Das Bewerbungsgespräch - Tipps und Tricks

Wie so oft im Leben, zählt auch bei einem Bewerbungsgespräch der erste Eindruck. Und zwar auf beiden Seiten. Sowohl als Arbeitgeber:in muss man sich und das Unternehmen im Jobinterview von der bestmöglichen Seite präsentieren, um Talente für sich zu gewinnen, aber natürlich auch von Kandidat:innenseite.

Das Bewerbungsgespräch ist deshalb ein entscheidender Schritt im Bewerbungsprozess, weil die fachlichen Qualifikation auf dem Papier bis hierin als passend für die zu besetzende Stelle eingestuft worden und es nun um das persönliche Kennenlernen geht. Es bietet Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, Kandidat:innen kennenzulernen und zu beurteilen, ob sie für die Position geeignet sind. Für Bewerber:innen kann das Bewerbungsgespräch jedoch nervenaufreibend sein, da die bestmögliche Selbstpräsentation einen auch gehörig unter Druck setzen kann.

Wir widmen uns in diesem Beitrag allen zu beachtenden Punkten, sowohl von Arbeitgeberseite, als auch von Bewerberseite. Dabei klären wir Fragen, mit denen sich Personalverantwortliche im Rahmen des Bewerbungsprozesses auseinander setzen sollten, aber auch Do’s und Don’ts auf Bewerberseite, sowie Tipps für Bewerber:innen, die dabei helfen, sich auf das Bewerbungsgespräch vorzubereiten.

Es startet mit der Stellenausschreibung

Das Anforderungsprofil für eine zu besetzende Stelle wird von der Stellenbeschreibung abgeleitet und mündet in der Stellenausschreibung. Diese wird in Form einer Stellenanzeige in Jobportalen, auf der eigenen Karriereseite, sowie in Businessnetzwerken wie Xing und LinkedIn geteilt. Es ist essenziell, sich als Unternehmen als attraktive:r Arbeitgeber:in zu positionieren, um Talente für die offenen Stellen zu begeistern. Dies funktioniert nur, wenn man eine gesunde Unternehmenskultur nach außen präsentiert und neben einer angemessenen Vergütung seinen Angestellten auch Corporate Benefits bietet.

Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass es personalisierte Anzeigen sind, die extra für die Stelle und auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Der Aufgabenbereich, sowie die Anforderungen sollte klar und unmissverständlich definiert sein. Nur wenn hier die Abgrenzung und Formulierung sauber erfolgt, kann die Neueinstellung erfolgsversprechende sein.

Da oftmals in vielen verschiedenen Portalen und auf unterschiedlichen Seiten die ausgeschriebene Stelle gepostet wird, ist es wichtig den Überblick zu behalten. Eine HR-Softwarelösung wie flair setzt genau hier an und macht die Kampagnenorganisation leicht. In einer Dashboardansicht können HR-Manager:innen auswählen, wo sie die Stellenanzeige veröffentlichen wollen und was dies kostentechnisch für sie bedeutet. Die Buchung erfolgt auch innerhalb der flair App, sodass man auch im laufenden Prozess den zentralen Überblick nicht verliert.

Das Bewerbungsgespräch von Arbeitgeberseite

Auch für Personaler:innen ist es immer eine Herausforderung, beim Bewerbungsgespräch, den/die Kandidat:in abzuholen und für das Unternehmen zu begeistern. Der Ausgang des Gesprächs steht und fällt mit der Atmosphäre, die Du als Personaler:in schaffst, sowie den Bewerbungsfragen, die gestellt werden. Damit es nicht an der richtigen Vorbereitung scheitert, haben wir einige wichtige Tipps aufgeführt, unter deren Berücksichtigung die Besetzung der freien Stelle ein Kinderspiel wird. Es ist zu differenzieren, ob es sich um ein Telefoninterview, ein Video-Call oder ein Live Interview handelt. Auch im Rahmen eines Assessment Center weichen Vorgehensweise und Inhalte von dem im Folgenden besprochenen ab.

