Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Personalunterlagen und insbesondere die Personalakte spielt im Personalwesen noch immer eine extrem wichtige Rolle. In ihr werden alle relevanten Informationen über das Arbeitsverhältnis abgelegt. Darunter die ursprünglichen Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, potenzielle Fortbildungen und Qualifizierungen, Korrespondenzen mit den Mitarbeiter:innen, Zwischen- und Endzeugnisse sowie Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Adressdaten. Damit stellt eine Personalakte ein hochsensibles Dokument dar, welches eine Fülle an personenbezogenen Daten enthält.

Gemäß Artikel 17 DSGVO hat jeder Mensch das „Recht auf die Löschung eigener Daten“, beziehungsweise das „Recht auf Vergessenwerden“. Was viele jedoch gar nicht wissen: Arbeitgeber:innen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von Personalakten über das Beschäftigungsverhältnis hinaus. Welche Aufbewahrungsfristen und Löschfristen gelten und wie Personaldaten DSGVO-konform aufbewahrt werden können, das erfährst Du im nun folgenden Artikel einmal ausführlich.

Welche gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es bei Personalakten?

Welche Aufbewahrungsfristen im Detail gelten, das hängt vor allem von der Art der jeweiligen Dokumente ab. Bei Personalunterlagen beispielsweise gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Hierunter fallen zum Beispiel der Arbeitsvertrag sowie etwaige Zusatzvereinbarungen. Einzige Ausnahme bildet hier das Arbeitszeugnis, welches ehemalige Arbeitnehmer:innen bis zu 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch einfordern können.

Die ursprünglichen Bewerbungsunterlagen dürfen übrigens maximal 3 bis 6 Monate gespeichert werden. Ganz anders sieht es hingegen bei Lohnunterlagen aus. Diese müssen wiederum für mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei diesen handelt es sich beispielsweise um Lohnabrechnungen, Lohnlisten sowie Lohnsteuerdokumente. Dies ist notwendig, um als Unternehmen potenziellen Lohnsteuer-Außenprüfungen nachkommen zu können. Bei diesen kommt es zur Überprüfung von Lohnsteuerabrechnungen, bzw. Lohnsteuerzahlungen durch das Finanzamt.

Relevante Gesetze und Vorschriften

Wieso ist die Archivierung von Personalakten überhaupt ein so großes Thema? Ganz einfach: Als potenzielle:r Arbeitgeber:in musst Du Personalakten so lange aufbewahren, wie ausgeschiedene Mitarbeiter:innen arbeitsrechtliche Ansprüche zu den Unterlagen geltend machen können. Inwieweit das seitens der Arbeitnehmer:innen möglich ist, darüber entscheiden einheitliche Aufbewahrungsfristen. Innerhalb dieser kannst Du als Arbeitnehmer:in nämlich deine eigene Personalakte einfordern.

Aber auch Arbeitnehmer:innen haben nach ihrem beendeten Arbeitsverhältnis Pflichten: So gelten hier beispielsweise Wettbewerbsverbote (technische Geräte oder Unterlagen müssen pünktlich mit Ablauf des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden). Weiterhin gibt es Fristen vom Finanzamt. Die folgenden Unterabschnitte sollen dir daher einmal interessante Informationen zu den wichtigsten Paragrafen in puncto relevante Gesetze und Vorschriften aufzeigen.

§195 BGB

Dieser Paragraf des Bürgerlichen Gesetzbuchs (kurz: BGB genannt) ist recht kurz und lautet: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“ Gemeint ist damit die Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem ehemaligen Arbeitsverhältnis – wie zum Beispiel die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder eben die Herausgabe von Personalakten, bzw. Personalinformationen. Die Frist selbst beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Kalenderjahres, in welchem die Kündigung rechtsbindend wird/wurde. Ganze 3 Jahre lang könntest Du als potenzielle:r Arbeitnehmer:in auch Schadenersatzansprüche gegenüber deinem/deiner alten Arbeitgeber:in geltend machen. Diese Frist gilt für alle allgemeinen Personalunterlagen (wie weiter oben bereits beschrieben).

§165 StGB VII

Handelt es sich jedoch um steuerrelevante Unterlagen, wie zum Beispiel Informationen über den Lohnsteuerabzug, Lohnsteuerkarten, Lohnnachweise oder die betriebliche Altersvorsorge, so unterliegen diese nicht dem §195 BGB, sondern dem §165 Sozialgesetzbuch VII. Buch (kurz: StGB genannt). Dieser Paragraf beinhaltet unter anderem die folgenden 2 Absätze, die hier zum Tragen kommen:

• (1) Arbeitgeber:innen müssen nach Ablauf eines Kalenderjahres die Arbeitsentgelte von Versicherten erfassen und den Lohnnachweis melden.
• (4) Aufzeichnungen über die Arbeitsentgelte und Arbeitsstunden der Versicherten sind mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren.

