Erstelle Dokumente in wenigen Sekunden

Dokumentenerstellungssoftware, auch bekannt als Dokumentgenerator, erstellt automatisch Dokumente für dich auf der Grundlage von Vorlagen. Platzhalter oder Merge-Tags in der Dokumentvorlage können vom Dokumentgenerator durch Textbausteine automatisch ausgefüllt werden, sodass Du Dokumente erstellen kannst, die für verschiedene Personen, Unternehmen und Umstände personalisiert sind.

In der Personalabteilung kann die Software zur Dokumentenerstellung zur Erstellung einer Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, z. B. für Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Mitarbeiterhandbücher, Onboarding-Dokumente, Leistungsbeurteilungen und andere Arbeitsverträge.

Dokumentengeneratoren sind oft mit anderen Dokumentenmanagementfunktionen wie elektronischen Unterschriften (E-Signaturen), Dokumentenspeicherung und Dateifreigabe integriert. So kann elektronischen Formularen eine, in Deutschland, rechtswirksame Unterschrift hinzugefügt werden. Individuelle Dokumente sind so per Knopfdruck schnell erstellt.

HR-Dokumentenmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf alle dokumentenbezogenen Prozesse im Personalwesen (HR) bezieht. Dazu gehören die Speicherung, Organisation, Freigabe und Zugriffskontrolle von Dokumenten. Dokumente automatisiert zu erstellen muss trotzdem gemäß der Datenschutzrichtlinie verschlüsselt erfolgen. Durch ein stabiles Sicherheitsgerüst von flair braucht man hier keine bedenken haben.

Die Dokumentenerstellung hingegen bezieht sich auf die automatische Erstellung von Dokumenten. Ausgehend von einer Vorlage füllt die Software zur Dokumentenerstellung dynamische Felder mit Informationen aus anderen Systemen, um neue, personalisierte Dokumente zu erstellen. Der Prozess der Dokumentenerstellung ist oft in ein Dokumentenmanagementsystem integriert, was den Unternehmen die Verwaltung erheblich erleichtert.

Personalabteilungen haben mit einer beträchtlichen Menge an Papierkram und digitalen Dokumenten zu tun. Viele dieser Dokumente, z. B. Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Arbeitszeugnisse und Einstellungsunterlagen, sind standardisiert, was bedeutet, dass der Prozess ziemlich repetitiv sein kann.

Durch die Automatisierung der Dokumentenerstellung sparen HR-Teams Zeit, verbessern die Konsistenz und verringern das Risiko von Fehlern bei der Erstellung personalisierter Mitarbeiterdokumente. Da Daten aus dem HCM- oder HR-System eingefügt werden, können die Manager sicher sein, dass die Informationen mit den Unternehmensunterlagen übereinstimmen.

Durch die Verringerung des Zeitaufwands für diese sich wiederholenden Aufgaben, können die Personalverantwortlichen ihre Aufmerksamkeit auf strategischere Bereiche lenken. Durch Textbausteinverwaltung und Kombinationslisten werden die relevanten Textteile zusammengefügt. Da das Risiko menschlicher Fehler geringer ist, helfen automatisch erstellte komplette Dokumente den Teams, kostspielige und zeitraubende Fehler in ihrer Dokumentation zu vermeiden. Durch kopieren und einfügen von Mitarbeiterdaten aus Programmen wie Excel kann man sonst schnell mal in der Zeile verrutschen und Fehler schleichen sich in Prozesse ein. Zudem kann sich der Dokumentengenerator aus verschiedenen Datenquellen bedienen, ohne dafür die Programme oder Daten (bspw. eine xml-Datei) dafür manuell öffnen zu müssen. Das Ergebnis ist ein sauberes, professionelles Dokument mit einheitlicher Formatierung und aktuellen Mitarbeiterdaten durch nur einen Mausklick. Auch das Corporate Design kann im Rahmen der Dokumente berücksichtigt werden.

Du kannst flair verwenden, um HR-Dokumente in Salesforce zu erstellen. Der erste Schritt besteht darin, eine Dokumentvorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word zu erstellen. Ersetze in der Vorlage alle individuellen Daten, wie z.B. Mitarbeiternamen, Bürostandorte oder Gehaltsbeträge, durch ein Platzhalter-Tag. Ein Merge-Tag ist ein dynamischer Platzhalter, der in eckigen Klammern steht. Zum Beispiel dient [Vorname des Mitarbeiters] als Variable, die verwendet werden kann, um ein Dokument für eine bestimmte Person zu personalisieren. Diese Textbausteinlisten werden in einer Textbaustein-Datenbank auf Deutsch oder Englisch zusammengefasst und stehen zur Verwendung bereit. Mit Vorschaufunktionen können die Dokumente geöffnet werden, bevor Du sie teilst.

Nachdem Du deine Vorlage in flair hochgeladen hast, wählst Du einfach einen Mitarbeiter aus, für den Du ein Dokument erstellen möchtest, und der Dokumentgenerator füllt automatisch alle dynamischen Felder mit Daten aus den Datensätzen deines Unternehmens in Salesforce aus. Wenn Du eines dieser Felder manuell aktualisieren musst, werden die Änderungen auch in deinen Salesforce-Datensätzen übernommen, sodass Du alles in einem Schritt erledigen kannst.

flair ist eine All-in-One HR-Lösung, die viele Rekrutierungs- und HR-Prozesse abdeckt, darunter Talentakquise, Bewerberverfolgung, Onboarding, Zeiterfassung, Schichtplanung, Leistungsbeurteilung und Gehaltsabrechnung. Außerdem enthält es ein umfassendes Dokumentenmanagement-System, mit dem Du viele Prozesse im Lebenszyklus von Dokumenten optimieren kannst.

Neben dem automatischen Dokumentengenerator verfügt flair auch über einen Dokumenten-Builder. Mit dieser nützlichen Funktion können Personalverantwortliche schnell und einfach HR-Dokumentenvorlagen in Salesforce erstellen.

Fertige Dokumente können über die Dokumentenmanagement-Funktion mit den Mitarbeitenden geteilt werden. Die Möglichkeit, Dokumente wie Gehaltsabrechnungen auf einmal hochzuladen, spart den HR-Teams Zeit. Die Mitarbeitenden können ihre Dokumente über ein Self-Service-Mitarbeiterportal oder über die flair Mobile App einsehen und herunterladen. Konfigurierbare Berechtigungen und die unternehmenstaugliche Datenschutztechnologie von Salesforce sorgen für die Sicherheit persönlicher Dateien.

Mit der E-Signatur-Funktion von flair kannst Du HR-Dokumente auch elektronisch unterschreiben. Dies vereinfacht die Personalverwaltung und spart sowohl Manager:innen als auch Mitarbeitenden Zeit.

Außerdem lässt sich flair mit vielen Dokumentenmanagementsystemen und E-Signatur-Lösungen integrieren, darunter DocuSign und PDF Butler. Das bedeutet, dass Du deine gewohnten Dokumentenprozesse mit anderen HR-Aufgaben verbinden kannst, um einen reibungsloseren und ununterbrochenen Arbeitsablauf zu schaffen.