Digitale Zusammenarbeit: die Rolle von In-App-Kommentaren

"Es ist die lange Geschichte der Menschheit ... dass diejenigen, die gelernt haben, zusammenzuarbeiten und am effektivsten zu improvisieren, sich durchgesetzt haben." Dieses berühmte Zitat des Naturforschers Charles Darwin aus dem 19. Jahrhundert verdeutlicht die Bedeutung der Zusammenarbeit in der Wirtschaft und im Leben.  

Seit Charles Darwins Zeiten haben wir einen weiten Weg zurückgelegt, und digitale Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen es heute einer großen Zahl von Menschen, von mehr oder weniger jedem Ort aus zusammenzuarbeiten. Große und kleine Unternehmen in allen Branchen arbeiten schon seit Jahren in gewissem Umfang digital zusammen. Dank der digitalen Transformation können wir viel leichter über verschiedene Zeitzonen und Standorte hinweg arbeiten.

Aber es war die Corona-Pandemie und das Homeoffice, die die digitale Kollaboration und die Kommunikationswerkzeuge wirklich in den Vordergrund rückte. Unternehmen, die sich zuvor auf traditionelle Methoden der Zusammenarbeit verließen, führten plötzlich, angestoßen durch die Corona-Krise, Videochat über Zoom durch. Auch der Datenaustausch wurde digital über Cloud-basierte Plattformen wie Google Drive abgewickelt und digitale Whiteboards wurden für das Brainstorming neuer Ideen genutzt. Und diese digitalen Technologien sind auch heute eindeutig auf dem Vormarsch in Form einer digitalen Lösung.

Aber was haben Apps wie Google Workspace, Notion, Figma und Slack gemeinsam? Sie alle enthalten In-App-Kommentare. Da die Anzahl der Apps und Tools, die wir bei der Arbeit verwenden, zunimmt, kann es vorkommen, dass man auf der Suche nach den benötigten Informationen zwischen verschiedenen Apps hin und her springt. In-App-Kommentare lösen dieses Problem und helfen dir, dich zu konzentrieren, indem sie dich direkt dorthin führen, wo die Diskussion stattfindet. Und jetzt bringen wir diese kollaborative Funktion DSGVO-konform in die Personalabteilung und digitalisieren damit eine Vielzahl an Prozessen. Kollaborationssoftware kann bei richtigem Einsatz mobiles Arbeiten revolutionieren.

5 Vorteile der digitalen Zusammenarbeit für die Unternehmensleistung

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen Technologien und Collaboration-Tools für die digitale Zusammenarbeit nutzen, nicht nur in Krisenzeiten. Mit der Zunahme der Telearbeit ist sie für viele Unternehmen sogar unerlässlich geworden für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit. Von Projektmanagement-Tools bis hin zu Software für das Dokumentenmanagement - die optimale Unternehmenssoftware erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der digitalen Zusammenarbeit:

Erleichterung von Remote-Arbeit

Laut der McKinsey-Studie 2022 American Opportunity Survey gaben 58 % der amerikanischen Arbeitnehmer:innen an, mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten zu können. Auch wenn einige Jobs nicht für die Arbeit von zu Hause aus geeignet sind, ist es doch sehr wahrscheinlich, dass mindestens ein Team, ein:e Dienstleister:in oder ein:e andere:r Beteiligte:r in einem Unternehmen an einem anderen Ort als dem Büro arbeitet.

Aus diesem Grund ist eine Technologie erforderlich, die die Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg ermöglicht. Ganz gleich, ob Du gelegentlich Online-Meetings abhältst oder einen vollständig digitalen Arbeitsplatz einrichtest, in der modernen Geschäftswelt gehört die digitale Zusammenarbeit dazu.

Verbesserung der Kommunikation

Eine gute Kommunikation zwischen Kolleg:innen, Teams und Abteilungen sorgt dafür, dass Projekte reibungslos ablaufen und Probleme rechtzeitig angegangen werden. Dank Instant-Messaging-Apps und Kollaborationsplattformen ist die Kommunikation schneller als je zuvor.

Viele Tools für die digitale Zusammenarbeit, wie z. B. Notion, Figma und Google Docs, ermöglichen es den Benutzer:innen, Kommentare direkt neben dem zu bearbeitenden Element hinzuzufügen. Wenn dir also jemand eine Frage stellt oder dir ein Feedback zu etwas gibt, musst Du nicht zwischen den Anwendungen wechseln, um herauszufinden, worauf sich derjenige/diejenige bezieht. Du kannst den Kommentar in seinem ursprünglichen Kontext sehen.

