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Personal planen - Effiziente Methoden

Personal planen - Effiziente Methoden

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INHALT

Die Personalplanung ist ein essenzieller Bestandteil des Personalmanagements. Sie erfordert die Entwicklung einer angemessenen und kosteneffizienten Strategie für die Personalbeschaffung, Bindung, Einstellung und Schulung von Mitarbeiter:innen, sowie für die Schichtplanung. Dabei geht es um Themen wie die Berechnung des benötigten Personals für den Arbeitseinsatz, Strategien zum Personalmanagement, Stellenbeschreibungen für alle Positionen, Kanäle und Ressourcen zur Personalgewinnung, sowie Recruiting- und Auswahlprozesse.

Effiziente Methoden der Personalplanung sind daher unerlässlich, um den Bedarf an Arbeitskräften im Hinblick auf den betrachtenden Zeitraum genau zu bestimmen. Die Personalbedarfsplanung ermittelt den Sollbestand und zeigt proaktiv auf, ob in Zukunft mehr oder weniger Beschäftigte im Betrieb benötigt werden. Aus Unternehmenssicht ist die Personalbedarfsplanung entscheidend, um mittelfristige oder langfristige Investitionsentscheidungen treffen zu können, da Personalkosten ein großer Faktor sind.

Ein weiterer Ansatz zur effizienten Personalplanung umfasst den Einsatz von modernen digitalen Tools wie Personalverwaltungssoftware, die eine deutliche Vereinfachung von ebendiesen Prozessen ermöglicht.

Hauptaufgaben der Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ist ein wichtiger Teil der Unternehmensplanung. Sie ermittelt den Personalbedarf eines Unternehmens und hilft dabei, die quantitative Personalplanung effektiv zu gestalten. Bei der Analyse von Ist- und Soll-Zustand wird untersucht, wie viele Mitarbeiter:innen in welchen Bereichen, Fachabteilungen und Positionen aktuell tätig sind und wie viele zukünftig benötigt werden. So kann rechtzeitig auf Veränderungen, wie den Fachkräftemangel, reagiert und geeignetes Personal gefunden werden.

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Schon gewusst? Zu den wichtigsten Zielen der Personalbedarfsplanung gehört die Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs. Durch die Analyse des Personalbedarfs werden zukünftige Engpässe oder Überschüsse rechtzeitig erkannt.

Ein weiterer wichtiger Punkt im Rahmen der Ziele der Personalplanung ist das Recruiting von geeignetem Personal. Die Personalbedarfsplanung unterstützt das Unternehmen dabei, die passenden Mitarbeiter:innen für offene Stellen zu finden. Um den Fachkräftemangel vorzubeugen hilft sie dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit in den Mittelpunkt zu stellen, um viele Abgänge zu vermeiden. So kann das Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und ist auch für neue Mitarbeiter:innen ein:e attraktive:r Arbeitgeber:in.

Erstellung eines Stellenplans und Stellenbeschreibung

Ein wichtiges Instrument der Personalbedarfsplanung ist die Stellenplan-Erstellung. Hierbei werden die verschiedenen Stellen im Unternehmen erfasst und in einem strukturierten System abgebildet. Die Stellenbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses und beinhaltet alle wichtigen Informationen zur jeweiligen Position, wie zum Beispiel die Aufgaben, Anforderungen und Kompetenzen, die der/die ideale Kandidat:in mitbringen sollte. Durch den Stellenbesetzungsplan und die detaillierten Stellenausschreibungen erhalten Unternehmen und auch potentielle Bewerber:innen einen klaren Überblick über die offenen und zukünftig benötigten Stellen, sowie die Personalanforderungen, die damit einhergehen, was wichtig ist für die langfristige Planung.

Strategische Personalplanung

Die strategische Personalplanung ist ein essenzieller Bestandteil des Personalmanagements, um den langfristigen Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. Sie hilft dabei, den Personalbedarf zu identifizieren, die benötigten Fähigkeiten und das Know-how in der Belegschaft aufzubauen und die Hauptaufgaben und Nachfolgeplanung effektiv zu gestalten.

