Code of Conduct als Leitlinie für Mitarbeiter:innen

Der Code of Conduct, zu Deutsch Verhaltenskodex, soll es Mitarbeiter:innen erleichtern, sich nach den Werten und Normen des Unternehmens zu verhalten und gleichzeitig gesetzlichen Vorgaben zu folgen. Wir zeigen in diesem Beitrag, was ein Code of Conduct eigentlich ist, was das Dokument enthalten sollte und wie Du es deinen Mitarbeiter:innen am besten zugänglich machst. Ein Verhaltenskodex zeigt nämlich keine Wirkung, wenn er nicht auch tagtäglich gelebt wird, sondern nur als Regelwerk irgendwo verstaubt in einer Schublade liegt.  

Was ist der Code of Conduct?

Der Code of Conduct ist ein wichtiges Werkzeug zur Anleitung von Mitarbeiter:innen zu regel- und gesetzteskonformen Handeln. Es handelt sich dabei also um ein Regelwerk, welches Richtlinien, Normen und Unternehmenswerte enthält, die sowohl Mitarbeiter:innen als auch Vorgesetzte einhalten müssen, wenn sie für oder mit dem Unternehmen arbeiten. Dadurch sollen zum einen rechtliche Risiken und Regelverstöße minimiert, Geschäftsgeheimnisse gewahrt und geltende Gesetze eingehalten werden.

Wichtige gesetzliche Vorschriften, die den Arbeitsalltag in dem jeweiligen Unternehmen tangieren, sollten durch die Rechtsabteilung mit in den Code of Conduct aufgenommen werden. Es können Themen wie Korruption, geistiges Eigentum, Vermeidung von Interessenkonflikten, Corporate Social Responsibility (CSR) und generelle Verhaltensweisen angesprochen werden, die Einfluss auf den Unternehmensalltag nehmen. Der Code of Conduct enthält diese Themen aufgeschlüsselt in erwünschten Verhaltensweisen, die im Einklang mit der Unternehmenskultur stehen, und ethisch, sozial und rechtlich korrekt sind.

Welche Inhalte genau der Code of Conduct enthält, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche. Es gibt jedoch einige wichtige Eckpfeiler, die bei der Erstellung des Code of Conduct berücksichtigt werden sollten.

Welche Vorteile impliziert ein Verhaltenskodex?

Ein Verhaltenskodex für dein Unternehmen ist in der aktuellen Zeit besonders wichtig. Nachrichten können sich äußerst schnell über das Internet verbreiten, auch durch getätigte Aussagen von Mitarbeiter:innen und das kann im schlimmsten Fall deinem Unternehmen großen Schaden zufügen. Durch den Code of Conduct, der jedem/jeder neuen Mitarbeiter:in an die Hand gegeben wird, haben diese eine Leitlinie, wie sie im Sinne des Unternehmens nach innen und außen handeln können. Sowohl für mittelständische Unternehmen, große, alt eingesessene Unternehmen aber auch Neugründungen kann der Verhaltenskodex Verbindlichkeit und Seriosität schaffen.