Steigere deine Produktivität

Es ist unstreitig, dass eine effektive Zusammenarbeit zu einer höheren Produktivität führt. Die digitale Zusammenarbeit kann Arbeitsabläufe sogar noch weiter rationalisieren, indem sie physische Produktivitätsbarrieren beseitigt.

Anstatt Zeit damit zu verbringen, einen Besprechungsraum zu buchen, Teammitglieder um einen Tisch zu versammeln und eine Präsentation auf einen Bildschirm zu projizieren, ist es viel einfacher, eine schnelle Einladung zu einer virtuellen Besprechung zu verschicken und deinen Bildschirm freizugeben. Tools wie Slack, Google Docs und Figma ermöglichen Kolleg:innen die Zusammenarbeit in Echtzeit, das Brainstorming und den Austausch von Ideen sowie den sofortigen Austausch von Feedback über Kommentare. Langwierige Besprechungen und Hin- und Her von E-Mails sind nicht mehr nötig.

Gleichzeitig sollten die Teams darauf achten, dass die Einfachheit von Videokonferenzen und Instant Messaging sie nicht dazu verleitet, diese Tools übermäßig zu nutzen. Vollgepackte Terminkalender und endlose Benachrichtigungen können digitale Kollaborationstools zu Produktivitätskillern machen.

Stärkung der Mitarbeitermoral

Der Mensch ist ein soziales Wesen - und wir arbeiten oft gerne mit anderen zusammen. Ein kollaboratives Arbeitsumfeld erhöht nachweislich das Engagement und die Moral der Mitarbeiter:innen. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter:innen, die im Außendienst tätig sind und sich ohne den Einsatz von Tools für die digitale Zusammenarbeit isoliert fühlen können

Eine Deloitte-Studie ergab, dass dies auch mit Innovation einhergeht. Im Durchschnitt waren die Befragten aus sechs verschiedenen europäischen Ländern um 34 % zufriedener mit ihrer Arbeitsplatzkultur, wenn diese digitale Kollaborationstools und Innovation förderte.

Talente anziehen

Jüngere Arbeitnehmergenerationen wie Millennials und die Generation Z bevorzugen eher einen kollaborativen Arbeitsplatz. Das sind die "Digital Natives", die Menschen, die mit dem Internet, den sozialen Medien und Smartphones aufgewachsen sind. Sie sind es gewohnt, mit Technologie zu arbeiten, und sie schätzen einen Arbeitsplatz, der ihnen einfachere und schnellere Möglichkeiten der Teamarbeit bietet.

Ein Unternehmen, das in die digitale Zusammenarbeit investiert, wird viel eher Talente aus diesen Generationen anziehen und halten können. Tools für die Zusammenarbeit helfen jüngeren Mitarbeiter:innen auch, ihr volles Potenzial schneller auszuschöpfen.

Natürlich hat die persönliche Zusammenarbeit nach wie vor ihre Berechtigung. Und es ist auch wichtig, auf die Bedürfnisse weniger technisch versierter Mitarbeiter:innen einzugehen und dafür zu sorgen, dass sie die erforderliche Schulung erhalten.

Die Bedeutung der digitalen Zusammenarbeit in der Personalabteilung

Während die Implementierung neuer Technologien und Anwendungen häufig in den Zuständigkeitsbereich des Technik- oder IT-Teams eines Unternehmens fällt, kann die Personalabteilung zur Aufrechterhaltung einer kollaborativen Arbeitsumgebung beitragen. Die Art und Weise, wie die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens zusammenarbeiten, ist eine Frage der Unternehmenskultur.

Und so wie die HR-Teams Einfluss auf die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens haben, sind sie auch bei vielen ihrer täglichen Aufgaben darauf angewiesen. Personalleiter:innen fungieren oft als Vermittler:innen zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Definition und Etablierung der Unternehmenskultur und stellen sicher, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen gut kulturell passen. Ihre Arbeit wirkt sich auf alle Abteilungen des Unternehmens aus.

Bei flair legen wir großen Wert auf Zusammenarbeit und unsere Lösung ist auf Teamwork ausgelegt. Im Folgenden findest Du einige Beispiele dafür, wie wir die digitale Zusammenarbeit in moderne HR-Teams bringen:

Recruiting

Wenn es darum geht, die richtigen Talente für dein Unternehmen zu finden, zu beurteilen und einzustellen, sind oft viele Personen am Entscheidungsprozess beteiligt. Die digitale Zusammenarbeit macht den Rekrutierungsprozess fairer, schneller und einfacher.