In der strategischen Personalplanung können zwei Hauptbereiche unterschieden werden: die Personalbestandsplanung und die Personalentwicklungsplanung.

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung befasst sich mit der Analyse des aktuellen Personalbedarfs und der langfristigen Personalbedarfsplanung. Dabei werden Faktoren wie Organisationsstruktur, zukünftige Geschäftsentwicklung und Markttrends berücksichtigt. Einige der Hauptaufgaben in diesem Bereich sind die Identifikation des quantitativen Personalbedarfs, die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs und die Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen. Sowohl ein Personalüberhang als auch ein Fachkräftemangel schaden dem Unternehmen langfristig und sind deshalb auch nicht lange tragbar.

Deshalb muss das Personalwesen die personellen Maßnahmen in regelmäßigen Abständen immer wieder aufs Neue validieren. Teilweise können hiermit auch Kündigungen einhergehen. Eine gut durchdachte Personalfreisetzungsplanung sollte bei Entlassungen eine essenzielle Rolle spielen, damit das Arbeitgeberimage keine Kratzer bekommt, wenn Mitarbeiter:innen aus dem Unternehmen ausscheiden. Erfordert der Ist-Zustand eine Personalfreisetzung, muss HR handeln. Ein Offboarding kann hilfreich sein, um wichtige Aufgabenfelder zu übergeben und sich von dem/der Mitarbeiter:in zu verabschieden.

Personalentwicklungsplanung

Die Personalentwicklungsplanung konzentriert sich auf den kontinuierlichen Aufbau von Fähigkeiten, Kenntnissen und Know-how bei den Mitarbeiter:innen. Diese besteht aus verschiedenen Aktivitäten, die darauf abzielen, die Kompetenzen und Leistungen der Belegschaft gemäß den Anforderungen der strategischen Planung des Unternehmens zu verbessern. Dazu gehören die Analyse bestehender Qualifikationen der Mitarbeiter:innen, die Identifikation von Kompetenzlücken und die Förderung der Weiterbildung von Mitarbeiter:innen.

Die strategische Personalplanung basiert auf einem systematischen Ansatz, der sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Erfordernisse des Unternehmens berücksichtigt. Sie ermöglicht es, Personalressourcen gezielt einzusetzen und das Wissen und die Fähigkeiten der Belegschaft langfristig für den Unternehmenserfolg auszubauen. Dabei spielt die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle.

Um die Kompetenzen in der Einsatzplanung zu berücksichtigen, kann eine Software wie flair helfen, die Planung gezielt umzusetzen. Durch den Schichtplaner können Schichten unter anderem kompetenzbasiert geplant werden und die Mitarbeiter:innen können ihre Schichten digital einsehen.

Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen

Um eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung und -steuerung zu erreichen, ist es wichtig, die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu fördern und sicherzustellen. Dazu können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden:

  • Gutes Onboarding: Der Start in einem Unternehmen legt den Grundstein für alles was danach kommt. Mit einer Onboardingsoftware, können Unternehmen Workflows für die neuen Mitarbeiter:innen einstellen, damit diese genau wissen was zu tun ist und damit sie mit den notwendigen Informationen versorgt werden.
Onboarding Workflow
Onboarding Workflows in flair erstellen, verwalten und Fortschritt tracken.
  • Arbeitszeiten: Durch flexible Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeiten, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen entgegenkommen, kann die Motivation gefördert und die Zufriedenheit erhöht werden.
  • Remote Work: Zur Motivation der Mitarbeiter:innen gehört, spätestens seit der Corona Pandemie, auch die Möglichkeit, zumindest einige Tage die Woche Remote arbeiten zu können. Viele potenzielle Bewerber:innen filtern Unternehmen, die dies nicht anbieten sofort aus.
  • Fort- und Weiterbildung: Eine gezielte Förderung der fachlichen und persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter:innen trägt zu ihrer Motivation und Zufriedenheit bei. In der Einsatzplanung sollte daher regelmäßig Zeit und Raum für Fort- und Weiterbildungen berücksichtigt werden.
  • Transparenz und Kommunikation: Eine offene Kommunikation über Pläne, Ziele und Veränderungen innerhalb des Unternehmens trägt dazu bei, dass Mitarbeiter:innen sich einbezogen und wertgeschätzt fühlen.

