Virtuelle Führung im Remote Work Zeitalter

Teams sind die wesentlichen Bausteine eines jeden Unternehmens. Ohne ein funktionierendes, harmonisches und motiviertes Team, hat ein Unternehmen wenig bis gar keine Chance, seine Unternehmensziele zu erreichen, sich weiterzuentwickeln oder neue Talente zu rekrutieren. Um diese ausgewogene und motivierte Teamdynamik zu erreichen, bedarf es jedoch ständiger Bemühungen, Kommunikation und eines hohen Maßes an Fachkenntnis - insbesondere dann, wenn dein Team nicht im traditionellen Rahmen persönlich vor Ort arbeitet, sondern im Homeoffice tätig ist.

Bis vor kurzem war die Mehrheit aller Unternehmen vor Ort tätig. Das bedeutete, dass alle HR-Systeme und das Projektmanagement im Unternehmen erledigt wurden, was die Kommunikation untereinander, das sofortige Feedback und den Aufbau einer starken, gesunden Unternehmenskultur erleichterte. Im Jahr 2020 wurde dieses Modell jedoch durch die Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie gestört und musste sofort durch ein vollständig virtuelles System ersetzt werden.

Auch wenn die Endziele des virtuellen Teammanagements denen des traditionellen Modells entsprechen, sieht das System zur Erreichung dieser Ziele völlig anders aus. Teams brauchen jetzt eine neue Strategie, um digital zu kommunizieren, zu arbeiten und erfolgreich zu sein. Das bedeutet, dass Führungskräfte und Personalverantwortliche gleichermaßen lernen müssen, diese neue Strategie zu entwerfen, sich ihr anzupassen und sie schnell umzusetzen, damit die Zukunft des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen nicht gefährdet wird.

Die Umstellung eines gesamten Managementsystems von der persönlichen auf die virtuelle Welt kann eine unglaubliche Herausforderung sein. Der Stress dieser bedeutenden Herausforderung wird durch die Tatsache verstärkt, dass der Umbruch selbst auch online stattfinden muss, inmitten der Coronavirus-Pandemie und der damit verbundenen persönlichen Veränderungen. Meetings sind nicht mehr live, sondern finden in Form von Videokonferenzen statt. Dies ist nur eine von vielen Umstellungen.

Um deine Personalabteilung bei der Planung dieser Umstellung zu unterstützen, haben wir im Folgenden unsere fachlichen Ratschläge, Tipps und Empfehlungen zusammengestellt, die dir helfen sollen, den gesamten virtuellen Prozess deines Unternehmens zu optimieren. Bei der Führung virtueller Teams fehlt der persönliche Kontakt. Im Rahmen der Führungskompetenz, sollte auf den stetigen Austausch zwischen Vorgesetzte:n und Mitarbeiter:in trotzdem viel Wert gelegt werden. Die räumliche Distanz sollte der Teamentwicklung nicht entgegenstehen.

Was ist ein virtuelles Team und was ist virtuelles Teammanagement?

Lass uns zunächst erklären, was ein virtuelles Team ist und die Merkmale des Managements virtueller Teams umreißen.

Die Definition eines virtuellen Teams ist für das Projektmanagement und die Personalabteilungen im Allgemeinen relativ neu, kann aber wie folgt zusammengefasst werden: "Eine Gruppe von Personen, die an gemeinsamen Projekten teilnehmen, indem sie gemeinsame Anstrengungen unternehmen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Diese Personen führen Aufgaben und Tätigkeiten in einer virtuellen Arbeitsumgebung aus, die durch IT- und Softwaretechnologien geschaffen und aufrechterhalten wird".

In der Vergangenheit gab es diese Art von Teams nur in Unternehmen, die speziell für die Arbeit aus der Ferne konzipiert waren, wie etwa internetbasierte Marktplätze oder Online-Hilfezentren. Die Auswirkungen und die sich daraus ergebenden Beschränkungen von COVID-19 haben jedoch dazu geführt, dass das traditionelle Unternehmensmodell auf Fernarbeit umgestellt wurde und normale Teammitglieder fast über Nacht zu Fernarbeiter:innen wurden. Dadurch wurde der Begriff "virtuelle Teams" im Lexikon des Personalwesens und in der Praxis auf der ganzen Welt bekannt.

Ein virtuelles Team kann sowohl global als auch lokal operieren. In beiden Fällen werden meist dieselben Instrumente und Strategien eingesetzt, wie z. B. Laptops, Workspace-Management-Plattformen und Videocall-Software. Lokale Teams beziehen sich jedoch auf Systeme, bei denen die Arbeitnehmer:innen bei einem/einer einzigen, lokalen Arbeitgeber:in beschäftigt sind, während globale Teams auf Teams verweisen, die sich in verschiedenen Ländern und Städten auf der ganzen Welt befinden. Globale Teams können auch aus ausgelagerten Einzelpersonen bestehen, die für eine Vielzahl von Unternehmen arbeiten, aber in ihren gemeinsamen Projektzielen nicht verbunden sind.

