Remote Kultur - ein starkes Miteinander trotz Distanz

Die Einschränkungen durch die Corona Pandemie lösen sich immer mehr auf, aber die Arbeit im Homeoffice bleibt in vielen Unternehmen zumindest teilweise bestehen. Die Corona-Krise hat viele Unternehmen dazu gezwungen, von heute auf morgen ins Homeoffice zu wechseln, ohne dafür die richtigen Strukturen geschaffen zu haben, da die Zeit fehlte.

Sollten Unternehmen allerdings planen, dauerhaft auf eine Remote Arbeit umzustellen, ist eine fundierte Strategie unerlässlich. Damit die Zusammenarbeit von Remote-Teams auch funktioniert und eine effiziente Arbeitskultur spürbar wird, sind einige Punkte von Arbeitgeberseite zu berücksichtigen. Wir haben für dich einmal alle wichtigen Punkte zusammengefasst, um Remote Work in deinem Unternehmen umzusetzen und ein passendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Was ist Remote-Arbeit?

Remote Arbeit auch Fernarbeit genannt, beschreibt die Arbeit von zu Hause, statt im traditionellen Büro. Remote Work ermöglicht es Mitarbeiter:innen von überall aus zu arbeiten und gleichzeitig Vollzeit bei einem Unternehmen angestellt zu sein. Virtuelle Teams aus Remote-Mitarbeitern können über den gesamten Globus verteilt sein und trotzdem mit Hilfe von Tools und Programmen gut miteinander arbeiten. Zudem kann durch die Remote-Arbeitssituation das asynchrone Arbeiten erleichtert werden, bei dem jeder seine Aufgaben nach einem persönlichen Zeitplan organisieren kann, der perfekt passend ist. Gerade bei internationalen Teams in unterschiedlichen Zeitzonen ist auch die asynchrone Kommunikation ein Teil der Remote-Kultur.

Asynchrone Unternehmen erlauben ihren Mitarbeiter:innen auf Nachrichten zu antworten, wann es für sie passt, ohne die Erwartungshaltung, dass man sofort eine Rückmeldung erhält. So kann man sich in der Zwischenzeit einfach mit anderen Aufgaben beschäftigen und weiter anknüpfen, sobald man eine Rückmeldung zu seiner Frage erhält.

Die verschiedenen Arbeitsmodelle, kommen besonders kleineren Unternehmen zu Gute, da Bürokosten von Beginn an direkt eingespart werden können. Startups können so davon profitieren, dass sie ihre Fixkosten gering halten und die trotzdem die besten Talente für ihr Unternehmen beschäftigen können. Davon zu unterscheiden ist hybrides Arbeiten, was eine Verbindung von Homeoffice und Arbeit im Unternehmen mit physischer Anwesenheit darstellt.

Vor- und Nachteile von Remote-Teams

Auch wenn die Remote-Arbeit für viele Unternehmen und Mitarbeiter:innen große Chancen bereithält, sollte man abwägen, ob es die richtige Wahl für das eigene Vorhaben ist.

