeitsrecht potenzieller Arbeitnehmer:innen nicht verletzten dürfen. Ebenfalls muss man den Zeitpunkt beachten: Wird der Fragebogen eher vor der Einstellung eingesetzt oder danach?

Soll der Fragebogen vor der Einstellung zur Anwendung kommen, ist hier das AGG zu beachten – das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. So darf der/die Arbeitgeber:in nicht nach der Konfessition fragen, wenn der Personalfragebogen vor der Einstellung zum Einsatz kommt. Danach allerdings ist diese Frage wichtig, damit die Gehaltsabrechnung durchgeführt werden kann. An jeden Personalfragebogen gehört am Ende Datum Unterschrift und Ort, damit zugeordnet werden kann, von welchem Stand die Daten sind.

Genau aus diesen Gründen – da es viele solcher Fälle gibt – wird empfohlen den Personalfragebogen nach der Einstellung einzusetzen. Diese Fragen sollten enthalten sein und sind im Personalfragebogen zulässig:

1. Persönliche Angaben/Persönliche Daten: Hierunter fallen die personenbezogenen Daten von neuen Mitarbeiter:innen wie der Vor- und Nachname, die Adresse, PLZ das Geburtsdatum und der Familienstand. Ferner sollte auch die Bankverbindung abgefragt werden wie die IBAN und die BIC, damit die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß abgwickelt werden kann.
2. Sozialversicherungsdaten und steuerliche Angaben: Wichtig für die Gehaltsabrechnung sind außerdem die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID (Identifikationsnummer), die Steuerklasse, Personengruppe, Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge sowie die Angabe der Krankenkasse (gesetzliche oder private Krankenversicherung).
3. Ausbildungen, Qualifikationen und anderweitige Kenntnisse: Außerdem sollte der/die Arbeitgeber:in Fragen stellen zum beruflichen Werdegang, der Berufsausbildung und dem Studium. Zu diesem Bereich gehören auch Fort- und Weiterbildungen sowie der höchste Bildungsabschluss und Arbeitszeugnisse von vorherigen Arbeitgeber:innen. Auch Fremdsprachenkenntnisse dürfen im Personalfragebogen abgefragt werden.
4. Fragen zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL): Auch Fragen zu den vermögenswirksamen Leistungen sollten enthalten sein. Denn Diese Information ist für die Lohnbuchhaltung wichtig, um den Abzug richtig berechnen zu können. Zudem ist sollte abgeklärt werden, ob bereits vorab VWL von dem/der vorherigen Arbeitgeber:in bezahlt worden ist.
5. Wettbewerbsverbot: Das ist der Fall, wenn potenzielle Bewerber:innen vorher bei einem/einer Wettbewerber:in unter Vertrag waren. In diesem Fall darf der/die Arbeitgeber:in Rückfragen stellen, ob derzeit ein Wettbewerbsverbot vorhanden ist. Generell muss der/die Beweber:in auf diese Auskünfte auch ohne konkrete Rückfragen darauf hinweisen.
6. Zivil- oder Grundwehrdienst: Auch Fragen zu dem Zivil- oder Grundwehrdienst dürfen im Personalfragebogen enthalten sein.
7. Lohn- und Gehaltspfändungen: Auch dieser Punkt darf abgefragt werden, wenn derzeit Lohn- und Gehaltspfändungen am Laufen sind. Im Zuge des Personalfragebogens dürfen vom/von der Arbeitgeber:in Unterlagen angefordert werden. Zu diesen zählen:

• Eine Kopie des Sozialversicherungsausweises
• Der Arbeitsvertrag mit Eintrittsdatum, Personalnummer, Berufsbezeichnung, Zustimmung des Betriebsrates
• Eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder aber eine Bescheinigung, wenn eine private Krankenversicherung abgeschlossen worden ist
• Der Lohnsteuerabzug mit entsprechenden Bescheinigung
• Wenn es sich um einen Studenten handelt: Immatrikulationsbescheinigung
• Nachweis über die Elterneigenschaft
• Einverständniserklärung, damit Bescheinigungen elektronisch übermittelt werden können

Welche Fragen dürfen nicht enthalten sein?