Mit Fehlzeiten umgehen

Die effiziente Personaleinsatzplanung und -steuerung muss auch Fehlzeiten und die Altersstruktur der Belegschaft berücksichtigen. Ein wichtiger Aspekt sind krankheitsbedingte Fehlzeiten. Diese sind meist recht unvorhersehbar, deshalb sollte man bei der Einsatzplanung, wenn möglich, gewisse Reserven einplanen, um kurzfristige Ausfälle besser abfangen zu können. Auch Erholungszeiten müssen ausreichend eingeplant werden, um die Arbeitskraft langfristig zu erhalten. Dazu gehört die Einhaltung von Pausen, um eine nachhaltige Arbeitsbelastung zu gewährleisten. Auch an diesem Punkt setzt flair an, indem man einstellen kann, dass die Software ihre Mitarbeiter:innen an die Pausen erinnert.

Zeiterfassung Dashboard
Zeiterfassung im flair Employee Hub.

Bei der langfristigen Planung ist die Berücksichtigung der Altersstruktur der Mitarbeiter:innen essenziell für den Erfolg des Unternehmens. Human Resources Management sollte deshalb den personellen Zustand der einzelnen Mitarbeiter:innen bewerten und dies in der Personalplanung berücksichtigen. Junge Talente müssen gefördert werden, ältere Mitarbeiter:innen sollten weiterhin integriert werden. So kann Wissen weitergegeben werden und die Generationen können sich gegenseitig bereichern.

Zudem ist darauf zu achten, dass Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Altersgruppen für die richtigen Aufgaben eingesetzt werden, die ihren Fähigkeiten, Qualifikationen und zeitlichen Verfügbarkeiten entsprechen.

Die erfolgreiche Umsetzung von Personaleinsatzplanung und -steuerung ist ein wesentlicher Faktor für das Gelingen einer effizienten Personalplanung. Durch den richtigen Einsatz von Mitarbeiter:innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort können Unternehmen ihre Produktivität steigern und zugleich die Motivation und Zufriedenheit ihrer Beschäftigten fördern.

Personalplanung mit Softwarelösung

Die Personalplanung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg und die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens. Eine effiziente Arbeitsabwicklung und reibungslose Geschäftsprozesse hängen davon ab, ob das Unternehmen das richtige Maß an qualifizierten Mitarbeitern zur Verfügung und die Aufgaben der Personalplanung im Griff hat. Eine Softwarelösung wie flair für Personalplanung bietet eine effektive Möglichkeit, um den Personalbedarf zu planen, die Personalressourcen optimal einzusetzen und die Personaladministration zu optimieren. Auch die Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen kann von flair begleitet und der Erfolg gemessen werden.

Schichtplanung
Schichtplanung in flair. Transparent, leicht zu verwalten und stets alles im Blick behalten.

Ein Beispiel für eine solche Software ist flair. Diese Lösung vereinfacht die Personalplanung und ermöglicht einen effizienten Personaleinsatz. Mit flair lassen sich die Einsatzzeiten von Mitarbeiter:innen durch professionelle Schichtpläne koordinieren, wodurch die Unternehmen in der Personalplanung flexibel bleiben. Mitarbeiter:innen haben zudem die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten direkt in der Software zu erfassen und ihren Vorgesetzten somit eine realistische Übersicht ihrer Verfügbarkeit zu bieten.

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Wusstest Du, dass die Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland seit dem Urteil des europäischen Gerichtshofs 2019 obligatorisch ist?
Durch hybride Arbeitsmodelle stellt das Unternehmen vor eine große Herausforderung. flair bietet hier die Gesamtlösung, da physische mit digitalen und sogar mobilen Lösungswegen kombiniert werden können.