• Schafft ein Gemeinschaftsgefühl: Durch das Teilen der selben Werte wird gegenseitiges Vertrauen gestärkt. Alle ziehen an einem Strang und verfolgen die gleichen Ziele.
• Gibt Sicherheit: In schwierigen Situationen brauchen Mitarbeiter:innen klare Leitlinien, an denen sie sich orientieren können. Sie können dem Code of Conduct genau entnehmen, wie sie sich verhalten können und welches Verhalten sie von anderen zu tolerieren haben und was nicht.
• Positive Außenwahrnehmung: Der Code of Conduct wird von vielen Unternehmen frei zugänglich auf der Firmenwebsite zur Verfügung gestellt. Das kann eine positive Außenwirkung erzeugen, sowohl für potenzielle Bewerber:innen, als auch für Geschäftspartner entlang der Lieferkette. Jeder erhält eine klare Vorstellung über Werte und Normen des Unternehmens.
• Schutz vor rechtlichen Konsequenzen: Sowohl was das Thema Arbeitssicherheit, Kommunikationsverhalten intern und extern beispielsweise über Social Media angeht, als auch was Datenschutz gem. DSGVO zu personenbezogenen Daten, Geldwäsche, Korruption oder Kinderarbeit betrifft, kann sich ein Unternehmen auch gegenüber Partnern im Ausland durch den Verhaltenskodex absichern und ihre Erwartungshaltung klar abstecken.
• Faires Miteinander: Der Code of Conduct regelt auch die Zusammenarbeit und den Umgang untereinander und gilt für alle Mitarbeiter:innen und Führungskräfte des Unternehmens. Das stärkt das Wir-Gefühl und vermittelt, wofür die Unternehmenskultur steht.
• Positive Mitarbeitererfahrung: Durch eine starke Unternehmenskultur und ein positives Miteinander kann die Mitarbeiterzufriedenheit und die langfristige Bindung von Talenten ans Unternehmen gesteigert werden. Dies ist ein positiver Nebeneffekt, zu dem der Verhaltenskodex beitragen kann. Durch zufriedene Mitarbeiter kann nachhaltig die Motivation und damit einhergehend das Employee Engagement gesteigert werden.

Welche Punkte sollte der Code of Conduct enthalten?

Der Code of Conduct sollte nicht einfach willkürlich runtergeschrieben werden, sondern muss gut durchdacht sein und sollte einige essenzielle Punkte beinhalten. Jedes Unternehmen gestaltet die Inhalte des Verhaltenskodex individuell nach eigenen Normen, Werten und Zielen sowie nach Besonderheiten der Branche.

• Einhaltung der Gesetze und landestypische Vorschriften: In den letzten Jahren haben sich einige Gesetzte stark verändert und Unternehmen zur firmeninternen Umsetzung gezwungen. Sowohl der Umgang mit Datensicherheit, der im Rahmen der DSGVO geregelt ist, als auch Richtlinien zur Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeber:innen oder Gesetze zum Schutz von intellektuellem Eigentum. Einige der Vorschriften sind für alle Branchenzweige gemein, andere sind nur für bestimmte Wirtschaftszweige zu berücksichtigen.
• Orientierung für eigene Arbeit: Jeder einzelne ist dafür mitverantwortlich, verschiedene Punkte umzusetzen und Richtlinien in der täglichen Arbeit zu implementieren. Das betrifft den Umgang mit personenbezogenen Daten, indem man die DSGVO berücksichtigt, aber auch die IT-Sicherheit und die Vermeidung von Interessenkonflikten.
• Soziales Miteinander: Der Grundstein für ein soziales Miteinander sind die Menschenrechte der Vereinten Nationen. Dazu gehören jegliche Maßnahmen gegen Diskriminierung. Aber auch Umgangsformen für die tägliche Zusammenarbeit oder für die Arbeit im Team können unter diesen Bereich subsumiert werden. Auch Gleichbehandlung und Chancengleichheit für alle Mitarbeiter:innen sollte die Basis für ein soziales, faires Miteinander im Code of Conduct bieten. Zudem sollte ein respektvoller Umgang miteinander als Verhaltenskodex die Essenz der Zusammenarbeit bilden. Eine Kultur, in der man sich gegenseitig nach besten Möglichkeiten unterstützt und an einem Strang zieht. Auch das Gesellschaftliche Engagement des Unternehmens, was sich in Handlungen wie Spenden oder Sponsoring darstellt, sollte hier im Verhaltenskodex impliziert sein, damit jeder genau weiß, wie er seinen Beitrag dazu leisten kann.
• Verhalten gegenüber dritten Parteien: Dieser Punkt enthält Verhaltensrichtlinien zum Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern. Zudem sollten Punkte wie der Umgang mit staatlichen Behörden, Richtlinien für die Außenkommunikation, Einhaltung von generellen und branchenspezifischen Verboten und Vorschriften, aber auch das Verbot von Geldwäsche, Korruption und Lobbyismus enthalten. Generell orientiert sich das Verhalten gegenüber Dritten an den Punkten des sozialen Miteinanders. Absolut tabu ist auch Zwangs- und Kinderarbeit, auch wenn in verschiedenen Branchen bei internationalen Partnern hier teilweise weggeschaut wird, ist so ein verhalten zu verurteilen. Als Unternehmen hat man sicherzustellen, dass Partner solch essenzielle Werte teilen und Grundsatznormen befolgen.
• Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung: Jedes Unternehmen muss sich heutzutage mit einer ressourcenschonenden Produktion und ökologisch verantwortungsvollem Handeln auseinandersetzen. Um Umweltschutz nachhaltig zu betreiben, müssen Unternehmensstrukturen dahingehend nachhaltig angepasst werden.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung des Code of Conduct

