Steuerfreie Sachbezüge und ihre Anwendung

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INHALT

Steuerfreie Sachbezüge bieten Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter:innen zusätzliche Vorteile neben dem regulären Gehalt zu gewähren, ohne dass diese steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind. Wir erklären in diesem Artikel was steuerfreie Sachbezüge eigentlich sind und was bei der Verwendung beachtet werden sollte. Außerdem zeigen wir wo die Vor- und Nachteile der geldwerten Vorteile liegen.

Die Sachzuwendungen bilden eine wertvolle Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Bindung an das Unternehmen zu verbessern. Diese werden nämlich an die Mitarbeiter:innen erteilt und sind unter bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen nach § 37b EStG steuerfrei.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge sind in § 8 Abs. 2 und Abs. 3 EStG festgelegt. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in die entsprechenden Regelungen beachten, um von den steuerlichen Vergünstigungen profitieren zu können. Insgesamt bieten steuerfreie Sachbezüge eine attraktive Möglichkeit, Arbeitnehmer:innen zusätzliche Vorteile zu bieten, ohne dass damit weitere steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten verbunden sind.

Definition von Steuerfreien Sachbezügen

Die Zusatzleistungen eines solchen Sachbezuges hat den Vorteil, dass er bis zu einer bestimmten Freigrenze steuerfrei sind.

Ein steuerfreier Sachbezug besteht nicht in Geld, sondern in einem geldwerten Vorteil oder Sachlohn. Das bedeutet, dass es sich um Zuwendung von Arbeitgeber:in an den/die Arbeitnehmer:in handelt, die im Rahmen des Dienstverhältnisses zufließen und nicht in Form von Barlohn ausgezahlt werden. Auch eine nachträgliche Kostenerstattung oder jegliche andere zweckgebundene Geldleistung ist vom Gesetzgeber nicht als steuerfrei deklariert. Diese Vorteile sind Teil der Lohnabrechnung und resultieren daher in einem geringen Aufwand. Viele Unternehmen rechnen bereits digital ab.

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Steuerfreien Sachbezüge könne unter anderem Warengutscheine oder Sachbezugskarten für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen sein, Geldkarten zur Nutzung bestimmter Angebote, kostenlose oder ermäßigte Mitarbeiterparkplätze sowie die Nutzung von betrieblichen Einrichtungen wie Fitnessräumen und Kantinen, auch durch digitale Essensmarken, sein. Durch die Regelungen im Jahressteuergesetz in 2022 ist eine Einschränkung der Akzeptanzstellen für steuerfreie Sachbezüge in Kraft getreten:

Steuerfreie Sachbezüge können für Arbeitgeber:innen ein attraktives Instrument sein, um die Vergütungspakete für ihre Mitarbeiter:innen aufzuwerten. Dabei sollten sie jedoch stets die Freigrenzen im Auge behalten.

Gesetzliche Grundlagen und Voraussetzungen

In Deutschland sind steuerfreie Sachbezüge seit dem 1. Januar 2022 bis zu einem Geldbetrag von 50 Euro monatlich steuerfrei. Dies resultiert aus § 8 Abs. 1 Satz 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die Regelung gilt für Gutscheine und Geldkarten, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Einnahmen umfassen alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen (§ 8 Abs. 1 EStG); Sachbezüge sind Teil des Einkommens, der in Geldeswert statt in Geld liegt. Bei persönlichen Anlässen, wie Geburtstage oder Hochzeiten, können Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro steuer- und abgabenfrei gewährt werden.

Sachbezüge unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer, ebenso wie Barlohn. Jedoch sind Sachbezüge, die nach Anrechnung etwaiger des/der Arbeitnehmer:in gezahlter Entgelte im Kalendermonat zuzüglich Zuschlägen und Aufwandsentschädigungen, den Betrag von 50 EUR nicht übersteigen, lohnsteuerfrei. Im Rahmen der 50-EUR-Freigrenze sind zum Beispiel Rabatte, die der Arbeitnehmer:in im Rahmen seines Dienstverhältnisses von dritten Parteien erhält, begünstigt.

Neben lohnsteuerlichen Aspekten sind auch Sozialversicherungsbeiträge bei der Betrachtung von Sachbezügen relevant. Im Allgemeinen unterliegen Sachbezüge den gleichen Regelungen hinsichtlich Sozialversicherungsbeiträgen, wie sie für Ge- und Verbrauchsgüter gelten. Hierbei ist auch die 50-EUR-Freigrenze zu beachten, die auf die Beitragsbemessung angewendet wird.

