Überstunden korrekt berechnen - ein Leitfaden

Während der Coronapandemie standen mobiles Arbeiten und Homeoffice für viele Arbeitnehmer:innen auf der Tagesordnung. Viele Beschäftigte, die bis dato noch keinen Kontakt zu flexiblen Arbeitsmodellen hatten, sahen sich von heute auf morgen mit der Herausforderung konfrontiert, Berufs- und Privatleben voneinander zu trennen und ihre tägliche Höchstarbeitszeit nicht regelmäßig zu überschreiten. Nicht zuletzt durch diese Umstände entfachte eine Debatte über Arbeitszeiten, Mehrarbeit und insbesondere über die Handhabung von Überstunden.

Überstunden treten häufig auf, wenn eine Abteilung in einem Unternehmen unterbesetzt ist oder wichtige Deadlines einzuhalten sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für die Abgeltung und Berechnung von Überstunden. Im nachfolgenden Blogartikel erfährst Du, unter welchen Bedingungen die Anordnung von Überstunden erlaubt ist und wie die geleisteten Überstunden der Beschäftigten von Arbeitgeber:innen erfasst, berechnet und abgegolten werden können.

Überstunden erfassen

Es gibt verschiedene Methoden zur Erfassung von Arbeitszeiten, inklusive der geleisteten Überstunden. Zum einen besteht die Möglichkeit einen Stundenzettel auszufüllen, also die Arbeitsstunden handschriftlich in einer Excel-Tabelle oder einer anderen selbst erstellten Auflistung festzuhalten. Diese manuelle Methode ist jedoch zeitaufwändig und insbesondere für Arbeitnehmer:innen mit einem gewissen Aufwand verbunden. Zudem ist diese Variante äußerst fehleranfällig, da durch den manuellen Eintrag, schnell mal ein Flüchtigkeitsfehler unterlaufen kann.

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, eine digitale Softwarelösungen wie flair für Zeiterfassung zu nutzen, welche die Arbeitszeiten präzise dokumentieren und Überstunden automatisch auf der Grundlage der hinterlegten Sollarbeitszeit berechnen. Jedem einzelnen Beschäftigten wird ein individuelles Arbeitszeitkonto zugewiesen. Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen können damit jederzeit die exakte Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden einsehen und rechtzeitig auf Überstunden reagieren.

Im Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass EU-Unternehmen in Zukunft alle Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter:innen dokumentieren müssen. Diese Entscheidung ging weit über die bisherigen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland hinaus. Bisher war lediglich die Aufzeichnung von Überstunden gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erforderlich. Eine Verpflichtung zur Zeiterfassung gab es bisweilen nur in Branchen, die bekanntermaßen anfällig für Schwarzarbeit sind, wie das Bau- oder Gaststättengewerbe.

In Zukunft soll jedoch für alle Unternehmen die Erfassung jeder einzelnen Arbeitsstunde und somit auch die Erfassung von Minusstunden verpflichtend sein. Spätestens mit dieser Entscheidung sind Arbeitgeber:innen gut damit beraten, sich über die Einführung eines Zeiterfassungssystem zu informieren. Das sogenannte Stechuhr-Urteil des EuGH wurde am 13.09.2022 durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) bekräftigt, wodurch ein entsprechender Gesetzeserlass zum Thema Zeiterfassung nicht mehr lange auf sich warten lassen wird.

Jedoch ist es wichtig, dass Arbeitnehmer:innen, die häufig Überstunden leisten, diese weiterhin dokumentieren. Die Urteile von EuGH und BAG und die künftige Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erfassung der Arbeitszeit entbinden Arbeitnehmer:innen nämlich nicht von der Beweislast für jede Überstunde.

Wann sind Überstunden erlaubt?

Überstunden zu leisten kann von Arbeitnehmer:innen grundsätzlich nur dann verlangt werden, wenn entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten sind. Gibt es keine solche Überstundenregelung, dürfen Arbeitnehmer:innen auf die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit beharren.

