PDF Butler etabliert skalierbare HR-Prozesse

Einfaches Dokumentenmanagement mit Salesforce

Das Team von PDF Butler bietet Lösungen zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit digitalen Dokumenten an. Von der Dokumentenerstellung, -speicherung und -zusammenarbeit bis hin zu elektronischen Unterschriften und benutzerdefinierten Formularen - die Produkte des Unternehmens vereinfachen die Dokumentenverwaltung in Salesforce.

Das in Belgien gegründete Unternehmen PDF Butler hebt sich von anderen Dokumentenmanagement-Anbietern durch die Innovationen und den Fokus auf das Salesforce-Ökosystem ab. "Wenn du an Dokumente in Salesforce denkst, dann kannst Du auch an unsere Produktreihe denken", sagt Luke White, Operations Director bei PDF Butler. "Durch die Kombination dieser Produkte kann ein wirklich reibungsloses, benutzerfreundliches Erlebnis für den Endkunden, aber auch für den Benutzenden in der Salesforce-Organisation geschaffen werden."

Belgien war nur der Anfang. Seit dem hat PDF Butler expandiert und beschäftigt heute Mitarbeitende in Großbritannien, den USA, Deutschland und Japan. Heute arbeiten die Mitarbeitenden zu 100 % remote - aber treffen sich immer noch regelmäßig persönlich. Die Besuche von Salesforce-Veranstaltungen sind eine gute Gelegenheit für die Mitarbeitenden, sich zu vernetzen und von Angesicht zu Angesicht zu sprechen.

In der Personalabteilung, wo Zusammenarbeit und persönliche Interaktionen besonders wichtig sind, fehlte PDF Butler eine gute Lösung. Das bedeutete, dass das Team eine Reihe von Programmen wie Microsoft Teams, Excel und SharePoint nutzte, um die Kernprozesse im Personalwesen zu bearbeiten. "Die verschiedenen Bereiche der Personalabteilung wie Abwesenheiten, Urlaub und Leistungsbeurteilungen waren alle ein wenig verstreut", erklärt Luke. Das ist einer der Gründe, warum sich PDF Butler für die Einführung von flair entschieden hat.

Ein schrittweiser Ansatz für eine reibungslosere Implementierung

Mit flair wollte PDF Butler seine HR-Prozesse besser strukturieren und die Zusammenarbeit zwischen seinen dezentralen Teams erleichtern. Zusätzlich zu den HR-Kernfunktionen entschied sich das Unternehmen für das Add-on flair Recruiting.

Ein weiterer Grund, warum PDF Butler sich für flair entschied, war die Tatsache, dass die HR-Lösung auf Salesforce basiert. "Es war sehr vorteilhaft, das Salesforce-Backend zu nutzen, an das wir im Alltag gewöhnt sind", sagt Luke. "Ich muss nicht unbedingt in ein anderes System wechseln. Was den Ablauf angeht, war die Umstellung sehr einfach."

Abgesehen von der Erfahrung des Unternehmens mit Salesforce, erhält PDF Butler auch Unterstützung von flairs’ Customer Success, um sicherzustellen, dass sie sofort loslegen können. "Die Hilfe und Unterstützung, die wir vom Team bekommen haben, war fantastisch", sagt Luke. "Die Unterteilung in Phasen war besonders hilfreich. Ich konnte sicher gehen, dass am Telefon oder per E-Mail immer jemand für mich da war, wenn ich nicht weiter wusste.

PDF Butler hat nicht lange gebraucht, um sich mit flair vertraut zu machen. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche fanden auch Nicht-HR-Nutzende den Employee Hub von Anfang an intuitiv. "Er ist sehr schön gestaltet", erklärt Luke. "Die Benutzeroberfläche ist sauber und super einfach zu bedienen. Selbst Mitarbeitende, die den Hub nicht jeden Tag benutzen müssen, können sich schnell zurechtfinden."