• Die Atmosphäre auflockern: Der/die Bewerber:in ist meist nervös, weil er vor dem Start des Gesprächs im Unklaren darüber ist, ob bestimmte Fragen gestellt werden, die er/sie vielleicht nicht souverän beantworten kann. Stelle deshalb niemals Fangfragen oder Stressfragen, erst Recht nicht am Anfang eines Gesprächs. Sorge dafür, dass der/die Bewerber:in erstmal ankommen kann.
  Das muss nicht im physischen Sinne gemeint sein. Auch bei einem virtuellen Gespräch solltest Du nicht unmittelbar mit typischen Fragen ins Inhaltliche einsteigen. Etwas Smalltalk am Anfang sorgt für eine lockere Atmosphäre und dafür, dass der/die Kandidat:in sich wohl fühlt uns sich so präsentieren kann, wie er/sie auch wirklich ist. Nach dem Smalltalk kannst Du langsam auf den beruflichen Werdegang zu sprechen kommen, da sich auch hier die Bewerber:innen meist sicher fühlen, da sie nur davon berichten, worin sie bisher Erfahrungen sammeln konnten.
• Bei Gesprächen vor Ort: Empfange den/die Bewerber:in mit einem festen Händedruck. Dies wird auch den Bewerber:innen selbst geraten, da dies Entschlossenheit und Selbstsicherheit demonstriert. Zudem sollte der Raum, sowie die Sitzordnung so angenehm wie möglich gestaltet sein. Ein Tribunal von fünf Personen die dem/der Kandidat:in gegenübersitzt schüchtert ein und sollte unbedingt vermieden werden. Am besten führt man das Gespräch an einem runden Tisch oder setzt sich über Eck, damit man nahbar wirkt und seinem Gegenüber ein gemeinschaftliches Gefühl suggeriert.
• Gute Vorbereitung: Bereite im Vorfeld gute Fragen vor, die Du dem/der Bewerber:in unbedingt stellen möchtest. Zudem solltest Du die Bewerbungsunterlagen gründlich durchgearbeitet haben und wissen, was darin steht. Eine kurze Ausführung über den bisherigen Werdegang ist normal, jedoch sollten nicht zu viele Details beispielsweise zum letzten Job abgefragt werden. Absolute No-Gos sind persönliche Fragen, wie beispielsweise zur Familienplanung, gesundheitlichen Aspekten oder Fangfragen zu persönlichen Themen, die den/die Bewerber:in in die Ecke drängen.
  Wenn Du bemerkst, dass dein Gegenüber gerade verunsichert ist und ins Stocken gerät, versuche den Gesprächsfluss beizubehalten und ein anderes Thema anzuschneiden. Die Unsicherheit auf der Gegenseite kann durch die Aufregung an so einem Tag zustanden kommen. Hier ist es an dir, einzulenken und mögliche Fragen zu stellen, mit denen der/die Kandidat:in wieder zurecht kommt und eine gute Antwort parat hat.
• Kandidatendetails digital festhalten: Unsere HR-Softwarelösung auf höchstem Datenschutzniveau ermöglicht es Personaler:innen, Bewerber:innen im System anzulegen und Informationen zu Soft- und Hard-Skills zu sammeln. Zusteht besteht die Möglichkeit, dass mehrere, in den Bewerbungsprozess involvierte Personen, Kommentare sowie ihre Einschätzung zu dem/der Kandidat:in hinterlassen. Diese Vorgehensweise strukturiert den Bewerbungsprozess und macht ihn um einiges übersichtlicher.
  Solltest Du dich im Anschluss für eine:n Kandidat:in entscheiden, werden die Profilinformationen in ein Mitarbeiterprofil umgewandelt, dem weitere fehlende Informationen nur noch hinzugefügt werden müssen. Beachte zudem, dass personenbezogene Daten der DSGVO unterliegen. Da flair auf Salesforce basiert, profitierst Du bei uns von den höchsten Sicherheitsstandards.

