FTE: Wie berechnen Personaler Vollzeitäquivalente?

Personalkennzahlen ein wesentliches Instrument zur Berechnung der Effektivität und Voraussetzung für die Personalplanung, wenn Unternehmen ihre Angestellten in unterschiedlichen Voll- und Teilzeitmodellen beschäftigen.

Der Anzahl der in Teilzeit arbeitenden Mitarbeiter:innen nimmt kontinuierlich zu. Vor allem wohlhabende Länder verzeichnen einen großen Anstieg an Teilzeitkräften.

Nicht nur Eltern, auch Singles oder kinderlose Paare schätzen ihre Work-Life-Balance und verzichten auf einen Teil des Einkommens zugunsten vermehrter Freizeit. Die Einschränkungen der Pandemie haben den Trend zur Beschäftigung mit geringerer Stundenanzahl verstärkt.

Angestellte in Kurzarbeit haben in den vergangenen Monaten festgestellt, dass moderater Gehaltskürzungen die Vorteile nicht aufwiegen. Personaler:innen stehen vor der Herausforderung, Teilzeitmitarbeiter:innen und Vollzeitangestellte optimal einzusetzen.

Um den reellen Personalbedarf mit einem Mix aus Mitarbeiter:innen mit unterschiedlicher Stundenzahl zu berechnen, verwenden Personalverantwortliche einen Vergleichswert.

Was bedeutet FTE?

Die Abkürzung FTE steht für Full Time Equivalent zu Deutsch auch VZÄ für Vollzeitäquivalent und beschreibt den Zeitwert eines/einer Vollzeitmitarbeiters:in. Die rechnerische Größe basiert auf einem 100-prozentigem Beschäftigungsgrad.

Der Vorteil der Kennziffer liegt auf der Hand: Dank der Vergleichsgröße lässt sich zum einen der Personaleinsatz Zahlen-basiert planen, zum anderen sind dank des Vollzeitäquivalents die Kosten transparent einsehbar. Letztlich zählt für die Planung des Personals die Gesamtarbeitszeit – unabhängig von der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter:innen und deren individueller Vertragsstunden.

Statt auf die Bezeichnung Full Time Equivalent treffen Personalverantwortliche in Analysen auch auf das mittlerweile veraltete Wort »Manntage«, gendergerecht ersetzt durch »Personentage«, oder auf das deutschsprachige Synonym »Vollzeitäquivalent«.

Übrigens finden sich auch in Angeboten, die einen Dienstleistungspart enthalten, häufig Stundensätze, die auf Personentagen basieren und zumindest intern mit Full Time Equivalent gleichgesetzt werden.

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle stellen dank der Kennziffer keine Schwierigkeit mehr dar, die Messung der Arbeitszeit lässt sich mit einer simplen Formel berechnen. Allerdings erfordert der flexible Einsatz von Arbeitskräften mit unterschiedlichsten Vertragsstunden etwas Übung.

Wer bislang ausschließlich Mitarbeiter:innen mit identischen Zeitvorgaben eingeplant hat, muss sich zunächst mit den Möglichkeiten und Berechnungen vertraut machen.

Warum sollten Unternehmen das FTE nutzen?

Je komplexer die Struktur im HR-Bereich, desto wichtiger wird der Vergleichswert. Kaum ein Unternehmen beschäftigt ausschließlich Vollzeitkräfte, sondern nutzt die Vorteile von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Urlaubstage und Mitarbeiterkapazität erschweren die Berechnung zusätzlich.

Umso wichtiger ist eine objektive Kennziffer, die bestmögliche Planungssicherheit ermöglicht. Um einen aussagefähigen Vergleichswert zu erhalten, legen Personalverantwortliche einen bestimmten Zeitraum fest und setzen die Stunden der Mitarbeiter:innen in Relation.

Personelle Ressourcen wechseln ständig. Fluktuation und Änderungen der Auftragslage oder Krankenstand erschweren die Personalplanung. Um im Rückblick die Effektivität des Personaleinsatzes beurteilen zu können, ist ein Full Time Equivalent eine solide Basis.

Die Gefahr, unterschiedliche Werte miteinander zu vergleichen und daraus falsche Schlüsse zu ziehen, ist groß. Um Erfolge und Kosten zu optimieren, sind verlässliche und vor allem vergleichbare Zahlen Voraussetzung. Ohne das Vollzeitäquivalent kommt es zu Abweichungen, die eine sinnvolle Planung kaum ermöglichen.

