Ausbildungszeugnis formulieren: Schritt-für-Schritt

Das Ausbildungszeugnis ist ein wichtiges Dokument, das Azubis am Ende ihrer Ausbildung erhalten. Es dient wie ein Arbeitszeugnis dazu, die absolvierte Ausbildung und die währenddessen erbrachten Leistungen nachzuweisen. In Deutschland ist die Ausstellung eines Ausbildungszeugnisses gesetzlich vorgeschrieben, sodass jede/r Auszubildende Anspruch darauf hat. Dabei gibt es bei der Erstellung des Zeugnisses einige Punkte zu beachten, um den Anforderungen gerecht zu werden und dem Azubi ein objektives und aussagekräftiges Zeugnis auszustellen.

Grundlagen des Ausbildungszeugnis

Ein Ausbildungszeugnis muss immer schriftlich und in gedruckter Form auf Firmenpapier ausgestellt werden. Elektronische Formen wie E-Mail, PDF-Datei oder andere sind nicht zulässig. Die Inhalte müssen klar und verständlich formuliert sein, damit potenzielle zukünftige Arbeitgeber:innen eine Einschätzung der Qualifikationen und Fähigkeiten des Azubis treffen können. Dabei sollten sowohl Leistungen als auch das Sozialverhalten positiv und wahrheitsgemäß dargestellt werden. Alle Regularien die für ein Ausbildungszeugnis wichtig sind, werden im Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Ausbildungszeugnissen: das einfache Ausbildungszeugnis und das qualifizierte Ausbildungszeugnis. Während das einfache Arbeitszeugnis lediglich die absolvierte Ausbildung und die Ausbildungsdauer bescheinigt, enthält das qualifizierte Zeugnis zusätzlich eine Bewertung der Leistungen des Azubis und dessen Sozialverhalten. Beide Zeugnisarten sollten sorgfältig formuliert und an die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Azubis angepasst werden. Verlangt der Azubi nur ein einfaches Zeugnis, so darf der Betrieb kein qualifiziertes Zeugnis ausstellen.

Ziel des Ausbildungszeugnis

Der Hauptzweck der Formulierung eines Ausbildungszeugnisses ist es, einen strukturierten Überblick über die erworbenen Fähigkeiten, Kenntnisse und Leistungen des Azubis während seiner Ausbildungszeit zu geben. Das Ausbildungszeugnis soll als verlässlicher Nachweis über die absolvierte Ausbildung dienen und potenziellen Arbeitgeber:innen einen aussagekräftigen Einblick in die Qualifikationen und Fertigkeiten des/der Auszubildenden ermöglichen. Azubis haben das Recht, während ihrer Ausbildung ein Zwischenzeugnis zu beantragen um bereits eine erste Leistungsbeurteilung zu bekommen.

Bei der Formulierung müssen einige gesetzliche Anforderungen berücksichtigt werden, um ein rechtlich konformes Dokument vorzulegen. Das Zeugnis muss klar und wahrheitsgetreu die Dauer, Art und den Ort der Ausbildung, den/der Auszubildenden (Name, Vorname, Geburtsdatum) sowie den Ausbildungsbetrieb angeben. Die Formulierung sollte leicht verständlich und ohne missverständliche Ausdrücke oder Formulierungen sein. Zudem sollte das Zeugnis in der Regel nicht mehr als eine DIN A4-Seite umfassen. Es ist darauf zu achten, dass das Arbeitszeugnis für Azubis keine negativen Beurteilungen oder Kritikpunkte über den/die Auszubildenden enthält. Stattdessen sollten die erworbenen Fähigkeiten und Kompetenzen im Vordergrund stehen. Die Gesamtbewertung der Leistungen sowie des Sozialverhaltens des Azubis sollte zu guter Letzt in einer nachvollziehbaren und transparenten Weise dargestellt werden. Dabei ist ein klarer, verständlicher und neutraler Schreibstil essenziell.