Vorteile des Remote-Arbeitens

• Produktivitätssteigerung: Beim Remote-Arbeiten können die Mitarbeiter:innen ihre Zeit frei einteilen und dann arbeiten, wann sie am produktivsten sind. Wenn man gerade im Flow ist, kann man einfach seine Aufgaben weiter verfolgen und arbeitet nicht 9-17 Uhr nach Vorschrift. Die Arbeit ist inhaltsgetriebener und verleiht dadurch der eigenen Tätigkeit mehr Sinnhaftigkeit.
• Bessere Work-Life-Balance: Durch die flexiblere Gestaltung des Arbeitstages kann man Familie und Beruf leichter unter einen Hut bringen. Durch den Wegfall des Hin- und Rückwegs zur Arbeit kann enorm viel Zeit erspart werden, die die Mitarbeiter:innen mit ihrer Familie verbringen können.
• Talente aus aller Welt: Dadurch, dass Remote-Teams ohne örtliche Bindung arbeiten, kann man als Unternehmen weltweit auf Talentsuche gehen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels stellt dies einen großen Vorteil dar.
• Kostenreduzierung durch Wegfall von Büromieten: Viele Unternehmen haben ein kleines Office als Headquarter in dem ein paar Mitarbeiter:innen arbeiten oder sogar gar kein physisches Office. Das spart enorme Kostenblöcke ein und macht es gerade für junge Unternehmen mit einer gewissen Budgetknappheit leichter, schnell zu wachsen.
• Steigerung der Mitarbeitermotivation: Wenn Du ein Remote-Team hast, ist ein gewisser Vertrauensvorschuss essenziell. Zu Hause können die Mitarbeiter:innen nicht durchgängig überwacht werden. Als Arbeitgeber:in muss man die passenden Rahmenbedingungen und Motivationsanreize schaffen, dass die Mitarbeiter:innen sich loyal dem Unternehmen gegenüber verhalten und produktiv ihren Aufgaben nachgehen. Durch die höhere Flexibilität sind Remote-Mitarbeiter:innen motivierter und gehen eigenverantwortlich ihren Aufgaben nach ihrem eigenen Zeitplan nach.
• Ergebnisorientiertes Arbeiten: Bei Remote-Arbeiten zählen vor allem Ergebnisse, da der Weg dorthin nicht vom/ von der Arbeitgeber:in überwacht wird. Somit fällt der soziale Druck weg, der in einigen Unternehmen vorherrscht, der/die Erste oder der/die Letzte im Büro zu sein. Wenn die Ergebnisse gut sind interessiert es niemanden, wie man dorthin gekommen ist.
• Kundensupport 24/7: Bei internationalen Teams in unterschiedlichen Zeitzonen, lässt sich ein umfangreicher Kundensupport viel leichter abbilden, da irgendwo auf dem Globus immer tagsüber ist. So können Kunden zu jederzeit betreut und Antwortzeiten verkürzt werden.
• Optimierte digitale Prozesse: Bessere Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg, da Prozesse von Remote-Unternehmen darauf eingestellt sind, digital und asynchron miteinander zu arbeiten. Die nötige Software wie flair kann dabei Unterstützen, alle HR Prozesse zu digitalisieren und für Remote-Teams zu optimieren.

Nachteile des Remote-Arbeitens

• Teamgefühl schwieriger zu stärken: Durch ein rein digitales Miteinander ist es schwieriger die zwischenmenschlichen Beziehungen zu forcieren, die für viele Mitarbeiter:innen wichtig sind und zu Motivation führen können.
• Eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten: Gerade bei Junior Positionen oder neu eingestellten Mitarbeiter:innen kann es sein, dass eine notwendige intensivere Betreuung später bemerkt wird und dadurch die Leistung nur stark eingeschränkt abgerufen werden kann. Zudem müssen Manager:innen darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter:innen gewissenhaft ihrer Arbeit nachgehen.
• Ablenkung im Homeoffice: Nicht bei allen Mitarbeiter:innen sind die optimalen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice gegeben. Kleine Kinder, der Haushalt oder private Anrufe oder Besuche können von der eigentlichen Arbeit ablenken und im schlimmsten Fall die Produktivität verschlechtern und damit auch die Ergebnisse.
• Brainstorming wird erschwert: Oft kommen innovative Ideen durch abteilungsübergreifende Gespräche während des Mittagessens, bei einem gemeinsamen Kaffee oder bei einer Unterhaltung auf dem Gang. Das fällt bei Remote-Teams weg, auch wenn man digitale Coffeedates vereinbaren kann. Zudem sind Brainstorming Sessions oft schwieriger umzusetzen, da digital schnell die Dynamik ins stocken gerät.
• Zugänglichkeit von Informationen: Wenn wichtige Informationen nicht zentral und digital organisiert werden, kann das besonders für Remote-Teams ein echter Blocker im Arbeitsalltag sein.

