Überstunden auszahlen? - Voraussetzung und Varianten

Personalengpass, Großaufträge oder existenzbedrohende Ereignisse – all diese Situationen können Überstunden rechtfertigen. Aber wie ist die Überstundenauszahlung eigentlich geregelt? Wie funktioniert die Abgeltung durch Urlaubstage? Und was ist steuerlich bei der Auszahlung zu beachten? Auf all diese Fragen wollen wir dir in diesem Blogartikel eine Antwort geben. Wir klären dich darüber auf, was bei einer Kündigung passiert und warum Arbeitszeiten erfasst werden müssen.

Wie erfasst man die Arbeitszeit

Durch die zunehmende Digitalisierung hat sich das Homeoffice immer mehr durchgesetzt. Damit verschwimmen die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit, wodurch auch die Arbeitszeit selbst maßgeblich betroffen ist.

Bevor wir uns den Überstunden zuwenden, schauen wir uns die Erfassung der Arbeitszeit genauer an. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich im Arbeitszeitgesetz, welches 1994 ins Leben gerufen wurde. Neben der Arbeitszeit finden sich dort auch Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und andere Kriterien. Anzuwenden ist das Arbeitszeitgesetz auf alle Branchen in der Bundesrepublik Deutschland, abgesehen von ein paar wenigen Ausnahmen. Zu diesen zählen beispielsweise Chefärzte, Kirchen (im öffentlichen Dienst) oder die Schiffsbesatzung.

Bis zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21, BAG) bestand keine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Lediglich Stunden, die über die Regelarbeitszeit hinausgingen, mussten dokumentiert werden. Durch die Änderung sind nun sämtliche Unternehmen in die Pflicht genommen, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer:innen aufzuzeichnen. Auch die Vertrauensarbeitszeit wurde neu geregelt. Zwar kann die Dokumentation an Arbeitnehmer:innen übertragen werden, die Arbeitszeiten müssen jedoch auch in diesem Fall nachgewiesen werden.

Zur Arbeitszeiterfassung stehen Arbeitgeber:innen verschiedenste Möglichkeiten zur Verfügung:

• Schriftliche Erfassung
• Elektronische Form

In vielen Unternehmen wird die Arbeitszeit immer noch schriftlich festgehalten. Geeignet ist diese Variante vor allem für Betriebe, die eine überschaubare Anzahl an Arbeitnehmer:innen beschäftigen. Hierbei kommen Stundenzettel infrage, welche die genaue Arbeitszeit dokumentieren und mit einer Frist von 2 Jahren zum Nachweis aufbewahrt werden müssen.

In elektronischer Form waren in der Vergangenheit vor allem Stempelkarten im Einsatz. Dieses Bild hat sich mittlerweile gewandelt und an diese Stelle sind moderne Varianten getreten. Heute wird ein Terminal angebracht. Arbeitnehmer:innen verfügen über einen Chip, der den Beginn und das Ende der Arbeitszeit (wie auch Fehlzeiten und Pausen) festhält. Diese Daten werden anschließend an ein Software-Programm übertragen, wodurch die Verwaltung von personenbezogenen Daten möglich ist.

Eine andere elektronische Form ist die Online Zeiterfassung mit Softwarelösungen wie flair. In diesen Fällen ist kein Terminal notwendig, da sich Arbeitnehmer:innen selbstständig über den PC ein- und wieder ausloggen und sämtliche Daten dadurch festgehalten werden.

Geeignet ist diese Variante vor allem für Unternehmen, wo Arbeitnehmer:innen leicht an einen PC kommen. Allerdings stehen auch Varianten von Online-Programmen zur Verfügung, die über eine App arbeiten, die heruntergeladen werden kann. Elektronisch kann die Arbeitszeit selbstverständlich auch über eine Excel-Tabelle mit entsprechender Formel manuell erfasst werden. Letzteres ist jedoch durch die manuelle Eingabe anfällig für Fehler, die sich einschleichen.

Damit stehen Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, ihrer Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nachzukommen. In der Regel lohnen sich moderne Formen eher für Unternehmen mit mehreren Arbeitnehmer:innen. Jedoch gibt es auch hier Modelle, die sich explizit auf sehr kleine Betriebe spezialisiert haben.

Wie viele Überstunden darf man leisten?

