Personalverwaltung - Aufgaben, Funktion, Herausforderung

Denkst Du auch sofort an staubtrockene Verwaltungsaufgaben, Schränke voller Akten, schwindelerregend lange Zahlenkolonnen und verschlossene Bürotüren, wenn Du das Wort Personalverwaltung hörst? Vergiss diese Vorstellung am besten schnell und lass dich von uns im heutigen Blog-Artikel in die Welt der modernen Personaladministration entführen.

Die Personalverwaltung ist nämlich der Ort, an dem ein positives und vertrauensvolles Verhältnis zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in begründet wird. Überdies hinaus ist sie der Ruhepol, der stabile und verlässliche Unterbau, der die Mitarbeiter:innen über die gesamte Betriebszugehörigkeit begleitet und stützt. Deshalb verdient dieser Unternehmensbereich heute unsere besondere Aufmerksamkeit.

Definition Personalverwaltung

Als Synonyme für Personalverwaltung finden wir in der Literatur die Begriffe "Personalwirtschaft", "Personaladministration" und "transaktionale Personalarbeit". "Transaktional" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass eine Datenübermittlung an Dritte stattfindet. Damit sind beispielsweise Behörden oder Krankenkassen gemeint. In diesem Unternehmensbereich laufen also grob gesagt alle organisatorischen Aufgaben rund um das Personal zusammen. Oftmals wird die Personalverwaltung mit dem Personalmanagement (HR-Management) gleichgesetzt. Sie ist aber tatsächlich ein Teilbereich desselben. Auf sie entfallen "nur" alle administrativen Aufgaben, die mit den Mitarbeiter:innen zu tun haben - und zwar vom Eintritt in den Betrieb bis hin zum Austritt.

Was sind die wichtigsten Aufgaben von Personalverwaltung?

So vielfältig und individuell wie die Belegschaft deines Unternehmens sind auch die Aufgaben in der Personalverwaltung. Die fortschreitende Digitalisierung und auch der volatile Arbeitsmarkt machen zudem eine laufende Anpassung der HR-Prozesse erforderlich. Daher müssen Mitarbeiter:innen im Personalwesen immer am Puls der Zeit bleiben, flexibel sein und sich kontinuierlich weiterbilden. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Aufgabenfelder im Personalwesen - chronologisch geordnet, wie sie in einem Mitarbeiterzyklus anfallen können - für dich zusammen.

• Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge: Eingehende Bewerbungen muss die Personalverwaltung in der Regel nicht sichten. Das ist die Aufgabe der Recruiter:innen. Doch die richtige Kanalisierung oder auch die digitale Erfassung derselben kann Aufgabe der Personalsachbearbeiter:innen sein. Wird der/die Bewerber:in eingestellt, erhält die Administration den Auftrag zur Erstellung des Arbeitsvertrages. Das Wissen um arbeitsrechtliche Vorschriften, tarifvertragliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen ist hierfür unerlässlich. Zudem spielt die Organisation der Bewerberprofile eine große Rolle. Hier kann eine Softwarelösung wie flair Abhilfe vom Kandidaten-Wirrwarr schaffen. Die Daten der Bewerber:innen werden direkt in flair gespeichert und können später zu einem Mitarbeiterprofil umgewandelt werden.

• Personalakte: Egal, ob digital oder papierhaft, die Pflege und stetige Aktualisierung der Personaldaten ist die klassische Aufgabe der Personalverwaltung. Sie bildet die Grundlage für korrekte Arbeitgebermeldungen an Sozialversicherungsträger und Krankenkassen, sowie für unternehmensinterne Auswertungen.
• Bereitstellung von Daten für die Personalplanung: Mit der Erstellung von Personalstatistiken arbeitet die Administration den restlichen HR-Bereichen zu und liefert wichtige Informationen sowohl für die kurzfristige als auch für die langfristige Personalplanung und die Unternehmensabläufe.
• Gehaltsabrechnung: Damit die Gehaltszahlungen für alle Mitarbeiter:innen korrekt abgerechnet werden und pünktlich auf den Konten ankommen, kümmert sich ein Bereich der Personalverwaltung ausschließlich um die Lohnabrechnung. Auch um die Lohnsteueranmeldung und um die Durchleitung aller weiteren Sozialabgaben an die zuständigen Versicherungsträger sowie die Ausstellung von Meldebescheinigungen kümmern sich die Mitarbeiter:innen dieser Abteilung. Auch die Gehaltsabrechnung kann mit einer Softwarelösung vereinfacht abgewickelt werden.

