Der Leitfaden zur effektiven Nachfolgeplanung

Etwas, das die meisten Menschen im Rahmen der Corona Pandemie zwangsweise erlernen mussten, ist, dass sich die Dinge innerhalb eines Wimpernschlages drastisch ändern können, auch was das eigene Unternehmen betrifft. Aus diesem Grund sollten Unternehmen immer einen Notfallplan parat haben, um den Betrieb zu schützen und zukunftssicher zu machen.

Personalabteilungen sind sich meist darüber im Klaren, dass die Mitarbeiter:innen das größte Kapital eines Unternehmens sind. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollten sich Geschäftsinhaber:innen auf unerwartete Veränderungen vorbereiten.

Wann immer ein:e wichtige:r Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, werden sich die Dinge verändern. Du verlierst nicht nur eine:n Mitarbeiter:in, der/die über das institutionelle Wissen verfügt, das nötig ist, um in der Rolle erfolgreich zu sein, sondern es gibt auch die zusätzlichen Konsequenzen, durch kostspielige und zeitaufwändige Rekrutierungs- & Onboardingprozesse zu gehen.

Mit einer Softwarelösung wie flair werden auch langwidrige Recruiting-Prozesse zum Kinderspiel. Manager:innen können die Prozesse auf verschiedenen Recruiting-Plattformen ausspielen, steuern und überwachen.

Zudem gibt es die Möglichkeit, die Kandidatendetails unmittelbar in flair anzulegen. Wir ein:e Kandidat:in dann zum/zur Mitarbeiter:in, können diese Daten im Employee Hub durch den/die Mitarbeiter:in selbst angereichert werden und es entsteht nur minimaler Verwaltungsaufwand. Dadurch schafft man sich als Unternehmen zudem einen Talent Pool, auf den man bei späteren Recruitingprozessen oder im Rahmen des Nachfolgemanagements zurückgreifen kann. Hier können neben den harten Fakten auch Punkte wie Know-How und Laufbahnplanung der Bewerber:innen festgehalten werden. Zudem kann man verschiedenen Manager:innen darauf Zugriff gewähren, dass nach einem Gespräch jeder sein Gefühl zu dem/der Kandidat:in festhalten kann. Die personenbezogenen Daten sind DSGVO-konform in der Software abgespeichert und digitalisieren damit die klassischen Mitarbeiterakten von Anfang an.

Aus diesem Grund solltest Du als Unternehmen über Prozesse verfügen, die sicherstellen, dass dich der Verlust eines/einer wichtigen Mitarbeiter:in nicht unvorbereitet trifft und dich im Dunkeln tappen lässt. Das schützt dich vor einer Fehlbesetzung, die aus Zeitnot getroffen wird. Wie würde dein Unternehmen damit umgehen, wenn eines deiner Top-Talente morgen kündigen würde? Wie wird Talentmanagement aktuell bei euch gelebt? Was tut ihr momentan für die Mitarbeiterbindung und wie gestaltet sich eure Employee Experience und euer Employer Branding? Mit Funktionen im Rahmen einer Software wie flair kann man beispielsweise durch ein Smiley Check-In die aktuelle Mitarbeiterzufriedenheit messen und negative Tendenzen unmittelbar angehen.

Es hilf, einen strategische Nachfolgeplanung zur Nachbesetzung zu implementieren. Das bedeutet, dass Du dich nicht auf die Suche nach einer neuen Stelle machen musst, sondern dass dein Nachfolgeplan sicherstellt, dass dein internes Talent bereits mit den Fähigkeiten und dem Antrieb ausgestattet ist, die es braucht, um in seiner nächsten Rolle im Unternehmen erfolgreich zu sein.

Was ist ein Nachfolgeplan?

Bevor Du erfährst, wie Du eine gezielte Nachfolgeplanung etablieren kannst, musst Du zunächst verstehen, was ein Nachfolgeplan ist und wie er am besten innerhalb der Struktur einer Organisation eingesetzt wird.

Per Definition bedeutet Nachfolgeplanung, dass man den Prozess der Identifizierung und Ausbildung der nächsten Generation von Führungskräften durchläuft, die eine Rolle in der Führungsebene übernehmen könnten, wenn ein:e Mitarbeiter:in in dieser Rolle das Unternehmen verlässt oder innerhalb des Unternehmens befördert wird. Dazu gehört auch, dass gewisse Nachfolgeregelungen formuliert und festgehalten werden. Beispielsweise wie die Identifikation von Schlüsselpositionen abläuft und welche Prozesse in naher Zukunft angestoßen werden müssen.

