Spesenabrechnung: Effiziente Methoden

Die Spesenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil in der Arbeitswelt, insbesondere für Beschäftigte, die aus geschäftlichen Gründen reisen müssen. Sie ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Kosten zurückzuerhalten, die bei einer Dienstreise entstanden sind. Bei der Spesenabrechnung werden typischerweise Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und diverse Nebenkosten berücksichtigt, die während einer Geschäftsreise anfallen können.

Die Abrechnung kann entweder in Form einer Tagespauschale erfolgen oder nach den tatsächlichen entstandenen Kosten berechnet werden. In beiden Fällen ist es wichtig, sorgfältig Belege wie Quittungen und Rechnungen zu sammeln, um sie später mit der Spesenabrechnung einzureichen.

Ein korrektes Vorgehen bei der Erstellung einer Spesenabrechnung ist essentiell, um Unstimmigkeiten und Komplikationen zu vermeiden. Daher können Muster und Vorlagen eine hilfreiche Unterstützung bieten. Es ist allerdings darauf zu achten, dass bestimmte Vorschriften eingehalten werden müssen. Diese sind nicht immer mit Programmen wie Excel oder Word konform.

Grundlagen der Spesenabrechnung

Eine Spesenabrechnung dient der Aufstellung und Auflistung aller Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Es ist wesentlich, die Grundlagen einer korrekten Spesenabrechnung zu verstehen, um Fehler zu vermeiden und den Prozess effizient zu gestalten.

Zu den wichtigsten Punkten bei der Erstellung einer Spesenabrechnung gehört der Nachweis aller anfallenden Ausgaben durch Belege. Diese können beispielsweise für Beförderungskosten, Verpflegung oder Übernachtungen anfallen. Weiterhin müssen die einzelnen Ausgaben kategorisiert und in einer übersichtlichen Auflistung zusammengefasst werden.

Spesen werden häufig in Form von Pauschalbeträgen abgerechnet, die auch als Spesensätze oder Verpflegungspauschalen bezeichnet werden. Hierbei handelt es sich um festgelegte Beträge, die unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten angerechnet werden können. Diese Pauschalen vereinfachen die Spesenabrechnung und sorgen für eine schnelle und reibungslose Erstattung.

Bei der Aufbereitung der Spesenabrechnung empfiehlt es sich, auf Vorlagen zurückzugreifen. Diese können als Excel-Vorlage oder in anderen gängigen Formaten zur Verfügung stehen und erleichtern die Erstellung einer formal korrekten Abrechnung.

Du hast keine Lust auf Excel oder Word? Mit flair bieten wir deinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Spesen direkt online im Employee Hub zu vermerken. So können Belege direkt digitalisiert werden und sowohl Manager:in als auch Mitarbeiter:in können einsehen, welche Ausgaben gemacht wurden.

Das Einhalten aktueller gesetzlicher Regelungen und Vorgaben ist ein weiterer entscheidender Aspekt. Da sich diese von Land zu Land oder sogar innerhalb eines Landes unterscheiden können, ist es ratsam, sich mit den jeweiligen Bestimmungen vertraut zu machen und diese bei der Erstellung der Spesenabrechnung zu berücksichtigen.

Behördliche Rahmenbedingungen und Gesetzte sind in Deutschland  im Bürgerlichen Gesetzbuch festgehalten.  Die Pauschalsätze legt das Bundesfinanzministerium fest. Zum Beispiel liegt der Kilometersatz in der Kilometerpauschale bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer für Fahrten mit dem eigenen PKW.  Nicht nur Arbeitnehmer:innen können ihre Spesen bei ihrem/ihrer Arbeitgeber:in zur Rückerstattung vorlegen. Auch Selbständige und Freiberufler:innen sollten eine Spesenabrechnung durchführen.

Arten von Spesen

Spesen sind in verschiedenen Kategorien unterteilt, um die Abrechnung und Erstattung der Kosten zu erleichtern. In diesem Abschnitt werden die häufigsten Arten von Spesen erläutert.

Fahrtkosten: Dabei handelt es sich um die Transportkosten für Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreisen gehen. Dazu zählen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Zug, Bus und Flugzeug sowie für Mietwagen, Anreisen mit dem privaten Fahrzeug und Taxifahrten. Es können Benzinkosten oder auch Flugtickets eingereicht werden.

