Human Resource Prozesse optimieren – so einfach geht’s

Der stetige Wandel der Arbeitswelt geht natürlich auch am Bereich Human Resources nicht vorbei. Noch immer sind HR-Abteilungen aber vorrangig mit zeitraubender Bürokratie und komplexen Verwaltungsaufgaben beschäftigt – da bleibt wenig Zeit für Innovation. Wie wäre es jedoch, wenn Personalabteilungen diese Hindernisse aus dem Weg räumen könnten und endlich ihr volles Potenzial freisetzen könnten? Rund 70 Prozent aller HR-Manager:innen sind sich jedenfalls einig, dass der digitale Wandel die größte Chance und Herausforderung für den HR-Bereich zugleich ist.

Auf der anderen Seite bremsen zu wenig Fachkräfte und zu hohe Kosten den Fortschritt gewaltig. Ein neues Konzept muss her. Denn Digitalisierung, New Work und innovative Lösungswege, gerade im Bereich HR-Software bergen riesiges Potenzial zur Prozessoptimierung. Der nun folgende Artikel nimmt dich – ob nun Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in – daher einmal mit auf eine Reise in die Welt der Personalarbeit und durchleuchtet die verschiedensten Personalprozesse. Wir werden dabei die Macht der Automatisierung und Digitalisierung entdecken, die es dir ermöglicht, personalbezogene Daten sicher zu verwalten und gleichzeitig Prozesse zu beschleunigen. Auf geht’s!

Definition HR Prozess

Prozesse im HR-Bereich (auch Human Resources oder Personalwesen genannt) sind das Rückgrat eines zielgerichteten Personalmanagements im Unternehmen. Damit vereint das Feld „HR“ sämtliche Strukturen und Prozesse rund um das Thema Personal. Die nun folgenden Unterabschnitte sollen dir zunächst einen groben Überblick über dieses Themengebiet vermitteln und dabei gezielt auf die folgenden Punkte eingehen:

• Was sind HR-Prozesse?
• Welche Bedeutung haben HR-Prozesse in Unternehmen?
• Welche Rolle spielen HR-Abteilungen und HR-Manager:innen?

Was sind HR-Prozesse?

HR-Prozesse legen im Personalbereich den Ablauf für verschiedene Aktivitäten und wichtige Aufgaben fest, die allesamt notwendig sind, um ein festgelegtes Personalziel zu erreichen. Nebst der Festlegung einzelner Aufgaben umfassen HR-Prozesse aber auch deren zeitliche Abfolge. Grundsätzlich können HR-Prozesse analog, digital oder automatisiert umgesetzt werden. Anforderungstechnisch dienen diese der Sicherstellung von Qualität, Termintreue und Kosten im Personalbereich und umfassen außerdem strategische Anforderungen. Als Zielstellung könnten die transparente, effiziente und reibungslose Durchführung von Personalaufgaben genannt werden.

Welche Bedeutung haben HR-Prozesse in Unternehmen?

Eine gut strukturierte Prozesslandkarte an HR-Prozessen sowie erprobte und bewährte HR-Kernprozesse haben weitreichende Bedeutungen für den Erfolg und die Nachhaltigkeit von Unternehmen. Ein effektives Personalmanagement umfasst den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Einstellung bis zum Austritt. Nur klare und übersichtliche, beziehungsweise im Unternehmen einheitliche HR-Prozesse ermöglichen eine erfolgreiche Personalarbeit.

Des Weiteren haben HR-Prozesse natürlich auch eine große Bedeutung für die kontinuierliche Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen. Seit dem Jahre 2016 stellt auch die DSGVO und deren Datenschutzrichtlinien und Vorschriften ein weiterer, wichtiger Teil von HR dar, der über funktionierende HR-Prozesse abgebildet sein will – andernfalls drohen Unternehmen empfindliche Strafen von bis zu 20 Millionen Euro (oder bis zu 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes). Zu guter Letzt erhöhen funktionierende HR-Prozesse die Mitarbeiterzufriedenheit und stärken die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens und damit dessen langfristigen Erfolg.

Welche Rolle spielen HR-Abteilungen und HR-Manager:innen?