• Präsentiere dein Unternehmen bestmöglich: Um Kandidat:innen für sich zu gewinnen, sollte das Unternehmen sich bestmöglich positionieren, um gegenüber der Konkurrenz herauszustechen. Auf der Suche nach neuen Mitarbeitern muss man kreativ bleiben, um sich als Personaler:in verändernden Marktbedingungen und damit einhergehenden Bedürfnissen der Kandidat:innen anzupassen und denen als Unternehmen zu entsprechen. Die Präsentation des Unternehmens startet jedoch schon viel früher, als bei dem Bewerbungsgespräch selbst.
  Eine solide Social media Präsenz auf Businessnetzwerken wie Xing und LinkedIn mit einem großen Netzwerk und branchenspezifischen Beiträgen ist förderlich, um Talente für das eigene Unternehmen zu begeistern. Auch für Personaler:innen selbst ist eine eigene Präsenz auf Xing und LinkedIn zuträglich, um das Netzwerk des Unternehmens zu erweitern und auch potenzielle Kandidat:innen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind zu erreichen. Durch einen stetigen Austausch wird eine Vertrauensbasis geschaffen, über die die andere Person schneller zu aktivieren ist.
• Bleibe realistisch: Es bringt nichts, im Rahmen des Gespräches Versprechungen zu machen, die man danach nicht halten kann. Das führt schnell zu Demotivation und kann eine Frühfluktuation zur Folge haben, die einen erneuten Bewerbungsprozess mit sich bringt und monetäre und zeitliche Ressourcen fordert.
• Rückfragen zulassen: Es ist wichtig, sowohl zwischendurch, als auch zum Ende des Bewerbungsgesprächs weitere Fragen auf Kandidatenseite zuzulassen. Manchmal kann es sein, dass die Stellenanzeige noch Fragen offen lässt. Diese Unklarheiten sollten unbedingt bereits im Rahmen des ersten Gesprächs beseitigt werden. Der/die Bewerber:in muss sich wohl und gut aufgehoben fühlen, um Sicherheit und Verlässlichkeit von Unternehmensseite wahrzunehmen.
• Nach dem Bewerbungsgespräch: Nach dem Gespräch ist vor dem nächsten Bewerbungsgespräch. Bereite das gerade beendet Gespräch nach, indem Du Kandidatendetails festhältst und auch Kolleg:innen, die dem Gespräch beigewohnt haben, die Möglichkeit gibst, ihre Einschätzung zu dem/der Kandidat:in festzuhalten. Dies kann wie oben bereits beschrieben in der flair Managerfunktion umgesetzt werden. Zudem solltest Du Kandidat:innen, die kein nächstes Vorstellungsgespräch erreichen und nicht in die engere Auswahl kommen umgehend Benachrichtigen.
  Wie man Kandidat:innen höflich absagt, haben wir hier einmal für dich zusammengefasst. Auch dies ist eine Art Wertschätzung die man den Bewerber:innen entgegenbringt. Vielleicht, war die ausgeschrieben Stelle der Traumjob für den/die Bewerber:in und er/sie hat alle Hoffnungen in einen positiven Ausgang des Gesprächs gelegt. Zeige hier Emphatie und Feingefühl, denn auch abgesagte Kandidat:innen können Einfluss auf deine Reputation nehmen.

Die wichtigsten Themen im Bewerbungsgespräch

Wir empfehlen Personaler:innen die klassischen Fragen nach Stärken und Schwächen zu vermeiden, um keine vorgefertigten Antworten präsentiert zu bekommen. Wir geben dir Tipps und Beispiele an die Hand, wie Du dem/der Bewerber:in die Chance gibst, sich bestmöglich zu präsentieren und so viel wie möglich über sie zu erfahren.