Vorteile des Full Time Equivalent

• vergleichbare Kosten: verschiedene Zeiträume können auf Basis der FTEs miteinander vergleichen werden
• sinnvolle Personalplanung: Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Vertragsstunden werden auf Basis eines Vergleichswerts eingeteilt
• transparente Personalkapazität: Wie viele Mitarbeiterstunden stehen dem Unternehmen oder der Abteilung zur Verfügung?
• Benchmark: Wie effektiv ist der eigene Personaleinsatz im Verhältnis zu anderen Unternehmen?

Wie berechnen Personalverantwortliche das FTE?

Um die Gesamtstunden der Vollzeit-Arbeitskräfte und der Teilzeitkräfte auf einen Nenner zu bringen, berechnen Personalverantwortliche das Full Time Equivalent.

In der Zeiterfassung laufen alle geleisteten Mitarbeiterstunden zusammen. Auf Basis der Messung von Arbeitszeit werden Anzahl der Teilzeitstunden und Anzahl der Vollzeit-Stunden zu einer Gesamtstundenzahl addiert und in einem einheitlichen Verhältnis ausgegeben. Diese Kennziffer ist das jährliche FTE .

Um die Zeiterfassung im Unternehmen zu managen und die Anforderungen der neuen EU-Richtlinie zur Zeiterfassungspflicht zu erfüllen, sollte eine Softwarelösung wie die von flair eingesetzt werden. So können sowohl digital, als auch auf Wunsch ergänzend mit physischen Geräten die Arbeitszeiten erfasst werden, die später als Berechnungsgrundlage dienen.

Zunächst legen Personaler:innen die Stundenanzahl eines/einer Vollzeitmitarbeitern zugrunde. Die Formel für den Jahres-FTE lautet: Stunden pro Tag multipliziert mit Wochentagen multipliziert mit den Wochen eines Jahres.

Personaler:innen berechnen Vollzeitäquivalente (VZÄ), indem sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden durch die Anzahl der Stunden teilen, die ein:e Vollzeitmitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum arbeitet. Normalerweise wird eine Vollzeitstelle als 40 Stunden pro Woche definiert. Daher kann ein:e Mitarbeiter:in, der/die 20 Stunden pro Woche arbeitet, als 0,5 VZÄ berechnet werden, während ein:e Mitarbeiter:in, der/die 60 Stunden pro Woche arbeitet, als 1,5 VZÄ berechnet wird. Diese Berechnung ist nützlich, um die Gesamtstärke eines Teams in Bezug auf Vollzeitstellen zu bestimmen und um die Personalressourcen besser planen und verwalten zu können.

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Beispiel einer FTE Berechnung:

In einem Unternehmen ist die 40-Stunden-Woche tariflich als Vollzeitstelle definiert. In dem Fall sieht die Berechnung wie folgt aus:

• 8 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 2.080

Des Weiteren beschäftigt das Unternehmen Teilzeitmitarbeiter:innen, die fünf Stunden am Tag arbeiten, das ergibt einen Jahreswert von:

• 4 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 1.040

Einige Mitarbeiter:innen arbeiten in Teilzeit mit 6 Stunden pro Tag:

• 6 (Stunden pro Tag) x 5 (Arbeitstage pro Woche) x 52 (Wochen pro Jahr) = 1.560

Um die erforderliche Anzahl an zu leistenden Stunden für eine Woche zu definieren, werden Vollzeit und Teilzeitkräfte entsprechend verplant.

300 FTE werden pro Woche benötigt. Das könnte sich wie folgt zusammensetzen:

• 3 Vollzeitmitarbeiter:innen x 8 Stunden pro Tag x 5 Tage = 120
  +
• 4 Teilzeitmitarbeiter:innen x 6 Stunden pro Tag x 5 Tage = 120
  +
• 3 Teilzeitmitarbeiter:innen x 4 Stunden pro Tag x 5 Tage = 60

Alternativ wäre auch diese Lösung denkbar:

• 4 Vollzeitmitarbeiter:innen x 8 Stunden pro Tag x 5 Tage = 160
  +
• 4 Teilzeitmitarbeiter:innen x 7,5 Stunden pro Tag x 4 Tage = 120
  +
• 1 Teilzeitmitarbeiter:innen x 4 Stunden pro Tag x 5 Tage = 60

Diese Rechnung erlaubt es den Verantwortlichen, die Personaleinsatzplanung anhand fiktiver Mitarbeiter:innen zu erstellen und die Stunden flexibel auf Vollzeit- und Teilzeitkräfte zu verteilen. Statt sich also auf die tatsächliche Zahl der Angestellten zu beziehen, basiert die Planung und Kostenrechnung auf geleistete Stunden.

Neben der wöchentlichen Einsatzplanung dient die Kennziffer auch der strategischen Personalplanung. Die tatsächlich zur Verfügung stehenden Stunden lassen sich je nach Auftragslage planen.

