Zusage nach Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch ist der Meilenstein, wenn es um das Kennenlernen mit dem/der potenziellen neuen Arbeitgeber:in geht. Dieser entscheidende Schritt im Bewerbungsprozess, ist vorwiegend dazu gedacht, dass Arbeitgeber:in und Bewerber:innen einander kennenlernen und herausfinden, ob sie zueinander passen und ob die Rahmenbedingungen für beide Seiten stimmen. Wenn die Einladung zu deinem Traumjob ins Haus flattert, ist es wichtig, die Zusage zum Vorstellungsgespräch professionell und zeitnah zu formulieren. Eine passende Antwort auf die Einladung zeigt nicht nur dein Interesse an der Stelle, sondern auch dass Du verlässlich und organisiert bist. Dann beginnt die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch und die Durchführung.

Wenn das Kennenlernen gut verlief heißt es trotzdem erstmal abwarten, denn meist werden erst noch andere Kandidat:innen gesichtet und es wird sich intern zu den Kandidat:innen ausgetauscht. Sobald sich ein Unternehmen für eine:n Kandidat:in entschieden hat, sollte es ihm/ihr zeitnah die Zusage übermitteln. Das zeigt nicht nur Professionalität, sondern ermöglicht dem/der Bewerber:in, seine/ihre nächsten Schritte zu planen und sich auf den bevorstehenden Arbeitsbeginn vorzubereiten. In manchen Fällen kann eine schnelle Zusage sogar darüber entscheiden, ob der/die Bewerber:in das Angebot annimmt oder sich für eine:n andere:n Arbeitgeber:in entscheidet.

Auf Bewerberseite ist eine Zusage nach dem Vorstellungsgespräch der lang ersehnte Moment, wenn der/die potenzielle Arbeitgeber:in grünes Licht für die Einstellung gibt. Was nun folgt ist die Vorbereitung auf den Arbeitsbeginn, damit man sich von Tag eins an in bestem Licht präsentieren kann. Aber nicht nur von Arbeitnehmerseite sind hier einige Punkte zu beachten, auch als Arbeitgeber:in sollte man im gesamten Recruitingprozess stets organisiert und professionell auftreten, da man sonst Talente an die Konkurrenz verlieren könnte. Wir gehen die einzelnen Etappen Schritt für Schritt durch.

Stellenanzeigen und Stellenangebote

Stellenanzeigen und Stellenangebote sind wichtige Elemente im Bewerbungsprozess. Sie geben potenziellen Bewerber:innen einen ersten Einblick in die Anforderungen und Erwartungen eines Unternehmens an zukünftige Mitarbeiter:innen. In der Regel enthalten Stellenanzeigen und Stellenangebote Schlüsselinformationen über die ausgeschriebene Position, wie z.B. die Art der Tätigkeit, die genaue Stellenbezeichnung, die Anforderungen an die Qualifikation und die Erwartungen an den zukünftigen Mitarbeiter:innen. Als Unternehmen sollte man darauf achten, die Stellenanzeigen auf den relevanten Plattformen auszuspielen. Das kann sowohl auf der eigenen Website sein, oder aber auch auf Jobbörsen oder bei LinkedIn oder anderen Social Media Kanälen.

Um den Erfolg von Stellenanzeigen und Stellenangeboten bei der Suche nach geeigneten Bewerber:innen zu erhöhen, sollten Unternehmen eine starke Employer Brand auf Social media aufbauen, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und sich als Wissensträger positionieren. Zudem sollten die Anzeigen bestenfalls mit einer Softwarelösung wie flair zentral gemanaged werden, damit man nicht den Überblick verliert und schnelle Antwortzeiten eine reibungslose Candidate Experience garantieren.

Vorbereitung für das Vorstellungsgespräch

Die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Punkt bei der Jobsuche. Aber nicht nur Bewerber:innen können beispielsweise von Erfahrungen aus dem letzten Gespräch profitieren, sondern auch Arbeitgeber:innen. Von Unternehmensseite her sollten unbedingt Fragen vorbereitet werden, aber es sollten auch die Details zu dem/der Kandidat:in vorliegen, um im Gespräch näher darauf eingehen zu können.

Bewerber:innen sollten sich unbedingt in ihrer Vorbereitungszeit eingehend über das Unternehmen informieren, bei dem sie arbeiten möchten, dazu gehören auch Infos über die Branche im Allgemeinen, die Unternehmenskultur und Mitbewerber:innen. Das zeigt Interesse und Engagement und wird im Gespräch positiv auffallen.

Während des Bewerbungsgesprächs

Ein Bewerbungsgespräch ist ein wichtiger Schritt im Auswahlprozess für eine offene Stelle. In einem persönlichen Gespräch haben die Bewerber:innen die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Motivationen zu präsentieren und Fragen zu stellen. Das Bewerbungsgespräch ist auch eine Gelegenheit für die Personalverantwortlichen, den/die Bewerber:in kennenzulernen und herauszufinden, ob er/sie zur Unternehmenskultur passt.