• Erfahrungsbezogene Informationen: Alle Stationen, die der/die Bewerber:in im Vorfeld bereits durchlaufen hat, sind im Lebenslauf einsehbar. Geht trotzdem kurz darauf ein und lasse dir chronologisch den Werdegang kurz erörtern. Oftmals lernt man so die Beweggründe für bestimmte Entscheidungswege kennen und kann somit, besser abschätzen ob man selbst bieten kann, wonach der/die Kandidat:in sucht.
• Fachwissen stichprobenartig prüfen: Je nach Branche und zu besetzender Stellen kann es Sinn machen, im Vorfeld vor dem Bewerbungsgespräch die Expertise und Arbeitsweise anhand einer kleinen Aufgabe zu überprüfen. Diese kann auch Ausgangspunkt für einen fachlichen Einstieg im Bewerbungsgespräch sein. Oftmals wird dieser Schritt aber auch erst nach einem ersten Kennenlernen für das zweite Gespräch angesetzt.
• Soft Skills kreativ abfragen: Besonders wichtig, neben der Fachlichen Expertise, sind Soft Skills, die Du im späteren Verlauf näher kennenlernen wirst, jedoch vorher gerne abgefragt weißt. Beispielsweise ist es essenziell wichtig für eine funktionierende Zusammenarbeit, dass der/die Kandidat:in teamfähig ist. Hier aber platt nachzufragen, ob dies der Fall ist, wird kein:e Kandidat:in verneinen und Du hast trotzdem keine Gewissheit über den Wahrheitsgehalt dieser Aussage. Frage lieber nach einer konkreten Situation in der Vergangenheit, wie der/die Bewerber:in eine knifflige Aufgabe gelöst hat und welche Rolle er/sie dabei im Team eingenommen hat.
  Ist für die ausgeschriebene Stelle Kreativität erforderlich, kannst Du diese abfragen, indem Du ein Szenario beschreibst und nach einem kreativen Lösungsweg fragst. Kommunikationsfähigkeiten kannst Du abfragen, indem Du abfragen, indem Du eine Situation zum Kundenkontakt oder innerhalb des Teams schilderst und nach der präferierten Vorgehensweise des/der Kandidat:in fragst.Besonders wichtig im hektischen Arbeitsalltag ist die Belastbarkeit eines/einer Bewerber:in von großer Bedeutung. Zu fragen, ob er oder sie belastbar ist, macht jedoch keinen guten Eindruck bei dem/der Bewerber:in. Schildere eine Situation, in der viele Aufgaben auf den/die Kandidat:in einprasseln und frage nach seiner/ihrer Vorgehensweise in einer solchen Situation.

Das Bewerbungsgespräch von Bewerberseite

Auch von Bewerberseite sind einige Punkte zu beachten, wenn man sich gut auf das anstehende Bewerbungsgespräch vorbereiten möchte. Natürlich ist es für jedes Unternehmen und für jede Stelle individuell zu modifizieren, dennoch gibt es einige allgemeingültige Dos und Don’ts die man verinnerlichen sollte.