• Zeiterfassung: Trotzdem die Angestellten ihre tägliche Arbeitszeit meist selbst erfassen, gibt es in Sachen Zeiterfassung für die Personalverwaltung noch viel zu tun. Fehlzeiten, die durch Krankheit oder Mutterschutz entstehen, müssen eingepflegt werden und im Bedarfsfall an die Lohnabrechnung weitergegeben werden. Auch die Überprüfung des Vorliegens ärztlicher Atteste findet in der Verwaltung statt. Weiterhin werden die von den Führungskräften genehmigten Urlaubsanträge aus der Belegschaft gesammelt und gegebenenfalls eingepflegt. Die Zeiterfassung, sowie die Planung von Abwesenheiten kann durch eine Software erfasst werden. flair bietet im Employee Hub, sowie in einer mobilen App, Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihre Zeit zu tracken und sich krank zu melden oder Urlaub zu beantragen.

• Weiterbildung: Fortbildungen fallen grundsätzlich nicht in den Aufgabenbereich der Personalverwaltung, aber die Abrechnung von hierfür anfallenden Reise- oder Verpflegungskosten ist eine typische Verwaltungstätigkeit.
• Beförderung: Gerade auch Beförderungen oder Versetzungen ziehen viele administrative Aufgaben nach sich, die in den Personaldokumenten hinterlegt werden müssen, damit die Daten auf dem aktuellsten Stand sind, der/die Mitarbeiter:in eine korrekte Lohnabrechnung erhält und auch digitale Zugriffsrechte - der Befähigung entsprechend - eingeräumt oder abgeschaltet werden können.
• Sonstige Mitarbeiteranträge: Die Liste möglicher Anliegen aus der Belegschaft, die mit in die Verwaltungsaufgaben fallen können, ist lang. Exemplarisch seien hier Altersteilzeitanträge oder das Ersuchen um unbezahlten Urlaub oder ein Sabbatical erwähnt.
• Arbeitszeugnisse: Nicht nur eine Kündigung macht die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses erforderlich. Oft werden diese bei einem Abteilungs- oder Führungskräftewechsel von Mitarbeiter:innen beantragt. Die Personaladministration erstellt diese nach Rücksprache mit dem/der jeweiligen Vorgesetzten oder bereitet diese zur Ergänzung durch die Führungskraft vor.
• Abmahnungen: Entschließt sich der/die Arbeitgeber:in einen/eine Mitarbeiter:in aufgrund eines Fehlverhaltens abzumahnen, so obliegt die schriftliche Erstellung und Dokumentation dieser Abmahnung ebenfalls der Personalverwaltung.
• Offboarding: Schlussendlich begleitet die Administration die Mitarbeiter:innen auch beim Austritt aus dem Unternehmen oder aus dem Arbeitsleben, indem sie die zuständigen Behörden und Versicherungsträger informiert und den/die Mitarbeiter:in bei Fragen berät.

Was sind die Ziele von Personalverwaltung

Welch großen Einfluss eine gute und saubere Personalverwaltung auf den gesamten Unternehmenserfolg hat, zeigt sich erst, wenn wir den Blick auf das große Ganze zu richten beginnen. Reibungslose Abläufe und korrektes Arbeiten gehören ganz selbstverständlich zu den Zielen der Personalverwaltung. Noch viel wertvoller ist aber der Beitrag des Personalwesens zur Erreichung des Ziels "Mitarbeiterzufriedenheit". Nie war es wichtiger als heute - in Zeiten eines ausgeprägten und sich verschärfenden Fachkräftemangels - Mitarbeiter:innen langfristig ans Unternehmen zu binden und offene Stellen schnell nachzubesetzen. Schließlich sind sie die Seele und das Herzstück eines jeden Betriebs. Je besser sich die Administration also um sie kümmert, sie begleitet und aktiv betreut, desto zufriedener werden die Angestellten sein. Diese Ausgeglichenheit zeitigt wiederum eine direkte Auswirkung auf den Erhalt und die Entwicklung der Unternehmenskultur. Ein solch gutes Betriebsklima fördert zudem Effizienz, Produktivität, Zusammenarbeit und Innovationsfähigkeit.

Doch nicht nur die Mitarbeiter:innen profitieren von einer guten transaktionalen Personalarbeit, nein, auch Du als Arbeitgeber:in schaffst dir eine sichere Basis, wenn Du in diesen Unternehmensbereich investierst. Durch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen in einer kompetenten Personalverwaltung minimierst Du finanzielle Risiken und schützt deinen Betrieb vor rechtlichen Konsequenzen, die bei Fehlern oder Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorschriften entstehen können.