Mit der flair Recruiting App kannst Du beispielsweise Vorlagen für die Bewerberbewertung erstellen, damit alle am Einstellungsprozess Beteiligten die Bewerber:innen nach denselben Kriterien beurteilen können. Du kannst Fragen zur Ausbildung, zur Berufserfahrung und zu den Fähigkeiten der Bewerber:innen hinzufügen und sie anhand von Einzel- oder Mehrfachantworten, Scorecards oder Freitext bewerten lassen.

Onboarding

Sobald Du eine:n vielversprechenden neue:n Mitarbeiter:in eingestellt hast, ist es an der Zeit, ihn/sie im Unternehmen willkommen zu heißen und ihn/sie mit seiner/ihrer neuen Rolle vertraut zu machen. Die Weitergabe von Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil der Einarbeitung: Du gibst den neuen Mitarbeiter:innen Zugang zu Leitfäden und Richtlinien, die ihnen den Einstieg erleichtern. Im Gegenzug müssen die Bewerber:innen ihre Kontodaten und andere wichtige Dokumente weitergeben.

Workflows in flair sind ein nützliches Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Du Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter:innen erstellen und zuweisen kannst. So kannst Du sie z. B. auffordern, sich anderen Teammitgliedern vorzustellen, Dateien freizugeben und sicherzustellen, dass sie Zugriff auf alle Apps und Software haben, die sie bei ihrer täglichen Arbeit verwenden werden. Wenn etwas unklar ist, kann der/die neue Mitarbeiter:in Workflow-Elemente kommentieren, um Fragen zu stellen.

flair verfügt auch über ein Dokumentenmanagement, das die gemeinsame Nutzung von Dokumenten wie Zertifikaten erleichtert. Dieses Tool ist nicht nur für das Onboarding nützlich, sondern auch für den Wissensaustausch und die Lohnabrechnung.

Abwesenheiten

Ein effizientes Abwesenheitsmanagement kann die Erfahrung der Mitarbeiter:innen verbessern und gleichzeitig Manager:innen und HR-Teams viel wertvolle Zeit ersparen. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es wichtig, reibungslose Kommunikations- und Genehmigungsprozesse zwischen Mitarbeiter:innen und Teamleiter:innen zu ermöglichen.

Wenn Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte die Möglichkeit haben, sich zu einer Abwesenheit zu äußern, schafft dies Klarheit. Wenn ein:e Mitarbeiter:in zum Beispiel krank ist, kann er/sie erklären, wie lange er/sie voraussichtlich abwesend sein wird. Muss ein:e Vorgesetzte:r hingegen einen Urlaubsantrag ablehnen, kann er/sie seine Gründe erläutern und Alternativen anbieten.

Spesen

Die Überprüfung von Spesenabrechnungen ist eine weitere Aufgabe der Personalabteilung, die eine reibungslose Zusammenarbeit und einen Dialog erfordert. Traditionell stützen sich viele Unternehmen bei der Verwaltung von Ausgaben auf Tabellenkalkulationen. Tabellenkalkulationen sind jedoch nicht ideal für die Kommunikation, sodass Teammitglieder oft zu E-Mails oder Instant-Messaging-Apps wechseln, um Spesenabrechnungen zu klären oder weitere Dokumente bereitzustellen.

flair vereinfacht diesen Prozess, indem es Mitarbeiter:innen und Manager:innen ermöglicht, eine Spesenabrechnung direkt zu kommentieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, um Fragen zu stellen oder sich durch Tabellenkalkulationen zu wühlen, um die erforderlichen Informationen zu finden.

Mitarbeiter-Anerkennung

Ein Teil dessen, was die Zusammenarbeit angenehm macht, ist das Gefühl, gemeinsam etwas erreicht zu haben. Bei der Mitarbeiteranerkennung werden die Mitarbeiter:innen für ihre Arbeit beglückwünscht oder ihnen gedankt und Erfolge im Team gefeiert.

Genau darum geht es bei der Funktion Cheers in flair. Das Versenden von ermutigenden Nachrichten an Kolleg:innen fördert eine kollaborative Arbeitskultur. Ähnlich wie bei Social-Media-Plattformen können die Kolleg:innen ihre Nachrichten in einem Feed posten und direkt kommentieren.

Wie flair zu einer kollaborativen Arbeitskultur beiträgt

Die Zusammenarbeit liegt uns bei flair sehr am Herzen. Sie ist sogar einer unserer vier Unternehmenswerte. Unsere Lösung umfasst viele der typischen Funktionen beliebter Kollaborationsplattformen, darunter Kommentarbereiche, Dateifreigabe und Integrationen mit führenden Apps wie Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Linkedin und anderen.

Um zu sehen, wie flair die digitale Zusammenarbeit in deiner Personalabteilung und in deinem gesamten Unternehmen vereinfachen kann, fordere noch heute eine kostenlose Demo an.

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