Im Gespräch selbst ist es wichtig, authentisch und selbstbewusst aufzutreten. Bewerber:innen sollten ihre Stärken und Schwächen kennen und darauf vorbereitet sein, dies offen zu kommunizieren. Es ist ratsam, auf mögliche Fragen oder Kritikpunkte an der eigenen Bewerbung einzugehen und Lösungen oder Verbesserungen vorzuschlagen. Dabei ist es hilfreich, konkrete Beispiele und Erfahrungen aus der bisherigen beruflichen Laufbahn anzuführen. Zudem ist es unerlässlich pünktlich zum Bewerbungsgespräch zu kommen, eine positive Körpersprache an den Tag zu legen und sich während des Gesprächs adäquat zu verhalten. Sollte das Gespräch virtuell stattfinden ist eine stabile Internetverbindung wichtig, da es auch sein kann, dass diese fürs Home-Office vorausgesetzt wird.

Perfect fit- Was dann?

Nachdem man sich unternehmensintern mit allen relevanten Personen zu den Kandidat:innen besprochen hat ist eine Entscheidung zu fällen. Lief das Vorstellungsgespräch gut und hat man sich für eine:n Wunschkandidat:in entschieden, sollte man ihm/ihr dies auch zeitnah mitteilen, damit er/sie nicht zwischenzeitlich noch von einem andern Unternehmen abgeworben wird.

Eine Zusage kann entweder per E-Mail oder per Telefon erfolgen. Sei dir als Arbeitgeber:in bewusst, dass du mit der Formulierung im Rahmen einer schriftlichen Zusage bereits wichtige Signale sendest. Ein “Sehr geehrte Frau /  Sehr geehrter Herr XY” kann bereits Distanz signalisieren und wirkt altbacken. Wenn Du als Recruiter:in bereits im Vorstellungsgespräch einen lockeren Ton angeschlagen hast, solltest Du diesen auch im Schriftverkehr weiter beibehalten. In den USA ist die Anrede beim Vornamen beispielsweise lange Zeit weit verbreitet. Teilweise wird auch telefonisch die Zusage erteilt und die schriftliche Übermittlung angekündigt. So zeigt man Nähe und Teamspirit und hält gleichzeitig wichtige Formalie ein und gibt dem/der Kandidat:in Sicherheit. Meist geht die Zusage mit der Vertragsübersendung einher. Über die Modalitäten hat man sich oftmals bereits grob im letzten Vorstellungsgespräch abgestimmt. Jedoch kann es für die letzten vertraglichen Ausgestaltungen nochmal zu kleineren Verhandlungen kommen.

Für den/die Kandidat:in ist es wichtig, die erhalten schriftliche Zusage für den neuen Job auf dem gleichen Wege zu bestätigen, oder auch abzulehnen.

Verhandlung der Vertragsbedingungen

Bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben wird, ist es sinnvoll, die Vertragsbedingungen zu prüfen und eventuell zu verhandeln. Dazu können Gehaltsfragen, Arbeitszeiten, Urlaubstage oder besondere Vereinbarungen gehören. Sobald die Vertragsbedingungen verhandelt sind und der/die Kandidat:in die Zusage akzeptiert hat, sollten alle erforderlichen Unterlagen dem/der Arbeitgeber:in übermittelt werden. Hier gibt es teilweise vorab bereits Zugang zur Unternehmensplattform/Software, um dort die Dokumente direkt am richtigen Ort zu hinterlegen. Das spart auch für HR Zeit und Geld. Die erforderlichen Unterlagen sollten von dem/der neuen Mitarbeiter:in schnell beigebracht werden, da dies Zuverlässigkeit suggeriert und auch unerlässlich für die Lohnabrechnung ist.

Was muss eine Zusage enthalten?

Eine Zusage nach einem Bewerbungsgespräch sollte die beim letzten Zusammentreffen verhandelten Bedingungen noch einmal detailliert auflisten. Zudem kann man als Unternehmen mit der Zusage auch bereits den Arbeitsvertrag zusenden. Meist wird es jedoch so gehandhabt, dass man zunächst eine Zusage auch seitens der Bewerber:innen abwartet und dann den Vertrag mit allen Details teilt. Hierzu können wie oben beschrieben noch kleinere Nachverhandlungen geführt werden.

Einstellungsprozess und Onboarding

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen im Rahmen des Onboarding-Prozesses ist ein wesentlicher Bestandteil der Integration in das Unternehmen. Dabei geht es darum, den neuen Mitarbeiter:innen einen optimalen Start in ihre berufliche Laufbahn zu ermöglichen und ihnen zu helfen, sich schnell in das Unternehmen und dessen Kultur einzufinden. Gerade wenn es um eine Remote- oder Hybrid Anstellung geht, ist es essenziell, diesen Prozess mit Hilfe einer geeigneten Software aufzuziehen. Der digitale Onboardingprozess dient dazu, dem/der neuen Mitarbeiter:in alle notwendigen Informationen an die Hand zu geben, die er/sie benötigt, um sich im Unternehmen zurechtzufinden und mit seinen/ihren ersten Aufgaben zu beginnen.