Der Code of Conduct sollte strategisch und fundiert erstellt werden, weil er die Grundlage für die Zusammenarbeit im Unternehmen regelt und wichtige, richtungsweisende Unternehmenswerte enthält. Wir haben dir eine Anleitung erstellt, wie du alle essenziellen Punkte in euren Verhaltenskodex implementieren kannst und unternehmensspezifische Charakteristika hinzufügst. Die Einhaltung des Code of Conduct sollte stetig überprüft und immer wieder aktualisiert werden.

Unternehmenswerte festlegen

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Werte, Ziele und Normen, die die Unternehmenskultur prägen. Und genau diese sollten sich auch im Verhaltenskodex Wiederspiegeln. Zunächst sollte man sich als Unternehmen die Frage stellen, was Unternehmenskultur ist und wie man sie etabliert, um sich in einem nächsten Schritt für dessen Stärkung einzusetzen. Hierzu haben wir einen Leitfaden zum Download erstellt.

Richtlinien und Regeln formulieren

Der Code of Conduct sollte gesetzliche Vorgaben enthalten, die für das Unternehmen und seine Mitarbeiter:innen gelten. Hier solltest Du dich unbedingt von der Rechtsabteilung beraten lassen, um sicherzustellen, dass Du alle wichtigen Punkte für deine Mitarbeiter:innen verständlich aufgearbeitet hast. Zudem kann man sich auch bei dem Verhaltenskodex anderer Unternehmen aus einer ähnlichen Branche orientieren, da viele Firmen den Code of Conduct auch frei zugänglich auf ihrer Website veröffentlichen. So setzt man auch für Partner und Geschäftskunden ein Statement, für welche Werte man als Unternehmen steht und was man von einem Geschäftspartner erwartet.

Sanktionen bestimmen

Wenn Mitarbeiter:innen oder Führungskräfte gegen den Verhaltenskodex handeln, sollten sie auch Sanktionen erfahren, die wiederum vorher festgelegt sein sollten. Dadurch kann man nochmal mehr Ernsthaftigkeit suggerieren und Mitarbeiter:innen werden darauf achten, ihr Verhalten regelkonform zu gestalten.

In verständlicher Sprache formulieren

Der Code of Conduct soll wie ein Werkzeug für die Zusammenarbeit im Unternehmen genutzt werden können und den Mitarbeiter:innen wegweisend sein, wenn sie sich fragen, was sie dürfen, was sie nicht dürfen und wie sie das Unternehmen nach außen zu präsentieren haben. Aus diesem Grund sollte der Verhaltenskodex in einer allgemein verständlichen Sprache formuliert sein und nicht in Fachjargon, da dies ungeschulte Mitarbeiter:innen abschrecken würde. Zudem soll jeder verstehen, was die Regeln und Werte des Unternehmens sind, deshalb macht es Sinn, auch komplizierte Richtlinien und deren Umsetzungsstrategie für die Mitarbeiter:innen herunterzubrechen und in verständliche Alltagssprache zu “übersetzen”.