Arten von steuerfreien Sachbezügen

Aufmerksamkeiten sind steuerfreie Sachleistungen, die Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen gewähren, um besondere Anlässe wie Geburtstage oder Jubiläen zu würdigen. Diese Leistungen sind in der Regel geringfügig und haben keinen Einfluss auf den Arbeitslohn. Beispiele dafür sind Blumen, kleine Geschenke oder Einladungen zu Veranstaltungen.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind Sachleistungen, die Arbeitnehmer:innen zusätzlich zum regulären Arbeitslohn erhalten. Dazu gehören beispielsweise die Bereitstellung eines Dienstwagens, die Übernahme von Telekommunikationskosten oder ein Jobticket/ regionale City Cards für den öffentlichen Nahverkehr. Im Fernverkehr (z.B. Bahncard der deutschen Bahn) oder im privaten PKW kann es ebenfalls einen Fahrtkostenzuschuss geben. Dies mindert jedoch höchstwahrscheinlich die Pauschale in der Lohnsteuererklärung. Voraussetzung ist, dass die Leistungen im überwiegenden betrieblichen Interesse des Unternehmens liegen und nicht als Lohnersatz dienen.Ebenfalls zu erwähnen ist, dass das Aufladen von E-Bikes oder privaten E-Autos im Betrieb ebenfalls steuerfrei möglich ist.

Gutscheine und Zuschüsse sind weitere Formen steuerfreier Sachbezüge. Für diese Art von Sachzuwendungen gelten nach ZAG § 2 Absatz 1 Nummer 10  die Voraussetzungen, dass der Gutschein oder die Geldkarte auf das Inland der Bundesrepublik Deutschland beschränkt sein muss und nur ein begrenztes Netzwerk von Dienstleistern und eine begrenzte Produktpalette Teil der Vereinbarung sein darf. Dies stellt die Umsetzung in Betracht der zahlreichen Online-Händler heutzutage vor eine Herausforderung. Der Umtausch in Barauszahlungen oder Girogeld muss ausgeschlossen sein.  Beispiele hierfür sind Tankgutscheine, Tankkarten oder Gutscheinkarten die der/die Mitarbeiter:in für den Einkauf in bestimmten Geschäften einlösen kann. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Gutscheine zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt und die monatliche Freigrenze von 50 EUR nicht überschreiten.

Zwei Mal im Jahr hat der/die Arbeitgeber:in die Möglichkeit ihre Mitarbeiter:innen zu einer Betriebsveranstaltung einzuladen. Der Freibetrag liegt für eine solche Art von Veranstaltung bei 110 Euro pro Mitarbeiter:in.

All diese steuerfreien Sachbezüge bieten Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter:innen durch Zusatzleistungen zu motivieren und zu binden, ohne steuerliche Belastungen für beide Seiten. Es ist jedoch wichtig, die geltenden rechtlichen Vorschriften und Grenzwerte genau einzuhalten, um unerwünschte steuerliche Folgen zu vermeiden.

Berechnung und Anwendung von Steuerfreien Sachbezügen

Die Anhebung der Freigrenze von 44 € auf 50 € seit dem 1. Januar 2022 ist eine gute Nachricht für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Allerdings sind die Voraussetzungen, unter denen die Freibeträge und Sachbezugswerte gewährt werden, verschärft worden.

Zu beachten ist, dass Sachbezüge nur dann steuerfrei sind, wenn sie einen Höchstbetrag von 50 € im Monat nicht überschreiten. Übersteigen die Bezüge den Höchstbetrag, fallen Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Steuerfreie Sachbezüge können Benzingutscheine, Eintrittskarten, die Beteiligung des Unternehmens an den Unterkunftskosten oder auch zusätzliche Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge oder Gesundheitsförderung sein.

In einigen Fällen ist es möglich, die Lohnsteuern zu pauschalisieren. Die Pauschalierung der Steuer kann sowohl für steuerfreie Sachbezüge als auch für nach § 40 EStG pauschal besteuerte Bezüge angewendet werden.

Die Pauschalierung hat den Vorteil, dass der/die Arbeitgeber:in die Steuerlast trägt und der Arbeitnehmer:in von der Lohnsteuer befreit ist. Bei der Anwendung der Pauschalierung ist es wichtig, die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG) und der Lohnsteuer-Hinweise (LStH) zu beachten.

Die Bewertung der Sachbezüge erfolgt gemäß § 8 Absatz 2 und Absatz 3 EStG. Dabei ist es entscheidend, dass der jeweilige Sachbezug korrekt bewertet und in die Berechnung der Steuer einbezogen wird.

Um die Vorteile der Pauschalierung und steuerfreien Sachbezüge voll auszuschöpfen, sollten Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sich gut informieren und gegebenenfalls die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen.