Wichtig ist, dass man als Vorgesetzte:r trotzdem jederzeit greifbar ist und sich Feedback einholt. Zudem kann es Sinn machen, eine:n Kolleg:in aus einer anderen Abteilung als “Buddy” an die Hand zu geben, sodass die Neuankömmlinge bei Rückfragen jederzeit einen Ansprechpartner haben.

Das Knüpfen von Kontakten innerhalb des Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Integration neuer Mitarbeiter:innen. Hier geht es darum, diese frühzeitig in das bestehende Netzwerk aus Kolleg:innen und Vorgesetzten einzubinden. Dazu sollte der/die neue Mitarbeiter:in in alle relevanten Meetings eingeladen werden und sich mit Kolleg:innen zu virtuellen oder realen Kaffeepausen verabreden. Gerade wenn das Unternehmen komplett Remote arbeitet, ist es wichtig, diese Herangehensweise auch digital zu etablieren.

Ein starker Teambuilding-Prozess ist unerlässlich, um die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt unter den Mitarbeiter:innen zu stärken. Durch gemeinsame Aktivitäten und die Identifizierung gemeinsamer Ziele wird ein vertrauensvolles Arbeitsklima geschaffen, das Übernahme von Verantwortung, gegenseitige Unterstützung und eine offene Kommunikation ermöglicht.

Datenschutz und Drittanbieter

Der Datenschutz spielt auch im Recruitingprozess eine wichtige Rolle. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist sowohl durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als auch durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt.

Bei der Verarbeitung solcher Daten müssen Unternehmen und Drittanbieter die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Drittanbieter sind externe Dienstleister, die vor allem dazu beitragen, das Bewerbungsverfahren effizienter zu gestalten. Dabei kann es sich beispielsweise um E-Recruiting-Plattformen oder Personalvermittler handeln. Die Softwarelösung ist DSGVO-konform, sodass Du ohne Bedenken, die Bewerberdaten dort einspeisen und verwalten kannst. Denn personenbezogene Daten umfassen Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten, aber auch sensible Informationen zu den Qualifikationen, dem Werdegang und den beruflichen Erfahrungen der Bewerber:innen. Diese Daten sollten nur erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, wenn es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Genau hierfür bietet flair die DSGVO-konforme Lösung, sodass Du alle wichtigen Informationen an einem Ort hast und gleichzeitig alle wichtigen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz einhältst.

Zusammenfassend ist Datenschutz ein wichtiges Thema, das auch beim Recruiting-Prozess eine wichtige Rolle spielt. Unternehmen und Drittanbieter sollten die gesetzlichen Bestimmungen einhalten und die Privatsphäre der Bewerber:innen respektieren, indem sie transparente Datenschutzhinweise zur Verfügung stellen und die Daten gemäß den Vorschriften verarbeiten und schützen.

Fazit

Die gesamte Thematik rund um das Bewerbungsgespräch und was daraufhin passiert, ist für Bewerber:innen und Unternehmen gleichermaßen relevant und erfordert eine angemessene Herangehensweise. Für Unternehmen ist es wichtig darauf zu achten, dass sie vor allem die schriftliche Zusage professionell und eindeutig gestalten. Es ist empfehlenswert, den/die ausgewählte Kandidat:in zunächst telefonisch über die Zusage zu informieren und anschließend eine schriftliche Bestätigung per E-Mail zu schicken. So wirkt die Kommunikation persönlicher und verbindlicher. Wichtig ist hier bereits genau auf den Tonus zu achten, der im Rahmen des Schriftverkehrs angeschlagen wird, denn dieser bestimmt auch die Distanz oder Nähe, die sich zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in einstellen kann. Gerade junge Unternehmen setzen vermehrt auf das Du und die Anrede beim Vornamen.

Auch von Bewerberseite sollte man schriftlich auf das erhaltene Angebot zeitnah reagieren, besonders, wenn diesem kein Telefonat vorausgegangen ist. Es legt den Grundstein, für die anstehende Zusammenarbeit und sollte nicht durch eine verzögerte Antwort überschattet sein.

Wichtig ist, in die Bewerbungssituation vorbereitet reinzugehen, sich aber weder von Unternehmensseite, noch von Bewerberseite zu verstellen, denn das kann auf lange Sicht nicht gut gehen. Damit es den perfekten Cultural fit gibt, sollten beide Seiten offen ihre Erwartungshalten kommunizieren und sich so geben, wie sie sind. Nur so kann die Gegenpartei realistisch abschätzen, ob es für sie passt. Es bringt keinem etwas, wenn Ressourcen und Zeit verschwendet werden und das Arbeitsverhältnis im Nachgang doch frühzeitig wieder beendet werden muss.

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