Das Sozialversicherungsrecht schreibt in diesem Zusammenhang sogar mindestens 6 Jahre Aufbewahrungsfrist für Unterlagen über die betriebliche Altersvorsorge vor. Eine verlängerte Frist (zum Beispiel aufgrund einer Inanspruchnahme nach diesem Zeitraum) kann hier sogar bis zu 30 Jahre betragen.

§41 EStG

Gemäß §41 Einkommenssteuergesetz (kurz: EStG genannt) bestehen außerdem bestimmte Aufzeichnungsfristen über den Lohnsteuerabzug für den/die Arbeitgeber:in. Hierfür muss ein Lohnkonto für jede:n Arbeitnehmer:in sowie jedes Kalenderjahr am Ort der Betriebsstätte geführt werden. Das Lohnkonto muss die folgenden Informationen beinhalten:

• Informationen über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug
• Lohnsteuernachweise
• Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns
• Umfang steuerfreier Bezüge
• sonstige Leistungen (wie zum Beispiel Zuschüsse, Kurzarbeitergeld usw.)

Etwaige Informationen müssen Unternehmen im Rahmen ihrer Personalakten also für mindestens 6 Jahre aufbewahren (auch wenn hier zwischenzeitlich die Löschung der personenbezogenen Daten durch den/die ehemalige:n Mitarbeiter:in verlautbart wird). Der §41 EStG schreibt die Aufbewahrung der Daten nämlich zur Bereitstellung von potenziellen Lohnsteuer-Außenprüfungen, beziehungsweise Betriebsprüfungen fest.

Digitale Personalakte vs. Personalakte in Papierform

Bereits im Jahre 2020 machte der Gesetzgeber die digitale Personalakte ab dem 1. Januar 2022 zur Pflicht. Personenbezogene Daten, Verträge, Steuerunterlagen, Gehaltsinformationen sowie Arbeitszeiterfassungen und sonstige Informationen, das Arbeitsverhältnis betreffend, müssen also seitdem auch in elektronischer Form abgespeichert werden. Für viele Arbeitgeber:innen erscheint das auf den ersten Blick als eine lästige Pflicht, dennoch bietet diese Vorgehensweise zahlreiche Vorteile. Neben einer besseren Übersichtlichkeit und einer einfacheren Suchfunktionkönnen sensible Dokumente, wie beispielsweise Buchungsbelege, Sozialversicherungs- und Aufhebungsverträgesowie Kündigungsschreiben so effizient und sicher verwaltet werden. Ebenfalls von Vorteil: Auf dem elektronischen Weg können die strengen DSGVO-Bestimmungen wesentlich leichter eingehalten werden. Immerhin können Daten und Unterlagen passwortgeschützt werden oder nur bestimmten Mitarbeiter.innen zugänglich gemacht werden.

Im Vergleich zur physischen Personalakte nutzt die digitale Personalakte verschiedenste Medien und Formate zur Speicherung. Darunter zum Beispiel elektronische Dokumente, wie beispielsweise PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen sowie Bild- oder Scan-Dateien. Die Dateien werden anschließend über ein elektronisches Ablagesystem mit einer speziellen Software organisiert, gespeichert und können über diese auch verwaltet werden. Im Gegensatz zu althergebrachten, rein physischen Personalakten aus Papier können so auch verhältnismäßig unkonventionelle Formate, wie beispielsweise Videos über Mitarbeitergespräche oder Schulungen gespeichert werden. Zu guter Letzt sparen digitale Personalakten Platz, indem in elektronischer Form abgelegt werden können und nicht physisch archiviert werden müssen, wie das bei Personalakten aus Papier der Fall ist.

Durch eine Softwarelösung wie flair, können bereits während des Bewerbungsverfahrens Kandidatendetails gespeichert werden, die im späteren Anstellungsverhältnis einfach weiter angereichert werden.

Welche Löschungsfristen gibt es für digitale Personalakten?

Sensible Daten über Arbeitnehmer:innen müssen auch in digitalisierter Form fristgemäß aufbewahrt werden. Es gelten also die gleichen Fristen, wie bei der Personalakte aus Papier:

• Bewerbungsunterlagen dürfen für maximal 3 bis 6 Monate aufbewahrt werden (insofern kein Arbeitsvertrag zustande kommt, ansonsten 3 Jahre nach der Kündigung)
• allgemeine Arbeitsunterlagen müssen für mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden
• steuerliche oder rentenspezifische Unterlagen müssen für mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden

Für den Löschvorgang selbst stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• durch manuelles Löschen der digitalen Personalakte
• durch automatisiertes Löschen nach einer vorher eingestellten Löschungsfrist
• durch endgültiges Löschen und Vernichten der jeweiligen Personalakte (innerhalb der Software oder Datenbank)

Wie bewahre ich meine Personalakten DSGVO-konform auf?