Nur in außergewöhnlichen Situationen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden und in Falle von Katastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen ist es Arbeitgeber:innen gemäß dem Arbeitsrecht gestattet, die Mitarbeiter:innen zu Überstunden zu verpflichten. Falls Überstunden vertraglich festgelegt sind, ist es für Arbeitnehmer:innen nicht einfach, diese abzulehnen. Beim Vorhandensein eines Betriebsrates im Unternehmen gibt es jedoch die Bedingung, dass dieser die Anordnung von Überstunden genehmigen muss.

Jedoch gibt es Gruppen von Arbeitnehmer:innen, die aufgrund ihrer besonderen Schutzbedürftigkeit keine Überstunden leisten dürfen. Dazu gehören Jugendliche und Auszubildende unter 18 Jahren, schwangere und stillende Mütter, schwerbehinderte und gleichgestellte Mitarbeiter:innen und auch Minijobber:innen, da diese auf ihre Verdienstobergrenze achten müssen.

Die gesetzlichen Regelungen, in welchen das festgehalten ist, sind unter anderem das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Mutterschutzgesetz und das Schwerbehindertengesetz.

Im Arbeitszeitgesetz ist geregelt, dass die tägliche Arbeitszeit im Normalfall acht Stunden nicht überschreiten darf, wobei Pausen hierbei keine Berücksichtigung finden. Da das Arbeitszeitgesetz von sechs Arbeitstagen pro Woche ausgeht, sind 48 St¬un¬den die maximal zulässige Wochenarbeitszeit. Bei einer standardmäßigen 40-Stunden-Woche sind also bis zu acht Überstunden zulässig. Vorübergehend dürfen Arbeitgeber:innen die tägliche Arbeitszeit auf höchstens zehn Stun¬den und somit 60 Wochenarbeitsstunden erhöhen, vorausgesetzt die acht Stun¬den pro Tag werden innerhalb eines Ausgleichszeitraums von sechs Ka¬len¬der¬mo¬na¬ten oder 24 Wo¬chen im Durchschnitt nicht überschritten (§ 3 Satz 2 Arb¬ZG).

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Häufig werden die beiden Begriffe Überstunden und Mehrarbeit gleichbedeutend verwendet. Jedoch handelt es sich um zwei unterschiedliche Arten von Regelarbeitszeitüberschreitungen. Als Überstunden wird die Arbeitszeit bezeichnet, welche über das arbeits- oder tarifvertraglich vereinbarte Arbeitspensum hinausgeht. Von Mehrarbeit wird gesprochen, wenn die allgemeinen gesetzlichen Regelungen im Arbeitszeitgesetz überschritten werden. Diese ist im Arbeitszeitgesetz streng geregelt. Arbeitnehmer:innen müssen für die geleistete Mehrarbeit verpflichtend Freizeitausgleich erhalten. Überstunden hingegen können neben der Abgeltung durch Freizeit auch ausbezahlt werden.

Wie werden Überstunden berechnet?

Bei der Berechnung der Überstunden spielt es eine Rolle, wie Arbeitgeber:innen ihre Beschäftigten grundsätzlich entlohnen. Es gibt im Grunde zwei verschiedene Möglichkeiten. Entweder erhalten die Beschäftigten ihre Vergütung exakt nach geleisteten Stunden berechnet oder sie beziehen ein monatliches Festgehalt, welches sich nicht an der Anzahl der geleisteten Stunden orientiert. Auch die Lohnabrechnung kann digital organisiert werden. flair bietet eine Schnittstelle zu DATEV und sorgt für einen nahtlosen Übergang der Daten aus dem Employee Hub zum/zur Buchhalter:in/Steuerberater:in.

Wenn Du deinem/deiner Arbeitnehmer:in einen festgelegten Stundenlohn zahlst, kannst Du Überstunden so berechnen, dass Du ihm/ihr den gleichen Stundensatz zahlst, wenn er mehr Arbeit leistet. Falls im Voraus ein Überstundenzuschlag vereinbart wurde, muss auch dieser ausbezahlt werden. Handelt es sich um ein fixes monatliches Bruttogehalt, das unabhängig von den geleisteten Stunden bezahlt wird, sollten Arbeitgeber:innen zuerst den Bruttostundenlohn ermitteln, bevor sie die Überstunden berechnen können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Überstundenberechnung durchzuführen. Falls ein Tarifvertrag vorliegt, muss jedoch die darin beschriebene Vorgehensweise angewendet werden.

