Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine spezielle Form der digitalen Signatur, die viel Vertrauen und Sicherheit für Online-Transaktionen bietet. Laut der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 dient sie als rechtlicher Ersatz für eine handschriftliche Unterschrift, wenn dies zwischen den Parteien vereinbart wurde oder wenn eine Rechtsvorschrift dies vorsieht. Diese fortschrittliche Technologie hilft dabei, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Authentizität digitaler Dokumente besser abzusichern.

Eine QES basiert auf einem Zertifikat, das von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern (VDA) ausgestellt wird. Dieses Zertifikat ist an eine natürliche Person gebunden und dient dazu, Manipulationen und Fälschungen vorzubeugen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Art der Signatur von vertrauenswürdigen VDAs stammt. Durch die Fortschritte in der Technologie können die QES sowohl mit Signaturkarten als auch mobilen Geräten und sogar über Fernsignatur-Anwendungen genutzt werden.

Seit 2001 gibt es das erste deutsche Signaturgesetz, welches die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG) festlegt. In der digitalen Welt haben die qualifizierten elektronischen Signaturen eine ähnliche Bedeutung wie die herkömmlichen analogen Unterschriften. Sie werden zunehmend von Unternehmen und Behörden eingesetzt, um die Effizienz ihrer Signatur- und Validierungsprozesse zu steigern. Gleichzeitig wird der Einsatz von QES auch weiterhin zur Verbesserung der Datensicherheit und des Vertrauens in der digitalen Kommunikation beitragen.

Grundlagen der qualifizierten elektronischen Signatur

Die QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und kann im Rechtsverkehr eingesetzt werden, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift vorgesehen ist oder zwischen den beteiligten Parteien vereinbart wurde.

Sie ermöglicht, Dokumente und Nachrichten auf sichere, verbindliche und effiziente Weise rechtsgültig elektronisch zu signieren. Dies ist insbesondere für verschiedene Anwendungsbereiche wie HR-Software  und andere digitale Kommunikationssysteme von entscheidender Bedeutung.

Die qualifizierte elektronische Signatur besteht aus dem Signaturzertifikat, welches Informationen zur vertrauenswürdigen Identität des Unterzeichners enthält und dem privaten Schlüssel, der ausschließlich dem Unterzeichner zugänglich ist und zur Verschlüsselung der Signatur verwendet wird. Dieser kryptografische Signaturschlüssel kann nur mit einem eindeutig zugehörigen öffentlichen Schlüssel gelesen werden. Durch das qualifizierte Zertifikat eines Trust Service Providers werden beide Schlüssel verbunden und bestätigt so die Identität.

In der HR-Software finden qualifizierte elektronische Signaturen in verschiedenen Anwendungsfällen Verwendung. Dazu gehören beispielsweise die Signatur von Arbeitsverträgen, die Unterzeichnung von Zeugnissen oder die Bestätigung von Urlaubsanträgen. Durch die Implementierung von QES in solchen HR-Prozessen können Unternehmen papierbasierte Prozesse vermeiden und die Effizienz sowie Rechtssicherheit ihrer Abläufe erhöhen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die qualifizierte elektronische Signatur nur in den Fällen verpflichtend ist, in denen die jeweilige Rechtsvorschrift dies ausdrücklich verlangt oder wenn dies zwischen den beteiligten Parteien vereinbart wurde. Sie bietet jedoch die höchste Sicherheits- und Vertrauensebene im Bereich der elektronischen Signaturen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die höchste Vertrauensstufe für elektronische Dokumente, wie zum Beispiel beim Unterschreiben eines Arbeitsvertrags. Rechtlich gesehen hat die QES die gleiche Gültigkeit wie eine eigenhändige Unterschrift.

Die Grundlage für Qualifizierte Elektronische Signaturen in der Europäischen Union ist die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Diese Verordnung legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste fest. Dabei werden drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.