Flexibilität ist einer der großen Vorteile, insbesondere wenn Urlaubszeiten und Krankheiten aufgefangen werden müssen. Können gleich mehrere Teilzeitkräfte abhängig vom aktuellen Bedarf eingesetzt werden, profitiert das Unternehmen davon.

Langfristig lassen sich durch das Vollzeitäquivalent zukünftige Entwicklungen wie z. B. Expansionen oder auch Stellenabbau besser vorbereiten. Transparente Einblicke in die Leistungsfähigkeit ermöglicht es, Veränderungen im Arbeitspensum auf solider Basis planen zu können.

Die Leistungsfähigkeit einzelner Mitarbeiter:innen lässt sich ebenfalls leichter beurteilen. Vergleichswerte bestimmen die Einsatzplanung auf Grundlage der fiktiven Annahme, dass Mitarbeiter in gleichen Positionen vergleichbare Resultate erzielen.

Weicht die Leistung von Angestellten massiv von den Vergleichswerten ab, ergeben sich daraus wertvolle Anhaltspunkte für Personalgespräche. Könnten Fortbildungen, Schulungen oder gezielte Motivation helfen, das Defizit aufzufangen? Welche Unterstützung oder Anreize benötigt der Mitarbeiter?

Auf der anderen Seite können besonders leistungsfähige Angestellte gezielt gefördert und weiterentwickelt werden. Nachwuchs aus den eigenen Reihen ist viel wert. Talentierte und fleißige Mitarbeiter:innen motivieren Kolleg:innen und setzen einen abteilungsinternen Benchmark. Die Qualität der Arbeit ist für Gehaltsverhandlungen ein wichtiger Aspekt, auch hier gibt der Vergleichswert wertvolle Hinweise.

Fazit

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Konnten Personaler:innen noch vor einigen Jahren aus einem Pool von Bewerber:innen den/die ideale:n Kandidat:in auswählen oder einfach auf Zeitarbeit zurückgreifen, gestaltet sich die Suche nach Fachkräften zunehmen schwierig.

Je nach Branche und gefordertem Know-how ist Recruiting ein mehr oder weniger aufwendiger Prozess. Viele Stellen bleiben unbesetzt. Unternehmen müssen sich anpassen und Mehrwerte für Mitarbeiter:innen schaffen.

Mit einem Obstteller und Gleitzeit können Firmen nicht mehr überzeugen, Corporate Benefits, sowie flexible Arbeitsbedingungen sind Teil des Alltags von Unternehmen geworden. Teilzeitmodelle zu attraktiven Konditionen sind in vielen Branchen bereits angekommen. In den nächsten Jahren werde weitere flexible Lösungen hinzukommen. Das Vollzeitmodell wird nur noch eines von vielen sein. Umso wichtiger sind belastbare Vergleichswerte.

Personalverantwortliche benötigen einen einfachen und transparenten Schlüssel, mit dem es sich unkompliziert rechnen lässt. Vor allem größere Unternehmen müssen sich auf korrekte und vergleichbare Zahlen verlassen können – nur so sind die Ergebnisse aussagefähig.

Kontinuierliche Optimierung der Prozesse ist eines der wichtigsten Instrumente für die Geschäftsführung. Dies gilt nicht nur in der Produktion, sondern auch im Bereich Human Resources.

Flexible Arbeitszeiten stellen auch für Unternehmen eine Chance dar. Projektplanung ersetzt vielfach starre, veraltete Strukturen. Das Resultat sind neue Anforderungen an den Personaleinsatz. Ist diese Hürde erst einmal genommen, profitieren alle Beteiligten.

Angestellte haben die Wahl zwischen verschieden Arbeitszeitmodellen und stoßen mit ihren individuellen Wünschen auf Akzeptanz – unabhängig von äußeren Faktoren wie z. B. Erziehungszeit oder Frührente.

Das Teilzeitmodell ist in der Mitte der Arbeitswelt angekommen. Arbeitgeber:innen finden zum einen leichter neue Mitarbeiter:innen und binden Beschäftigte nachhaltig an sich, wenn sie flexible Lösungen anbieten. Zum anderen können Urlaubsphasen und Krankmeldungen von Vollzeitbeschäftigten mit Teilzeitkräften gut überbrückt werden.

Optimal ist ein Mix aus verschiedenen Zeitmodellen – sofern die Berechnung und Planung einfach und transparent möglich ist.

Produktivität der Mitarbeiter:innen sowie Gewinn pro Mitarbeiter:in sind Vergleichswerte, die für Geschäftsführung und Personalverantwortliche zu den wichtigsten Personalkennzahlen zählen. Diese Zahlen erlauben fundierte Analysen und geben Hinweise auf versteckte Potenziale. Faktenbasierte Daten sind die Grundlage für Zukunftsplanung und Entwicklung.

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