Feedback geben mit Feedbackregeln

Feedback geben sowie das Empfangen von Feedback sind wichtige Themen im Unternehmensalltag für die wir dir in diesem Beitrag die goldenen Feedbackregeln zusammengestellt haben. Kritisches Feedback, aber auch positives Feedback gehören zur Mitarbeiterführung und sind essenzieller Bestandteil der Beziehung zu den Mitarbeiter:innen aber auch ihrer Weiterentwicklung. Regelmäßiges Feedback hilft deinen Mitarbeiter:innen, ihre Leistung und Arbeitsweise zu reflektieren und sich stetig zu verbessern.  

Damit das Feedback konstruktiv stattfinden kann, sollten für die jeweiligen konkreten Situationen die goldenen Regeln des Feedbackgebens beachtet werden. Diese umfassen Gesprächsform, das Verpacken von Kritikpunkten, Verständnisfragen aber auch den Umgang mit personenbezogenen Daten und die ein oder andere weitere Feedbackregel, die Du beim nächsten Mal einfach einmal ausprobieren kannst.

Was ist Feedback?

Der Feedbackbegriff an sich ist weder positiv noch negativ konnotiert und beschreibt die Mitteilung einer anderen Person gegenüber, wie man sein/ihr Verhalten sowie die Arbeitsleistung wahrnimmt. Feedback ist ein essenzieller Bestandteil im Berufsleben, damit Mitarbeiter:innen sich weiterentwickeln können und die Wahrnehmung ihrer Leistung und ihres Verhaltens im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs geteilt wird. Hierbei kann es sich um gutes Feedback oder auch Kritik handeln, mit dem Ziel, den/die Mitarbeiter:in zu motivieren und Qualität der Arbeit zu steigern und die Weiterentwicklung zu forcieren und zu unterstützen.

Damit der Feedbacknehmer das Feedback annehmen und umsetzen kann, sind sowohl in der Formulierung, als auch im generellen Feedbackprozess einige wichtige Punkte zu beachten. Bei negativem Feedback bzw. konstruktiver Kritik ist das Ziel, dass eine Verhaltensänderung angestoßen wird. Das Feedback sollte immer individuell gestaltet werden, Verallgemeinerungen sind strikt zu vermeiden. Ich-Botschaften und Du-Botschaften können hier den Bezug herstellen und das Feedback personalisiert der anderen Person zustellen.

Der Feedbackprozess sollte bereits bei der Bewerbung starten, beispielsweise im Rahmen eines Assessment Center und die gesamte Lebensdauer des/der Mitarbeiter:in im Unternehmen anhalten. Das Feedback geht aber nicht nur in eine Richtung. Auch wenn es meist von der Führungsebene oder dem Teamlead initiiert wird, sollte es auch von der Führungskraft eingefordert werden, da es auch hier immer noch Entwicklungspotenzial gibt.

Warum ist eine gesunde Feedbackkultur wichtig?

Oftmals nehmen wir uns selbst und unsere eigenes Verhalten anders wahr als unsere Umwelt und unsere Mitmenschen uns wahrnehmen. Und genau aus diesem Grund ist Feedback so wichtig, damit wir uns weiterentwickeln und unser Verhalten reflektiert wird. Konstruktives Feedback ist aus diesem Grund eines der wertvollsten Werkzeuge der Mitarbeiterführung und somit essenzieller Bestandteil im Unternehmensalltag. Die Gründe, warum Feedback so wichtig ist, haben wir im folgenden Überblick einmal aufgeführt:

• Motivation der Mitarbeiter:innen
• Stärkung des Vertrauensverhältnisses durch ehrlichen Austausch
• Ziele und Zwischenergebnisse klar formulieren
• Klärung der Erwartungshaltung von beiden Seiten
• Verstärkung von positivem Verhalten
• Einschränkung von negativem Verhalten
• Erfolge messbar machen
• Arbeitsqualität steigern
• Weiterentwicklung planbar machen
• Kompetenzen einordnen und nutzbar machen

Wenn Feedback richtig umgesetzt wird, kann es ein mächtiges Werkzeug sein, das viel positive Entwicklungen mit sich bringt. Wir geben im Folgenden konkrete Anwendungstipps, wie auch Du Feedbackprozesse in deinem Unternehmen etablieren und umsetzen kannst.