Die einfache elektronische Signatur ist eine Signatur, die verwendet wird, um alltägliche Formalien wie das Annehmen einer Paketlieferung verwendet wird. Sie kann eine manuelle Unterschrift am PC-Bildschirm oder ein Klick auf die “ich stimme zu”-Schaltfläche. Bei Verwendung dieser Unterschriftart liegt ein geringer Transaktionswert vor, weil sich die Identität des Unterzeichners nicht ohne Zweifel bestätigen lässt.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt vier konkrete rechtliche Anforderungen. Sie ist nicht nur dem Unterschriftgeber konkret zugeordnet sondern ermöglicht auch dessen Identifizierung. Erstellt wird sie über ein sicheres Verfahren, wobei sichergestellt wird, dass nur der/die Unterzeichner:in dieses Dokument unterschreiben kann. Dokumente, die zur Identifizierung verwendet werden, dürfen nur auf den Unterzeichner zurückzuführen sein. Nicht auf die Partner o.Ä. Die letzte Anforderung die die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt ist die der nachträglichen Änderung. Jede Veränderung des Dokumentes kann nach Unterzeichnung zurückverfolgt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur muss von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit generiert werden und durch ein von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (QVSP) erteiltes Zertifikat gesichert werden. Qualifizierte Vertrauensdienstanbieter unterliegen strengen Vorgaben für Datenschutz und IT-Sicherheit und werden regelmäßig durch nationale Aufsichtsbehörden kontrolliert.

Die Verwendung der QES bei der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen kann den Prozess der Vertragsgestaltung und -abwicklung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Mit der qualifizierten Signatur wird sowohl die Integrität des Dokuments als auch die Authentizität der unterzeichnenden Parteien gewährleistet.

Zusammenfassend bietet die qualifizierte elektronische Signatur rechtliche Sicherheit in Bezug auf elektronische Verträge und Dokumente. Sie ist insbesondere bei verbindlichen Vereinbarungen wie Arbeitsverträgen von großer Bedeutung und unterstützt eine effiziente und sichere Abwicklung von elektronischen Transaktionen im digitalen Zeitalter. Sie hat denselben Stellenwert wie eine handschriftliche Signatur - § 126 in Verbindung mit § 126a BGB. Ein Pluspunkt ist, dass sie nicht nur in Deutschland gültig ist, sondern auch in den anderen EU-Mitgliedsstaaten.

Um eine QES zu erstellen, ist eine Signaturkarte notwendig, die mit einem einzigartigen und fälschungssicheren elektronischen Zertifikat versehen ist. Ausgestellt wird das Zertifikat von einem anerkannten Zertifizierungsdienst (Trust Service Provider). Die Signaturerstellungseinheit kann vom Trust Service Provider aus der Ferne gesteuert werden. Dadurch können Manipulationen an Lesegeräten o.Ä. nicht mehr vorgenommen werden. Damit eine QES erstellt werden kann, muss zunächst eine Anmeldung bei einem Zertifizierungsdienst stattfinden. In Deutschland sind das z.B. D-Trust (Bundesdruckerei), die Bundesnotarkammer, Signtrust (Deutsche Post), S-Trust (Deutscher Sparkassen Verlag), Telesec (Deutsche Telekom) oder das TC Trustcenter. Eine fortlaufend aktualisierte Liste findest Du auf der Seite der Bundesnetzagentur.

Im Folgenden geben wir dir noch einmal einen Ablauf für die Beantragung einer QES an die Hand:

Wähle zunächst einen geeigneten Zertifizierungsdienst von der Webseite der Bundesnetzagentur aus und registriere dich dort. Organisiere die dann die passende Hard- und Software. Für das QES-Verfahren werden ein Kartenlesegerät,  eine Signaturkarte sowie die Softwarte für eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt. Füge anschließend deine digitale Unterschrift auf dein Dokument ein und identifiziere dich abschließend eindeutig. Das geht z.B. durch PostIdent. Bei dieser Zwei-Faktor-Authentifizierung musst du deinen Personalausweis oder deinen Reisepass bei einer Filiale der Deutschen Post vorlegen damit eine eindeutige Identifizierung stattfindet.