Die Nachfolgeplanung umreißt den Prozess, die Vakanzen so schnell wie möglich zu besetzen, ohne viel Zeit für die Rekrutierung und das Training zu benötigen. Wichtig für den Nachfolgeprozess ist, dass das Anforderungsprofil an die zu besetzende Stelle, oder den/die neuen Mitarbeiter:innen, sowie deren Verantwortungsbereich klar definiert sind. So ist die Unternehmensnachfolge intern gesichert und der/die neue Stelleninhaber:in kann einfach nachrücken, ohne eine lange Einarbeitungszeit zu benötigen.

Was ist der Zweck eines Nachfolgeplans?

In einigen Fällen, wie z.B. im Ruhestand oder während des Mutterschaftsurlaubs, werden Abgänge von Mitarbeiter:innen erwartet und sogar in den nächsten Jahren eingeplant. Es gibt aber auch Fälle, in denen ein:e leitende:r Angestellte:r das Unternehmen unerwartet verlässt. Hier muss ein Notfallplan vorhanden sein, damit die kritische Position schnell wieder besetzt werden kann und ein passender Nachfolger am besten schon bereit steht zur schnellen Neubesetzung der Stelle. Wenn dieser Plan nicht vorhanden ist, könnte das Unternehmen auf dem Weg zur Erreichung seiner Ziele Schaden nehmen. Schlüsselfunktionen sollten deshalb vom Unternehmen rechtzeitig definiert und der Unternehmensausrichtung angepasst werden. Auch ein stetiger Wissenstransfer ist dafür notwendig.

Die Nachfolgeplanung unterscheidet sich ein wenig vom Career Pathing. Bei der Nachfolgeplanung werden alle potenzialträchtigen Positionen, die ein:e Mitarbeiter:in in einem Unternehmen einnehmen könnte, im Laufe seiner Karriereplanung festgelegt - egal ob vertikal oder lateral. Nachfolgeplanung muss nicht nur für die hochrangigen Führungspositionen sein - sie sollte für jede Rolle genutzt werden, die als entscheidend für den Erfolg des Unternehmens angesehen wird und die ein Niveau an Fähigkeiten oder Fachwissen erfordert, das nicht leicht zu ersetzen ist.

Warum ist Nachfolgeplanung wichtig?

Die Nachfolgeplanung ist ein wichtiger und integraler Bestandteil des Prozesses, wenn es um den Talentmanagementprozess geht. Der Grund dafür ist, dass sie dabei hilft, einen Weg zu finden, um die Schlüsselrollen innerhalb einer Organisation zu identifizieren, die Menschen, die die richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften für diese Rollen haben, und die Positionen, die schnell besetzt werden müssen, wenn sie frei werden.

Eine erfolgreiche Nachfolgeplanung hilft, die Kosten und den Zeitaufwand für die Personalbesetzung zu senken, da die Organisationen ihre Rekrutierung intern durchführen können.

Die meisten Organisationen laufen mit der Erwartung, dass sie sich auf diese Situationen vorbereiten müssen. Die Nachfolgeplanung beinhaltet in der Regel einen Übergabeprozess, bei dem ein:e leitende:r Angestellte:r in der Zwischenzeit eine Reihe von Pflichten und Aufgaben übernimmt, um sich an die Rolle zu gewöhnen, die er in Zukunft übernehmen wird.

Wer ist für die Nachfolgeplanung verantwortlich?

Das Engagement für die Nachfolgeplanung beginnt mit dem Management, gefolgt vom CEO. Ohne dieses Engagement ist es unwahrscheinlich, dass der Prozess effektiv funktioniert. Zusätzlich ist der Vorstand für einige Elemente des Entwicklungsplans verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, den CEO zur Rechenschaft zu ziehen, um sicherzustellen, dass die Nachfolgepläne effektiv funktionieren.

Aber was ist die Rolle der Personalabteilung bei der Nachfolgeplanung?

Die Personalabteilung ist in der Regel für die Entwicklung von Prozessen und allen dazugehörigen Materialien verantwortlich, zusätzlich zur Umsetzung. Der CEO, die Senior Leader, der Vorstand und HR müssen alle zusammenarbeiten, um sich mit Nachfolgeplänen zu beschäftigen.

Welche Metriken bestimmen den Erfolg der Nachfolgeplanung?

Eine der wichtigsten Grundlagen der Personalabteilung in einem Unternehmen ist es, eine Unternehmenskultur zu implementieren, in der jede:r einzelne Mitarbeiter:in für das Unternehmen wichtig ist. Deshalb stellen sie bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeiter:innen sicher, dass sie die besten Talente an Bord haben.