HR-Abteilungen und insbesondere das HR-Management spielen eine entscheidende Rolle im administrativen Unternehmensalltag und fungieren als Bindeglied zwischen Mitarbeiter:innen und der Unternehmensführung. Neben der reinen Verwaltung kommen Personalabteilungen auch strategische Aufgaben zu. HR-Manager:innen, HR-Business-Partner:innen sowie Personalreferent:innen und Recruiter:innen sind allesamt Stellenbezeichnungen, die im HR-Wesen anzutreffen sind. Während der HR-Manager:innen oder HR-Business-Partner:innen häufig HR-Abteilungen leitet und organisatorisch sowie strategisch weiterentwickelt, so bedienen Personalreferent:innen sowie Recruiter:innen häufig den Geschäftsalltag von Personalabteilungen. Letztere sind daher vorrangig für operative Tätigkeiten im HR-Bereich zuständig. Insgesamt tragen HR-Abteilungen also maßgeblich dazu bei, dass das Unternehmen über qualifizierte und motivierte Mitarbeiter:innen verfügt, die das Unternehmen vorantreiben und erfolgreich machen.

Die wichtigsten HR-Prozesse im Überblick

Von der Personalbeschaffung über das Onboarding, die Mitarbeiterentwicklung bis hin zum Offboarding – diese HR-Kernprozesse sind wie ein gut geöltes Uhrwerk, die die reibungslose Funktion deines Unternehmens sicherstellen. Die optimale Gestaltung dieser Workflows sind daher der Dreh- und Angelpunkt deiner individuelle HR Strategie. Doch, welche HR-Kernprozesse gibt es überhaupt und welche To-do’s weisen diese im Detail auf? Die nachstehenden Unterabschnitte sollen dir daher einmal die Schlüsselaspekte dieser wichtigsten HR-Prozesse aufzeigen:

1. Personalplanung
2. Personalmarketing
3. Personalbeschaffung
4. Personalverwaltung
5. Onboarding & Offboarding

Personalplanung

Die Personalplanung befasst sich mit der Planung, Vorhersage und Realisierung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs. Unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, strategischer und ressourcenspezifischer Unternehmensziele identifizieren Personalabteilungen Personalanforderungen und sorgen dafür, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Menge an Personal am richtigen Ort im Unternehmen eingesetzt werden kann. Weiterhin umfasst die Personalplanung die folgenden Teilprozesse:

• Ermittlung des Personalbedarfs
• Planung und Konzeptionierung der Personalbeschaffung
• Planung und Konzeptionierung der Personalentwicklung
• Personaleinsatzplanung
• Planung der Personalfreisetzung

Die Umsetzung der Personalplanung kann im digitalen Zeitalter mit eienr HR-Software wie flair smart gelöst werden.

Damit umreist die Personalplanung auch Themen, wie zum Beispiel Recruiting, Talentmanagement sowie Mitarbeiterentwicklung und stellt damit eine zentrale HR-Aufgabe dar.

Personalmarketing

Um an gutes Personal zu gelangen, benötigt dein Unternehmen ebenso ein nachhaltiges Personalmarketing. Dieses befasst sich mit gezielten Werbestrategien und Employer-Branding-Maßnahmen, die dein Unternehmen am Markt positionieren und dieses für potenzielle Bewerber:innen interessant machen. Personalmarketing kann entweder aktiv oder passiv erfolgen und inkludiert Themenbereiche, wie beispielsweise die Anfertigung von Stellenanzeigen, die Präsentation des Unternehmens auf dem Bewerber-/Arbeitsmarkt, ein ganzheitliches Bewerbermanagement sowie Umsetzung von Marketingmaßnahmen (beispielsweise auf LinkedIn und weiteren, externen Medien). Darüber hinaus ist die Pflege von Netzwerken zu qualifizierten Fachkräften in der Industrie von enormer Bedeutung. Kurzum: Personalmarketing ist alles, nur nicht einseitig!

Personalbeschaffung

Der Bereich Personalbeschaffung umfasst jegliche Recruiting-Prozesse, die neue Mitarbeiter:innen auf allen Unternehmensebenen zum Ziel haben. Neben dem Schalten von Stellenanzeigen und der organisatorischen Schaffung von Stellen selbst, bezieht das auch die Abwerbung von konkurrierenden Unternehmen sowie die Entwicklung eigener, personeller Ressourcen mit ein. Weitere Aufgaben der Personalbeschaffung sind die Durchführung von Bewerbungsgesprächen und der Bewerbungsprozess als solches, das Onboarding sowie die Weiterbildung oder Umschulung, von Mitarbeiter:innen im gesamten Unternehmen. Gerade wenn man viele verschiedene Stellenausschreibungsmöglichkeiten verwendet kann es schwer fallen, den Überblick zu behalten. Hier setzt flair an. Innerhalb der Software können Stellenanzeigen auf mehr als 2000 Seiten verwaltet und ausgespielt werden.

