Wie die WFO die für Projekte aufgewendete Zeit effizient verfolgt

Das Herzstück der Osnabrücker Wirtschaft

Die niedersächsische Stadt Osnabrück blickt auf eine über 1.000-jährige Geschichte zurück. Heute ist sie ein florierender Wirtschaftsstandort, an dem rund 4.600 Unternehmen ansässig sind. Als Herzstück der lokalen Wirtschaft sorgt die WFO (Wirtschaftsförderung Osnabrück) für einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte.

Die WFO fungiert als Beraterin, Vermittlerin und Netzwerkerin für die Unternehmen der Stadt. Britta Harder, Prokuristin der WFO, erklärt: "Wir sind eine Art allgemeiner Problemlöser für die Osnabrücker Unternehmen. Wir beraten sie in ihrem gesamten Lifecycle von der Gründung über Standortfragen, Fördermittel usw. bis hin zur Unternehmensnachfolge.”

Die WFO, die zu 50 % der Stadt Osnabrück und zu 50 % dem VWO Verein für Wirtschaftsförderung Osnabrück e.V. gehört, ist eine Einrichtung des öffentlichen Sektors. Dies bringt einige besondere Anforderungen mit sich. Eine davon betrifft die Dokumentation der Arbeitszeit, die auch beihilferechtliche Kriterien erfüllen muss.

Aus diesem Grund muss die WFO nicht nur die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfassen, sondern diese auch nach der Art der Arbeit kategorisieren. Britta, die bei der WFO unter anderem für die Personalabteilung und das Recruiting zuständig ist, stellt klar: "Jede Arbeitsstunde wird entweder als marktnahe Tätigkeit, als nichtwirtschaftliche Tätigkeit oder als Dienstleistung im allgemeinen wirtschaftlichen Interesse kategorisiert."

Eine Lösung für komplexe Zeiterfassungsanforderungen finden

Früher erfasste die WFO die Arbeitsstunden in Excel, wobei sie für jede Kategorie von Arbeit verschiedene Tabellenblätter verwendete. Dies war nicht nur für die Mitarbeitenden ineffizient, sondern erwies sich auch für Britta als sehr zeitaufwändig: "Am Ende des Jahres musste ich die Stundenzettel manuell zusammenrechnen, was nicht ideal war." Aus diesem Grund war Britta entschlossen, eine effizientere Lösung für die Zeiterfassung zu finden.

Im Jahr 2023 beschloss die WFO, Salesforce als CRM-Plattform zu implementieren. Zu diesem Zeitpunkt wurde das Unternehmen erstmals auf flair aufmerksam. Da es sich bei flair um eine Salesforce-native HR-Lösung handelt, war die nahtlose Integration zwischen den beiden Plattformen ein wichtiger Faktor für die WFO. Ein weiterer Vorteil ist, dass flair nicht nur die Zeiterfassung abdeckt, sondern auch andere HR- und Recruiting-Funktionen, wie z. B. das Bewerbermanagement, das Onboarding, das Abwesenheitsmanagement und Mitarbeiterumfragen.

Die WFO nutzt jetzt die projektbasierte Zeiterfassung von flair, um genaue, kategorisierte Stundenzettel zu führen. Dies hat die Effizienz der Belegschaft erhöht. "Jeder Mitarbeiter spart allein bei der Zeiterfassung fünf bis zehn Minuten pro Tag", sagt Britta. "Das summiert sich schnell. Ich schätze, dass ich jeden Monat etwa 10 bis 15 Stunden einspare, alles in allem."

Eine reibungslose Einführung in HR auf Salesforce

Obwohl Salesforce für die WFO neu war, hat die von flair durchgeführte Schulung dazu beigetragen, dass die Einführung reibungslos verlief. Mit einem modularen Ansatz für die Implementierung und das Onboarding mit regelmäßigen Q&A-Meetings bot flair der WFO die gesamte Unterstützung, die es für den Start benötigte.

"Ich fand es großartig, dass wir uns jede Woche auf einen Teil der Lösung konzentrierten und dann die Gelegenheit bekamen, das Gelernte auszuprobieren", sagt Britta. "Wenn wir irgendwelche Probleme hatten, wusste ich, dass wir sie in der nächsten Videokonferenz besprechen konnten."

Modernisiertes Abwesenheitsmanagement

Die Zeiterfassung ist nicht der einzige Bereich, den WFO mit flair modernisiert hat. Die Lösung hat auch den Prozess des Abwesenheitsmanagements aufgefrischt. In der Vergangenheit wurden Abwesenheitsanträge ausgedruckt, unterschrieben und abgeheftet, was sehr ineffizient war. "Es war schwer, den Überblick zu behalten, fehleranfällig und zeitaufwändig", sagt Britta. "Wir haben ein hybrides Arbeitsmodell, d. h. wenn man von zu Hause aus arbeitete, konnte man keine Abwesenheitsanträge stellen und musste immer nachfragen, wie viel Urlaub man noch hatte."

Jetzt hat die WFO seine Abwesenheitsprozesse digitalisiert und bietet Mitarbeitenden und Vorgesetzten mehr Transparenz über alle Arten von Abwesenheit. Mit dem Employee Hub kann jeder sehen, wann Kollegen im Büro sind, von zu Hause aus arbeiten, im Urlaub sind, sich krank gemeldet haben, oder an einer externen Besprechung oder Veranstaltung teilnehmen.

Als Organisation des öffentlichen Sektors können die Mitarbeitenden der WFO ihre Überstunden in Form von Freizeitausgleich abgelten. Durch das Anlegen einer Abwesenheitskategorie in flair können diese Überstunden leicht verfolgt und in Zeitausgleich umgewandelt werden, was Zeit spart und sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden die richtige Anzahl an freien Tagen erhalten.

Die nächsten Schritte zu einer effizienteren Personalverwaltung

Neben der Zeiterfassung nutzt die WFO flair auch für die Anwerbung und das Onboarding neuer Mitarbeitender. "Wir haben im Januar 2024 einen neuen Mitarbeiter eingestellt, und er war der erste, der unseren neuen Onboarding-Workflow in flair durchlief", erklärt Britta. "Es hat wirklich gut funktioniert: Er konnte gleich am ersten Tag loslegen und seine ersten Aufgaben abhaken, weil es so intuitiv ist."

Die neuen Prozesse, die die WFO mit flair eingerichtet hat, werden von den Mitarbeitenden begrüßt. "Man gewöhnt sich schnell daran", sagt Britta. "Wir erhalten nur selten Rückfragen von den Mitarbeitenden - im Großen und Ganzen haben sie sich alle sehr gut und schnell daran gewöhnt. Die Bedienung der flair App und des Employee Hubs ist intuitiv und einfach."

Für die Zukunft hat sich die WFO vorgenommen, weitere Funktionen von flair zu nutzen, darunter Mitarbeitendenumfragen, Karriereportale und Bestandsverwaltung. Wir freuen uns, einen Beitrag zur Modernisierung des Personalwesens der WFO geleistet zu haben und freuen uns darauf, das Unternehmen weiterhin zu unterstützen.