Die Effektivität der Nachfolgeplanung deines Unternehmens kann auf verschiedene Arten bestimmt werden:

Bench Strength: Identifizierung des Potenzials und der Bereitschaft der bestehenden Mitarbeiter: Dies ist die Messung der Talente, die "auf der Bank" sitzen - nicht ganz im Spiel, aber bereit, jederzeit eingewechselt zu werden, wenn der Bedarf entsteht. Um die Bankstärke deiner Organisation zu beurteilen, sprich regelmäßig mit den Leiter:innen über die Mitarbeiter:innen in ihrem Team. Zeigt jemand von ihnen Potenzial in Bezug auf Führungsqualitäten? Ist jemand an einer Führungsposition interessiert? Das wird helfen, diejenigen zu identifizieren, die zu den Mitarbeiter:innen mit hohem Potenzial gehören, die in der Lage sind, einen Rang aufzusteigen, wenn eine Position frei wird.

Der Grund dafür, dass die Bankstärke ein wichtiger Maßstab für die Nachfolgeplanung ist, liegt darin, dass es sehr darauf ankommt, ein starkes Team von Mitarbeiter:innen zu haben, die bereit sind, aufzusteigen und anspruchsvollere Aufgaben und Positionen zu übernehmen, wenn sie gebraucht werden. Wenn man diese Leute nicht hat, muss man den teuren und zeitaufwendigen Prozess einer externen Einstellung durchlaufen.

Risiko des Verlustes: Eine weitere Metrik sollte nicht nur die Fähigkeiten des/der Mitarbeiter:in berücksichtigen, sondern auch sein/ihr Engagement. Die Metrik des Mitarbeiterengagements basiert darauf, das Management zu bitten, einzuschätzen, wie begeistert und engagiert ein:e Mitarbeiter:in in seiner aktuellen Position ist oder ob er bereit für einen Karriereschritt zu sein scheint.

Manager:innen sind eher in der Lage zu erkennen, ob ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen in den nächsten sechs bis zwölf Monaten aufgrund seines/ihres Engagements verlassen wird. Auch die vermarktbaren Fähigkeiten sollten in Betracht gezogen werden, da diese den Mitarbeiter:innen zu einem potenziellen Ziel für externe Personalvermittler:innen machen. Mitarbeiter:innen, die sich in einem Unternehmen engagieren, bleiben eher langfristig und sind es wert, in eine mögliche Nachfolge zu investieren.

Erfolgreiche Nachfolgepläne bereiten auf Lücken in Teams vor, die durch Beförderungen und Abgänge entstehen. Die Metriken helfen Manager:innen, das Gleichgewicht ihrer Teams zu berücksichtigen, wenn ein:e Mitarbeiter:in ausscheidet.

Gleichberechtigung und Diversität

Arbeitgeber:innen sollten darauf achten, dass es ihrer Bank nicht an der nötigen Vielfalt fehlt, um kontinuierlich ein vielfältiges Team von Grund auf aufzubauen. Es gibt viele Vorteile von Vielfalt und Inklusion innerhalb eines Teams; unter anderem die Fähigkeit, bessere Entscheidungen zu treffen.

Diversität am Arbeitsplatz kann durch verschiedene Faktoren gemessen werden, wie z.B. Gehaltsunterschiede, regionale Diversitäts-Benchmarks, Verhältnis von Geschlecht, Alter und Rasse.

Allgemeiner Rahmen für die Nachfolgeplanung

Jeder Nachfolgeplan muss einem allgemeinen Rahmen folgen, um erfolgreich zu sein.

• Identifiziere Schlüsselbereiche und -positionen: Diese Schlüsselbereiche und -positionen sind entscheidend für die operativen Aktivitäten und die Strategie eines Unternehmens. Unternehmen sollten die Positionen identifizieren, die notwendig sind, um der Organisation zu helfen, ihre Geschäftsziele jetzt und in Zukunft zu erreichen. Sie sollten sagen, welche dieser Positionen es schwierig machen würden, diese Ziele zu erreichen, wenn sie unbesetzt blieben.
• Identifiziere Fähigkeiten für Schlüsselbereiche und Positionen: Fokussiere dich auf die Entwicklungsbemühungen deiner Mitarbeiter:innen und lege Leistungserwartungen fest. Hier können Unternehmen die Fähigkeiten bestimmen, die für die zuvor identifizierten Schlüsselbereiche und -positionen benötigt werden. Sie sollten sich die relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen ansehen, die benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Informiere dann die Mitarbeiter:innen über die Schlüsselbereiche und -positionen und die erwarteten Fähigkeiten, die zur Erreichung dieser benötigt werden.
• Identifiziere interessierte Mitarbeiter:innen und bewerte sie anhand der skizzierten Fähigkeiten: Interessierte Mitarbeiter:innen werden sich melden. Es ist die Aufgabe der Nachfolgeplanung, zu erkennen, welche dieser interessierten Mitarbeiter:innen das Potenzial haben, diese Schlüsselbereiche und -positionen zu besetzen. Karrierepläne und Interessen sollten daher ein kontinuierliches Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein. Diese Gespräche werden den Arbeitgeber:innen helfen, die Positionen einzuschätzen, die gefährdet sein könnten, wenn sie unbesetzt bleiben, und die potenziellen Kandidat:innen, die bereit sind, mit der notwendigen Ausbildung und Entwicklung aufzusteigen.
• Nachfolge- und Wissenstransferpläne entwickeln und umsetzen: Unternehmen müssen Strategien anwenden, die Lernen, Training, Entwicklung und den Transfer von Unternehmenswissen in ihre Nachfolgeplanung und ihr Management integrieren. Hier können Unternehmen die Lernpläne ihrer Mitarbeiter:innen mit den notwendigen Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten verknüpfen, die für die Erfüllung ihrer aktuellen und zukünftigen Aufgaben erforderlich sind.
• Die Effektivität der aktuellen Pläne evaluieren: Die Überwachung und Evaluierung des aktuellen Nachfolgeplans eines Unternehmens stellt sicher, dass alle wichtigen Bereiche und Positionen entwickelt werden. Es stellt auch sicher, dass die Schlüsselpositionen schnell besetzt werden und dass alle neu eingestellten Mitarbeiter:innen in diesen Schlüsselpositionen ihre Aufgaben effizient erfüllen. Die Auswertung stellt auch sicher, dass Angehörige demografischer Gruppen innerhalb einer Organisation angemessen in Führungspositionen und Zubringergruppen vertreten sind.