Welche Methoden zur Berechnung gibt es?

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Vergütung für angefallene Überstunden zu berechnen.

Bei der ersten Variante muss das dreifache Gehalt in brutto im Monat durch 13 Wochen geteilt werden und dann das Ergebnis dieser Berechnung erneut durch die Anzahl der Stunden pro Woche. Das Bruttomonatsgehalt x3 :13, geteilt durch die Wochenstunden ergibt dann den Bruttostundenlohn des Beschäftigten. Wenn ein/ eine Mitarbeiter:in zum Beispiel 40 Arbeitsstunden pro Woche arbeitet und 2.500 Euro brutto pro Monat verdient, bekommt er/ sie einen stündlichen Bruttolohn von 14,42 Euro. Für jede geleistete Überstunde muss ihm/ ihr dieser Betrag ausgezahlt werden.

Die zweite Möglichkeit zur Berechnung von Überstunden besteht darin, die Wochenstunden mit dem Faktor 4,325 zu multiplizieren, um die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit zu erhalten. Das Produkt muss anschließend durch das monatliche Bruttogehalt dividiert werden, um schließlich den Bruttolohn pro Stunde zu ermitteln. Falls ein/ eine Mitarbeiter:in die zweite Methode verwendet, um seine/ ihre Überstunden zu berechnen, erhält er/ sie einen Betrag von 14,45 Euro pro Stunde.

Mit beiden Möglichkeiten kann man die geleisteten Überstunden ausrechnen und kommt dabei nahezu zum gleichen Ergebnis. Viele Arbeitgeber:innen entscheiden sich bei der Vergütung von Überstunden für eine Pauschalvergütung, um die Überstunden nicht berechnen zu müssen. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter:innen nicht benachteiligt werden und die Pauschale eine angemessene Entschädigung für Überstunden darstellt. In der Regel sollte eine Pauschalvergütung etwa zehn Prozent der monatlichen Arbeitszeit betragen.

Wie werden Überstunden abgegolten?

Für die Abgeltung von Überstunden gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder erfolgt eine Vergütung von Überstunden oder diese werden durch Freizeitausgleich abgegolten. Für manche Arbeitnehmer:innen ist die zusätzliche Arbeit durch Überstunden jedoch bereits mit dem Bruttogehalt abgegolten und wird nicht extra vergütet. Das betrifft insbesondere Arbeitnehmer:innen in Führungspositionen und Berufsgruppen, die sogenannte Dienste höherer Art leisten.

Die Auszahlung von Überstunden kann auch im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ausgeschlossen sein. Eine Vereinbarung, die besagt, dass Überstunden in unbegrenztem Umfang mit dem regulären Bruttolohn abgegolten werden, ist jedoch ungültig. Gegenüber Auszubildenden ist es grundsätzlich nicht gestattet, die Auszahlung der Überstunden auszuschließen. Falls keiner der genannten Gründe für den Ausschluss vorliegt, haben Arbeitnehmer:innen das Recht, für Überstunden eine Auszahlung der Überstunden zu verlangen. Dies ist in § 612 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgehalten, denn dort ist festgelegt, dass eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.

Wenn der Arbeits- oder Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung dies vorsieht, ist es auch möglich, Überstunden abzufeiern. Ohne eine solche Regelung für die Abgeltung von Überstunden müssen Überstunden finanziell kompensiert werden.

Fazit

Überstunden sind eine zusätzliche Arbeitsleistung von Arbeitnehmer:innen und sollten somit auch entsprechend honoriert werden. Die Thematik ist jedoch nur bedingt gesetzlich geregelt und sollte daher in Arbeits- und Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen definiert sein, um Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen zu vermeiden und Klarheit zu schaffen. Überstunden mit einer Softwarelösung zu erfassen erspart sowohl Arbeitgerber:innen als auch den Beschäftigten viel Aufwand.

Eine digitalisierte Arbeitszeiterfassung ermöglicht es allen Beteiligten, einen Überblick über die Arbeitszeiten zu behalten und von einer exakten Berechnung der zusätzlich geleisteten Arbeit zu profitieren. Außerdem können Genehmigungsprozesse für Arbeitszeiten und Überstunden einfacher und individueller gestaltet werden.

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