Vorteile und Nachteile

Steuerfreie Sachbezüge können für Arbeitnehmer:innen attraktiv sein, da sie bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei sind. Im Vergleich zu einer gleichwertigen Gehaltserhöhung, auf die Steuern anfallen würden, kann der Nettogewinn für den Arbeitnehmer:innen höher sein. Steuerfreie Sachbezüge können in Form von Produkten, Dienstleistungen oder Vermögensbeteiligungen gewährt werden, zusätzlich zum regulären Lohn. Viele der angebotenen Verwendungen sind wirkliche Mitarbeiter-Benefits. Die Mitarbeiter:innen profitieren nicht nur Lohntechnisch sondern finden ebenfalls einen persönlichen Vorteil. Zum Beispiel können die Sachzuwendungen für Erholungsbeihilfe und Verpflegungszuschuss in Form von Essensgutscheinen genutzt werden.

Allerdings gibt es auch einige Nachteile für Arbeitnehmer:innen. Einerseits müssen die Sachbezüge sorgfältig ausgewählt werden, damit sie wirklich zum/zur Arbeitnehmer:in passen und diese/r tatsächlich davon profitiert. Andererseits sind die Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge verschärft worden, was es für Unternehmen und Mitarbeiter:innen schwieriger machen kann, sie zu erhalten und zu nutzen.

Für Arbeitgeber:innen können steuerfreie Sachbezüge eine alternative Möglichkeit darstellen, um Mitarbeiter:innen zu belohnen und zu motivieren, ohne dabei die Lohnkosten in die Höhe zu treiben. Die steuerfreie Grenze von 50 Euro erlaubt es Unternehmen, ihrem Personal zusätzliche Leistungen ohne Steuern anzubieten.

Auf der anderen Seite gibt es auch für Arbeitgeber:innen Nachteile im Zusammenhang mit steuerfreien Sachbezügen. Die erhöhten Anforderungen und die verschärften Voraussetzungen können es schwieriger und aufwändiger machen, diese Sachbezüge für die Mitarbeiter:innen zu organisieren. Zudem ist es wichtig, dass die Arbeitgeber:innen die angebotenen Sachbezüge an die individuellen Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter:innen anpassen, um optimale Wirkungen zu erzielen.

Wichtig zu erwähnen ist, dass für Arbeitgeber:innen eine Dokumentationspflicht sämtlicher Sachzuwendungen besteht. Jede Zuwendung muss protokolliert und im Lohnkonto der Mitarbeiter:innen festgehalten werden. Dies muss auch geschehen, wenn der Betrag unter 50 Euro bleibt. Dennoch können Unternehmen einen Antrag zur Erleichterung stellen, wenn gewährleistet wird, dass die Sachzuwendungen den monatlichen Freibetrag nicht überschreiten. Diese Erleichterung würde zur Folge haben, dass die Sachbezüge nicht im Lohnkonto dokumentiert werden.

Fazit

Steuerfreie Sachbezüge bieten Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, attraktive Vergütungspakete für ihre Mitarbeiter:innen zu schnüren. Diese geldwerten Vorteile, die ein Unternehmen seinen Angestellten zusätzlich zum Gehalt gewährt, können in verschiedenen Formen auftreten, beispielsweise als Vergünstigungen, Beteiligung an Unterkunftskosten, Mahlzeiten, Arbeitskleidung, Benzingutscheine oder Eintrittskarten.

Die steuerliche Freigrenze für Sachbezüge liegt bei 50 Euro monatlich pro Mitarbeiter:in, wie im § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG festgelegt. Wenn der Sachbezug diesen Betrag nicht überschreitet, bleibt er steuerfrei und kann somit den Arbeitnehmer:innen als geldwerter Vorteil zur Verfügung gestellt werden. Wird er jedoch überschritten, so muss der gesamte Betrag versteuert werden. Merken sollte man sich, dass die Freigrenze nicht gleichzusetzten mit dem Freibetrag ist. Es gibt spezifische Abweichungen die einen großen Einfluss haben können. Überschreitet ein Wert einen Freibetrag so ist ausschließlich die Differenz steuerpflichtig. Wird jedoch die Freigrenze überschritten, muss der Gesamtbetrag versteuert werden.

Es gibt zahlreiche Beispiele für steuerfreie Sachbezüge, die Arbeitgeber:innen nutzen können, um ihren Mitarbeiter:innen attraktive Leistungen anzubieten. Doch die Sachbezüge sind keine Gehaltsumwandlung sondern eine Zusatzleistung des/der Arbeitgeber:in.

Wichtig zu beachten ist jedoch, dass einige Sachbezüge dennoch der Sozialversicherung unterliegen und daher entsprechend abgerechnet werden müssen. Zudem sollte ein guter Vergütungsplan stets attraktiv und fair gestaltet sein, um die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter:innen zu erhöhen.

Die richtige Kombination aus Gehalt und geldwerten Vorteilen kann sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Arbeitnehmer:innen Vorteile bringen. Nicht nur werden die Mitarbeiter:innen motiviert und ihre Loyalität zum Unternehmen gestärkt, auch Arbeitgeber:innen profitieren von zufriedenen und engagierten Mitarbeiter:innen, die einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.

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Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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