Stellenbeschreibung: Definition und Abgrenzung
Was ist eine Stellenbeschreibung nun aber konkret?
Im Prinzip wird bei der Kreation einer Stellenbeschreibung nichts anderes gemacht als eine einzelne Position im Unternehmen schriftlich dokumentiert. Es ist die standardisierte Beschreibung konkreter Merkmale. Oder ganz einfach ausgedrückt: Die Tätigkeitsbeschreibung einer Stelle in Deiner Organisation. Sie ist aber noch mehr als das. Es werden Hauptaufgaben, Nebenaufgaben, Ziele der Stelle, voraussetzte Kompetenzen und Verantwortungsbereiche definiert.
Außerdem geht es in einer Stellenbeschreibung um die Abgrenzung zu anderen Stellen sowie die Eingrenzung in das Organigramm der Unternehmensstruktur. Dies ermöglicht einen transparenten Überblick über die Organisation und vereinfacht die Personalplanung.
Stellenbeschreibungen sind zu jederzeit personenunabhängig zu gestalten. Damit wird sichergestellt, dass Anforderungsprofile objektiv sind und somit die Gleichbehandlung aller Personen garantiert ist. Kern der Stellenbeschreibung sind neben der Aufgabenbeschreibung auch die kulturelle Passung einer Person zum Unternehmen. Kulturelle Passungskriterien gewinnen in der Personalbeschaffung zunehmend an Bedeutung.
In der Geschäftswelt wird häufig das Synonym Arbeitsplatzbeschreibung für das Wort Stellenbeschreibung verwendet. Auch der englische Begriff "Job description" ist heutzutage weitverbreitet. Die Aussage und der Inhalt bleiben jedoch gleich. Worauf Du jedoch achten solltest, ist die Bedeutung nicht mit ähnlichen und verwandten Begriffen zu verwechseln.
Achtung - Verwechslungsgefahr!
Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung/Stellenanzeige vs. Funktionsbeschreibung
Zum Verwechseln ähnliche Wörter, die aber bei genauerer Betrachtung ganz unterschiedliche Inhalte haben. WICHTIG für Dich zu wissen: Diese Wörter sind nicht identisch. Du weißt ja bereits was eine Stellenbeschreibung ist. Eine Stellenausschreibung hingegen richtet sich an potentielle Bewerber. Es wird intern oder extern ausgeschrieben, wer sich auf eine vakante Position bewerben kann und was ein Kandidat mitbringen muss.
Die Stellenausschreibung, auch Stellenanzeige genannt, ist dabei wesentlich weniger detailliert und fasst in aller Kürze die wichtigsten Inhalte der Stellenbeschreibung zusammen. Stellenbeschreibungen dienen somit als Grundlage für Stellenanzeigen. Stellenausschreibungen sind neben einer Informationsquelle für Bewerber auch ein Mittel zur Präsentation des eigenen Arbeitgebers. Somit erfüllt sie gleichzeitig auch Nebenaufgaben wie Arbeitgeber-Marketing und gibt potentiellen Bewerbern relevante Informationen über Dein Unternehmen.
Und dann gibt es noch eine sogenannte Funktionsbeschreibung, die wiederum andere Inhalte betrifft. Diese beschreibt spezifische Merkmale von Funktionen, die meistens von Mitarbeitern an mehreren Stellen erfüllt werden. Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine einzelne Stelle, während die Funktionsbeschreibung sich in der Regel mit dem Verantwortungsbereich mehrerer Mitarbeiter beschäftigt. Du merkst also schon, dass die Unterschiede im Detail liegen.
Die Wichtigkeit von Stellenbeschreibungen
Stellenbeschreibungen sind aus vielen Gründen wichtig. Sie helfen sowohl dem Stelleninhaber zum besseren Verständnis, als auch dem direkten Vorgesetzten zur Leistungsbeurteilung. Je klarer und detaillierter das Aufgabengebiet und die Einordnung der Stelle, desto größer ist die Chance die Ziele der Stelle zu erreichen.
Hauptsächlich kommen Stellenbeschreibungen in der Personalplanung und in der Personalauswahl zur Verwendung. Der Abgleich von einem gewünschten Anforderungsprofil zur Erreichung der Unternehmensziele ist essentiell. Die Wichtigkeit von Stellenbeschreibungen geht zudem weiter über dier Personalarbeit raus. Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen, können sie erfolgreich in ihre Arbeit reinwachsen und brillieren.
Auch bei einer organisationellen Umstrukturierung, der Einordnung der Stelle oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dient eine Stellenbeschreibung als Bezugspunkt. Die Wichtigkeit ist somit definitiv erkennbar. Weiters stellt sich aber die Frage des richtigen Zeitpunkts einer Arbeitsplatzbeschreibung.