Effiziente Prozesse für Talentakquise

Da PDF Butler weiter expandiert, nutzt das Unternehmen flair, um seinen Recruiting-Prozess zu optimieren. Dieser beginnt mit einer neuen flair-Karriereseite, die auf der Unternehmenswebsite eingerichtet wird. Bewerbende, die sich auf dieser Seite für eine Stelle bewerben, werden in der flair Recruiting App auf Salesforce gespeichert, wo Personalverantwortliche sie bewerten und im Prozess begleiten können.

Über den Recruiting-Prozess von PDF Butler sagt Luke: "Früher haben wir die Bewerbenden in einem gemeinsamen Dokument bewertet und uns über Microsoft Teams unterhalten. Aber in diesen Chats konnten manchmal Informationen verloren gehen. Jetzt kann ich nach einem Vorstellungsgespräch in flair Feedback geben, so dass die anderen Personalverantwortlichen meine Notizen einsehen und sich auf die nächste Runde von Vorstellungsgesprächen vorbereiten können. Das ist ein großer Vorteil."

Strukturiertere und transparentere Abwesenheiten und Leistungen

Die Einführung von flair hat PDF Butler geholfen, die Informationen zu organisieren und leichter auffindbar zu machen. "So etwas hatten wir vorher nicht", erklärt Ivonne Sarmiento, Solutions Consultant bei PDF Butler. "Abwesenheitsanträge wurden manuell gestellt. Wir hatten keine konsolidierten Informationen und es war schwierig, herauszufinden, was bei anderen Kolleg:innen los war.

Mit der Abwesenheitsmanagement-Funktion von flair können die Mitarbeitenden von PDF Butler jetzt ganz einfach Urlaubs- oder Krankheitsanträge stellen. Sie können ihre verbleibenden Urlaubstage einsehen und im Kalender nachsehen, welche Mitarbeitenden im Urlaub sind. Das hilft, die Kapazitätsplanung zu verbessern, auch innerhalb eines weltweit verteilten Teams.

flair hat PDF Butler auch dabei geholfen, den Prozess der Leistungsbeurteilung zu strukturieren. Früher nutzten die Manager Microsoft Word, um die Leistung ihrer Mitarbeitenden zu bewerten. "Das führte nicht wirklich zu einem nachvollziehbaren Prozess mit echter Verantwortlichkeit", erklärt Luke. "In diesem Jahr haben wir flair benutzt, um unsere Halbjahresbeurteilungen zu erstellen und das Feedback aller Mitarbeitenden einzuholen. Das ist ein viel kooperativerer Ansatz für Leistungsbeurteilungen. Genau so, wie es sein sollte.”

PDF Butler hat auch flair-Umfragen genutzt, um Feedback von verschiedenen Teams zu erhalten und die Zusammenarbeit zu verbessern. "Das war bisher großartig", sagt Luke. "Wir können das gesammelte Feedback jetzt an einem Ort einsehen."

Wenn das Team wächst, wächst die Software mit

Luke White ist überzeugt, dass der Wechsel zu flair die richtige Entscheidung für PDF Butler war, da das Unternehmen wächst. "Es ist wichtig, diese Schritte zu machen, wenn wir wachsen", sagt er. "Wenn Du vier oder fünf Leute verwaltest, kannst Du mit Excel- und Word-Dokumenten auskommen. Aber ab 10, 20 oder 30 Personen wird es schwierig. Da hat uns flair definitiv geholfen, eine Menge Zeit zu sparen und den gesamten Prozess für alle, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Manager:innen, im gesamten Unternehmen benutzerfreundlicher zu gestalten."

PDF Butler findet immer wieder neue Möglichkeiten, flair zur Verbesserung seiner HR-Prozesse einzusetzen. Es macht uns wirklich Spaß, mit PFD-Butler zusammenzuarbeiten und zu sehen, wie sich ihre Personalabteilung weiterentwickelt, und wir können kaum erwarten, zu sehen, was als Nächstes kommt.

Wenn Du effiziente und kollaborative HR-Prozesse einführen willst, während dein Unternehmen wächst, buche noch heute eine kostenlose flair-Demo.