Struktur eines Ausbildungszeugnisses

Ein Ausbildungszeugnis ist ein essenzielles Dokument für Auszubildende, das ihre Leistungen und Erfahrungen während der Ausbildung darstellt. Ein gut strukturiertes Zeugnis hilft, die Fähigkeiten und Kenntnisse des/der Auszubildenden hervorzuheben. In diesem Abschnitt werden wir die Struktur eines Ausbildungszeugnisses mit den Hauptkomponenten Überschrift, Einleitung, Hauptteil und Abschluss erläutern.

Ein Ausbildungszeugnis beginnt mit einer hervorgehobenen Überschrift, die das Dokument klar bezeichnet, wie zum Beispiel "Ausbildungszeugnis". Damit wird sofort ersichtlich, dass es sich um ein Dokument handelt, das die Ausbildung eines Azubis bestätigt.

Die Einleitung enthält wichtige persönliche Informationen über den/die Auszubildenden sowie grundlegende Informationen zur Ausbildung. Besonders wichtig sind dabei der Name des Azubis, der gelernte Ausbildungsberuf, der Beginn und das Ende der Ausbildung sowie der Name des Ausbildungsbetriebs. Diese Informationen helfen, den Kontext der Ausbildung und die Identität des/der Auszubildenden auf einen Blick zu erfassen.

Im Hauptteil wird die Tätigkeitsbeschreibung ausführlich verschriftlich sowie die Aufgaben des/der Auszubildenden während der Ausbildung. Es sollten die verschiedenen Stationen, Fachbereiche und Inhalte der Ausbildung abgedeckt werden. Dieser Abschnitt kann stichpunktartig oder in Textform aufbereitet werden, um einen klaren Überblick über die erlernten Fähigkeiten zu geben.

Einige Beispiele für Informationen, die im Hauptteil des Ausbildungszeugnisses enthalten sein sollten sind z.B. durchgeführte Projekte und Aufgaben, besondere Verantwortungsbereiche und erworbene Kenntnisse und Fähigkeiten

In der Schlussformel wird eine Bewertung der Leistung des/der Auszubildenden vorgenommen. Hier werden die erzielten Noten oder Erfolge des/der Auszubildenden während der Ausbildung erwähnt. Auch der Grund für die Beendigung des Ausbildungsverhältnisses wird hier erwähnt (z.B. auf eigenen Wunsch oder durch erfolgreiche Absolvierung der Prüfungen). Zusätzlich kann auch eine persönliche oder fachliche Stellungnahme des Betriebs zur Leistung des/der Auszubildenden eingefügt werden. Dieser Abschnitt hilft zukünftigen Arbeitgeber:innen, die Fähigkeiten des Bewerbers besser zu verstehen und einzuschätzen.

Indem man diese Struktur befolgt, erhält man ein gut organisiertes und informatives Ausbildungszeugnis, das potenziellen Arbeitgeber:innen wichtige Informationen über den/die Auszubildenden und seine /ihre Leistungen liefert.

Wichtige Details der Formulierung

Bei der Formulierung eines Ausbildungszeugnisses ist die Verwendung der richtigen Zeugnissprache wichtig. Es sollte klar und verständlich verfasst sein, wie es § 109 der Gewerbeordnung (Gewo) vorschreibt. Die Formulierungen sollten sowohl die erworbenen Kenntnisse als auch die Aufgaben und Leistungen des Azubis während der Ausbildung darstellen.

Die Leistungsbeurteilung des/der Auszubildenden ist ein zentraler Bestandteil des Ausbildungszeugnisses. Hierbei sollte die Qualität der geleisteten Arbeit objektiv und angemessen beurteilt werden. Um die Leistung eines/einer Auszubildenden zu bewerten, können verschiedene Kriterien wie die Arbeitsqualität (z.B. Sorgfalt, Genauigkeit), das Fachwissen (z.B. theoretisches Wissen, praktische Fertigkeiten) und das Engagement (z.B. Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative) herangezogen werden.

Es ist ratsam, die Bewertung der Leistung anhand von Beispielen und konkreten Erfolgen zu verdeutlichen, um zukünftigen Arbeitgeber:innen einen guten Eindruck von den Fähigkeiten des Azubis zu vermitteln.