Zunächst ist es wichtig, zwischen Mehrarbeit und Überstunden zu unterscheiden. Laut IHK wird von Mehrarbeit gesprochen, wenn entweder die gesetzliche oder tarifliche Höchstarbeitszeit überschritten wurde. Überstunden hingegen liegen vor, wenn die regelmäßige Arbeitszeit, welche entweder im Tarifvertrag, im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt wurde, überschritten wird.

Um das zu verdeutlichen: Nehmen wir einmal an eine Arbeitnehmerin hat eine 30-Stunden-Woche und arbeitet in einem Restaurant. Sie arbeitet damit im Durchschnitt 6 Stunden pro Tag. Wird sie einmal darum gebeten, statt der 6 Stunden 7 Stunden im Betrieb zu arbeiten, leistet sie damit eine Überstunde. Denn sie hat die gesetzliche Arbeitszeit von 8 Stunden noch nicht überschritten. Um Mehrarbeit würde es sich hingegen handeln, wenn die Arbeitszeit von 8 Stunden auf täglich 10 Stunden ausgeweitet wird.

Im Gesetz findet sich keine eindeutige Regelung, die festlegt, wie viele Überstunden Arbeitnehmer:innen leisten dürfen. Allerdings lassen sich diese aus den maximal zu leistenden Arbeitsstunden ableiten. Gemäß der gesetzlichen Grundlage darf die Arbeitszeit bis maximal 10 Stunden am Tag ausgeweitet werden. Alles, was darüber geht, ist unzulässig. Der Richtwert liegt bei 8 Stunden am Tag. Damit ergibt sich, dass Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeit von 8 Stunden täglich auf 10 Stunden ausdehnen können. Allerdings besagt das Gesetz, dass diese geleisteten Stunden innerhalb von einer Frist von 6 Monaten durch Freizeit ausgeglichen werden müssen.

Zu beachten ist dabei, dass Ausnahmen greifen. Gerade das Thema Überstunden ist eine wichtige Klausel, die im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder einer Betriebs- und Dienstvereinbarung gesondert behandelt wird. Es gibt einige Branchen, die von dieser Regelung grundsätzlich ausgenommen sind.

Bezüglich der erforderlichen Überstunden gibt es eine Personengruppe, die einem besonderen Schutz unterstellt ist. Das sind Arbeitnehmer:innen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Diese dürfen die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden nicht überschreiten.

Wann muss man Überstunden leisten?

Arbeitnehmer:innen sind nicht dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten. Allerdings kann auch hier die Überstundenregelung festgeschrieben sein – in Fällen, wo es Notsituationen erfordern. Solche Krisen- oder Notsituationen bedrohen die Existenz von Unternehmen und sind damit unvorhersehbar. Auch Großaufträge zählen zu diesen Fällen, da diese für das Unternehmen eine besondere und wirtschaftliche Bedeutung darstellen. Ein erhöhtes Arbeitspensum hingegen ist keine Notsituation. Ist ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, kann dieses Thema auch in die Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG integriert werden.

Was sind die Pflichten von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in?

Ordnet der Arbeitgeber Überstunden an, muss er folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass die tägliche Arbeitszeit maximal 10 Stunden nicht überschreitet
• Arbeitnehmer:innen müssen die Mehrarbeit innerhalb von 6 Monaten abfeiern
• Von Arbeitgeber:innen müssen Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsschluss berücksichtigt werden. Für einzelne Branchen oder Tarifvertrag gibt es in dieser Hinsicht Abweichungen.

Überstunden dürfen nicht in diesen Fällen angeordnet werden:

• Arbeitnehmer:innen sind schwanger und Arbeitgeber:innen haben davon Kenntnis
• Es handelt sich um Teilzeitkräfte und im Tarifvertrag findet sich keine Regelung
• Arbeitnehmer:innen haben das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet. Werden Überstunden freiwillig absolviert, müssen diese innerhalb von 3 Wochen mit Freizeit ausgeglichen werden
• Eine Schwerbehinderung leigt vor. Hierfür findet sich die gesetzliche Grundlage in § 124 SGB IX

Welche Pflichten haben die Arbeitnehmer:innen?

Sie sind in erster Linie dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten, wenn dies tariflich, betrieblich oder im Arbeitsvertrag derartig geregelt worden ist. Außerdem sollten sich Arbeitnehmer:innen die Überstunden unterzeichnen lassen oder digital festhalten, damit geleistete Überstunden auch nachgewiesen werden können.