Die Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO) und das Betriebsverfassungsgesetz schreiben bestimmte Vorgehensweisen vor, nach denen analoge oder digitale Personalakten aufbewahrt werden müssen. Zunächst müssen diese für Unbefugte unzugänglich sein. Analoge Personalakten müssen also beispielsweise in einem verschließbaren Aktenschrank oder einem Tresor gelagert werden. Bei digitalen Personalakten genügt hingegen ein passwortgeschützter Computer, beziehungsweise eine passwortgeschützte Software.

Mitarbeiter:innen selbst haben aber jederzeit das Recht, in ihre eigenen Personalunterlagen zu schauen. Egal, ob Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen oder zwischenzeitliche Beurteilungen – als Arbeitgeber:in musst Du dies deinen Mitarbeitern:innen jederzeit zugänglich machen. Kommt es zur fristgerechten Lösung oder Vernichtung der Unterlagen, so müssen diese in physischer Form entweder datenschutzkonform geshreddert oder in digitaler Form unwiederbringlich gelöscht werden. Auch hier gilt: Safety first!

Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?

Das deutsche Recht kennt, je nach Dokument, unterschiedliche Vorschriften über deren fristgerechte Aufbewahrung. Im Folgenden sollen die geltenden Fristen, abhängig vom jeweiligen Dokument, noch einmal übersichtlich aufgelistet werden

• Personalfragebögen: 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens
• Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben, Abmahnungen sowie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: bis 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Sozialversicherungsunterlagen, Beitragsabrechnungen: bis 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Informationen zur letzten Lohnzahlung, Lohnsteuerunterlagen, Lohnnachweise: bis 6 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Jahresabschlüsse und Buchungsbelege: 10 Jahre

Praktische Umsetzung der DSGVO-konformen Aufbewahrung

Für die praktische Umsetzung einer DSGVO-konformen Aufbewahrung von Personalakten oder anderweitigen Personalunterlagen sind bestimmte Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen. Speziell bei elektronischen Personalakten muss eine sichere IT-Infrastruktur gewährleistet werden. Infrage kommen hierfür fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen sowie ein Passwortschutz. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Office kann ferner nur erfolgen, wenn zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen eine sogenannte Chinese Wall besteht – gemeint sind damit einfache Trennwände, die Sichtschutz zwischen den einzelnen Schreibtischen bieten.

Weiterhin ist die Verwendung geeigneter Software zu empfehlen, der regelmäßigen Backups erstellt und die Daten auch sonst in geschützten Systemen abspeichert. Weiterhin ist die Schulung deiner Mitarbeiter:innen in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten von enormer Bedeutung. Wenn möglich, kann das eigene IT-Sicherheitssystem (was auch den Datenschutz inkludiert) auch durch eine entsprechende ISO 27001-Zertifizierung normiert werden.

Vorteile einer Softwarelösung

Die DSGVO-konforme Aufbewahrung von digitalen Personalakten über innovative Softwarelösungen bietet dir eine strukturierte und organisierte Verwaltung von sensiblen Daten. Die Software ermöglicht hier die Einbeziehung von Zugriffsrechten und Berechtigungen – diese können individuell festgelegt werden. So können beispielsweise Mitarbeiter:innen ihr komplettes Profil einsehen (via Leserechte) und Verwaltungsangestellte erhalten Schreibrechte. Weiterhin ermöglicht eine dedizierte Personalsoftware die automatisierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Diese können programmseitig hinterlegt werden. Weitere Vorteile sind regelmäßige Backups und integrierte IT-Sicherheitssysteme, die Daten vor Verlust, beziehungsweise Missbrauch schützen. Insgesamt leistet Personalverwaltungssoftware daher einen integralen und effizienten Beitrag im Workflow Personalverwaltung. Damit sparst Du unterm Strich viel Zeit, personelle Ressourcen und vor allem Nerven (da die Einhaltung von DSGVO-Anforderungen so kinderleicht erfüllt werden kann).

Fazit

Die Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen – ob nun analog oder digital – wird für viele Unternehmen immer mehr zu einem ernstzunehmenden Thema. Verstöße gegen die seit Mai 2018 in Kraft getretene, EU-weite DSGVO werden mit bis zu 20 Millionen Euro Bußgeld geahndet. Eine fachgerechte und fristgemäße Aufbewahrung von sensiblen Daten, wie beispielsweise Arbeitsverträgen, Lohnunterlagen oder Informationen für die betriebliche Gewinnermittlung sollte daher unbedingt angestrebt werden. Besonders leicht lässt sich diese mit vorteilhaften und innovativen Softwarelösungen umsetzen, die unter anderem für den Einsatz von digitalen Personalakten gedacht sind. Daher solltest Du als potenzieller Unternehmer oder Führungskraft dich jetzt unbedingt intensiver mit diesem Thema befassen.

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