HR Reporting durch Kennzahlen: Die wichtigsten KPIs

Um die gesteckten Unternehmensziele auch erreichen zu können, müssen Führungskräfte stets den Überblick behalten - sei es über eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen. Das ist zugegebenermaßen eine anspruchsvolle, aber keine unlösbare Aufgabe, denn das Personalwesen kann dir eine große Hilfe sein, indem es dir mithilfe von HR-Kennzahlen, die in einem HR-Reporting gebündelt werden, zuarbeitet.

Die HR-Reports stellen wichtige Handwerkszeuge für Führungskräfte dar. Das strukturierte Berichtswesen gibt dir nämlich die Möglichkeit, den IST-Zustand auf einen Blick zu erkennen, Verbesserungspotenziale zu erschließen und schnell auf positive wie negative Veränderungen zu reagieren.

HR-Reporting: die Definition

Ein HR-Report ist nichts anderes als eine Datenauswertung mithilfe sogenannter HR-Kennzahlen. Die Berichte erfassen den Status quo und werden - je nach Bedarf - in regelmäßigen Abständen (monatlich, viertel- und halbjährlich oder jährlich) erstellt. Die Geschäftsleitung, die Führungskräfte und auch das Personalcontrolling arbeiten mit den Reports, denn sie geben beispielsweise Auskunft über:

• die Kostenentwicklung im Personalbereich,
• die Mitarbeiter-Fluktuationsrate,
• die Mitarbeiterstruktur
• oder die krankheitsbedingten Fehlzeiten.

Selbstverständlich tauchen in einem HR-Report niemals personenbezogene Daten auf, auch wenn die digitalen Personalakten eine wichtige Datenquelle darstellen. Das Berichtswesen ist anonymisiert und generiert Durchschnittswerte, die sogenannten Personalkennzahlen (auch: HR-Kennzahlen), sodass einem einzelnen Mitarbeitenden niemals ein Nachteil daraus entstehen kann.

HR-Kennzahlen: KPIs und ihre Schlüsselrolle

Die Personalkennzahlen begegnen uns auch unter der Abkürzung KPIs. Sie bedeutet ausgesprochen „Key Performance Indicators”. Frei übersetzt handelt es sich um die „Schlüsselindikatoren einer Leistung oder Entwicklung”. Der Indikator drückt also einen Trend oder ein Ergebnis aus.

Wir wollen dies anhand eines Beispiels näher ausführen: Als Exempel eignen sich die Kennzahlen zur Altersstruktur der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Werden diese regelmäßig analysiert und ausgewertet, wird der Rahmen für eine zukunftsorientierte und nachhaltige Personalplanung geschaffen. Das HR-Management liest aus den KPIs, wie viel Personal zu welchen Zeitpunkten eingestellt werden muss, um die lückenlose Nachbesetzung von Stellen zu gewährleisten.

Wie viele HR-Kennzahlen gibt es?

HR-KPIs gibt es in Hülle und Fülle - über 100 sollen es sein. Aber eines gleich vorneweg: Es wäre aber ein Fehler, mit zu vielen Werten gleichzeitig zu arbeiten, denn das sorgt für Verwirrung. Daher ist es wichtig, dass Du dir, bevor Du in die Thematik einsteigst, über deine Ziele im Klaren bist. Diese Fragen können dir bei der Auswahl der richtigen KPIs helfen:

• Wie sehen die kurz-, mittel- und langfristigen Personalstrategien aus?
• Welche Unternehmensziele verfolgst Du mit diesen Strategien?
• Welche Informationen über deine Belegschaft brauchst Du dafür?
• Welche Aussagekraft haben diese Informationen?
• Welchen Zeitraum willst Du betrachten? Wo befindet sich der Start- und wo der Endpunkt?

Exkurs: Personalcontrolling

Um dir die Auswahl der richtigen Kennzahlen noch weiter zu erleichtern, wollen wir einen kurzen Ausflug in die Welt des Personalcontrollings machen. Das zusätzliche Wissen zu zwei Controlling-Formen erleichtert es dir nämlich, den Turnus der benötigten HR-Reports festzulegen.

Operatives Personalcontrolling

Das operative Controlling arbeitet sehr aktuell und kurzfristig. Kosten-, Nutzen- und Ertragskennzahlen werden gebraucht, denn hier geht es um die aktuelle Geschäftslage und die Besetzung vakanter Stellen. Ein monatlicher HR-Report schafft optimale Vergleichsmöglichkeiten.

Strategisches Personalcontrolling

Dieser HR-Bereich ist mittel- und langfristig ausgerichtet und benötigt KPIs, die Auskunft über Strukturen und Prozesse und deren Rentabilität geben. Eine halbjährliche oder gar jährliche Erstellung eines Berichts erscheint hier sinnvoll, da neue Prozesse eine gewisse Zeit zur Implementierung brauchen und Strukturen sich ebenfalls nicht von heute auf morgen ändern.

Was sind die wichtigsten HR-Kennzahlen?

Je nach Unternehmensziel werden die Antworten auf diese Frage unterschiedlich ausfallen. Wir haben uns daher für eine Auflistung und Erläuterung einiger KPIs entschieden, die für jedes Unternehmen von Nutzen sind. Die gewählten Kennzahlen betreffen je einen der Bereiche Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personalstruktur, Umsatz und Produktivität.