Wie werden Überstunden abgerechnet?

Es besteht die Möglichkeit, dass Überstunden bereits mit dem Monatslohn abgegolten sind. In diesem Fall ist es aber notwendig, die Anzahl oder Prozentzahl der jeweiligen Überstunden im Arbeitsvertrag gleichzeitig anzugeben. Grundsätzlich sollten Arbeitnehmer:innen die angefallenen Überstunden abfeiern. Neben dieser Variante besteht auch die Möglichkeit – vor allem, wenn ein Freizeitausgleich nicht möglich ist, – dass geleistete Überstunden vergütet werden. Nach § 3 ArbZG können auch Führungskräfte oder Arbeitnehmer:innen eine Überstundenvergütung verlangen, wenn ihr Jahresgehalt über der Beitragsbemessungsgrenze liegt (Urteil vom 20.09.2020 – 14 Sa 296/20 vorm LAG Düsseldorf).

Zur Vergütung der Überstunden werden in der Regel von Unternehmen spezielle Software-Programme eingesetzt, die eine Auszahlung von Überstunden voll automatisiert übernehmen. Zur Lohnabrechnung in flair werden die Daten aus der Zeiterfassung übernommen. Hier können individuelle Regelungen hinsichtlich der Überstunden eingestellt werden, die dann für die Lohnabrechnung angewandt werden.

Alternativ kann die Berechnung der Überstunden nach folgenden Methoden erfolgen:

Die Berechnung basiert auf dem Monatsgehalt brutto. Es sind zwei wesentliche Schritte erforderlich: Zunächst wird der Stundenlohn berechnet: Hierzu wird das monatliche Bruttogehalt herangezogen und dividiert durch 4,33. Anschließend wird das Ergebnis noch einmal geteilt durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden.

Die Formel dazu lautet: Bruttogehalt dividiert durch 4,33 ergibt die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden.

Eine andere Möglichkeit sieht vor, den Monatslohn mit 3 zu multiplizieren und das Ergebnis einmal durch 13 zu teilen und anschließend dieses Ergebnis noch einmal zu teilen mit der Anzahl der Wochenarbeitsstunden. So kommt der Stundenlohn in Brutto als Endergebnis heraus.

Im zweiten Schritt wird der durchschnittliche Stundenlohn herangezogen und mit der Mehrarbeit multipliziert. Darauf erhält das Unternehmen die Überstunden, die letztlich vergütet werden sollen, die Summe, die bei dieser Berechnung herauskommt, wird Arbeitnehmer:innen als Überstundenzuschlag ausgezahlt. Zu beachten dabei ist, dass Überstunden genauso vergütet werden wie eine normale Arbeitsstunde, es sei denn, im Arbeitsvertrag ist ein Überstundenzuschlag vereinbart. Dieser beträgt in der Regel bis zu 25 Prozent.

Wie werden Überstunden versteuert?

Auch Überstunden müssen versteuert und die Abgaben müssen an das Finanzamt entrichtet werden. Durch die Mehrarbeit steigt der Lohn und damit steigen auch die Steuern erheblich an. Teilweise steuerbefreit sind nur Überstunden, die sich auf Nachtarbeit, Sonntags- und Feiertagsarbeit beziehen.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Auszahlung von Überstunden nicht immer die attraktivste Möglichkeit. Das Finanzamt geht in diesen Fällen davon aus, dass Arbeitnehmer:innen das ganze Jahr über dieses Gehalt beziehen, wodurch auch die Steuerlast ansteigt. Dasselbe gilt übrigens für die Auszahlung von Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder im Falle eines 13. Monatsgehaltes. Die Steuerlast in diesen Fällen nicht mit dem regulären Steuersatz zu vergleichen. Anders sieht der Fall hingegen aus, wenn Überstunden über einen längeren Zeitraum monatlich ausgezahlt werden. In diesem Fall ist die Steuerlast nicht so groß.

Wie werden Überstunden ausgezahlt?

Die Abgeltung von Überstunden ist grundsätzlich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Befindet sich diese Klausel nicht in den Dokumenten, müssen Arbeitgeber:innen gemäß § 612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) den Überstundenausgleich bewilligen. Entweder durch die Bezahlung von Überstunden oder durch einen Freizeitausgleich, wie etwa durch zusätzliche Urlaubstage.