• Recherche über das Unternehmen: Eine der wichtigsten Dinge im Rahmen deiner Vorbereitungen auf ein Bewerbungsgespräch ist die Recherche über das Unternehmen. Du solltest dich über das Unternehmen und seine Mission, Produkte oder Dienstleistungen informieren. Dies kannst Du auf der Website, sowie den Social media Kanälen tun.
  So erlangst Du einen Eindruck von der Kultur und dem Arbeitsumfeld deines potenziellen Arbeitgebers und kannst abschätzen, ob ihr ein Perfect Match seid. Je mehr Du über das Unternehmen weißt, desto besser kannst Du im Vorstellungsgespräch auf Fragen antworten und zeigen, dass Du dich für die Position und das Unternehmen interessierst. Bereite eigene Fragen vor, da du fast immer nach Rückfragen gefragt wirst.
• Matching Stellenausschreibung und eigene Qualifikationen: Stelle sicher, dass Du deine Qualifikationen und Fähigkeiten im Vorfeld des Vorstellungsgesprächs überprüfst und abgleichst, ob sie den Anforderungen der Ausschreibung entsprechen. Überlege dir Beispiele, wie Du deine Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast und wie sie zur Stelle passen könnten.
  Wenn es Ungereimtheiten gibt, bzw. die Anforderungen dein Know-How in bestimmten Bereichen übersteigen, solltest Du vorbereitet sein und einen Lösungsweg aufzeigen können, wie man diese Positionen kompensieren kann. Wenn Du deine Stärken und Schwächen kennst, bist Du besser vorbereitet, diesbezüglich aufkommende Fragen souverän zu beantworten.
• Gehe Antwortmöglichkeiten durch: Es gibt verschiedene Klassiker an Fragen, denen Du in fast jedem Bewerbungsgespräch begegnen wirst, wie zum Beispiel "Was sind deine Stärken und Schwächen?", "Was motiviert dich?" oder "Wie gehst Du mit Konflikten um?". Indem Du dir im Vorfeld Gedanken darüber machst, wie deine Antworten hier aussehen könnten, wirst Du im Gespräch sicherer und selbstbewusster auftreten.
• Dresscode beachten: Kleide dich der Stelle und des Unternehmens nach angemessen, um deinem/deiner potenziellen Arbeitgeber:in zeigen, dass Du professionell und ernsthaft an dem Job interessiert bist. Die Wahl muss hier nicht immer auf das klassische Businessoutfit fallen. Gerade bei Startups und Unternehmen mit jüngerem Personal kannst Du damit schnell overdressed sein. Recherchiere, wie sich das Unternehmen präsentiert, berücksichtige die Branche und stelle dementsprechend dein Outfit zusammen.
• Gehaltsvorstellungen: Formuliere deinen Gehaltswunsch in Bruttoangaben. Teilsweise ist im Jobangebot schon eine Gehalts-Range für die dotierte Stelle einzusehen. Hier musst Du mit Seniorität begründen, warum Du dich im oberen Bereich angesiedelt siehst.

Fazit

Aus Perspektive der Personalabteilung ist das Bewerbungsgespräch eine wichtige Gelegenheit, um den/die Bewerber:in besser kennenzulernen und festzustellen, ob er/sie für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist es wichtig, gezielte Fragen zu stellen und gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, damit der/die Kandidat:in sich auch wohlfühlen und so geben kann, wie er/sie wirklich ist. Zudem ist es äußerst wichtig, mit dem/der Bewerber:in ausreichend Informationen über das Unternehmen und die zu besetzende Stelle zu teilen, damit auch die andere Seite eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Um von Personalseite bestens vorbereitet zu sein, sollte man sich einer Softwarelösung wie flair bedienen und den gesamten Bewerbungsprozess, von Stellenausschreibung, über Kandidatenbewertung und Kommunikation bis hin zum Onboarding professionell abwickeln.

Aus Sicht des/der Bewerber:in ist das Bewerbungsgespräch eine Gelegenheit, sich selbst zu präsentieren und dem/der HRler:in zu zeigen, warum er/sie die beste Wahl für die Stelle ist. Vorbereitung seitens der Kandidat:innen auf das Gespräch ist essenziell, wenn man überzeugen möchte. Sowohl die Recherche zum Unternehmen, als auch die einwandfreie Erklärung bisheriger Tätigkeiten und Know-How sollte flüssig rübergebracht werden, um authentisch und fachlich kompetent zu wirken. Während des Gesprächs ist es wichtig, selbstbewusst aufzutreten und auf Fragen die man gestellt bekommt präzise und ehrlich zu antworten.

Insgesamt sind Vorstellungsgespräche eine gute Möglichkeit für Unternehmen potenzielle neue Mitarbeiter:innen kennenzulernen und sich aber auch gleichzeitig positiv zu präsentieren. Durch sorgfältige Vorbereitung auf beiden Seiten und der Berücksichtigung wichtiger Aspekte, kann man aus diesem Kennenlernen das Beste herausholen - und vielleicht mündet es in einem Perfect Match.

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