Personalverwaltung

Ein:e Personalmanager:in kümmert sich aber auch um operative Tätigkeiten. Diese fallen vor allem im Bereich Personalverwaltung an und umfassen vor allem die folgenden Prozesse/To-do’s:

• systematische Erfassung und Organisation von Personaldaten (unter strikter Einhaltung der DSGVO)
• Erstellung und Pflege von Personalakten
• Verwaltung von Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen
• generelle Personalbetreuung
• Erfassung von Fehlzeiten

Die Personalverwaltung ist in Unternehmen häufig eine zeitaufwendige und personalintensive Angelegenheit. Gerade hier arbeiten Unternehmen daher immer öfter mit innovativen Softwarelösungen zum Automatisieren von HR-Routineprozessen. Denn eine effiziente und im Idealfall digitalisierte Personalverwaltung trägt dazu bei, dass die HR-Abteilung reibungslos agiert und den Fokus verstärkt auf strategische Aufgaben und die Unterstützung deiner Mitarbeiter:innen legen kann.

Onboarding & Offboarding

Mit dem Begriff Onboarding ist der Eingliederungsprozess neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen gemeint. Zielstellung dieses Prozesses ist eine erfolgreiche Integration, die dadurch sichergestellt werden soll, dass neue Mitarbeiter:innen alle notwendigen Informationen erhalten sowie mit wichtigen Ressourcen und Schulungenversorgt werden. Dadurch soll zum einen die Bindung des/der neuen Mitarbeiter:in zum Unternehmen gestärkt werden, zum anderen sollen neue Mitarbeiter:innen so möglichst rasch, möglichst produktiv arbeiten können.

Das Offboarding hingegen beschreibt den Austrittsprozess eines/einer Mitarbeiter:in aus dem Unternehmen. Auch hier gibt es eine Reihe notwendiger Schritte, die den Unternehmensaustritt reibungslos und professionell vonstattengehen lassen. Dazu gehören beispielsweise die Übergabe von Aufgaben an neue Mitarbeiter:innen, die Durchführung von Austrittsgesprächen sowie die Sicherstellung einer datenschutzkonformen Archivierung von Mitarbeiterdaten. Wer hier professionell vorgeht, der kann unter Umständen vom positiven Feedback des/der ausgetretenen Mitarbeiter:in profitieren.

HR-Prozesse – Ist-Zustand vs. Zukunft

In vielen Unternehmen sind HR-Prozesse heute noch manuelle und dadurch zeitaufwendige Abläufe. Papierkram, doppelte Datenpflege und personelle Knappheit bestimmen daher vielerorts das Bild. Im Ist-Zustand verbringen Personalabteilungen also viel Zeit mit administrativen Aufgaben, was die Kapazitäten für strategische Erfordernisse natürlich stark einschränkt. Ineffiziente Prozesse, Zeitverzögerungen und Fachkräftemangel sind die Folge. Weiterhin erschwert die fragmentierte Datenhaltung die Entscheidungsfindung und birgt unterschiedlichste Datenschutzrisiken.

Die Zukunft im HR-Bereich in Deutschland wird hingegen von innovativen Softwarelösungen, wie beispielsweise Digitalisierungsanwendungen, Automatisierungslösungen und vom sogenannten Employee Self Service geprägt sein. Bei letzterem handelt es sich um eine Plattform für Mitarbeiter:innen, die über diese digital auf die eigenen Personaldaten zugreifen können. Urlaubsanträge, die Änderung personenbezogener Daten oder die Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen – mithilfe von mitarbeiterbezogenen Accounts spart das schon heute jede Menge Zeit und personelle Ressourcen im HR-Bereich. Bei flair ist diese Funktion im Rahmen des Employee Hubs umgesetzt worden.

Weitere Ansätze bietet zum Beispiel die digitale Personalakte, die personenbezogene Daten jetzt sicher und zentral abspeichern lässt. Es handelt sich dabei um ein digitales Profil eines/einer Mitarbeiter:in, in welchem alle arbeitsrelevanten Unterlagen gespeichert werden (zum Beispiel die ursprüngliche Bewerbung, Zertifikate und Weiterbildungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie Arbeitszeugnisse, Abmahnungen und persönliche Kontaktdaten).

