Fahrtkostenzuschuss steuerfrei gewähren

Je nach Entfernung, verfügbaren Verkehrsmitteln und regionaler Infrastruktur kann der tägliche Weg zur Arbeit und wieder zurück nach Hause für Arbeitnehmer:innen mit ganz unterschiedlichen Kosten verbunden sein. Vor allem Pendler:innen mit langen Arbeitswegen, die ihren Job nicht aus dem Homeoffice erledigen können und für die keine öffentlichen Verkehrsmittel mit günstigen Monatskarten infrage kommen, müssen im Vergleich zu ihren Kolleg:innen mitunter erhebliche Zusatzkosten tragen, nur um ihrer regulären beruflichen Tätigkeit nachgehen zu können.

Ein Fahrtkostenzuschuss kann deshalb eine wirksame Unterstützung für die betreffenden Arbeitnehmer:innen sein und bewährt sich zudem oft auch als Instrument der Mitarbeiterbindung. Besonders attraktiv ist eine solche Leistung natürlich dann, wenn sie steuerfrei bleibt. Dieser Beitrag vermittelt dir einen Überblick über die wichtigsten Informationen zum Thema Fahrtkostenzuschuss, insbesondere zu der Frage, wie Arbeitgeber:innen einen solchen Zuschuss steuerfrei gewähren können.

Fahrtkostenzuschuss: Definition und rechtlicher Rahmen

Als Fahrtkostenzuschuss wird eine vollständige oder anteilige Übernahme der Fahrtkosten von Arbeitnehmer:innen durch deren Arbeitgeber:innen bezeichnet, die als zusätzliche Leistung neben den regulären Lohn- beziehungsweise Gehaltszahlungen gewährt wird. In der Praxis kommt dies vor allem als Maßnahme zur finanziellen Entlastung von Pendler:innen infrage, die täglich einen besonders langen Arbeitsweg – insbesondere auch im ländlichen Raum – zurücklegen müssen. In größeren Städten und Ballungsräumen mit einer relativ gut ausgebauten Infrastruktur für den öffentlichen Nahverkehr bieten einige Arbeitgeber:innen eher ein sogenanntes Jobticket an. Gemeint sind damit Fahrkarten, die zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte berechtigen, wie beispielsweise Jahres- oder Monatskarten. Derartige Zuschüsse sind in jedem Fall freiwillige Arbeitgeberleistungen; einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht. Allerdings sind im Zusammenhang mit Fahrtkostenzuschüssen bestimmte Rechtsvorschriften zu beachten, die vor allem steuerliche Aspekte betreffen.

Für die Zurechnung von Fahrtkostenzuschüssen zum Arbeitsentgelt ist zudem Paragraf 14 Absatz 1 SGB IV maßgeblich. Dieser besagt, dass zum Arbeitsentgelt sämtliche laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung gehören, wobei es unerheblich ist, ob ein Rechtsanspruch darauf besteht oder nicht. Ebenso ist es gleichgültig, in welcher Form die Einnahmen erzielt werden, wie sie bezeichnet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung resultieren oder damit im Zusammenhang stehen. Demgemäß sind auch Fahrtkostenzuschüsse grundsätzlich so zu behandeln wie steuerpflichtiger Arbeitslohn, der der individuellen Besteuerung entsprechend der Lohnsteuerklasse und sonstigen steuerlichen Merkmalen der betreffenden Person unterliegt.

Steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse

Für Arbeitnehmer:innen ist es natürlich besonders attraktiv, wenn sie einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei erhalten und darauf auch keine Sozialabgaben entrichten müssen. Da entsprechende Zahlungen von Arbeitgeber:innen normalerweise Teil des steuerpflichtigen Arbeitsentgelts sind, ist ein steuerfreier Fahrtkostenzuschuss jedoch nur unter ganz bestimmten Bedingungen möglich. Normalerweise unterliegen Zuschüsse zu den Fahrtkosten entweder der regulären Besteuerung als Arbeitsentgelt oder zumindest einer Pauschalbesteuerung.

Voraussetzungen für steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse

Damit ein Fahrtkostenzuschuss steuerfrei bleibt und zudem weder Kirchensteuer noch Solidaritätszuschlag oder Abgaben für die Sozialversicherung anfallen, muss eine der beiden folgenden Voraussetzungen erfüllt sein. Entweder handelt es sich um einen/eine Arbeitnehmer:in mit einer doppelten Haushaltsführung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder es sind Azubis, die den Zuschuss zur Deckung der Kosten für Fahrten zur Berufsschule erhalten.

Anders als häufig angenommen, sind Fahrtkostenzuschüsse bei Minijobs nicht komplett steuerfrei, sondern unterliegen ebenfalls der Pauschalsteuer von 15 Prozent. Ungeachtet der Lohnsteuerpauschalierung bleibt der Zuschuss für die Minijobber selbst aber steuerfrei, weil er nicht zu dem bei einem Minijob zulässigen monatlichen Höchstbetrag des Arbeitsentgelts von 520,00 Euro hinzugerechnet wird.