Wann ist Feedback notwendig?

Klassischerweise wird in vielen Unternehmen das Jahresgespräch zum Anlass genommen, um dem/der Mitarbeiter:in Feedback zu geben und Ziele für das neue Jahr zu definieren. Im Rahmen von OKRs geht der Trend jedoch eher dahin, vierteljährlich Ziele für jede:n Mitarbeiter:in zu definieren und anhand dessen dann ein Feedbackgespräch aufzubauen. Besonders wenn dieser Prozess digital abläuft, da das Unternehmen beispielsweise 100% Remote arbeitet, ist es essenziell, diesem Prozess das nötige Handwerkszeug zugrunde zu legen. Auch für ein Feedbackgespräch vor Ort macht es Sinn, die Ergebnisse digital festzuhalten und im Anschluss dem/der Mitarbeiter:in zugänglich zu machen. flair setzt genau hier an und kann als allumfassende HR Lösung auch dabei helfen, den Feedbackprozess digital darzustellen.

Der/die Teamleiter:in kann dem/der Angestellten im flair Employee Hub einen quartalsweisen Feedbackprozess einstellen, in dem Verbesserungspotenzial identifiziert und festgehalten wird, oder auch einen anderen themenbezogenen Feedbackprozess zu einem bestimmten Thema. Dieser kann auch anonym abgegeben werden, sodass der/die Teamleiter:in ein ehrliches Feedback zu seinen/ihren Fragen erhält und keine geschönten Antworten aus Sorge vor Konsequenzen. Ein 360 Grad Feedback kann zusätzlich jährlich abgehalten werden und beinhaltet eine Leistungsbeurteilung, Zielsetzung und Kompetenzentwicklung. Das jährliche Feedback für sich alleine genommen ist allerdings nicht ausreichend, um in einem regelmäßigen Austausch zu bleiben.

Es gilt: das Feedback sollte nicht zu weit von dem Punkt weg liegen, auf den es sich bezieht. So kann es auch Sinn machen, bei Projektabschluss, nach einem Meeting oder in einem Jour Fixe ein kurzes situationsbezogenes Feedback zu geben. Trotz der zeitlichen Nähe sollte man so lange warten, bis die Situation nicht mehr zu emotionsgeladen ist, da man sonst schnell an Sachlichkeit einbüßt und die konstruktive Kritik auch schnell in eine negative Richtung abdriften kann. So wird das Gewünschte nicht bezweckt und der Feedbackprozess ist fehlgeleitet. Auch wenn man dem Gegenüber Kritik überbringen möchte, kann man dies in einem Rahmen machen, der beiden Parteien den nötigen Raum und das notwendige Sicherheitsbefinden gibt.

Generell sollte ein regelmäßiger Feedbackzyklus für alle Mitarbeiter:innen aufgesetzt werden, um Ziele zu definieren, Verhaltensweisen zu reflektieren und Weiterentwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Es kann jedoch auch manchmal situationsbedingt notwendig sein, ein Feedback zu einer speziellen Aufgabe oder einem bestimmten Vorkommnis zu geben. Dies sollte trotzdem einige Gesichtspunkte der Feedbackregeln miteinbeziehen und in einem passenden Rahmen angebracht werden.

Schaffe eine Situation, die für den/die Feedbackempfänger:in möglichst angenehm ist. So sollte ein persönliches Feedback nicht in Anwesenheit von Kolleg:innen gegeben werden, sondern am besten unter vier Augen. Bei örtlicher Distanz, beispielsweise in Remote Unternehmen bietet sich ein Online-Meeting an, damit man neben der inhaltlichen Ebene auch die Möglichkeit hat, mit Mimik das Gesagte zu untermauern und seinem Gegenüber Wertschätzung zu suggerieren.

