Aufbauorganisation: Grundlagen, Ziele und Arten

Unternehmen brauchen Strukturen, um die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen zu organisieren und Zuständigkeiten klar abzugrenzen. Je größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist es für alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu kennen. Die Unternehmensstruktur bildet den Ausgangspunkt für die Aufbauorganisation. Sie soll effizientes Arbeiten gewährleisten, sodass alle im Unternehmen gemeinsam an einem Strang ziehen, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen.

Wir klären in diesem Beitrag, was der Begriff Aufbauorganisation genau bedeutet, warum sie so wichtig ist, was Vor- und Nachteile sind, welche Arten von Aufbauorganisationen es gibt und was der Unterschied zu einer Ablauforganisation ist.

Ein Organigramm kann dabei helfen, die Unternehmensstruktur zu visualisieren, denn die Aufbauorganisation selbst ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstruktur und beschäftigt sich mit der Art und Weise, wie eine Organisation aufgebaut ist.

Alle wichtigen Faktoren können so in einem Organigramm dargestellt werden. Hier soll aufgeschlüsselt werden, wie die verschiedenen Abteilungen und Teams miteinander kooperieren und wie die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens verteilt sind. In diesem Beitrag werden wir uns eingehend mit der Aufbauorganisation befassen und untersuchen, welche Faktoren bei der Gestaltung einer effektiven Aufbauorganisation wichtig sind.

Die Grundlagen der Aufbauorganisation im Überblick

Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der hierarchischen Struktur eines Unternehmens und legt fest, wie die einzelnen Funktionsbereiche miteinander verknüpft sind und wie Abteilungen zusammenarbeiten und sich selbst organisieren. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten (Weisungsbefugnis), die Verteilung von einzelnen Aufgaben in Hauptaufgaben, Teilaufgaben und die später daraus resultierende Aufgabensynthese.

Da dies essenziellen Entscheidungen zugrunde liegt, ist die Aufbauorganisation eng mit der Unternehmensstrategie verbunden. Sie soll sicherstellen, dass die Organisation so aufgestellt ist, dass sie die strategischen Ziele des Unternehmens erreichen kann und jeder seinen Aufgabenbereich kennt und verantwortet. Die Aufbauorganisation sieht sich demnach mit folgenden Themen konfrontiert:

Weisungsbefugnisse: Wer trifft Entscheidungen? Wer ist wem gegenüber weisungsbefugt? Für welche organisatorische Einheiten gilt dies? Wenn diese Punkte klar geregelt sind, kann dies schonmal ein großes Maß an Konfliktpotenzial und Unmut eindämmen. Das hierarchische Grundgerüst bildet den Ausgangspunkt für die hierarchische Struktur.

Aufgabenorganisation: Welche Abteilungen und Teams sind für welche Aufgaben verantwortlich? Welche Verantwortungsbereiche sind einzelnen Personen zugeordnet? Wie ist hier das hierarchische Gerüst, an dem sich diese Grundsatzentscheidungen ableiten lassen? Aufgabenbereiche werden klar den einzelnen Abteilungen zugeordnet, um die Funktionalität des Gesamtunternehmens zu gewährleisten. Abgrenzungen können beispielsweise hinsichtlich der Produktbereiche vorgenommen werden.

Informationsfluss: Wer berichtet an wen? Welche Informationen sind mit wem zu teilen? Wie kann man den Informationsfluss beispielsweise auch bei Remote Teams oder asynchroner Arbeit garantieren? Hier sollte man auf jeden Fall mit einer Softwarelösung arbeiten, bei der die Kommunikation sichergestellt ist, aber auch gleichzeitig die persönliche Ebene nicht zu kurz kommt. Denn je nachdem, wie der/die Empfänger:in eine Nachricht aufnimmt, kann es seine/ihre Arbeitsweise und Motivation nachhaltig beeinflussen. flair bietet als Softwarelösung beispielsweise Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich im Employee Hub in der Cheers Section Lob und Dankeschöns auszutauschen, um Dankbarkeit aber auch Anerkennung seinen Kolleg:innen über zum Ausdruck bringen zu können.

Entscheidungsbefugnis: Welche Entscheidungswege muss ich zur Verrichtung meiner Aufgaben gehen? Diese Wege sollten so kurz wie möglich sein, um hohe Flexibilität und sinnvolle Aufgabenteilung zu gewährleisten. Deshalb sollten einzelne Bereiche Themen zu sinnvollen Aufgabenkomplexen bündeln und somit Kommunikationswege kurz halten. Gerade in größeren Unternehmen kann eine Zuwiederhandlung wichtige Geschäftsprozesse blockieren und Arbeitsprozesse können ins stocken geraten.