Höchstbeträge

Je nachdem, welche Art von Fahrtkostenzuschüssen dir gewährt wird und wie die Versteuerung erfolgt, musst Du bestimmte Höchstgrenzen beachten. Bis zu einem Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr ist eine Pauschalversteuerung mit 15 Prozent möglich, was der Höhe der im Steuerrecht vorgesehenen Entfernungspauschale entspricht. Umgangssprachlich wird die Entfernungspauschale übrigens oft als Pendlerpauschale bezeichnet; beide Begriffe sind faktisch synonym. Aus dem jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro ergibt sich ein monatlicher Höchstbetrag von 375 Euro. Erhältst Du beispielsweise einen Fahrtkostenzuschuss von 450 Euro pro Monat, so ist der über 375 Euro hinausgehende Betrag, in diesem Fall also 75 Euro, individuell zu versteuern wie das gesamte übrige Einkommen.

Arten von Fahrtkostenzuschüssen

Der „klassische“ Fahrtkostenzuschuss ist eine zusätzlich zum Lohn oder Gehalt geleistete Zahlung, die zur Deckung der Kosten für die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte dienen soll, und ist nicht zu verwechseln mit der Fahrtkostenerstattung für eine Dienstreise. Ähnliche Zusatzleistungen sind von Arbeitgeber:innen bereitgestellte Tankgutscheine oder Jobtickets für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln beziehungsweise Sammelbeförderung, insbesondere im städtischen Personennahverkehr. Erhalten Arbeitnehmer:innen verbilligte oder kostenlose Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, so gilt hierfür die monatliche Sachbezugsfreigrenze. Diese Freigrenze für Sachbezüge liegt bei 50,00 Euro; darüber hinausgehende Beträge unterliegen somit bei der Lohnabrechnung der normalen Besteuerung.

Wie erfolgt die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses?

Bei der Berechnung des Fahrtkostenzuschusses dient grundsätzlich die kürzeste Wegstrecke vom Wohnort zum ersten Arbeitsplatz als Basis, unabhängig davon, ob die kürzeste Strecke tatsächlich die günstigste ist. Berechnet wird der Zuschuss dann nach der folgenden Formel:

Falls die kürzeste Strecke 56 Kilometer beträgt und der betreffende Monat 21 Arbeitstage hat, ergibt sich somit ein Fahrtkostenzuschuss von 352,80 Euro. Für 15 Prozent davon, in diesem Fall also 52,92 Euro, gilt dann die Pauschalversteuerung, zu der je nach Konfessionszugehörigkeit und Höhe des Einkommens noch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag dazukommen können.

Vorteile für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen

Für Arbeitgeber:innen bietet ein Fahrtkostenzuschuss den Vorteil, dass für die betreffenden Zahlungen an die Arbeitnehmer:innen keine Sozialabgaben abgeführt werden müssen. Ein Fahrtkostenzuschuss kann daher eine willkommene Alternative zu einer Gehaltserhöhung sein, die nicht nur ebenfalls versteuert werden müssten, sondern auch sozialversicherungspflichtig wäre. Arbeitnehmer:innen haben in den meisten Fällen netto mehr von ihrem Bruttogehalt übrig, wenn die pauschale Versteuerung von 15 Prozent zur Anwendung kommt. Dabei gilt, dass die pauschale Versteuerung im Vergleich zur Gehaltserhöhung umso attraktiver ist, je höher der individuelle Lohnsteuersatz liegt. Zu beachten ist jedoch, dass die Fahrtkosten im Rahmen des jährlichen Werbungskostenabzugs nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden dürfen, wenn ein Fahrtkostenzuschuss gewährt wird.

Fazit

Alle Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit, für die Fahrt zur Arbeit anfallende Kosten beim Werbungskostenabzug steuerlich geltend zu machen. Dabei erhalten sie jedoch kein zusätzliches Einkommen, sondern lediglich eine Reduzierung ihrer Einkommensteuerbelastung. Vor allem für Beschäftigte mit besonders hohem Fahrtkostenaufwand kann sich daraus im Vergleich zu Kolleg:innen mit kürzerem Arbeitsweg beziehungsweise niedrigeren Fahrtkosten ein spürbarer finanzieller Nachteil ergeben. Mit einem Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeiter:innen finanziell unterstützen und derartige Nachteile vermeiden.

Fahrtkostenzuschüsse sind zwar nur für Azubis auf dem Weg zur Berufsschule oder Arbeitnehmer:innen mit doppelter Haushaltsführung aufgrund einer Auswärtstätigkeit komplett steuerfrei, aber dennoch für viele Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen attraktiv. Dies ergibt sich zum einen aus den mit der möglichen Pauschalbesteuerung verbundenen Vorteilen und zum anderen aus dem Wegfall der Sozialabgaben für die betreffenden Zahlungen. Bevor Du mit deinem/deiner Arbeitgeber:in das nächste Mal über eine Gehaltserhöhung verhandelst, solltest Du deshalb am besten einmal ausrechnen, ob ein Fahrtkostenzuschuss in deinem individuellen Einzelfall eventuell einen positiveren Effekt auf dein Nettoeinkommen hätte als eine Erhöhung deines Bruttogehalts.

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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