Feedback erhalten

Feedback erhalten kann auch mal schwierig sein. Denke jedoch immer daran: wahrscheinlich ist das Feedback vom Gegenüber als Hilfestellung und Verbesserungsvorschlag gemeint, damit auch Du dich selbst weiterentwickeln und reflektieren kannst.

Nimm das Feedback an, lass dein Gegenüber ausreden und stell womöglich Verständnisfragen, um den Kern des Feedbacks genauer zu ergründen. Falls dein Gegenüber noch nicht mit den Regeln für gutes Feedback vertraut ist, bitte um ein konkretes Beispiel oder frage nach Verbesserungsvorschlägen, um das Feedback zu konkretisieren.

Gehe in den Austausch mit deinem Gegenüber und ergründe, wie man in dem speziellen Fall in Zukunft eine Verbesserung für beide Seiten erzielen könnte.

Bedanke dich für das Feedback und die Offenheit deines Gegenübers. Gerade wenn es sich um ein Feedback von Mitarbeiter:in zur Führungskraft handelt, kann dies schonmal viel Mut erfordern. Um den/die Mitarbeiter:in nicht für die Zukunft zu verschrecken, sondern eine offene Unternehmenskultur und eine flache Hierarchie zu suggerieren, solltest Du wertschätzend mit dem Feedback umgehen.

Feedbackregeln für ein konstruktives Feedback

Die Feedbackregeln helfen dir, dein Feedback so zu gestalten, dass es auch in gewünschter Form bei deinem Gegenüber ankommt.