Für die Unterzeichnung von Kaufverträgen und anderen Verträgen reicht jedoch eine unaufwändige E-Mail-Signatur, sofern es nicht anders geregelt ist. E-Mails im Allgemeinen werden nicht mit einer QES unterzeichnet. Für die Nachvollziehbarkeit der Echtheit bei E-Mail können andere Lösungen dienen.

Anwendungsgebiete

Wie bereits erwähnt ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine fortgeschrittene Form der elektronischen Unterschrift, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird. Die Anwendungsbereiche der QES sind vielfältig, und in diesem Abschnitt werden zwei relevante Beispiele behandelt: die Nutzung von HR-Software und das Unterschreiben von Arbeitsverträgen.

In der Personalabteilung kommen häufig HR-Softwarelösungen zum Einsatz, die den gesamten Prozess der Mitarbeiterverwaltung automatisieren und vereinfachen. Eine der zentralen Funktionen dieser Software ist das Verwalten von Dokumenten, wie zum Beispiel Arbeitsverträgen, Versetzungsanordnungen oder Kündigungen. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, können diese Dokumente mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert und somit rechtsverbindlich gemacht werden. Dies beschleunigt viele Abläufe in der Personalabteilung, da der manuelle Unterschriftenprozess wegfällt und Papierdokumente reduziert werden. Zudem kann somit die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden. Auch arbeiten aus dem Home-Office wird mit einer QES leichter.

flair ist eine solche HR-Softwarelösung. Visuell einfach aufgebaut, sodass es intuitiv zu verstehen ist. Du kannst Dokumente erstellen und die wichtigsten Daten für deine Mitarbeitenden direkt zur Verfügung stellen. Auch die elektronische Signatur wird innerhalb des Produktes angeboten und erleichtert viele Workflows im Unternehmensalltag. Überzeuge dich selbst!

Ein weiteres Anwendungsgebiet ist das Unterschreiben von Arbeitsverträgen. In der Vergangenheit wurde ein Arbeitsvertrag häufig in Papierform ausgedruckt, von beiden Parteien unterzeichnet und dann per Post verschickt. Durch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur kann dieser Prozess nun digital abgewickelt werden. Der Arbeitsvertrag kann elektronisch erstellt, signiert und übermittelt werden, was sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Zudem ist die QES rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig, sodass die Rechtsverbindlichkeit des Arbeitsvertrags gewahrt bleibt.

Die qualifizierte elektronische Signatur erleichtert somit nicht nur den Umgang mit personalbezogenen Dokumenten in HR-Softwarelösungen, sondern gestaltet auch den Prozess des Unterschreibens von Arbeitsverträgen effizienter und ressourcenschonender. In beiden Fällen trägt die QES dazu bei, die Rechtssicherheit der jeweiligen Dokumente zu gewährleisten, was für alle beteiligten Parteien von Vorteil ist.

Merke dir, eine QES ist nicht immer nötig und mit einem hohen Aufwand sowie vielen Regularien verbunden. Schaue dir die gesetzlichen Gegebenheiten genau an um zu wissen, welche Art von Signatur für ein bestimmtes Dokument erforderlich ist. Möchtest du dennoch eine qualifizierte Signatur beantragen so ist dies nur durch Anmeldung bei einer Zertifizierungsstelle und die Identifizierung durch ein zugelassenes Verfahren möglich. Ein eindeutiger Vorteil ist jedoch, dass durch diese Art von Signatur wichtige Dokumente auch digital unterschrieben werden können. Besonders für Remote-Firmen ist dies ein Fortschritt. Die Handhabung wird durch eine HR-Software wie flair erheblich erleichtert und hilft dir als auch deinen Mitarbeitenden nicht den Überblick über bestehende Dokumente zu verlieren.

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