Definition des Managements virtueller Teams

Das Management virtueller Teams bezieht sich auf die Kombination von Aktivitäten, die für die Zusammenstellung, den Aufbau, die Organisation, die Kontrolle und die Überwachung der virtuellen Teamarbeit im Unternehmen eingesetzt werden. Die Optimierung deiner Strategie für das Management virtueller Teams ist für den Erfolg eines jeden modernen Unternehmens unerlässlich. Sie ist die Grundlage für jede andere Aufgabe, jedes Projekt und jede Zusammenarbeit, die dein Unternehmen erreichen möchte. Die virtuelle Zusammenarbeit kann nur durch eine virtuelle Führungskraft angeleitet werden.

Wie strukturiert man ein virtuelles Team?

Die Wahl der richtigen Struktur für dein virtuelles Team ist entscheidend. Die Struktur, für die Du und deine Personalabteilung sich entscheiden, wird bestimmen, wie dein Team und seine Aufgaben organisiert sind, wie die Rollen verteilt sind und sogar wie sie miteinander in Beziehung treten und kommunizieren.

Bei der Strukturierung eines virtuellen Teams müssen mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt werden:

• Unterschiede in der Zeitzone
• Größe des Unternehmens
• Ziele des Teams
• eingesetzte Kommunikationsmittel wie Skype, Zoom, Microsoft Teams, Slack usw.
• Unternehmenskultur

Es ist wichtig, diese Faktoren bei der Strukturierung eines virtuellen Teams in deine Strategie einzubeziehen, damit Du ein System aufbauen kannst, das die bevorzugten Tools, den aktuellen Rahmen und die Bestrebungen deines Unternehmens berücksichtigt.

So wie jedes Unternehmen anders ist, so variiert auch jede virtuelle Teamstruktur und kann subtile oder offensichtliche Unterschiede aufweisen. Im Großen und Ganzen raten wir dir jedoch, diese beiden Schlüsselpraktiken/Eigenschaften in jedem Fall zu berücksichtigen.

• Etabliere eine flexible Strategie

Aufgrund von Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Anzahl der Mitarbeiter:innen oder der Art der Branche müssen manche Unternehmen eine starrere Struktur für virtuelle Teams einführen als andere. Wir raten dir jedoch, bei der Gestaltung deiner virtuellen Teamstruktur Flexibilität walten zu lassen. Eine flexible Strategie verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Du sie in Zukunft erweitern musst, wenn sich das Arbeitssystem deines Unternehmens erneut ändert, sondern ermöglicht es deinen Mitarbeiter:innen auch, einen der größten Vorteile des virtuellen Arbeitens zu nutzen - die Möglichkeit zur Selbstbestimmung.

• Der Kommunikation Vorrang einräumen

Effektive Kommunikation ist ein notwendiges Merkmal jeder erfolgreichen Organisation. Die Notwendigkeit einer häufigen, informativen Kommunikation nimmt zu, wenn ein Unternehmen auf ein vollständig virtuelles oder hybrides Arbeitsmodell umsteigt. Aus diesem Grund empfehlen wir, regelmäßige Teambesprechungen, Check-Ins und Nachrichtenübermittlung nicht nur in die Struktur deines virtuellen Teams, sondern auch in deine gemeinsamen Ziele einzubauen.

Wie werden virtuelle Teams anders gemanagt?

Da virtuelle Teams oft anders strukturiert sind und häufig anders arbeiten als herkömmliche Teammodelle, ist es nicht verwunderlich, dass auch Remote-Teams anders geführt werden. Effektive Remote-Arbeit erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen optimalen Kommunikationstechnologien und hervorragenden Soft Skills.

Wie bereits erwähnt, empfehlen wir allen Remote-Mitarbeiter:innern, Manager:innen und Personalverantwortlichen, ihre Kommunikationsfähigkeiten und ihr flexibles Arbeitsverhalten zu verbessern. Zusätzlich zu diesen Praktiken gibt es jedoch zahlreiche weitere Maßnahmen, die Du ergreifen kannst, um die Arbeit in virtuellen Teams effektiver zu gestalten. Digitale Tools können helfen, die digitale Kommunikation voran zu treiben.

• Clevere Kommunikationstechnologien nutzen
  Seit 2020 hat sich der Horizont der professionellen Kommunikationsplattformen erheblich erweitert. Wo es früher nur Linkedin oder Zoom gab, gibt es heute Hunderte von Kanälen, die dein Team nutzen kann, um effektiver in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten. Besonders bei der Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten steht HR vor mehr Herausforderungen, als nur der Kommunikationsstruktur. Auch die Abrechnung muss nach Landesvorschriften erfolgen. Hier kann flair als Softwarelösung helfen, dass all diese Themen, von Lohnabrechnung, über Kommunikationsschnitstellen zu Slack bis hin zu digitalen Feedbackprozessen alles abgedeckt ist.