Übernachtungskosten: Wenn Mitarbeiter:innen während einer Geschäftsreise in einem Hotel, einer Ferienwohnung oder anderen Unterkünften übernachten müssen, fallen Übernachtungskosten an. Diese Kosten sollten in der Spesenabrechnung aufgeführt werden. Dabei ist es wichtig, dass die tatsächlichen Kosten und keine Pauschalen angegeben werden.

Verpflegungskosten: Bei längeren Geschäftsreisen entstehen Kosten für Essen und Trinken. In der Regel werden für Verpflegung Pauschalen angesetzt, die vom Finanzamt festgelegt werden. Die Mitarbeiter:innen müssen dabei keine Einzelbelege vorlegen, sondern können die Pauschalspesen in der Spesenabrechnung angeben. Möchte der/die Reisende Trinkgeld mit den Reisenebenkosten geltend machen, so sollte explizit nach einem Bewirtungsbelegt gefragt werden. Bei Auslandsreisen wir die Verpflegungspauschale an die Richtlinien des jeweiligen Reiselandes angepasst.

Sonstige Kosten: Neben den oben genannten Ausgaben gibt es noch weitere Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen können. Dazu zählen zum Beispiel Teilnahmegebühren und Eintrittskarten für Fachmessen, Gebühren für Telefonate und Internetzugang, Parkgebühren und vieles mehr, die in voller Höhe abgesetzt werden können. Diese Nebenspesen sollten in der Spesenabrechnung detailliert aufgeführt und belegt werden.

Insgesamt helfen die verschiedenen Arten von Spesen dabei, die Geschäftskosten zu organisieren und sie korrekt abzurechnen. Damit stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter:in die Kosten, die sie im Interesse des Unternehmens getragen haben, erstattet bekommen und das Unternehmen diese Ausgaben steuerlich absetzen kann.

Mit flair kannst Du im Manager Hub bereits vorab Ausgabenkategorien erstellen. So fällt es deinen Mitarbeiter:innen leichter die Kosten, die auf ihrer dienstlichen Reise angefallen sind, einzusortieren.

Steuerliche Regelungen

Die Spesenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsreisen und beinhaltet die Kostenerstattung für Mitarbeiter:innen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit Reisekosten entstehen lassen. Es gibt gesetzliche Anforderungen, die bei der Spesenabrechnung beachtet werden müssen.

Die steuerlichen Regelungen für die Spesenabrechnung basieren hauptsächlich auf den Vorgaben des Finanzministeriums, welches jährlich die gültigen Spesenpauschalen herausgibt. Diese Pauschalen sind allgemeingültig und gelten sowohl für die große als auch für die kleine Spesenpauschale. Die Verpflegungspauschalen variieren je nach Dauer der Abwesenheit, Anreisetag und Abreisetag. Beispielsweise können 14 EUR steuerfrei erstattet werden, wenn die Geschäftsreise mehrere Tage dauert und Übernachtungen außerhalb des Wohnortes stattfinden.

Arbeitsrechtliche Regelungen

Neben den steuerlichen Regelungen gibt es auch arbeitsrechtliche Anforderungen bei der Spesenabrechnung. Zudem ist die Abrechnung abhängig vom Reiseziel und der Dauer. Die Kosten können nämlich erst nach 8 Stunden dienstlich motivierter Reise geltend gemacht werden.

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen alle gesetzlichen Anforderungen bei der Spesenabrechnung beachten, um Konflikte oder Probleme mit den Finanzbehörden zu vermeiden. Um dies zu gewährleisten, sollten Unternehmen klare Richtlinien und Prozesse für die korrekte Spesenabrechnung etablieren und Mitarbeiter:innen entsprechend schulen.

Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen

Mitarbeiter:innen sind dafür verantwortlich, alle relevanten Belege und Dokumente im Zusammenhang mit ihren beruflichen Ausgaben zu sammeln. Sie sollten ihre Spesenabrechnung sorgfältig und ehrlich erstellen, indem sie Datum, Zweck und Höhe der Ausgaben erfassen. Um den Prozess zu vereinfachen, können Mitarbeiter:innen Vorlagen für die Spesenabrechnung verwenden. Wird eine Abrechnung absichtlich falsch abgegeben, so kann dies ein Grund für eine fristlose Kündigung sein.