Personalbeschaffung: Beim Recruiting handelt es sich um einen wachsenden Geschäftsbereich in den meisten Unternehmen. Das resultiert aus der aktuellen Wirtschaftslage und bedeutet einen stetig steigenden Kostenblock, der kontrolliert werden will. Geeignete Kennzahlen zur Kostenüberprüfung sind:

• Cost-per-hire
• Time-to-hire
• Zahl der Ablehnungen (prozentual)

Personalentwicklung: In diesem Personalbereich greifst Du am besten zu KPIs, die deine Personalstrategie untermauern und Aussagekraft über die Mitarbeiterbindung haben. Unserer Meinung nach eignen sich:

• Mitarbeiterfluktuationsrate
• Weiterbildungskosten pro Einheit und Teilnehmer
• Übernahmequote von Azubis
• Mitarbeiterzufriedenheit

Personalstruktur: Eine ausreichende Kenntnis der betriebseigenen Personalstruktur ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern ist essenziell, wenn es darum geht, gleiche und gerechte Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Folgende HR-Kennzahlen geben Auskunft über die Struktur:

• Altersstruktur
• Geschlechterverhältnis
• Gehaltsstruktur

Umsatz: Bei KPIs zum Thema Umsatz geht es um harte Fakten, die dir im Rahmen eines HR-Monatsreporting ermöglichen, Abwärtstrends schnell zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Einige gängige Umsatz-KPIs sind:

• Umsatz pro Mitarbeiter
• Umsatz pro Quadratmeter (vorwiegend im Einzelhandel verwendet)
• Neukundenquote

Produktivität: Nicht jede Mitarbeiterleistung kann in Umsatzzahlen gemessen werden. Häufig geht es in der Produktivität auch um Innovationskraft, Entwicklung und Know-how. Hier gestaltet sich die Auswahl der passenden KPIs schwierig. Hilfreich können sein:

• durchschnittliche Bearbeitungsdauer
• Fehlerquote
• Überstundenquote
• Return on Investment (ROI)

Wie erstellt man ein HR-Reporting?

Vielleicht schlägst Du schon die Hände über dem Kopf zusammen, wenn Du an die benötigten HR-Daten für einen HR-Controlling-Bericht denkst. Glücklicherweise sind die Zeiten der nervenzerfetzenden Eingaben und Selektionen in störungsanfällige Excel-Listen längst vorbei.

Eine zuverlässige HR-Software wie flair ist - im Gegensatz zu bekannten Tabellenkalkulationen - in der Lage, dir die gewünschten Informationen innerhalb kürzester Zeit vollautomatisiert zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung dafür ist eine solide Datenquelle mit guter Datenqualität.

• Möchtest Du beispielsweise einen Blick auf den Status-quo im Recruiting werfen, können die Recruiting Dashboards in flair dir die Personalarbeit erleichtern. Hier siehst Du auf einen Blick (wie gesagt, bei entsprechender Datenpflege), wie Bewerber und Bewerberinnen auf dein Unternehmen aufmerksam geworden sind (LinkedIn, Xing, etc.) oder wie viele von ihnen zu welchem Zeitpunkt den Bewerbungsprozess wieder abgebrochen haben.
• Im Abwesenheitsmanagement von flair kannst Du Fehlzeiten übersichtlich und transparent managen und abfragen. Bedenke: Fehlzeiten können ein wichtiger KPI sein.

• Für stets aktuelle Mitarbeiterdaten sorgt die Self-Service-Funktion in flair. Auf einer cloudbasierten Plattform für Mitarbeitende, dem sogenannten Employee-Hub, können deine Angestellten alle Informationen bekannt geben, die die Personalabteilung zur Bearbeitung des Anliegens benötigt.

Neugierig geworden? Lass dich von unseren Experten und Expertinnen beraten. Wir freuen uns auf dich.

HR-Reportings als Grundlage für weitere HR-Prozesse

HR-Reportings und die Wahl der richtigen KPIs sind von entscheidender Bedeutung für die operative und strategische Personalarbeit. Durch die Erstellung und Nutzung der erforderlichen HR-Kennzahlen eröffnen sich Arbeitgebenden aber noch eine Vielzahl von weiteren Analysemöglichkeiten.

In den Fachbereichen HR-Analytics und People Analytics können die Werte mithilfe spezieller Tools in Beziehung zu anderen Unternehmensdaten gesetzt werden. Auf diese Weise lassen sich weitere wichtige Zusammenhänge erschließen, exaktere Prognosen abgegeben und Mitarbeiterbedürfnisse genauer definieren.

Fazit

Die Auswahl der richtigen KPIs ist stark abhängig von der Branche, in der dein Unternehmen tätig ist. Auch die Größe, die Zahl der Mitarbeitenden und die gesteckten Ziele nehmen großen Einfluss darauf, welche Kennzahlen sinnvoll für eine Auswertung sind. Ein allgemeingültiges „richtig” oder „falsch” gibt es daher nicht.

Fest steht aber, dass die regelmäßige Überprüfung von HR-Kennzahlen dafür sorgt, dass Du als Arbeitgebende/r oder Führungskraft am Puls der Zeit bleibst und bei negativen Entwicklungen schnell gegensteuern kannst, bevor es zu spät ist.

Weiterhin stellen die KPIs, die Du auswählst, die Grundlage deiner unternehmerischen Entscheidungen dar. Dem HR-Management ermöglichen sie eine kompetente und verlässliche Personalbedarfs- und Maßnahmenplanung.

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