• Achte auf die Zeitzonen
  Vor der Zunahme der Fernarbeit waren Komplikationen im Zusammenhang mit Zeitzonenunterschieden ausschließlich großen, internationalen Unternehmen vorbehalten. Heutzutage lagern jedoch auch viele kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen aus und müssen daher auf Zeitzonenunterschiede Rücksicht nehmen. Dies bezieht sich sowohl auf die asynchrone Kommunikation, als auch auf die Berücksichtigung landestypischer Vorschriften.

• Vernachlässige nicht die potenzielle face-to-face time
  Sicherlich bietet die Arbeit aus der Ferne viele Vorteile, aber es gibt auch eine Menge großartiger Dinge, die das traditionelle persönliche Arbeitsmodell mit sich bringt. Um das Teamgefühl zu stärken, solltest Du als Teamleiter:in regelmäßig virtuelle Teammeetings veranstalten, sowie virtuelle Meetings aufsetzen, um das Wir-Gefühl zu forcieren. Ein Zusammengehörigkeitsgefühl muss durch Teambuilding Maßnahmen gesteigert werden. Als Teamführung sollte man deshalb auf stetige virtuelle Kommunikation achten. Klare Regeln über die Nutzung von Kommunikationsmedien erleichtern dies Zusammenarbeit und sind essenzieller Bestandteil für die erfolgreiche, virtuelle Führung von Mitarbeitern.

Was sind die Vor- und Nachteile eines virtuellen Teams?

Auch wenn es Zeit und Energie kostet, ein Büro auf Fernarbeit umzustellen, hat das virtuelle Arbeitsmodell sowohl für deine Mitarbeiter:innen als auch für dein Unternehmen gravierende Vorteile.

• Mehr Freiheit: Die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht den Mitarbeiter:innen flexiblere Arbeitszeiten. Du kannst ihren Tag so planen, dass er sowohl ihrem Privat- als auch ihrem Berufsleben gerecht wird, anstatt persönliche Verpflichtungen zu opfern, um mit ihrer Arbeit Schritt zu halten. Diese neu gewonnene Flexibilität ermöglicht es ihnen, tagsüber Arzttermine wahrzunehmen, ihre Kinder von der Schule abzuholen oder zu Hause zu essen. Für manche Mitarbeiter:innen kann diese Freiheit sogar ihre Motivation steigern.
• Spart Geld und Zeit: Aus der Sicht eines/einer Mitarbeiter:in kann der Weg zur Arbeit teuer sein. Außerdem müssen sie in der Regel früher nach Hause gehen oder später zu Hause ankommen, was die Zeitspanne, die sie für die Arbeit selbst aufwenden, verlängert.

Für Arbeitgeber:innen und Manager:innen bedeutet der Verzicht auf einen physischen Büroraum, dass sie unglaublich viel Geld für Ausrüstung, Miete und Nebenkosten sparen können.

Wenn virtuelles Arbeiten also so fantastisch ist, warum bevorzugt es dann nicht jedes Team? Und warum war es vor COVID nicht die gängige Arbeitsweise? Wie jede andere Managementmethode hat auch sie ihre Nachteile und Tücken.

• Fehlende Beziehungen zwischen den Mitarbeitern: Einer der auffälligsten Nachteile der virtuellen Arbeit ist die Gefahr eines schwachen Verhältnisses zwischen den Mitarbeiter:innen. Die Zusammenarbeit in einem Büro bietet den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich zu verbinden, Freundschaften zu schließen und sich gegenseitig zu inspirieren. Wenn Menschen isoliert arbeiten, geschieht dies nicht auf natürliche Weise, und obwohl verschiedene Plattformen wie Slack und andere Plattformen, die sich auf die Teambildung konzentrieren, dies bis zu einem gewissen Grad abschwächen können, ist es sehr unwahrscheinlich, dass die Unternehmenskultur so eng und zentral für die Mission deines Unternehmens wird, wenn deine gesamte Belegschaft nicht zusammenkommt.
• Erhöhte Ablenkungen: Während die Büroumgebung oft ablenkend sein kann, haben Studien bewiesen, dass die Arbeit von zu Hause aus noch mehr Hindernisse für die Produktivität und mehr Gelegenheiten zum Aufschieben darstellen kann. Die Mitarbeiter:innen haben den ganzen Tag Kinder, Netflix, eine Küche und vieles mehr zur Verfügung, und die Beschäftigung mit diesen Dingen kann oft sehr verlockend sein.
• Fehlende Gruppenmentalität: Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter nicht durch die Gruppenmentalität inspiriert, die ihre täglichen Ziele und Aufgaben so oft bestimmt. Dies kann zu mangelnder Motivation und erhöhter Inaktivität in der Belegschaft führen.

Fazit

Damit sind unsere Ratschläge und Expertenmeinungen zu virtuellen Teams abgeschlossen. Was auch immer dein beruflicher Grund für die Umstellung deiner Organisation auf Remote Work ist, wir hoffen, dass der Übergang reibungslos und vorteilhaft verläuft. Stelle sicher, dass Du diesen Artikel zur Hand hast, damit Du dich darauf beziehen und den Wechsel sicher vollziehen kannst. Viel Erfolg!

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