Mit flair als Softwarelösung kannst Du alle Beteiligten aus deinem Unternehmen in einem Unternehmenschart festhalten. So kann jeder die Verbindungen untereinander jederzeit in seinem Employee Hub einsehen und weiß im Zweifel, an wen man sich richten muss.

Recruiting: Auch im Recruiting sollte die Stellenanzeige bereits die Gesamtaufgabe des/der potenziellen Mitarbeiter:in aufschlüsseln. So kann ein bestmöglicher Fit für die Vakanz gewährleistet werden und die einzelnen Stellen optimal besetzt werden.Auch im Recruiting Bereich kann flair helfen, umfangreiche Prozesse zentral zu steuern. Sowohl die Anzeigenkoordination, als auch die Bewerberdetails können in flair festgehalten werden. Kommt es dann zur Einstellung, hat man direkt alle nötigen Information zu der Person im System.

Formen der Aufbauorganisation

Es gibt verschiedene Formen der Aufbauorganisation, die in Unternehmen etabliert werden können. Eine der geläufigsten Formen ist die hierarchische Aufbauorganisation. Bei dieser Art der Organisation gibt es eine klare Hierarchie, in sich in jeder Ebene der Organisation durchzieht. Damit sind Verantwortlichkeiten klar verteilt. des Weiteren gibt es verschiedene Ausprägungsformen der Aufbauorganisation:

• Funktionale Aufbauorganisation: Hierbei werden, wie der Name schon sagt, Abteilungen und Team nach Funktionen organisiert wie Marketing, Finanzen, Produktion etc. Diese Art von Organisation kann sehr effektiv sein, jedoch sollte das Unternehmen bereits in seiner Struktur gefestigt und die Aufgaben innerhalb jeder Abteilung sehr spezialisiert sein.
• Divisionale Organisation: Eine weitere Art von Aufbauorganisation ist die divisionale Organisation. Hier werden die verschiedenen Abteilungen und Einheiten nach Produkten, Kund:innen oder geografischen Gebieten organisiert. Gerade, wenn ein Unternehmen mehrere, unterschiedliche Geschäftsbereiche hat, die sich voneinander unterscheiden, ist die divisionale Organisation des Unternehmens sehr effektiv. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: um Doppelfunktionen im Rahmen der divisionalen Aufbauorganisation zu vermeiden, können sogenannte Stabsstellen im Rahmen einer Stablinienorganisation angelegt werden. Damit werden Abteilungen nicht direkt Sparten zugeordnet, sondern unabhängig voneinander geführt und dem Management unterstellt.
• Matrixorganisation: Diese Organisationsform, soll die Vorteile der beiden zuvor genannten Ausrichtungen miteinander vereinen und den bestmöglichen Überblick schaffen, sowie eine reibungslose und höchsteffiziente Zusammenarbeit gewährleisten. Somit kann ein:e Marketing Mitarbeiter:in für ein Produkt zuständig sein, und sowohl der Vertriebsleitung als auch der Produktleitung unterstellt sein, da hier die Aufgabenbereiche auf natürlich Art und Weise zusammenlaufen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Aufbauorganisation ist die Art und Weise, wie Entscheidungen innerhalb der Organisation getroffen werden. Bei einer zentralisierten Aufbauorganisation werden Entscheidungen von einer zentralen Stelle innerhalb der Organisation getroffen. Bei einer dezentralisierten Aufbauorganisation werden Entscheidungen von den Abteilungen oder Einheiten getroffen, die am besten geeignet sind, sie zu treffen.

Zudem ist zu unterscheiden zwischen einem Stabliniensystem, dessen Grundzüge im Einliniensystem wiederzufinden sind und einem Mehrliniensystem. Bei dem Einliniensystem geht es um eine einheitliche Auftragserteilung durch eine:n Vorgesetzte:n für mehrere Mitarbeiter:innen. Beim Mehrliniensystem hingegen, wird der Mehrheit der Auftragserteilung gefolgt.

Einflussfaktoren auf die Aufbauorganisation

Es gibt eine Reihe von äußeren und inneren Faktoren, die die Gestaltung der Aufbauorganisation eines Unternehmens beeinflussen. Dazu gehören, unter anderen, die Größe des Unternehmens, die Art der Tätigkeit, die das Unternehmen ausübt, und die Unternehmenskultur. Einige der wichtigsten Einflussfaktoren habe wir für dich im Folgenden zusammengefasst.