Die Verhaltensbewertung des Azubis ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Ausbildungszeugnisses. Hier geht es insbesondere um das soziale Verhalten innerhalb des Betriebs und sein/ihr Verhältnis zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Die Beurteilung des Verhaltens sollte ebenfalls objektiv und klar dargestellt werden. Bei der Beurteilung können Teamfähigkeit (z.B. Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, Kommunikationsfähigkeit), Zuverlässigkeit (z.B. Pünktlichkeit, Einhaltung von Terminen) und Flexibilität (z.B. Anpassungsfähigkeit, Bereitschaft zur Übernahme neuer Aufgaben) hinzugezogen werden.

Fehlerquellen

Es ist wichtig, während der Erstellung eines Ausbildungszeugnisses allgemeine Fehler zu vermeiden. Dazu gehören z.B. Rechtschreib- und Grammatikfehler: Diese können dem/der Empfänger:in einen unprofessionellen Eindruck vermitteln und sollten daher gründlich überprüft werden. Unklare oder fehlende Angaben sollten ebenfalls vermieden werden. Stelle beim Verfassen sicher, dass alle relevanten Informationen wie die Ausbildungszeit, die Aufgabenbereiche und die Bewertung der Leistungen vollständig und klar dargestellt sind. Eine fehlende Unterschrift und Firmenstempel sind ebenfalls Fehler, die vermieden werden sollten. Ein Ausbildungszeugnis ist erst gültig, wenn es von der zuständigen Person unterzeichnet und mit einem Firmenstempel versehen wurde. Auch ein veraltetes Layout und eine unstrukturierte Formatierung lassen das Arbeitszeugnis unprofessionell aussehen. Achte darauf, aktuelle Standards und Formatierungsrichtlinien einzuhalten, um ein ansprechendes und professionelles Dokument zu erstellen.

Besonders wichtig ist die Formulierung des Zeugnisses. Ein Ausbildungszeugnis sollte wohlwollend formuliert sein, aber trotzdem aussagekräftig und präzise. Somit sollte die Verwendung von negativen oder zweideutigen Formulierungen vermieden werden. Es ist wichtig, dem/der Empfänger:in keine schlechten Eigenschaften anzudichten oder zu implizieren. Verwende stattdessen klare und positive Ausdrücke, die die Stärken des/der Auszubildenden betonen. Ebenfalls ein Indikator für die Qualität ist die Individualität: Versuche, den die Auszubildenden und seine/ihre Fähigkeiten individuell zu beschreiben, anstatt generische oder austauschbare Phrasen zu verwenden. Der Vermerk von Fehlzeiten, Abmahnungen, einmaliges Fehlverhalten, Kündigungsgrund und privaten Angaben wie z.B. Religion oder sexuelle Identität sollte mit Vorsicht genossen werden. Im Ernstfall kann der Azubi durch Angaben wie diese das Arbeitsgericht einschalten.

Auch unpräzise Bewertungen sollten nicht vorkommen. Verwende präzise Zahlen oder klare Begriffe, um die Leistung des/der Auszubildenden zu bewerten, anstatt vage oder unpräzise Begriffe einzusetzen. Übertriebene oder falsche Behauptungen sollten gänzlich vermieden werden. Bleibe bei der Bewertung objektiv und ehrlich, ohne zu übertreiben oder unwahre Tatsachen zu präsentieren.

Indem Du diese allgemeinen und typischen Fehler bei der Erstellung eines Ausbildungszeugnisses vermeidest, stellst Du sicher, dass das Dokument professionell, aussagekräftig und für den/die Empfänger:in von Wert ist.

Praktische Beispiele

Im Folgenden geben wir dir einige praktische Beispiele für die Formulierung eines Ausbildungszeugnisses.

Ein Beispiel für ein gutes Ausbildungszeugnis für eine/n Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement  könnte so aussehen:

Herr/Frau [Name des/der Auszubildenden] hat während ihrer Ausbildung zum/r Kauffrau/-mann für Büromanagement verschiedene Abteilungen durchlaufen und wurde dabei in folgenden Tätigkeiten eingesetzt:

Allgemeine Büroorganisation und Bürokommunikation, Personalwesen und Personalverwaltung sowie Auftragsbearbeitung und Beschaffung, Rechnungslegung und Controlling

Seine Arbeitsergebnisse/Auffassungsgabe ist sehr gut

In einem Ausbildungszeugnis für eine/n IT-Fachinformatiker:in könnte die Formulierung der Tätigkeiten folgendermaßen lauten:

Planung und Installation von IT-Systemen und Netzwerken, Administration und Wartung von Software sowie Hardware, Analyse und Behebung von Störungen in IT-Systemen und Beratung sowie Schulung von Anwendern

Seine Aufgaben hat er zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.