Auch wenn die Argumente in ihrer Anzahl fast gleich sind, wiegen sie dennoch unterschiedlich auf. Denn die Nachteile können durch gute Organisation, passende Unternehmenskultur, Softwarelösungen und einer strategischen Remote-Führung fast alle eliminiert werden. Wir zeigen dir im Folgenden, wie genau das geht.

Remote Unternehmensführung

Bei der Führung eines virtuellen Teams, das gänzlich Remote arbeitet, sind ganz andere Faktoren zu berücksichtigen als bei einer Teamleitung vor Ort im Büro. Die Struktur des Teams und die Organisation der Aufgabenverteilung sollten nach Faktoren wie den Unternehmenszielen, Unterschiede in der Zeitzone, eingesetzte Kommunikationsmittel und Unternehmenskultur ausgerichtet werden. Die Faktoren müssen in der strategischen Führung eines Remote Teams unbedingt berücksichtigt werden.

Ein konstanter Austausch durch online Kommunikationsplattformen ist essenziell, um mit den Mitarbeiter:innen in Kontakt zu bleiben. Als Führungskraft ist kann man die Performance seines Remote Teams beeinflussen, indem man trotz gegebenenfalls großer Entfernung für alle erreichbar ist, um einen Austausch zu gewährleisten und eine Vertrauensbasis zu schaffen. In flair gibt es verschiedene Tools, die diese Vorgänge unterstützen können. Für die Besprechung von Zielen und das digitale Sichbarmachen kann die Feedback Funktion in flair genutzt werden. Hier können Ziele identifiziert und festgehalten werden, um rückblickend diese Notizen für Feedback und Weitegentwicklungsmaßnahmen zu nutzen.

Auch die Funktion der Smiley Check Ins in flair kann dabei helfen, Stimmungsbilder des Remote Teams abzubilden und Tendenzen frühzeitig zu erkennen. So kann bei negativen Strömungen unmittelbar reagiert und dem entgegengewirkt werden.

Zudem gehört bei einem Remote Team viel mehr dazu, seine Mitarbeiter:innen zu motivieren. Eine Funktion in flair, die hierfür ergänzend genutzt werden kann ist die Cheers Funktion. Hier kann jeder untereinander Lob oder Dankeschön verteilen, nicht nur von Manager:in zu Mitarbeiter:in sondern auch anders herum oder unter den Teammitgliedern selbst.

Remote Kultur Schritt-für-Schritt stärken

Damit eine positive Remote Arbeitskultur etabliert wird, die virtuelle Teams stärkt und Raum für Produktivität schafft, muss eine Strategie verfolgt werden, die den gesamten Lebenszyklus des/der Mitarbeiter:in im Unternehmen umfasst.

Stellenanzeigen

Die Remote Kultur sollte sich bereits in den Stellenausschreibungen, als auch auf den Social Media Profilen widerspiegeln. Besonders über die Businessnetzwerke Xing und LinkedIn kann man das Unternehmen und seine Remote Kultur potenziell interessierten Mitarbeiter:innen näher bringen.

Onboarding

Der/die neue Mitarbeiter:in muss besonders im Remote-Onboarding mit den notwendigen Tools und der technischen Infrastruktur ausgestattet sein, die Voraussetzung für einen einwandfreien Start bietet. Der gesamte Prozess muss anders als bei einem Onboarding vor Ort aufgezogen werden. Wir bei flair stellen jedem/jeder neuen Mitarbeiter:in einen Buddy zur Seite, der/die für alle Fragen dem Neuankömmling zur Seite steht. Zudem haben Manager:innen im flair Employee Hub die Möglichkeit einen individuellen oder standarisierten Onboardingprozess aufzusetzen, den die neuen Mitarbeiter:innen dann selbstständig bearbeiten können.