• Vorbereitung ist die halbe Miete: Sei stets gut vorbereitet und überlege dir im Vorfeld, was Du wie sagen möchtest. Was ist das Ziel des Feedbacks? Gib dem Feedbacknehmer die Zeit, sich im Vorfeld auch auf das Gespräch vorzubereiten, sodass er/sie auch die Möglichkeit hat, eigene Ansichten zu einem speziellen Thema zu notieren. So kann der Austausch noch produktiver sein und einen größeren Mehrwert für beide Seiten stiften.
• Grund für das Feedbackgespräch hinterfragen: Was ist die Intention hinter dem anberaumten Meeting? Verfolgt es das Ziel, den Gegenüber zu spiegeln und eine Weiterentwicklung oder Verbesserung zu bewirken, oder dient es eher dem eigenen Frustabbau? Wenn Zweiteres der Fall ist, sollte man den Termin im Vorfeld nochmal überdenken, da es so wahrscheinlich keinen Mehrwert stiften wird und sich vielleicht erstmal die Emotionen etwas legen müssen.
• Wertschätzung durch persönliches Gespräch: Das Feedback kann auf Basis einer digitalen Umfrage beruhen, sollte aber in einem virtuellen oder realen Meeting besprochen werden. Das drückt Wertschätzung aus, lässt aber gleichzeitig auch Raum für ein direktes Eingehen auf das Gesagte und ermöglich einen Austausch. Zudem sollten gerade bei einem persönlichen Feedback keine anderen Zuhörer dabei sein, da es für den/die Feedbackempfänger:in sonst unangenehm sein könnte und er/sie selbst entscheiden soll, was sie aus dem Gespräch mit Kolleg:innen teilen wollen.
• Konkrete Situationen miteinbeziehen: Mach dein Feedback greifbarer, indem Du konkrete Situation mit in deine Schilderungen einbeziehst, damit der/die Mitarbeiter:in genau zuordnen kann, auf welche Arbeit oder auf welches Verhalten Du dich gerade beziehst. Zudem sollte das Feedback immer sachlich formuliert und nicht emotionsgeladen vorgetragen werden, da es sonst nicht den gewünschten Effekt erzielen wird.
• Gesprächsatmosphäre ist wichtig: Die Atmosphäre für ein Feedbackgespräch ist maßgeblich entscheidend, ob das Feedback angenommen wird oder nicht. Als Feedbackgeber:in kann man aktiv dazu beitragen, die Atmosphäre positiv zu beeinflussen, indem man sich genügend Zeit nimmt für ein persönliches Gespräch und ein ruhiges Umfeld schafft.
• Fokus auf Positivität: Auch wenn es kritische Punkte anzumerken gibt, sollte das gesamte Gespräch ein positives Gefühl vermitteln, da es motivierend sein soll, damit der/die Mitarbeiter:in sich weiterentwickeln kann. Wenn Du ein Lob teilen möchtest, halte damit nicht zurück denn genau diese Wertschätzung ist Anerkennung für positive Veränderungen oder Errungenschaften des/der Mitarbeiter:in, die sich bis hier in bereits eingestellt haben.
• Umfang eingrenzen: Auch wenn es viel zu besprechen gibt, sollte man im Rahmen eines Gesprächs dafür sorgen, den/die Feedbackempfänger:in nicht zu überfordern. Teile hier besser das Gespräch in mehrere Etappen ein, damit das Gesagte auch erstmal verarbeitet werden und in den Berufsalltag implementiert werden kann. Aus jedem Gespräch sollten kleinschnittige To Dos abgeleitet werden, die deine Mitarbeiter:innen ihrem Ziel ein Schritt näher bringen und die Weiterentwicklung vorantreiben. Dies kann jedoch nicht passieren, wenn nach einem stundenlangen Meeting mit unzähligen Unterpunkten nur noch der Kopf qualmt.
• Erwartungshaltung dokumentieren: Um Missverständnisse zu vermeiden und auch vorzubeugen, dass die Vereinbarungen in Vergessenheit geraten, können im flair Employee Hub für Manager:in und Mitarbeiter:in frei zugänglich die vereinbarten Schritte festgehalten werden. Hierdurch kann man sich als Führungskraft zudem absichern, dass das Gesagte vom Gegenüber auch richtig aufgenommen wurde.
• Rückmeldung zulassen: Gib dem/der Feedbackempfänger:in den Raum und die Zeit, sich zu dem erhaltenen Feedback zu äußern. Es kann einen Einstieg in einen Dialog bieten.
• Feedback ohne Androhung von Konsequenzen: Auch kritisches Feedback sollte konstruktiv und lösungsorientiert rübergebracht werden. Wenn Du Konsequenzen androhst, wird dies dein Gegenüber eher einschüchtern und nicht den gewünschten Effekt erzielen.
• Action Plan: Aus dem Feedbackgespräch solltet ihr am besten mit einer Reihe von formulierten Schritten herausgehen, die der/die Mitarbeiter:in gezielt angehen kann, damit das ganze Feedback konkretisiert auch in Veränderungen in der Arbeits- oder Handlungsweise mündet.
• Als Ansprechpartner Prozess begleiten: Nach dem Gespräch ist vor dem nächsten Gespräch. Du solltest unbedingt den/die Mitarbeiter:in aktiv dabei unterstützen, das Feedback im Arbeitsalltag umzusetzen. Das kann in Form eines Lobes zur Anerkennung positiver Veränderungen sein, oder aber durch das Anbieten von Hilfe für konkrete Aufgabenbereiche. Nach Absprache können auch andere Mitglieder des Teams mit einbezogen werden, um den Prozess nachhaltig zu forcieren.

Beispiele und Formulierungen für konstruktives Feedback

Die Formulierung bei Feedback darüber entscheiden, wie dein Feedback beim Gegenüber ankommt. Hier erzielen schon kleine Nuancen in der Intonation oder einzelne Wörter einen Unterschied. Wir haben einige Beispiele aufgegriffen, um diese Punkte für dich zu veranschaulichen.