Bei vielen der folgenden Fragen handelt es sich um Informationen, die unter bestimmten Voraussetzungen eingeholt werden dürfen, wenn ein berechtigtes Interesse vorhanden ist.

1. Behinderung: Fragen, die auf eine Behinderungen oder gar Schwerbehinderung abzielen, tangieren das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz). Der Grund dahinter: Menschen mit Behinderung dürfen nicht diskriminiert werden. Anders schaut es aus, wenn ein berechtigtes Interesse des/der Arbeitgeber:in besteht und diese Information wichtig ist, damit der Beruf ausgeübt werden kann. So könnten körperliche und seelische Beeinträchtigungen vorhanden sein, die nicht mit dem Beruf vereinbar sind. In diesem Fall darf der/die Arbeitgeber:in nachfragen. Grundsätzlich muss von Bewerberseite auch ohne Nachfragen diese Information erteilt werden, wenn er/sie erkennt, dass es für den/die Arbeitgeber:in eine zwingende Information darstellt.
2. Der allgemeine Gesundheitszustand und vorhandene Krankheiten: Die Gesundheit ist die Privatsache von Arbeitnehmer:innen und hierzu muss er oder sie sich nicht äußern. Fragen dieser Art sind in der Regel nicht gestattet. Aber auch hier gibt es Ausnahmefälle. Leidet der/die Arbeitnehmer:in unter einer ansteckenden Krankheit, muss er/sie den Arbeitgeber darüber in Kenntnis setzen. Denn nur auf dieser Grundlage kann der Arbeitgeber der Fürsorgepflicht gegenüber den anderen Mitarbeiter:innen nachkommen.
3. Schwangerschaft: Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitgeber:innen Fragen zu Schwangerschaft oder Familiengründung stellen. Auch hier handelt es sich um eine unzulässige Frage. Befindet sich der/die Bewerber:in direkt im Vorstellungsgespräch kann er/sie sogar bewusst auf diese Frage hin lügen. Früher gab es jedoch eine Ausnahme: So waren diese Fragen zulässig, wenn durch die Position der Gesundheitszustand der Mutter und des Kindes risikoreich waren. Allerdings hat der europäische Gerichtshof dies zwischenzeitlich geändert. So darf eine werdende Mutter auch dann nicht als Bewerber:in abgelehnt werden, wenn es den Mutterschutzbestimmungen entgegenspricht.
4. Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft bzw. Partei: Auch diese Frage ist generell unzulässig, da eine solche Frage dazu führen könnte, dass sie Mitglieder Nachteile einbringen könnte. Aber auch hier gibt es Ausnahmen: So ist dies dann zulässig, wenn es sich um eine Bewerbung direkt bei einer Partei bzw. Gewerkschaft handelt.
5. Vermögensverhältnisse: Auch die Vermögensverhältnisse sind generell die Privatsache des/der Arbeitnehmer:in und haben im Personalfragebogen nichts zu suchen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn es sich um eine Bewerbung bei einer vertrauensvollen Position handelt. Dasselbe trifft zu, wenn es sich um eine Bewerbung handelt, wo Bestechungungen und Bestechungsversuche vorkommen könnten.
6. Vorstrafen: Vorstrafen dürfen generell nicht abgefragt werden. Es handelt sich dabei um die Privatsphäre und diese muss geschützt werden. Anders hingegen ist die Lage zu beurteilen, wenn ein Bezug zur angestrebten Position existiert. So muss der/die Arbeitgeber:in informiert werden, wenn es sich um Vermögensdelikte handelt und die Position in einer Bank angenommen werden soll.
7. Lohn- und Gehaltspfändungen: Diese dürfen nicht abgefragt werden, wenn diese bereits abgeschlossen und damit nicht mehr aktuell sind.

