Stellenbeschreibung: So gelingt sie perfekt

"Stellenbeschreibung" ist ein häufig verwendetes Wort, auf dessen Wichtigkeit heutzutage fälschlicherweise nicht angemessen Wert gelegt wird. Dabei sind Stellenbeschreibungen ein essentielles Instrument im Personalwesen eines jeden Unternehmens. Sie sind weit mehr als reine Tätigkeitsbeschreibungen einer Stelle.  

Stellenbeschreibungen haben viele Einsatzbereiche in der Personalarbeit. Sowohl in der Bewerbungsphase, als auch im tatsächlichen Arbeitsverhältnis. Von Personalplanung, Personalbeschaffung, Personalauswahl und Onboarding bis über die Erstellung von Arbeitszeugnissen, Umstrukturierungen im Unternehmen oder der Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern - die Einsatzmöglichkeiten sind umfangreich.

Du merkst bereits, dass hinter einer Stellenbeschreibung weit mehr steckt als eine rein schriftliche Bezeichnung der Stelle. Hier erfährst Du was die perfekte Stellenbeschreibung ausmacht und warum sie so wichtig für dein Unternehmen ist. Außerdem geben wir dir das nötige Handwerk mit auf den Weg, dass auch Du bei deiner nächsten Stellenbeschreibung garantiert keine Fehler machst.

Stellenbeschreibung: Definition und Abgrenzung

Was ist eine Stellenbeschreibung genau?

Im Prinzip wird bei der Schaffung einer Stellenbeschreibung nichts anderes gemacht als eine einzelne Position im Unternehmen schriftlich dokumentiert. Es ist die standardisierte Beschreibung konkreter Merkmale. Oder ganz einfach ausgedrückt: Die Tätigkeitsbeschreibung einer Stelle in deiner Organisation. Sie ist aber noch mehr als das. Es werden Hauptaufgaben, Nebenaufgaben, Ziele der Stelle, voraussetzte Kompetenzen und Verantwortungsbereiche definiert.

Außerdem geht es in einer Stellenbeschreibung um die Abgrenzung zu anderen Stellen sowie die Eingrenzung in das Organigramm der Unternehmensstruktur. Dies ermöglicht einen transparenten Überblick über die Organisation und vereinfacht die Personalplanung.

Stellenbeschreibungen sind zu jederzeit personenunabhängig zu gestalten. Damit wird sichergestellt, dass Anforderungsprofile objektiv sind und somit die Gleichbehandlung aller Personen garantiert ist. Kern der Stellenbeschreibung sind neben der Aufgabenbeschreibung auch die kulturelle Passung einer Person zum Unternehmen. Kulturelle Passungskriterien gewinnen in der Personalbeschaffung zunehmend an Bedeutung.

In der Geschäftswelt wird häufig das Synonym Arbeitsplatzbeschreibung für das Wort Stellenbeschreibung verwendet. Auch der englische Begriff "Job description" ist heutzutage weitverbreitet. Die Aussage und der Inhalt bleiben jedoch gleich. Worauf Du jedoch achten solltest, ist die Bedeutung nicht mit ähnlichen und verwandten Begriffen zu verwechseln.

Achtung - Verwechslungsgefahr!

Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung/Stellenanzeige vs. Funktionsbeschreibung

Zum Verwechseln ähnliche Wörter, die aber bei genauerer Betrachtung ganz unterschiedliche Inhalte haben. WICHTIG für dich zu wissen: Diese Wörter sind nicht identisch. Du weißt ja bereits was eine Stellenbeschreibung ist. Eine Stellenausschreibung hingegen richtet sich an potentielle Bewerber:innen. Es wird intern oder extern ausgeschrieben, wer sich auf eine vakante Position bewerben kann und was ein:in Kandidat:in mitbringen muss.

Die Stellenausschreibung, auch Stellenanzeige genannt, ist dabei wesentlich weniger detailliert und fasst in aller Kürze die wichtigsten Inhalte der Stellenbeschreibung zusammen. Stellenbeschreibungen dienen somit als Grundlage für Stellenanzeigen. Stellenausschreibungen sind neben einer Informationsquelle für Bewerber:innen auch ein Mittel zur Präsentation des/der eigenen Arbeitgeber:in. Somit erfüllt sie gleichzeitig auch Nebenaufgaben wie Arbeitgeber-Marketing und gibt potentiellen Bewerber:innen relevante Informationen über dein Unternehmen.

Und dann gibt es noch eine sogenannte Funktionsbeschreibung, die wiederum andere Inhalte betrifft. Diese beschreibt spezifische Merkmale von Funktionen, die meistens von Mitarbeiter:innen an mehreren Stellen erfüllt werden. Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine einzelne Stelle, während die Funktionsbeschreibung sich in der Regel mit dem Verantwortungsbereich mehrerer Mitarbeiter:innen beschäftigt. Du merkst also schon, dass die Unterschiede im Detail liegen.