Diese Beispiele veranschaulichen die typischen Inhalte und Formulierungen, die in einem Ausbildungszeugnis enthalten sein können. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Beschreibungen an die individuelle Leistung und Erfahrung des/der jeweiligen Auszubildenden angepasst werden.

Im Folgenden listen wir dir bestimmte Formulierungen und Geheimcodes auf, die hilfreich sind um die vermerkten Leistungen zu entziffern.

“Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden” entspricht einer schlechten Leistung und bedeutet, dass der Auszubildende nicht ausreichend gearbeitet hat.

“Durch ihre Pünktlichkeit war sie ein gutes Beispiel” weist darauf hin, dass dies die einzige Fähigkeit ist, welche die Auszubildende zu bieten hat.

“Ihre Geselligkeit trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“ weist darauf hin, dass Spaß im Vorderrung stand und nicht die Arbeit.

Eine dreifache Steigerung weist jedoch auf ein sehr gutes Verhalten und die Schulnote 1 hin. Ein Beispiel könnte hier die Formulierung “stets zur vollsten Zufriedenheit” sein. Note 2 wäre dementsprechend “zur vollsten Zufriedenheit” oder “stets zur vollen Zufriedenheit”. Ein Verhalten oder eine Kompetenz die mangelhaft ist würde sich mit einer einfachen Steigerung ausdrücken wie z.B. zur vollen Zufriedenheit. Besonderes Augenmerk sollte ebenfalls auf die Zukunftswünsche gelegt werden. Sie benennen wir wertvoll der/die Auszubildende für das Unternehmen war und geben ebenfalls Hinweise auf die Beendigung der Ausbildung.

Durch Geheimcodes und Formulierungen wie diese ist es möglich eine Verhaltensbeurteilung und eine Beurteilung der Fachkenntnisse neutral auszudrücken.

Fazit

Ein gut formuliertes Ausbildungszeugnis ist entscheidend für die berufliche Zukunft eines/einer Auszubildenden. Es dokumentiert die erworbenen Kenntnisse, Fähigkeiten und Leistungen während der Ausbildung und dient als Nachweis für zukünftige Arbeitgeber:innen.

Bei der Erstellung eines Ausbildungszeugnisses sollte auf eine wohlwollende Formulierung geachtet werden. Trotzdem ist es möglich, durch geeignete Zeugnissprache und passende Formulierungen auf eventuelles Fehlverhalten hinzuweisen. Dabei ist es wichtig, immer schriftlich und auf Firmenpapier mit einer eigenhändigen Unterschrift zu erstellen. Eine elektronische Form ist nicht zulässig. Enthalten sollte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bzw. Ausbildungszeugnis in jedem Fall die übertragenen Aufgaben, den Beendigungsgrund sowie die Soft Skills. Besonders gute Leistungen sollten hervorgehoben werden.

Ausbildungszeugnisse sollten in der Regel positiv formuliert sein und eine durchschnittliche Bewertung von "befriedigend" (Note 3) entsprechen. Ist das Zeugnis jedoch ungerecht ausgestellt, kann der Azubi rechtliche Schritte in Erwägung ziehen.

Für eine effektive Kommunikation der Informationen können verschiedene Formatierungsmöglichkeiten verwendet werden, wie zum Beispiel Tabellen, Aufzählungspunkte, Fettschrift und vieles mehr. Dabei sollte jedoch stets auf eine klare und leicht verständliche Darstellung geachtet werden.

Insgesamt trägt ein professionell und klar formuliertes Ausbildungszeugnis zum Erfolg eines/einer Auszubildenden bei und reflektiert dessen erbrachte Leistungen und erworbenen Kenntnisse während der Ausbildungszeit.

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