Betriebsrat: Der Betriebsrat muss – sofern dieser im Unternehmen vorhanden ist – nach 118 betrvg dem Personalfragebogen zustimmen. Dafür ist die Einigungsstelle zuständig. Zwar darf der/die Arbeitgeber:in allein bestimmen, ob ein Einstellungsfragebogen im Unternehmen eingeführt wird. Allerdings darf dieser erst dann auch wirklich verwendet werden, wenn der Betriebsrat diesem auch zugestimmt hat.

Wie darf sich ein:e Arbeitnehmer:in verhalten, wenn unzulässige Fragen gestellt werden?

Im Grunde hat der/die Arbeitnehmer:in das Recht bei unzulässigen Fragen die Informationen nicht herauszugeben. In diesem Fall wird der/die Arbeitnehmer:in aber stutzig. Aus diesem Grund ist es dem/der Arbeitnehmer:in auch erlaubt eine falsche Antwort auf diese Fragen zu geben.

DSGVO – was ist von Arbeitgeberseite zu beachten?

Die DSGVO gibt es als EU-DSGVO seit 2018 und in diesem Sinne werden personenbezogene Daten verabeitet. Arbeitgeber:innen müssen hier vor allem die Rechenschaftspflicht beachten und zusätzliche Informationspflichten, die ergänzt wurden. Die Regeln sind vor allem hier:

1. Rechtliche Vorschrift muss vorhanden sein bzw. das Einverständnis des/der Mitarbeiter:in. Personenbezogene Daten dürfen demnach nur dann vom Unternehmen erhoben werden, wenn eine rechtliche Vorschrift vorhanden ist, die dies eindeutig erklärt oder anordnet. Alternativ ist dies auch dann möglich, wenn der Betroffene der Datenerhebung zustimmt.
2. Der Zweck muss bindend sein. Das bedeutet: Vom Unternehmen dürfen nur dann Mitarbeiterdaten erhoben werden, genutzt bzw. weiterverarbeitet werden, wenn diese erforderlich sind für das Arbeitsverhältnis. Diese Daten dürfen nur für den jeweiligen Zweck benutzt werden.
3. Beschäftigte, die in der Datenverarbeitung sind. Auch diese sind gebunden an die DSGVO und von ihnen müssen die Datenschutzgrundsätze beachtet werden. Sie werden darüber hinaus in regelmäßigen Abständen zum Datengeheimnis verpflichtet.

Zur digitalen Erhebung von Personaldaten gibt es verschiedene Softwarelösungen. Wichtig ist, dass diese auch den DSGVO Standards entsprechen. Eine Softwarelösung wie flair, die alle HR-Bereiche digital aufbereitet und vereinfacht, hat eine besondere Art mit den Mitarbeiterdaten umzugehen. Bereits im Bewerbungsprozess, der auch über flair gesteuert wird, werden die Kandidatenprofile angelegt. Sollte ein:e Bewerber:in dann zum/zur Mitarbeiter:in werden, werden diese Daten einfach übernommen und im sogenannten Employee Hub den Mitarbeiter:innen zugänglich gemacht. Hier können sie diese noch ergänzen oder auch ganz leicht Änderungen vornehmen, wenn sich beispielsweise die Steuernummer oder der Nachname ändert.

Da die Softwarelösung flair auf Salesforce basiert, profitieren wir von den höchsten Sicherheitsstandards. Mit uns verwaltest Du deine Mitarbeiterdaten DSGVO konform.

Fazit

Wie Du gesehen hast gibt es eine Vielzahl von Fragen, die im Personalfragebogen erlaubt sind während andere absolut tabu sind. Aber es kommt zum großen Teil auch auf die Umstände, die auszuführende Tätigkeit und andere Faktoren an, ob Fragen zulässig sind oder ob diese gestellt werden dürfen. Wir hoffen, wir konnten etwas Licht ins Dunkle bringen, sodass Du jetzt eine klarerer Vorstellung davon hast, was in einem Personalfragebogen nicht fehlen darf, sowie nicht verwendet werden sollte.

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