• Größe des Unternehmens: Die Größe des Unternehmens hat einen großen Einfluss auf die Gestaltung der Aufbauorganisation. In kleinen Unternehmen kann die Aufbauorganisation sehr einfach sein, mit wenigen Abteilungen und einer flachen Hierarchie. In großen Unternehmen ist die Aufbauorganisation in der Regel komplexer, mit vielen Abteilungen und Ebenen. In diesen Unternehmen ist es wichtig, sicherzustellen, dass es klare Kommunikationskanäle gibt und dass die verschiedenen Abteilungen effektiv zusammenarbeiten.
• Art der Tätigkeit: Die Art der Tätigkeit, die ein Unternehmen ausübt, kann auch die Gestaltung der Aufbauorganisation beeinflussen. Zum Beispiel erfordern Produktionsunternehmen in der Regel eine sehr spezialisierte Aufbauorganisation, um sicherzustellen, dass die Produktion effektiv und effizient durchgeführt wird. Serviceunternehmen hingegen können eine flexiblere Aufbauorganisation haben, um schnell auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können.
• Unternehmenskultur: Die Unternehmenskultur spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Aufbauorganisation. Einige Unternehmen haben eine hierarchische Kultur, in der Entscheidungen von oben nach unten getroffen werden. Andere Unternehmen haben eine dezentralisierte Kultur, in der die Mitarbeiter mehr Autonomie und Entscheidungsfreiheit haben. Die Aufbauorganisation sollte so gestaltet werden, dass sie zur Unternehmenskultur passt.
• Unternehmensstrategie: Die Unternehmensstrategie sollte auch bei der Gestaltung der Aufbauorganisation berücksichtigt werden. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine Diversifikationsstrategie verfolgt, bei der es in verschiedene Geschäftsbereiche expandiert, kann eine divisionale Aufbauorganisation sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass jede Geschäftseinheit effektiv und effizient verwaltet wird.
• Externe Einflüsse: Externe Einflüsse wie Regulierungen, Wettbewerb und Markttrends können ebenfalls die Gestaltung der Aufbauorganisation beeinflussen. Zum Beispiel können Unternehmen in regulierten Branchen wie der Pharma- oder Finanzindustrie eine spezielle Aufbauorganisation benötigen, um den Anforderungen der Regulierungsbehörden gerecht zu werden.

Unterschied Aufbauorganisation und Ablauforganisation

Während die Aufbauorganisation wie beschrieben vor allem Zuständigkeiten und die Zusammenarbeit in der Organisation regelt, beschäftigt sich die Ablauforganisation damit, welche Arbeitsschritte genau durchzuführen sind, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Hierbei werden Faktoren wie zeitlicher Rahmen, erwünschter Outcome und Mittel und Ressourcen berücksichtigt. Wichtig ist zu verstehen, dass sich beide Organisationsformen nicht ausschließen, sondern bestenfalls kombiniert zur Anwendung kommen.

Die Aufbauorganisation wird in einem Organigramm dargestellt, wohingegen die Ablauforganisation eher einem Flow-Diagramm gleicht. In der BWL wird nach wie vor der Begriff Ablauforganisation verwendet. In der Praxis bedient man sich eher der Kombination aus Aufbau-Organigramm und Prozessmanagement.

Effektive Gestaltung der Aufbauorganisation

Wir haben nun einige wichtige Eckpfeiler der Aufbauorganisation kennengelernt. Wie genau eine effektive Gestaltung der Aufbauorganisation auszusehen hat, kann entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sein. Wir haben im Folgenden einige Punkte zusammengefasst, die bei der Gestaltung einer effektiven Aufbauorganisation berücksichtigt werden sollten:

• Zielgerichtete Kommunikation: Es sollte sichergestellt werden, dass es effektive (digitale) Kommunikationskanäle gibt, wo Informationen schnell, zielgerichtet und effektiv zwischen den Verantwortlichen ausgetauscht werden können. Das Team sollte sich in stetigem Austausch befinden, damit jeder Involvierte sich abgeholt fühlt und jeder Klarheit über seine Verantwortungsbereiche hat. Was uns auch schon zum nächsten Punkt bringt:
• Klare Verantwortlichkeiten: Jede Abteilung und jedes Team sollte klar Verantwortungsbereiche definiert und deutlich zugeteilt haben. Es muss jedem klar sein, wer für welche Aufgaben und Ziele verantwortlich ist und wer in welchen Belangen entscheidungsbefugt ist. So können Entscheidungswege kurz gehalten werden und man kann vermeiden, wichtige Prozesse unnötig in die Länge zu ziehen.
• Flexibilität: Die Aufbauorganisation sollte flexibel genug sein, und sich an Änderungen der Anforderungen an das Unternehmen stetig anpassen können. Denn wenn man die dynamischen Marktveränderungen außer Acht lässt, sowie die damit einhergehenden veränderten Kundenbedürfnisse, kann man dem Konkurrenzdruck auf Dauer nicht standhalten.
• Transparenz über die Rolle im Unternehmen: Eine klare und transparente Aufbauorganisation schafft Klarheit über die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Jede:r Mitarbeiter:in sollte wissen, welche Aufgaben er/sie hat und wie seine/ihre Arbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Zudem sollte ein stetiger Austausch mit dem/der Vorgesetzte:n stattfinden, damit Entwicklungspotenziale identifiziert und Erwartungshaltungen abgesteckt werden. Auch hier hat flair eine Lösung: Halte in Zukunft regelmäßig Feedbackgespräche und definiert zusammen Ziele und Verantwortlichkeiten. Digital festgehalten, hat jeder auch bei späterer Bezugnahme Zugriff auf das Vereinbarte und weiß, was von ihm/ihr erwartet wird.
• Flache Hierarchie: Eine flache Hierarchie fördert die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Zudem wird eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht, da Entscheidungen nicht durch zu viele Ebenen gehen müssen.
• Organisationsstruktur: Die Organisationsstruktur sollte auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Eine Produktionsfirma hat selbstverständlich andere Anforderungen als ein Dienstleistungsunternehmen.
• Kompetenzorientierung: Eine effektive Aufbauorganisation sollte sich auf die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen und dessen stetige Weiterentwicklung konzentrieren. Jede:r Mitarbeiter:in sollte in der Lage sein, seine/ihre Fähigkeiten und Erfahrungen bestmöglich einzubringen. Das fördert zudem die Motivation der Mitarbeiter:innen und wird somit letztlich auch zum Unternehmenserfolg beisteuern.
• Klar definierte Prozesse (Ablauforganisation): Klar definierte Prozesse und Arbeitsabläufe tragen zur Effektivität und Effizienz der Aufbauorganisation bei. Jede:r Mitarbeiter:in sollte wissen, welche Schritte erforderlich sind, um eine Aufgabe zu erledigen.

Fazit

Eine effektive und erfolgreiche Aufbauorganisation sollte die Bedürfnisse des Unternehmens, des Marktes, seiner Mitarbeiter:innen und Kund:innen berücksichtigen. Eine klare und transparente Struktur, eine flache Hierarchie, Kompetenzorientierung, Flexibilität und klare Prozesse sind wichtige Faktoren, die dazu beitragen können, dass das Unternehmen erfolgreich ist und auch bleibt. Halte deine Planung in einem Organigramm fest und stelle dies auch deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung. Im flair Employee Hub haben Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff auf das Organigramm und somit auf die Organisationsstruktur und wissen, an wen sie sich im Zweifel wenden müssen, bzw. an wen sie berichten müssen.

Bestenfalls sollten die Rollen und Aufgabenbereiche sowie Zuständigkeiten aber so klar geregelt sein, dass jeder im Arbeitsalltag weiß was zu tun ist, ohne dies im Organigramm erst nachschauen zu müssen.

Es ist essenziell, Kommunikationswege kurz zu halten, genauso wie Entscheidungswege. Je mehr Personen in einen Prozess mit einbezogen werden müssen, desto mehr Bottlenecks können entstehen, was zu verlangsamten Abläufen führen und im schlimmsten Fall dem Unternehmen nachhaltig schaden kann.

Sind die Voraussetzungen für eine klar geregelte Struktur und Zusammenarbeit gegeben, steht einer effektiven Kollaboration nichts mehr im Wege. Die Organisation läuft wie ein Zahnrad und jede:r Mitarbeiter:in ist ein kleines Rädchen, was sein/ihr Teil zum großen Ganzen beiträgt und somit auch maßgeblich durch seine/ihre tägliche Aufgabenverrichtung am Unternehmenserfolg beteiligt ist. Das Wissen hierüber stiftet Motivation und Sinnhaftigkeit für die tägliche Arbeit.

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