Schritte zum Aufbau einer Nachfolgeplanungsstrategie

Identifizierung von Nachfolgekandidat:innen

Organisationen sollten Teammitglieder auswählen, die leicht in eine Führungsrolle eintreten können, wenn diese frei wird. Sie sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass die Mitarbeiter:innen wissen, wie die anderen Teammitglieder ihre Karriereziele sehen. Auch wenn sie eine gute Vorstellung davon haben, wer eine vakante Stelle besetzen könnte, wenn die Ziele dieses/dieser Mitarbeiter:in nicht mit der Position übereinstimmen, müssen sie neu überlegt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Karriereziele regelmäßig mit den Mitarbeiter:innen zu besprechen, um ihnen bei der Nachfolgeentscheidung zu helfen.

An der beruflichen Entwicklung arbeiten

Unternehmen sollten bereits in die berufliche Entwicklung der vorausgewählten Mitarbeiter:innen für potenzielle Nachfolgepositionen investiert haben. Diese Kandidat:innen sollten so viel wie möglich mit den Abläufen des Unternehmens in Berührung kommen, um ihnen zu helfen, Wissen und Erfahrung für die Rolle zu sammeln. Durch den Kontakt mit Mentorinnen können ihre Soft Skills gestärkt werden, was sie für eine Führungsrolle als geeignet erscheinen lässt. Fähigkeiten, auf die man sich konzentrieren muss, sind: Kommunikation und zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Diplomatie und Einfühlungsvermögen.

Führe einen Probelauf deines Nachfolgeplans durch

Potenzielle Nachfolger:innen sollten die Möglichkeit haben, einige der Verantwortlichkeiten einer Rolle zu übernehmen, bevor diese vollständig zur Verfügung steht, z.B. wenn eine Führungskraft eine Auszeit nimmt. Diese:r Mitarbeiter:in wird einen Teil der Erfahrung und des Vertrauens gewinnen, die nötig sind, um die Rolle auszufüllen, wenn er/sie "an der Reihe" ist. Dies hilft auch dabei, Wissenslücken zu identifizieren, die gefüllt werden müssen.

Häufig gemachte Fehler bei der Nachfolgeplanung

Unternehmen, die ihre Nachfolgeplanung überstürzt angehen, können sich oft nachteilig auf ihre Talentmanagementprozesse auswirken.

Einer der häufigsten Fehler, die während des Prozesses gemacht werden, ist, dass oft Annahmen über die Pläne der Mitarbeiter:innen für ihre nächsten Karriereschritte gemacht werden.

Ein weiterer Fehler ist das Übersehen der Bedeutung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements für die Mitarbeiter:innen. Sich die Zeit zu nehmen, den Fortschritt der Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen, ist viel effektiver als eine jährliche Überprüfung. Wenn Du das nicht tust, kann das die Mitarbeiter:innen demotivieren und ihr Engagement für das Unternehmenswachstum beeinträchtigen.

Fazit

Nachfolgeplanung ist eine Schlüsselstrategie, mit der Unternehmen sicherstellen, dass sie auf zukünftige Veränderungen in der Gegenwart vorbereitet sind. Unternehmen, die ihre Kompetenzen in einer effektiven Nachfolgeplanung zeigen, können ihre Mitarbeiter:innen mit den langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang bringen und sich weiterhin für ihre Führungsentwicklung einsetzen.

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