Die Wichtigkeit von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind aus vielen Gründen wichtig. Sie helfen sowohl dem/der Stelleninhaber:in zum besseren Verständnis, als auch dem/der direkten Vorgesetzten zur Leistungsbeurteilung. Je klarer und detaillierter das Aufgabengebiet und die Einordnung der Stelle, desto größer ist die Chance die Ziele der Stelle zu erreichen.

Hauptsächlich kommen Stellenbeschreibungen in der Personalplanung und in der Personalauswahl zur Verwendung. Der Abgleich von einem gewünschten Anforderungsprofil zur Erreichung der Unternehmensziele ist essentiell. Die Wichtigkeit von Stellenbeschreibungen geht zudem weiter über dier Personalarbeit raus. Wenn Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben verstehen, können sie erfolgreich in ihre Arbeit reinwachsen und brillieren.

Aber auch die Verwaltung von Stellenusschreibungen, die die Arbeitsplatzbeschreibung enthalten ist mit einem recht beachtlichen Aufwand verbunden, der sowohl Zeit als auch Organisationsgeschick erfordern kann. Vereinfach diesen Prozess mit Hilfe von flairs' Kampagnenorganisation, bei der du alle Plattformen in einem Dashboard verwalten kannst:

Wo die Stellenausschreibungen gepostet werden kann einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, die Suche nach Talenten zu vereinfachen. Mit flair hat man alle Plattformen im Überblick und kann hier gezielt auch bezahlte Kampagnen auslösen und steuern:

Zudem gibt es bei flair die Möglichkeit, Kandidat:innen direkt in der Managersicht anzulegen und an einem Ort alle Informationen zu sammeln und diese mit Kolleg:innen zu teilen. Wird ein:e Bewerber:in dann zum/zur Mitarbeiter:in sind alle Daten bereits angelegt und können ergänzt werden.

Auch bei einer organisationellen Umstrukturierung, der Einordnung der Stelle oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen dient eine Stellenbeschreibung als Bezugspunkt. Die Wichtigkeit ist somit definitiv erkennbar. Weiter stellt sich aber die Frage des richtigen Zeitpunkts einer Arbeitsplatzbeschreibung.

Wann schreibe ich eine Stellenbeschreibung?

Hier gibt es nur eine richtige Antwort. Neu eingestellte Mitarbeiter:innen müssen mit dem ersten Arbeitstag ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich kennen. Ein Stelleninhaber, der seine Tätigkeiten kennt, ist besser in die Organisation eingebunden und kann dadurch effektiver zum Unternehmenserfolg beitragen. Merke dir also: Eine Stellenbeschreibung sollte es bereits vor dem offiziell ersten Arbeitstag geben.

Um die Einarbeitung so effektiv wie möglich zu gestalten, sollte ein vorher vorbereiteter Onboarding Prozess die Mitarbeiter:innen ab Tag eins begleiten, damit sie ihren Aufgabenbereich und die Unternehmenskultur näher gebracht bekommen, sowie erste Kontakte zu Kolleg:innen knüpfen können. Als Softwarelösung kann flair diesen Prozess digital abbilden und somit auch Remote-Teams die Einarbeitung erleichtern.

Neben der Personalabteilung wird auch anderen Abteilungen mit rechtzeitigen und professionellen Stellenbeschreibungen geholfen. In Unternehmen besteht oft der Irrglaube, dass rein die HR-Abteilung dafür verantwortlich ist. Die Verantwortung ist allerdings breit gestreut. Personalplanung zählt vor allem aber auch zu den Führungsaufgaben moderener Leadership-Styles.

Inhalte einer Stellenbeschreibung

Im Verlauf dieses Artikels hast Du bereits einige Inhalte einer Stellenbeschreibung kennengelernt. Bevor es um die Inhalte geht, muss die Stellenbezeichnung klar sein. Danach folgen in erster Instanz die Ziele einer Stelle. Von den Zielen leiten sich in weiterer Folge die Hauptaufgaben und Nebenaufgaben ab.

Durch die Gewichtung erhält der/die Stelleninhaber:in klare Orientierung darüber, was von ihm erwartet wird. Dazu zählen auch die Befugnisse und Verantwortlichkeiten. Weitere essentielle Inhalte, um eine perfekte Stellenbeschreibung zu garantieren, sind die Einbindung in die Organisation und Schnittstellen zu anderen Positionen. Das sogenannte Anforderungsprofil beschreibt, welche Fähigkeiten und Kenntnisse der/die Stelleninhaber:in mitbringen muss.

Natürlich besteht eine Stellenbeschreibung neben diesen Inhalten aus weiteren Stichpunkten wie der Vergütung und der Art der Anstellung. Du siehst also schon, dass eine ganze Menge an Informationen notwendig ist, um eine perfekte Stellenbeschreibung zu formulieren. Nichtsdestotrotz gilt hier die Daumenregel: Je genauer und detaillierter, desto effektiver für die Arbeitsleistung der Stelleninhaber:in.