Zugänglichkeit gewährleisten

Damit ein Kodex eingehalten werden kann, muss er jedem frei zugänglich sein und im Unternehmensalltag immer wieder eine tragende Rolle spielen. Solltest Du eine Neueinführung des Code of Conduct planen, oder bereits einen Verhaltenskodex etabliert haben, der aber nicht beachtet wird oder der maßgebliche Änderungen erfahren hat, ist es wichtig, diese Thematik in Meetings und allen Abteilungen aufzugreifen. Mitarbeiter:innen und Führungskräfte müssen für die Thematik sensibilisiert und ein Bewusstsein für die Wichtigkeit geschaffen werden. Eine Möglichkeit die Zugänglichkeit zu gewährleisten und die aktuellste Version für alle Mitarbeiter:innen auch in Remote Unternehmen bereitszustellen ist der Employee Hub.

Zudem kann im Onboarding Prozess, der neuen Mitarbeiter:innen im Employee Hub eingestellt wird das Durchlesen vom Code of Conduct als eine der ersten Aufgaben eingestellt werden.

Mitarbeiterschulung

Ist der Verhaltenskodex einmal formuliert, muss er im Unternehmen etabliert werden. Hierfür ist es wichtig, dass Mitarbeiter:innen aktiv zu den Inhalten und der gewünschten Umsetzung geschult werden. Auch Neuzugängen sollte der Code of Conduct unmittelbar vorgestellt und seine Wichtigkeit am besten bereits im Onboarding impliziert werden. Der Verhaltenskodex kann beispielsweise im flair Onboarding Prozess, den neuen Mitarbeiter:innen zu Verfügung gestellt werden.

Vorbild sein

Abteilungsleiter:innen und Führungskräfte sollen mit gutem Beispiel voran gehen, sich an den Verhaltenskodex halten und die Umsetzung für alle sichtbar praktizieren und ein Bewusstsein dafür schaffen. Essenzielle Punkte sollten in den Alltag im Unternehmen etabliert werden, damit alle sehen können, dass der Code of Conduct auch wirklich gelebt wird.

Stetige Aktualisierungen vornehmen

Der Verhaltenskodex ist kein Dokument, was man einmal aufsetzt und das dann für immer abgeschlossen ist. Es kommen immer wieder neue gesetzliche Regelungen, die von Unternehmensseite umgesetzt werden müssen und auch die Mitarbeiter:innen in ihrem Arbeitsalltag betreffen, wie beispielsweise die Pflicht zur Arbeitszeiterfassungoder die Umsetzung von Datenschutzrichtlinien im Unternehmen. Sollten Veränderungen in den Code of Conduct integriert werden, müssen die Mitarbeiter:innen dies natürlich erfahren und bei weitgehenden Änderungen auch dementsprechend geschult werden.

Fazit

Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) ist ein wichtiges Werkzeug, dass für Unternehmen essenziell ist, um den Arbeitsalltag zu beschreiten, sich rechtlich abzusichern, aber auch Mitarbeiter:innen einen Leitfaden an die Hand zu geben, an dem sie sich orientieren können. Da gerade im Hinblick auf rechtliche Formulierungen und der Umsetzung von Richtlinien Genauigkeit gefordert ist, sollten hier Fachleute mit ins Boot geholt werden. Zudem ist es essenziell, die Umsetzung der Richtlinien vorzuleben und sie jedem/jeder Mitarbeiter:in frei zugänglich zur Verfügung zu stellen. Es sollte ein gelebtes Regelwerk werden, das immer wieder ergänzt und erweitert wird, da auch die äußeren Bedingungen und die Unternehmenswerte und Kultur veränderbare Faktoren sind, die nicht in Stein gemeißelt über Jahre hinweg unveränderlich bestehen bleiben. Ein vorzeigewürdiger Code of Conduct kann zudem als Aushängeschild für Kund:innen und Partner:innen dienen, da er die Voraussetzungen für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit vorgibt und dabei die Werte und Zielsetzung des Unternehmens nach außen trägt.

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