Wie kann HR-Software ansetzen und unterstützen?

Personalsachbearbeiter:innen haben eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe, denn sie müssen sich stets an aktuell geltendes Recht halten und haben täglich Umgang mit großen Mengen an hochsensiblen, personenbezogenen Daten. Und damit sind nicht nur Name, Anschrift und Geburtsdatum gemeint. In den - meist digitalen - Personalakten finden sich auch Führungszeugnisse, Kontodaten, schulische und berufliche Zeugnisse und vieles mehr. Seit der Reform des Datenschutzgesetzes im Jahr 2018 ist hier besondere Vorsicht geboten, denn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht bei Datenverlusten oder anderweitigen Verstößen gegen die Datensicherheit empfindlich hohe Bußgelder vor.

Aber keine Sorge, genau hier packt eine gute HR-Software mit an und unterstützt digital mit automatisch eingebauten Funktionen zum Datenschutz. Wir von flair verfügen über eine mehr als 20-jährige Expertise zum Thema Datensicherheit. Wenn Du dich für die Nutzung unserer HR-Software entscheidest, kannst Du sicher sein, dass jeder HR-Prozess DSGVO-konform abgewickelt wird. Wir speichern Daten ausschließlich auf Salesforce Servern, die zu den sichersten Datenzentren der Welt gehören. Du brauchst noch weitere Informationen zum Thema Datenschutz? Kontaktiere unsere Experten, sie stehen dir gerne zur Verfügung.

Exkurs: Das Wichtigste zur EU-DSGVO

Die DSGVO-Gesetzesnovelle aus 2018 hat den Datenschutz reformiert, verschärft und EU-weit vereinheitlicht. Das Wichtigste in Kürze:

1. Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten, die sie nicht mehr benötigen, umgehend zu löschen.
2. Persönliche Daten dürfen nur mit Zustimmung des Kunden verarbeitet werden.
3. Der/die Kunde/Kundin hat das Recht, auf Nachfrage zu erfahren, welche Daten über ihn/sie gespeichert werden und wie diese weiterverwendet werden.
4. Arbeitgeber:innen müssen ihren Mitarbeiter:innen auf Verlangen eine Kopie aller gespeicherten Daten aushändigen.
5. Kommt es zu einem Datenverlust, haben Arbeitgeber:innen eine Meldepflicht an die zuständigen Behörden. Die Meldung muss so schnell wie möglich, spätestens aber innerhalb von 72 Stunden abgegeben werden.

Welche HR-Bereiche können digitalisiert werden?

Grundsätzlich kann jeder HR-Bereich digitalisiert werden oder, sollte das aus guten Gründen nicht vollständig möglich sein, zumindest technisch unterstützt werden. Um das zu verdeutlichen, ziehen wir den HR-Software-Report 2022 heran. Aus dem Bericht geht eindrucksvoll hervor, für welche Bereiche Unternehmen bereits eine HR-Software verwenden (prozentual absteigend von 82 % - 15 %):

1. Bewerbermanagement
2. Lohn- und Gehaltsabrechnung
3. Arbeitszeitmanagement
4. Recruiting
5. digitale Personalakte
6. Personalentwicklung, Weiterbildung
7. Mitarbeiterportale, Employee Self Service
8. Kommunikation, Conference Calls, digitale Arbeitsräume
9. Mitarbeiterumfragen
10. Personalcontrolling
11. Reisemanagement
12. Mitarbeitergespräche
13. Onboarding
14. Personaleinsatzplanung
15. Performancemanagement

Fazit

Die Personalverwaltung als HR-Teilbereich ist ein äußerst wichtiger Baustein in der Unternehmensorganisation, der weder bürokratisch sein muss noch langweilig ist. Aber auch die Administration muss mit begeisterten und motivierten Mitarbeiter:innen besetzt sein. Dafür brauchen sie eine moderne und zeitgemäße technische Ausstattung. Nur dann kann der Funke auch auf die restliche Belegschaft überspringen. Die größtmögliche Digitalisierung des HR-Managements ist also unumgänglich. Außerdem ist sie auf lange Sicht recht profitabel, da zahlreiche Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Das spart Zeit und Kosten - auch in kleinen Unternehmen. Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse sind gleich mit inbegriffen.

Ideal ist die Digitalisierung mit nur einer Software, die alles kann. Mit flair ist es möglich, dein gesamtes Personalwesen in einem System zu verwalten. Sprich uns an oder buche eine kostenlose Demo, wir freuen uns auf dich!

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