Videokonferenzen

Videokonferenzen mit dem gesamten Team bzw. mit der jeweiligen fachlichen Abteilung sollte wöchentlich bei Remote-Teams stattfinden, damit jeder weiß, wer gerade woran arbeitet und man sich gegenseitig bestmöglich Unterstützen kann. Das fördert eine gute Remote-Zusammenarbeit und stärkt die Teamkultur. Zudem sollten 1:1 Meetings zwischen Teamleiter:in und Mitarbeiter:in stattfinden, um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten und im Austausch zu bleiben.

Tools für asynchrone Zusammenarbeit

Das Unternehmen sollte seinem Remote Team die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, mit dem sie ihre Arbeit strukturieren und planen können, sowie Verantwortlichkeiten zuweisen können. Mit Notion können beispielsweise Workflows erstellt und Projekte geplant werden. Video Messaging Software wie Loom können Remote Teams helfen, sich auszutauschen und Fragen anhand von besprochenen Bildschirmaufnahmen zu formulieren. So kann der/die Empfänger:in der Nachricht, dann antworten, wenn es für ihn/sie passt.

Fazit

Die Remote-Arbeit birgt viele Chancen, aber auch viele Fallstricke, derer man sich bewusst sein sollte. Eine Remote-Unternehmenskultur ist nicht von heute auf morgen etabliert. Wer auch von den Einschränkungen der Corona Pandemie betroffen war und von heute auf morgen auf 100% Homeoffice umstellen musste, sollte kurzfristig umgesetzte Prozesse langfristig überdenken und optimieren, damit nachhaltig der größte Mehrwert für das Unternehmen erzielt werden kann. Softwarelösungen wie flair können dabei helfen, eine passende Remote Kultur zu etablieren und Arbeitsprozesse digital zu optimieren.

Um zu prüfen, ob 100% Remote Arbeit für das eigene Unternehmen überhaupt der richtige Weg ist, sollte man sich beide Szenarien im Hinblick auf die Unternehmenszukunft vorstellen. Dann kann man die Vorteile und Nachteile beider Wege gegeneinander abwägen, um zu sehen, was in dem Einzelfallbeispiel schwerer wiegt. Sollte gerade bereits ein hybrides Modell oder noch ein komplett vor Ort Modell bestehen, können Testläufe helfen, die Vermutungen, die man nach der Gegenüberstellung vorgenommen hat, zu bestätigen oder zu verwerfen. So kannst Du prüfen, ob ein 100% Remote Unternehmen wirklich etwas für dein Vorhaben sein könnte.

Als Remote-First Unternehmen sollte man strategischen Prozessen folgen, um eine motivierende und positive Unternehmenskultur zu schaffen: regelmäßige virtuelle Meetings, sowohl 1:1 mit dem Teamlead, als auch unter den Kollegen, um einen stetigen Austausch zu gewährleisten. Hardware, sowie Software müssen vor Beginn für jede:n Mitarbeiter:in gestellt werden. Auch die Zugänge müssen geteilt werden. Das ist die Voraussetzung für eine virtuelle Zusammenarbeit .

Um eine Arbeit in verschiedenen Zeitzonen zu ermöglichen oder überhaupt für mehr Flexibilität zu sorgen sind Organisationsportale, wie beispielsweise Notion, hilfreich um Projekte zu organisieren und Verantwortlichkeiten zu verteilen. Um Fragen zu klären kann beispielsweise die Videosoftware Loom helfen, das erleichtert auch die asynchrone Zusammenarbeit. Manager:innen können dank Softwarelösungen wie flair eigene Workflows aufsetzen, um Prozesse wie das Onbaording zu erleichtern, und den/die Mitarbeiter:in an bestimmte Aufgaben und Informationen heranzuführen. All diese unterstützenden digitalen Möglichkeiten tragen einen großen Teil zur Remote Unternehmenskultur bei, die die Mitarbeiter:innen tagtäglich motiviert und zusammenschweißt.

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