Von dieser Regelung ausgeschlossen sind leitende Angestellte. In diesem Fall greift das Gesetz nicht. Gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG wird leitenden Angestellten keine Überstundenvergütung gezahlt. Der Grund dafür: Sie werden nach Aufgabenerfüllung entlohnt und nicht nach Arbeitsstunden. Aus diesem Grund findet auch eine Zeiterfassung bei leitenden Angestellten keine Anwendung.

Wann werden Überstunden ausgezahlt?

Der Zeitraum, wann Überstunden ausgezahlt werden, wird von Unternehmen individuell geregelt. Je nach Vereinbarung können sich Arbeitnehmer:innen ihre zusätzlichen Stunden bereits im Folgemonat mit dem normalen Gehalt auszahlen lassen.

Wann verfallen Überstunden?

Eine gesetzliche Grundlage findet sich nicht wirklich, die den Verfall von Überstunden eindeutig festlegt. Die Regelung über den Verfall der Überstunden wird durch Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt. Unter der Ausschlussfrist ist ein Verfallsdatum zu verstehen, welches mindestens 3 Monate betragen muss. Alternativ kann auch hier § 195 BGB angewandt werden, wonach Überstunden nach drei Jahren verfallen.

Was passiert mit den Überstunden nach einer Kündigung?

Auch bei einer Kündigung findet die vertragliche Regelung zur Abgeltung von Überstunden Anwendung. Arbeitgeber:innen legen darin fest, ob Überstunden mit dem Stundenlohn ausgezahlt werden sollen oder ob die angefallene Mehrarbeit in Freizeit umgewandelt werden soll. Letzteres ist jedoch nicht möglich, wenn es im Unternehmen zu einer fristlosen Kündigung kommt. Demnach müssen sich im Fall einer Kündigung beide Parteien darüber einigen, was mit den zusätzlichen Stunden geschehen soll. Wünschen Arbeitnehmer:innen eine Auszahlung, sollten sie diese auch nachweisen können. Demnach ist es sinnvoll, über den gesamten Zeitraum (in dem das Arbeitsverhältnis bestanden hat) die Belege unterzeichnet aufzubewahren.

Wie bereits weiter oben erwähnt, sind mit der Auszahlung oft steuerliche Nachteile verbunden. Der Jahresverdienst steigt damit automatisch an, der Steuersatz schnellt nach oben und die Abzüge können enorm sein. Aus diesem Grund ziehen viele Arbeitnehmer:innen den Freizeitausgleich der Auszahlung vor. Unterzeichnen Arbeitnehmer:innen jedoch eine Ausgleichsquittung, verzichten sie damit auf sämtliche Ansprüche, die ihnen vielleicht noch zustehen würden. Zu diesen Ansprüchen zählen auch Überstunden. Eine Umwandlung in Freizeit oder die Auszahlung ist in diesem Fall nicht mehr möglich.

Überstundenkonto zur Dokumentation

Damit der Nachweis über die Überstunden besser geführt werden kann, setzen viele Unternehmen ein Arbeitszeitkonto ein. Bei so einem Arbeitszeitkonto handelt es sich um eine Dokumentation, wodurch sämtliche Arbeitszeiten von allen Arbeitnehmer:innen erfasst werden. Das schließt auch die Minus- und Pluszeiten ein. Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen habend damit zu jeder Zeit die volle Kontrolle über die Überstunden, wodurch diese zeitnah ausgeglichen werden können. Auch für Unternehmen sind diese Arbeitszeitkonten eine sinnvolle Investition, da es von Arbeitgeber:innen in den meisten Fällen nicht gern gesehen wird, wenn sich zu viele Überstunden ansammeln.

Fazit

Ein Großauftrag kommt rein oder eine unerwartete Situation bedroht die Existenz eines Unternehmens - Überstunden können schnell anfallen. Heute können es sich Arbeitnehmer:innen in der Regel nicht mehr leisten, zusätzliche Stunden abzulehnen, wenn sie auf der Karriereleiter nach oben kommen wollen. Wie das Ganze geregelt wird, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich geschildert. Damit weißt Du, wie diese abgerechnet werden, in welchen Fällen sich der Freizeitausgleich lohnt und was beide Parteien in diesen Fällen beachten sollten. Auch was im Fall einer Kündigung auf dich zukommt ist dir nun klar.

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