Durch digitale HR-Prozesse können HR-Abteilungen sich somit wieder vermehrt auf strategische Aufgaben, wie beispielsweise Mitarbeiterentwicklung, Talentmanagement und die Gestaltung einer positiven Unternehmenskultur konzentrieren. Mithilfe der fortschreitenden Digitalisierung können perspektivisch auch datenbasierte Entscheidungsfindungen umgesetzt werden. Durch die digitale Transformation kannst Du deine unternehmensinternen HR-Prozesse auf ein neues Niveau heben und deine Wettbewerbsfähigkeit noch weiter stärken.

Vorteile von digitalisierten HR-Prozessen (Softwarelösung)

Digitalisierte und automatisierte Prozesse bieten dir im HR-Bereich eine Fülle bahnbrechender Vorteile. Wir haben die größten Vorteile, die dir HR-Softwarelösungen insgesamt bieten, daher einmal übersichtlich für dich zusammengetragen:

1. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und beschleunigen den gesamten Prozessablauf.
2. Zeitersparnis: Währenddessen können sich deine HR-Mitarbeiter:innen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren (und Routineaufgaben von Software erledigen lassen!).
3. Höhere Datengenauigkeit: Eine zentrale Datenbank verhindert redundante oder gar verstreute Informationen.
4. Transparentere Workflows: HR-Software bietet dir die Visualisierung von HR-Prozessen und ein effizientes Echtzeit-Tracking.
5. Besseres Reporting: Echtzeit-Analysen bieten dir einen wertvollen Einblick in wichtige HR-KPIs und erlauben dir eine datengestützte Entscheidungsfindung.
6. Self Service Optionen: Mitarbeiter:innen können bislang bei HR-Abteilungen liegende Aufgaben selbst durchführen (zum Beispiel Urlaubsanträge oder Einsicht in Gehaltsdokumente).
7. Mehr Compliance und besserer Datenschutz: HR-Software gewährleistet dir eine bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bietet mehr Schutz für personenbezogene Daten.
8. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: HR-Arbeit geht mithilfe von professioneller HR-Software schneller, zufriedenstellender und damit auch reibungsloser vonstatten.

Beispielprozess Onboarding

Bereit, die Prozessqualität im HR-Bereich durch den Einsatz von modernen HR-Softwarelösungen zu verbessern? Dann bietet speziell das Onboarding hierfür eine gute Testwiese. Ein in der Regel zeitaufwendiger und komplexer Prozess, der bei jedem/jeder Mitarbeiter:in jedoch mehr oder weniger gleich abläuft – eine Routineaufgabe also. Nach der Vertragsunterzeichnung erhält der/die Mitarbeiter:in seinen/ihren Zugriff auf ein Onboarding-Portal. Dieses begleitet jene/n durch den gesamten Einarbeitungsprozess. Denn dort kann diese:r alle relevanten Informationen einsehen – darunter zum Beispiel Unternehmensrichtlinien, die Organisationsstruktur des Unternehmens und alle wichtigen Ansprechpartner. Gleichzeitig können dort erste Schulungs- und Einarbeitungsunterlagen bereitgestellt werden.

Problemlos kann so auch ein Ablaufplan mit allen relevanten Stationen erstellt werden, den der/die neue Mitarbeiter:in dann eigenständig bewältigt. Die HR-Abteilung kann den Fortschritt des Onboardings in Echtzeit verfolgen und gegebenenfalls unterstützen. Hinzukommen automatische Benachrichtigungen und die Erinnerung an wichtige Termine und Aufgaben. Durch die Verwendung von HR-Software wird der Onboarding-Prozess also insgesamt effizienter, transparenter und personalisierter, was dazu beiträgt, dass neue Mitarbeiter:innen sich schneller im Unternehmen zurechtfinden und schneller produktiv arbeiten können.

Fazit zum Thema Human Resource Prozesse

Der Stellenwert von HR in deinem Unternehmen ist unbestreitbar. Denn ein gutes Personalmanagement stellt das Fundament für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg dar. Effiziente HR-Prozesse stellen hierfür eine Grundvoraussetzung dar, die eine gut strukturierte Personalplanung, ein effektives Personalmarketing sowie ein reibungsloses On- und Offboarding und die Realisierung administrativer Aufgaben überhaupt erst möglich machen. Routinemäßige und fehleranfällige Aufgaben lassen sich heute ganz leicht digitalisieren und automatisieren – sogenannte HR-Software bietet hierfür hervorragende Lösungsansätze, die Du dir unbedingt einmal näher anschauen solltest! Um die Arbeitswelt von heute und von morgen souverän und reibungslos zu meistern, empfehlen wir dir daher einen unverbindlichen Blick auf die innovativen HR-Softwarelösungen aus dem Hause flair.

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