Mitarbeiter:innen können bei flair im Employee Hub ihre Arbeitszeit genauestens erfassen, genauso wie Pausen und Abwesenheiten. Auch Urlaub kann hier ganz unkompliziert eingereicht werden. Sodann hat der/die Manager:in die Möglichkeit, diesen zu genehmigen, oder auch abzulehnen. In zweitem Fall, kann der/die Manager:in dann noch ein Kommentar hinzufügen.

Eine andere Option, speziell für kleinere Betriebe, sind Excel-Dateien. Diese Methode ist zwar einfach und kostengünstig, ist jedoch weniger leistungsfähig und flexibel als eine speziell entwickelte Softwarelösung. Zudem ist sie durch die manuelle Führung äußerst fehleranfällig.

Softwarelösungen für die Personalplanung sind in verschiedenen Ausführungen und unterschiedlichem Leistungsumfang erhältlich. In unserem Softwarevergleich, stellen wir die 15 beliebtesten Anbieter vor, die von einer Einzellösung für die Personalplanung zu einer HR-Allroundlösung reichen. Die Wahl der passenden Lösung hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens ab, einschließlich der Größe, Branche und vorhandenen Ressourcen.

Effiziente Methoden für die Personalplanung mithilfe einer Softwarelösung ermöglichen es Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen besser einzusetzen und auf Veränderungen in ihrem Markt oder in ihrem Geschäftsbereich rechtzeitig zu reagieren. Egal, für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, eine gezielte und gut organisierte Personalplanung ist unerlässlich, um das Potenzial der Belegschaft voll auszuschöpfen und den langfristigen Erfolg zu sichern.

Fazit

Effiziente Personalplanung ist für dein Unternehmen wichtig, um den optimalen Einsatz von Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Durch die Anwendung von Methoden wie Personalentwicklungsmaßnahmen und  Personaleinsatzplanung können Unternehmen ihren Personalbedarf gezielt bewerten und Einstellungsstrategien festlegen.

Ein wesentlicher Aspekt der Personalplanung ist die Analyse vorhandener Mitarbeiter:innen und der Planung des zukünftigen Personalbedarfs. Diese trägt dazu bei, den richtigen Personalbestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort sicherzustellen.

Eine weitere wichtige Methode in der Personalplanung sind die Personalentwicklungsmaßnahmen. Unternehmen sollten in Personalentwicklung investieren, um die Fähigkeiten und Fertigkeiten ihrer bereits vorhandenen Mitarbeiter:innen zu stärken und sie auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Dies kann beispielsweise durch Weiterbildungsangebote, Mitarbeitergespräche oder gezielte Förderungsprogramme geschehen.

Schließlich ist ein multidimensionaler Planungsansatz unverzichtbar, um in der Personalplanung erfolgreich zu sein. Dies bedeutet, dass Unternehmen sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft, laufende Kosten und gezielte Investitionen im Blick behalten sollten. Eine solche ganzheitliche Planung ermöglicht es, den Personalbestand flexibel an sich verändernde Marktbedingungen und Unternehmensbedürfnisse anzupassen.

Insgesamt ist eine effiziente Personalplanung ein strategischer Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Mitarbeiter:innen bestmöglich einzusetzen und ihr Wachstum und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Eine Softwarelösung wie flair setzt genau an diesem Problem an und hilf Unternehmen dabei, ihre Personalressourcen bestmöglich zu planen und zu verwalten. Sowohl auf Basis der Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter:innen als auch durch im System erfasste Abwesenheiten und Urlaube haben Manager:innen den perfekten Überblick, wer wann am besten eingeplant wird. Doch flair umfasst als HR-Allroundlösung nicht nur die Schichtplanung, sie begleitet auch den Bewerbungsprozess von der Stellenanzeige auf der eigenen Karriereseite, die mit flair im Handumdrehen konfiguriert ist, bis hin zum Anlegen von Kandidatenprofilen und Onboarding Workflows. flair revolutioniert den HR Bereich auch in deinem Unternehmen. Probiere es mit unserer kostenfreien Demo aus.

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