1. Konkrete Beispiele: Es ist äußerst wichtig, eigene Aussagen nicht zu verallgemeinern. Deshalb sollte man für sein Feedback konkrete Beispiele verwenden, die das Gesagte mit einer situativen Erfahrung beschreiben. Statt: “Du erledigst nie deinen Aufgaben fristgerecht.” Besser: “Mir ist aufgefallen, dass Du bei den letzten 2 Projekten die Deadline nicht im Auge hattest und deinen Beitrag zu spät eingebracht hast.” Hier kannst Du zudem noch die Konsequenzen schildern, die das Verhalten für das Team hatte: “Dadurch konnten wir das ganze Projekt nicht fristgerecht beim Kunden abliefern und werden in Zukunft wohl kein Auftrag mehr von diesem erhalten.”
2. Formuliere als Ich-Botschaft: Statt dein Gegenüber direkt anzusprechen, arbeite lieber mit Ich-Botschaften, in denen Du deine eigene Wahrnehmung in einer bestimmten Situation schilderst. Statt: “Du bist gestern wieder zu spät ins Meeting geplatzt.” Besser: “Als Du gestern zu spät ins Meeting kamst, hat mich das etwas aus dem Redefluss gebracht und das Team abgelenkt.” So sind deine Botschaften weniger als Angriff formuliert, sondern du spiegelst deinem Gegenüber, was sein/ihr Verhalten mit dir oder dem Team gemacht hat, sodass er/sie es besser nachempfinden kann.
3. Auf wertende/unsachliche Begriffe verzichten: Feedback sollte möglichst sachlich rübergebracht werden. Verzichte deshalb auf zu ausschmückende Adjektive oder umgangssprachliche Umschreibungen. Statt: “Dein Verhalten war unmöglich und hat mich zur Weißglut getrieben.” Besser: “Ich habe ... Verhalten so... wahrgenommen und würde in Zukunft gutheißen, wenn Du ...”
4. Wünsche formulieren: Auch kritische Botschaften können von dir als Wunsch für die Zukunft formuliert werden, um das ganze Thema auf eine konstruktive Ebene zu bringen. Statt: “Du bist zu vorlaut in Meetings.” Besser: “Ich wünsche mir, dass Du mehr Rücksicht auf deine Teammitglieder nimmst und diese in Zukunft auch zu Wort kommen lässt.”

Fazit

Richtig Feedback geben ist gar nicht mal so leicht, wie man augenscheinlich denken mag. Doch ist einmal erst dein Feingefühl hierfür geschärft, kannst Du auch kritisches Feedback konstruktiv überbringen. Du wirst sehen, dass der/die Feedbackempfänger:in ganz anders auf dein Feedback reagiert, wenn Du unsere Tipps berücksichtigst und dein Feedback so viel mehr Gehalt bekommt und Wirkung zeigt.

Feedback ist ein mächtiges Instrument, zur schrittweisen Verbesserung der Arbeitsweise und zum Reflektieren und Hinterfragen des eigenen Verhaltens. Am besten sollte ein Feedbackprozess so in den Unternehmensalltag etabliert werden, dass es zur Normalität wird, wichtige Punkte offen mit seinem Gegenüber zu besprechen. Wenn Du regelmäßig Feedback einforderst, wird es zu einer alltäglichen Sache, die Du nutzen kannst, um dich Weiterzuentwickeln und nicht zu einer ungefragten, manchmal unangenehmen Kritik. Auch als Führungskraft solltest Du offen für kritische Anmerkungen sein und Feedback von deinen Mitarbeiter:innen proaktiv einfordern. Gerade bei einem hierarchischen Gefälle kann es sonst sein, dass deine Mitarbeiter:innen nicht von selbst auf dich zukommen, aus Sorge, etwas Falsches zu sagen, was ihre eigene Arbeitssituation oder den zukünftigen Umgang von euch untereinander negativ beeinflusst.

Sowohl bei Remote Teams, als auch vor Ort, macht es unbedingt Sinn, das Besprochene digital und für beide Parteien zugänglich festzuhalten. So kann man sich im Folgegespräch besser darauf beziehen und hat im Vorfeld bereits Erwartungshaltungen abgesteckt. Eine Softwarelösung wie flair kann dabei helfen, regelmäßige Feedbackprozesse zu generieren, aber auch Selbsteinschätzungen im Employee Hub einzustellen, sodass der/die Mitarbeiter:in seine/ihre eigene Einschätzung mitteilen kann. So können auch negative Tendenzen frühzeitig aufgedeckt und diesen entgegengewirkt werden.

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