Optimiere dein Onboarding

In einem neuen Unternehmen muss man sich erstmal zurechtfinden. Du kannst neue Mitarbeitende durch ein gutes Onboarding über den Employee Hub - ein Self-Service-Mitarbeiterportal - einen reibungslosen Einstieg ins Unternehmen ermöglichen.

Im Employee Hub beginnt die Onboarding Journey, die Orientierungsphase mit einem Einarbeitungsplan, benutzerfreundlichen Workflows und Aufgaben, die dem Neuling bei seinem ersten Schritten im neuen Job helfen. Neben neuen Aufgaben und wichtigen Informationen geben diese Schritte auch ein Stück Sicherheit geben.

Eine typische Onboarding-Aufgabe im Employee Hub ist die Bereitstellung von Informationen. Neue Mitarbeitende werden zum Beispiel gebeten, den Bereich Meine Daten mit wichtigen Mitarbeiterdaten wie Zahlungs- und Kontaktinformationen auszufüllen und Passwörter zu setzen. Andere häufige Aufgaben sind das Lesen von Unternehmenshandbüchern und dem Organigramm, das Anschauen von Präsentationen, das Versenden einer Slack-Grußnachricht an das Team oder das Kennenlernen neuer Kollegen.

Jede Onboarding-Aufgabe, die Du in flair erstellst, kann jeder Person im Unternehmen zugewiesen werden. Du könntest z.B. ein Mitglied des IT-Teams damit beauftragen, neuen Mitarbeitern Zugriffsrechte auf Konten oder Geräte wie Laptops und Monitore zu geben. So wird sichergestellt, dass jeder eine aktive Rolle bei der Eingewöhnung eines neuen Kollegen spielt und Verwirrungen in der Anfangsphase vermieden werden.

Ein effektives Onboarding-Programm ist von entscheidender Bedeutung, da es dem Neuzugang den ersten Eindruck von einer neuen Stelle vermittelt und sie auf den neuesten Stand bringt sowie Erwartungen definiert. Zudem ist es ebenfalls die erste Gelegenheit, Mitarbeitende in die Unternehmenskultur einzuführen.

Wird es richtig gemacht, bereitet es die Menschen erfolgreich auf ihrem Job vor und hilft ihnen, sich an ein neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Diese ersten Schritte sind entscheidend für den Aufbau von Beziehungen zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Kollegen - dies kann langfristig einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung haben.

Indem neuen Teammitgliedern ein praktischer und leicht verständlicher Onboarding-Prozess präsentiert wird, können Arbeitgeber sicherstellen, dass vom ersten Tag an die Weichen für eine positive und produktive Arbeitsbeziehung gestellt werden.

Regelmäßige Feedbackgespräche, besonders bis zum Ende der Probezeit und während des ersten Jahres sind wichtig, um die neuen Mitarbeiter optimal an Bord nehmen zu können. Deshalb sollte regelmäßiges Feedback auf der Onboarding-Checkliste nicht fehlen.

Ja, natürlich. Wir wissen, dass es keine Norm gibt, wenn es um das Onboarding-Erlebnis geht. Der Onboarding-Prozess ist nicht für alle Standorte, Abteilungen oder sogar Jobrollen dasselbe. Nicht alle Mitarbeitenden arbeiten gleich und benötigen die selbe Einarbeitung an ihrem ersten Tag.

Deshalb sind die Onboarding-Vorlagen von flair vollständig an die Bedürfnisse anpassbar. Du kannst zum Beispiel eine Vorlage so anpassen, dass sie den Anforderungen der Mitarbeiterdaten eines Landes entspricht, oder kollaborative Workflows zwischen verschiedenen Abteilungen erstellen. Mit den verschiedenen Onboarding-Optionen können Unternehmen ein interaktives System für das Onboarding neuer Mitarbeitenden aufbauen.

Die Workflows des flair Onboardings sind völlig flexibel, d.h. Du kannst praktisch jede Aufgabe abbilden. Mit einer Auswahl von Workflow-Items kannst Du Mitarbeiter auffordern, eine bestimmte Aufgabe auszuführen, Informationen oder eine bestimmte Datei bereitzustellen oder eine Prüfung durchzuführen. Auch Feedbackgespräche können im Rahmen des Onboardings stattfinden, um die Integration neuer Mitarbeiter zu optimieren.

Du kannst eine Aufgabenstellung bereitstellen und ein Video oder eine andere Datei hochladen, die den Mitarbeitenden bei der Ausführung der Aufgabe hilft.

flair unterstützt auch die Pre-Onboarding-Phase, wenn neue Mitarbeitende den ersten Tag in deinem Unternehmen noch vor sich haben. In diesem Fall kannst Du den neuen Mitarbeitern einen limitierten Zugang zum Employee Hub gewähren. So kann er bestimmte Aufgaben schon vor dem ersten Arbeitstag erledigen, z. B. die für die Gehaltsabrechnung notwendigen Informationen bereitstellen, die Vertragsunterzeichnung oder andere Dokumente einsenden. Mit dem Preboarding sparst Du nicht nur Zeit, sondern sorgst auch dafür, dass die ersten Tage und in der ersten Arbeitswoche alles reibungslos verläuft. Damit steht einem optimalen Arbeitsbeginn nichts mehr im Wege. Ein erfolgreiches Onboarding umfasst jedoch auch die Einarbeitungsphase und die Integrationsphase.

So kommt es für ein erfolgreiches Onboarding nicht nur auf das vertraut machen mit dem Aufgabenbereich an, sondern auch darauf, offene Fragen zu klären und das neue Mitglied ins bestehende Team zu integrieren. Die soziale Integration ist wichtig, damit man sich als neuer Mitarbeiter auch wirklich wohl fühlt im Unternehmen. Beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen oder Team-Events, bei denen man etwas gemeinsam erlebt, können hier Wunder wirken und zum Teambuilding beitragen. Am besten wird bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein sogenannter “Buddy” zur Verfügung gestellt, den man als Vertrauensperson alles fragen kann. In größeren Unternehmen werden auch regelmäßig Einführungsveranstaltungen abgehalten, die für die fachliche Einarbeitung, aber auch für das Employer Branding von Nutzen sind. Regelmäßige Mitarbeitergespräche während der Einarbeitungszeit sind wichtig, um zu prüfen, wie der Einarbeitungsprozess verläuft und was in den nächsten Wochen noch optimiert werden sollte.

Ja, flair unterstützt auch das Offboarding. Genauso wie Du einen Onboarding-Workflow einrichtest, kannst Du Mitarbeitenden, die ihre Kündigung eingereicht haben, Offboarding-Aufgaben zuweisen. Dazu gehören z. B. die Rückgabe der Firmenausrüstung, die Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an andere Teammitglieder und die Teilnahme an einem Austrittsgespräch.

Du kannst flair-Workflows für alle wiederkehrenden Prozesse nutzen, z. B. für Mitarbeiterschulungen, die Vorbereitung von Veranstaltungen oder Bewerbungsgesprächen. Sobald Du die Aufgaben festgelegt und die verantwortlichen Personen zugewiesen hast, kannst Du den Workflow duplizieren und immer wieder verwenden. So wird die Konsistenz deiner HR-Prozesse verbessert.