Vorteile von guten Stellenbeschreibungen

Eine exzellente Stellenbeschreibung bringt viele Vorteile mit sich. Sie vereinfacht Prozesse bei der Personalbeschaffung, indem Stellenausschreibungen und Stellenanzeigen schnell formuliert sind. Eine detaillierte Stellenbeschreibung erleichtert den gesamten Einstellungsprozess, da die Bewerber:innen leicht erkennen können, ob sie zur Unternehmenskultur passen oder nicht.

Wenn die Rolle klar definiert ist und es keinen Raum für Missverständnisse gibt, wird dies die Produktivität und Moral deines Unternehmens steigern! Diese Art von Transparenz ist im Personalwesen und in anderen Abteilungen gerne gesehen. Hier findest Du zusätzlich auf einen Blick weitere Argumente, für die Relevanz einer guten Stellenbeschreibung:

• Möglichkeit autonomer Arbeitsleitsung
• Verbesserung der Organisationsstruktur
• Klarheit über Verantwortungsbereiche
• Orientierungshilfe für Führungsaufgaben
• Umstrukturierungen im Organigramm
• Formulierung von zielgerichteten Arbeitszeugnissen

Fünf Schritte zur perfekten Stellenbeschreibung

Nachfolgend findest Du fünf einfache Schritte, die wir von flair empfehlen, um eine Stellenbeschreibung lücken- und fehlerlos zu erstellen. Diese allgemeine Anleitung dient als Grobgerüst und vereint die bereits genannten relevanten Informationen in Bezug auf Inhalte und Struktur. Mit diesem Stellenbeschreibung Muster hast Du das Zeug zur perfekten Stellenbeschreibung.

#1 Prägnante Stellenbezeichnung

Kurz, spezifisch und prägnant. Mit diesen drei Richtlinien bist Du bei der Bezeichnung der Stelle goldrichtig! Da es in jedem Unternehmen eine Vielzahl von Aufgaben gibt, ist es wichtig, dass eine Stellenbeschreibung genau widerspiegelt, was die Mitarbeiter:innen tagtäglich tun.

#2 Attraktive Einleitung

Um die Arbeitsplatzbeschreibung so attraktiv wie möglich zu gestalten, sollen Personen von einer ausgeschriebenen Position angesprochen werden. Ein effektiver Einleitungssatz sollte erklären, welche Art von Person für die Stelle geeignet ist und warum sie gewisse Fähigkeiten und Kenntnisse zur Erreichung der Ziele der Stelle benötigt.

#3 Vollständige und korrekte Stellenbeschreibung

Lücken- und fehlerlose Stellenbeschreibungen sind so detailliert wie möglich. Du solltest keine Informationen auslassen, wenn es darum geht die Stellenbezeichnung zu erstellen. Immerhin willst Du Personen dabei helfen und verständlich machen, was der/die Stelleninhaber:in für ein Aufgabengebiet und was für Verantwortungsbereiche hat.

#4 Realistisches Anforderungsprofil

Die Anforderungen an den/die Stelleninhaber:in sollten weder zu streng, noch zu locker sein. Oft ist ein realistisch gewähltes Anforderungsprofil ein Balanceakt. Zudem ist hier ein gewisses Maß an Flexibilität seitens der HR-Abteilung notwendig, um nicht nach der bekannten "Eierlegende Wollmilchsau" Ausschau zu halten.

#5 Relevante Informationen zur Unternehmenskultur

Wenn die Stellenbeschreibung dein Unternehmen genau repräsentiert, sollte sie etwaigen Bewerber:innen und bestehenden Mitarbeiter:innen ein Gefühl für das Arbeitsumfeld vermitteln. Besonders bei der Personalbeschaffung, Personalauswahl und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, kannst Du dich darauf konzentrieren Mitarbeiter:innen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie die Stelle in das Gesamtbild passt, damit sie verstehen, warum ihre Arbeit wichtig ist.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Stellenbeschreibungen aus vielen Gründen wichtig sind und so gründlich wie möglich ausformuliert werden sollten. Je mehr Informationen sie enthalten, desto größer ist die Chance, dass der/die Stelleninhaber:in gute Arbeitet leistet.

Zudem geht der Verantwortungsbereich über die reine Personalarbeit hinaus und zählt in modernen Unternehmen bereits zu den Führungsaufgaben. Aber auch die anderen Abteilungen im Unternehmen profitieren von professionellen Stellenbeschreibungen.

Du hast in Verlauf dieses Artikels nun gelernt was eine perfekte Stellenbeschreibung ausmacht und warum sie auch für dein Unternehmen ein mächtiges Instrument ist.

Lerne die automatisierten HR-Prozesse von flair kennen, die unter anderem auch Stellenbeschreibungen adressieren.

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