Sobald die Spesenabrechnung durch den/die Mitarbeiter:in erstellt wurde, muss sie von der zuständigen Prüfinstanz im Unternehmen überprüft und genehmigt werden. Dies kann beispielsweise eine HR-Abteilung oder ein Vorgesetzter sein. Bei der Prüfung sollte auf die Plausibilität geachtet werden. Besonders wichtig ist, dass die Belege und Quittungen mit den angegebenen Beträgen übereinstimmen. Die eingereichten Spesen sollten in jedem Fall mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Um eine korrekte Spesenabrechnung einzureichen müssen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben beachtet werden.

flair bietet die Funktion, die eingetragenen Spesen der Mitarbeiter:innen direkt zu verwalten. Das hat den Vorteil, dass jede/r Beteiligte den Status der Spesenabrechnung sehen kann. Im Manager Hub können die Ausgaben unverzüglich genehmigt werden.

Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe wird die Spesenabrechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, damit die entsprechenden Beträge erstattet oder verrechnet werden können. Durch eine sorgsame Erfüllung der Richtlinien wird sichergestellt, dass alle Kosten für die der/die Mitarbeiter:in in Vorleistung gegangen ist, auch zurückerstattet werden.

Häufige Fehler und Probleme

Bei der Erstellung einer Spesenabrechnung können verschiedene Fehler und Probleme auftreten. In diesem Abschnitt werden einige der häufigsten Fehler und Probleme erläutert und Lösungen zur Vermeidung dieser Probleme vorgestellt.

Für die Spesenabrechnung ist es wichtig, alle relevanten Belege und Quittungen zu sammeln und aufzubewahren damit diese nicht unvollständig sind oder sogar fehlen. Achte darauf, dass alle Ausgaben, die in der Abrechnung aufgeführt werden, durch entsprechende Belege belegt sind. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf den Belegen enthalten sind, wie zum Beispiel Datum, Uhrzeit und Art der Ausgabe.

Manchmal werden Ausgaben in der inkorrekten Kategorie erfasst oder nicht korrekt berechnet, was zu Fehlern in der Abrechnung führen kann. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, eine klare Struktur für die Erfassung der Ausgaben zu haben und die korrekten Kategorien und Pauschalen zu verwenden.

Es ist entscheidend, die Richtlinien des Unternehmens und die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Spesenabrechnungen einzuhalten. Informiere deine Mitarbeiter:innen über die spezifischen Anforderungen in deinem Unternehmen und in deinem Land und stelle sicher, dass alle Ausgaben im Einklang mit diesen Anforderungen stehen.

Bei der finalen Erstellung ist es möglich eine falsche Spesenabrechnung zu erstellen. Beispielsweise bei der Summierung der Beträge oder der Übersetzung von Währungen. Eine Möglichkeit, solche Fehler zu vermeiden, ist die Verwendung einer Software wie flair oder einer Vorlage für Excel, die dir bei der korrekten Berechnung der Ausgaben hilft.

Guideline für eine optimale Spesenabrechnung

Sorge dafür, dass die Dienstreisen der Mitarbeiter:innen (z.B. im Außendienst) sorgfältig geplant sind. Schon vor Antritt der ersten Reise, sollten die Teammitglieder mit den Betriebsvereinbarungen vertraut gemacht werden, damit diese eigenständig auf eine korrekte Ausführung achten können.

Um die Fahrten mit dem Firmenwagen oder dem privaten PKW nachvollziehbar machen zu können, sollten die Mitarbeiter:innen ein Fahrtenbuch führen. Die Kilometerpauschale deckt nur einen gesetzlich festgelegten Rahmen der Kosten ab. Liegen die gefahrenen Kilometer jedoch darüber, so ist die Verwendung des Fahrtenbuches optimaler da sie genauer ist.

Auch der Verpflegungsmehraufwand fällt bei beruflichen Reisen an. Die Reisekostenabrechnung beinhaltet meistens Fahrtkosten und Übernachtungskosten und den Mehraufwand für Essen und Trinken.

Um Betrug bei der Spesenabrechnung zu minimieren, sollte dein Unternehmen ein effektives Kontrollsystem einführen. Dies kann dazu beitragen, die Ausgaben für Spesen besser zu managen und potenzielle Steuerberichtigungsverfahren zu vermeiden.

Um den Prozess der Spesenabrechnung zu vereinfachen, können passende  Software-Lösungen wie flair eingesetzt werden. Ein solches Tool kann den Workflow verbessern und dabei helfen, Fehler bei der Erfassung von Spesen zu vermeiden.

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